PROCEDIMIENTO DE CARTERA CT-PD-01

Fecha de Emisión: Fecha último cambio: Versión

Pág: 1 de 5
23/09/2008 14/02/2019 8

1. APLICACIÓN:

Inicia desde la consulta de viabilidad financiera para clientes e incluye la aplicación

de notas crédito y debido, cruce de cuentas, gestión de cobro y finaliza con el
recaudo efectivo de cartera, aplica a todos los procesos que interactúen con el
proceso de cartera.

2. OBJETIVO:

Garantizar la sostenibilidad financiera de la compañía a través del recaudo

oportuno de cartera de tal manera que se mantenga un flujo de caja adecuado y
se mitigue el riesgo para la compañía.

3. RESPONSABLES:

Administrar: Jefe de Cartera.

Ejecutar: Jefe de Cartera y Analista de Cartera.
Verificar: Gerente Administrativo y Financiero.

4. DOCUMENTOS DE REFERNCIA:

Política de Gestión de Cobro PR-DIR-10

5. GLOSARIO:

Cartera: Cuentas por cobrar que representan derechos a favor de la compañía,

originados en el desarrollo de su misión.

Gestión de Cartera: Proceso de gestión del área mediante el cual se realizan las
actividades que permitan el recaudo oportuno de las cuentas por cobrar.

Acuerdos de Pago: Son los convenios entre el deudor o cliente y la compañía, con el fin
de lograr el pago y normalización de las obligaciones pendientes.

Cobro Persuasivo: Son las actuaciones que pretenden el acercamiento con el deudor,
con el fin de procurar la cancelación de su obligación de manera voluntaria o por lo menos
celebrar un acuerdo de pago, antes de iniciar el proceso de cobro coactivo o jurídico
atendiendo la naturaleza de la obligación. Incluye todas las comunicaciones que invitan
al deudor a pagar su obligación, como cartas, llamadas, visita a clientes y demás.

Cobro Jurídico: Es la aplicación de los procedimientos formales previstos en el Código

de Procedimiento Civil, con el objeto de lograr la satisfacción de la obligación hasta con
el remate de los bienes del deudor, que se adelanta con sujeción a las normas previstas

Este documento en medio físico se considera una Copia No Controlada.

 PROCEDIMIENTO DE CARTERA CT-PD-01
Fecha de Emisión: Fecha último cambio: Versión
Pág: 2 de 5
23/09/2008 14/02/2019 8

para los procesos ejecutivos reguladas en la legislación procesal civil o contenciosa

administrativa, atendiendo la naturaleza de la obligación y las partes.

Cobro Coactivo Administrativo: Es la aplicación de los procedimientos formales

previstos en el Estatuto Tributario Nacional, con el objeto de lograr la satisfacción de la
obligación. Incluye acciones como la investigación de bienes, la notificación del
mandamiento de pago, la orden de medidas cautelares, y concluye con el pago o el
remate efectivo de bien es. En desarrollo del procedimiento se pueden celebrar acuerdos
de pago autorizados por la autoridad competente.

Nota crédito: Son todos los documentos efectuados por la compañía por concepto de
devoluciones, descuentos comerciales y descuentos administrativos brindados a los
clientes.

Nota debito: Son cargos efectuados al cliente por concepto de: cobro de intereses,
comisiones, cheques devueltos, entre otros.

6. METODOLOGÍA:
Para llevar a cabo las actividades de cartera se deben seguir las actividades descritas
en el siguiente flujo grama.

FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE

Se genera el listado por edades de cartera en el
sistema Apoteosys para determinar las facturas
realizadas al cliente e iniciar el cobro. Ingresar al Analista de
LISTADO
1 Sic para consultar contacto telefónico, conceptos Cartera
cobrados, gestiones previas y generar la llamada
al cliente.
Se consigna la gestión realizada al cliente en el
módulo de Sistema de Información Casalimpia
SIC, utilitarios – cartera, de acuerdo al resultado
GESTIÓN Y Analista de
2 PROGRAMACIÓN se escoge el tipo de seguimiento y se realiza la
Cartera
observación detallada del contacto. El analista
debe velar por el cumplimiento de los
seguimientos relacionados en el sistema.
Para la gestión de cobro de cuentas por cobrar, se
Analista de
GESTIÓN DE COBRO debe aplicar la política de gestión de cobro. PR-
Cartera / Jefe
3 DIR-10.
Cartera
Si el pago del cliente es en cheque, se programa
PAGO POR CHEQUE O
TRANSFERENCIA
la diligencia relacionándola en la planilla TE-FR-
01, si el cheque no fue reportado, se debe realizar Analista de
4 un nuevo contacto con el cliente para programar cartera / Jefe
el recaudo. Si el pago es por transferencia se Cartera
z
A
confirma con el movimiento y/o extracto bancario.

Este documento en medio físico se considera una Copia No Controlada.

 PROCEDIMIENTO DE CARTERA CT-PD-01
Fecha de Emisión: Fecha último cambio: Versión
Pág: 3 de 5
23/09/2008 14/02/2019 8

z
A
Para la contabilización se debe seguir el CB-IN-02 Analista de
5
CONTABILIZACIÓN
Instructivo Manejo Caja Menor. cartera

6. CONCILIACION BANCARIA: Mensualmente, se deben depurar las partidas

conciliatorias y solicitar al banco información del titular que realiza la
consignación. (analista cartera)

6.1. SEGUIMIENTO, RADICACIÓN Y CUSTODIA DE FACTURAS

FLUJOGRAMA ACTIVIDADES RESPONSABLE

El analista de facturación entrega relación y Analista de

1 ENTREGA DE facturación física diariamente a la analista de cartera cartera y
FACTURAS para su programación. facturación,

El analista de cartera recibe las facturas, las

ASIGNACION DE Analista de
2 distribuye a los mensajes y asigna en el Sic 2 el
FACTURACION cartera
responsable de la radicación.

El mensajero recibe sus facturas asignadas y

ASIGNACION DE
organiza la ejecución de su ruta diaria.
3 RUTA. Diariamente entrega a la analista de cartera los Mensajero
radicados y/o devoluciones de facturación
presentadas el día anterior.
El analista de cartera revisa las causales de la
DEVOLUCION DE devolución de las facturas e ingresa al Sic 2 el motivo, Analista de
4 FACTURAS
escanea y envía diariamente un correo a la Jefe de cartera
Facturacion para hacer entrega de los físicos.

El analista de cartera revisa los radicados y descarga Analista de

5 RADICACIÓN
en el Sic 2. cartera

El analista de cartera revisa las facturas que fueron

Analista de
6 ARCHIVO entregadas a satisfacción y archiva en el consecutivo
cartera
para su respectiva custodia.

Este documento en medio físico se considera una Copia No Controlada.

 PROCEDIMIENTO DE CARTERA CT-PD-01
Fecha de Emisión: Fecha último cambio: Versión
Pág: 4 de 5
23/09/2008 14/02/2019 8

Mensualmente emite informe de gestión de

INFORME DE Analista de
7 mensajería de acuerdo al seguimiento diario
GESTION cartera.
realizado.

El analista de facturación notifica a la persona

GESTION
encargada la devolución de la factura, realiza Analista de
8
FACTURACIÓN seguimiento para solucionar al cliente y deja registro Facturación
DEVUELTA documental.

La jefe de facturación, emite mensualmente informe

ENTREGA de facturas devueltas para entregar a la jefatura de Jefe de
9 FACTURACIÓN
DEVUELTA
cartera. Entrega físicos y gestión documentada de Facturación
cada caso.
Jefe de Cartera
La jefe de cartera recibe documentación física,
– Gerencia de
SEGUIMIENTO archiva y realiza seguimiento permanente a las áreas
Operaciones -
10 FACTURACIÓN operativas para solucionar al cliente. Se deben
DEVUELTA Jefes de
implementar todas las acciones necesarias hasta
Operaciones y
tener solución.
Ceso.

7. HISTÓRICO DE CAMBIOS
FECHA
VERSIÓN
(DD/MM/AA)
A 23/Septiembre/2008
B 11/Noviembre/2010
C 29/Agosto/2011
D 03/Noviembre/2012
E 18/Abril/2015
6 31/08/2015
DESCRIPCIÓN / COMENTARIOS
Se crea el procedimiento de cartera, debido a que ahora es
un proceso del sistema de gestión de Casalimpia S.A.
Se realizan ajustes al modo de Archivo y a ejecución de
actividades.
Se modifica la actividad 2, quedando así: Se consigna la
gestión realizada al cliente en el módulo de Gestión de
Recaudos-Seguimientos. De acuerdo al resultado se escoge
el tipo de seguimiento y se realiza la observación detallada
del contacto.
Se realizan ampliaciones en las actividades del
procedimiento de acuerdo a los hallazgos encontrados en la
auditoria interna del 2012.
Se realizan modificaciones al procedimiento por cambio en el
programa contable y la optimización de procedimientos de
cartera y mensajería.
Se actualiza codificación de documento en línea al nuevo
esquema de control documental.

Este documento en medio físico se considera una Copia No Controlada.

 PROCEDIMIENTO DE CARTERA CT-PD-01
Fecha de Emisión: Fecha último cambio: Versión
Pág: 5 de 5
23/09/2008 14/02/2019 8

Se incluye la política de gestión de cobro PR-DIR-10, se

actualiza las definiciones, los responsables.
8 14/02/2019
Se actualiza las actividades de acuerdo a los cambios
realizados en el proceso.

8. DOCUMENTOS DE SOPORTE:

 Facturas de venta.
 Cartas de gestión de cobro.
 Movimientos y extractos bancarios
 Planilla daría de Ingresos. TE-FR-01

9. CONTROL DE REVISION Y APROBACION

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Breidy Ruiz Carlos Barrera Johanna Alfaro

Cargo: Jefe Cartera Cargo: Líder SGI Cargo: Gerente Administrativo

y Financiero

Este documento en medio físico se considera una Copia No Controlada.