Forma 4-600. Procedimiento FACTURACION Y RECAUDO

PROCESO DE APOYO
SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS GF-GI-P-008
PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN Y RECAUDO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
OBJETIVO
Contar con las instrucciones necesarias para el cumplimiento de las funciones asignadas a los recaudadores
de servicios tarifados en pro de la misión Institucional y dada la importancia de este proceso teniendo en
cuenta que constituye el presupuesto de sus Recursos Propios.
1. GENERALIDADES
Atendiendo la normatividad, el Instituto Colombiano Agropecuario está obligado a expedir factura por la
prestación de los servicios técnicos en cumplimiento de su misión institucional y por los demás ingresos
que percibe.
1.1 APLICACIÓN
Aplica para todos los recaudos que se realicen en el Instituto, de acuerdo a la solicitud de los terceros de
servicios tarifados, en cada una de las cajas recaudadoras ubicadas en las oficinas locales, seccionales,
aeropuertos y demás puntos de recaudo y prestación de servicios, así como los derechos adquiridos por
conceptos de multas y sanciones con Acto Administrativo en firme.
1.2 DEFINICIONES
FACTURA DE VENTA: Documento emitido por la entidad para respaldar el recaudo de los valores por
concepto de los servicios que presta.
TERCERO: Cliente al que se le presta un servicio.
USUARIO: Funcionario encargado del manejo del sistema según el perfil asociado a su participación en
el proceso.
INGRESOS: Corresponde a las cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o
servicios
NIT: Número de identificación tributaria
TARIFA: Corresponde al valor de cada uno de los servicios tarifados establecidos mediante resolución
DATAFONO: Dispositivo para recaudo en línea.
RUT: Registro Único Tributario
SNRI: Sistema Nacional de Recaudo del ICA.
GSMI: Guía Sanitaria de Movilización Interna.
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PROCEDIMIENTO
DATAFONO: Dispositivo para recaudo en línea.
PSE: Pagos seguros en línea.
PREPAGO: Pago anticipado efectuado por los usuarios de expedición de GSMI
1.3 NORMATIVIDAD APLICABLE
a. Estatuto Tributario Art. 615, 617

b. Ley 594 de 2000
c. Ley 1437 de 2011
d. Ley 019 de 2012
e. Decreto 2609 de 2012
f. Directiva Presidencial No. 04 de 2012
g. Acuerdo 000015 del 19 de Diciembre de 2007
h. Resolución mediante la cual se actualizan anualmente las tarifas de los servicios que presta el Instituto
Colombiano Agropecuario
2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. ASIGNACIÓN DE FUNCIONES, CONTROL Y SEGUIMIENTO
No. Responsable Tareas Resultado
Asignar mediante resolución, un funcionario de planta por

Gerente cada una de las cajas recaudadoras que tenga la Gerencia
1 Seccional Seccional para el caso de los Gerentes Seccionales y el Resolución
Gerente General Gerente General para Oficinas Nacionales, como recaudador
de los ingresos percibidos en cada punto de atención.
Garantizar que en cada sede exista una única caja
recaudadora. ©
Gerente Enviar copia de la resolución de designación al Grupo de
2 Seccional Gestión Financiera. © Memorando
Gerente
Seccional y Garantizar el uso del sistema SNRI en los puntos de recaudo
responsable del de su seccional para el caso de los Gerentes Seccionales y Actas de
3 seguimiento, Grupo de Gestión Financiera para Ofinales, realizando las verificación
control y verificaciones necesarias al respecto, con el apoyo del
verificación de los responsable del seguimiento, control y verificación de los
ingresos ingresos. ©
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PROCEDIMIENTO
Gerente
Seccional y Mantener debidamente archivados y organizados en carpeta
responsable del en la OneDrive del usuario de la Gerencia Seccional, Archivo digital
4 seguimiento, organizados por cada caja (por vigencia y mes), los archivos de recaudo de
control y de recaudo digitales, recibidos de cada uno de los la Seccional
verificación de los recaudadores en forma semanal.
ingresos
Velar por el cumplimiento del procedimiento y porque los
recaudadores exijan soportes de pago adecuados, de
acuerdo a lo establecido en cada caso, como:
Gerente
Seccional y  Consignaciones originales, a nombre del tercero que
5 responsable del requiere el servicio, validando banco, cuenta de Actas de
seguimiento, recaudo, fecha, valor. verificación
control y  Confirmación de transferencias y consignaciones de
verificación de los cheques para la facturación de servicios.
ingresos  Los pagos a través de datáfonos NO pueden ser
efectuados por funcionarios o contratistas del Instituto
a favor de los terceros que requieren la prestación de
los servicios o el pago de multas o sanciones.
2.2. PROCEDIMIENTO FINANCIERO EN EXPEDICIÓN DE GSMI
2.2.1. REGISTRO FINANCIERO CUANDO SE EXPIDEN GSMI A TRAVÉS DE SIGMA
No. RESPONSABLE TAREAS RESULTADO

Recibir el soporte de pago, verificando la
validez del documento presentado, el cual debe
ser original, cotejando los datos registrados
como banco, cuenta de recaudo, tercero que
consignó, fecha, teniendo en cuenta: ©
NOTA: Dado que en la expedición de GSMI no

es posible la confirmación de los ingresos en
forma inmediata, no se aceptan transferencias
ni consignaciones con cheque.
Solo se aceptan consignaciones efectuadas

Expedidor de GSMI desde el 01 de enero de 2016, los terceros que
1 o Recaudador presenten soportes anteriores a esta fecha, Soporte de pago
deben solicitar devolución.
 Si el documento No es válido, ir al paso 2.

 Si el usuario presenta transferencia
electrónica, ir al paso 2
 Si la consignación fue realizada con cheque,
ir al paso 2
 Si el tercero desea realizar el pago con
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PROCEDIMIENTO
tarjeta débito o crédito, ir al paso 3.

 Si el documento es válido, ir al paso 4
 Si el tercero presenta una factura original
pagada en Banco o a través de PSE, ir al
paso 5
Indicar las inconsistencias y devolver el soporte
2 Expedidor de GSMI o al tercero. Soporte inválido
Recaudador Paso fin
Si el tercero desea pagar por datáfono, generar
recaudo a través de este dispositivo. Si el tercero
requiere copia del voucher, generarlo y entregarlo,
realizando una marca de usado, sin sobrescribir
los datos.
Expedidor de GSMI
3 Voucher
o Recaudador Nota: todos los recaudos a través de datáfono
deben ser registrados en SIGMA
inmediatamente se generan.
 Si la transacción es exitosa, ir al paso 4

 Si la transacción es rechazada, ir al paso 6
Registrar los datos del soporte de pago de
acuerdo a lo que solicita SIGMA en la opción
Pagos/Consignaciones ©
Verificar el registro de tercero, Banco, número de

consignación y valor. ©
Soporte de pago
Expedidor de GSMI NOTA: Solo en los casos en que el usuario
4 registrado en
o Recaudador requiera la factura, se debe imprimir por la
SIGMA
opción Pagos / Consultar Factura, cortarla y
hacer entrega únicamente de la parte superior
que indica cliente. ¢
 Si el registro presenta inconsistencias,

corregir inmediatamente
 Si el registro es correcto, ir al paso 6
Digitar el número de la factura en SIGMA en la
opción Pagos / Consultar Factura y dar clic en
el botón “Registrar”, el cual aparecerá si la
factura es válida ©
Siempre que el usuario presente la factura

impresa en estado pagado, se debe desprender
Expedidor de GSMI la parte superior de la factura que indica cliente
o Recaudador y entregarla al usuario, dado que es el soporte
del pago que efectuó.
Factura registrada
5
NOTA: Es posible incluir en SIGMA facturas en SIGMA
que hayan sido pagadas por medios
electrónicos o virtuales, teniendo en cuenta que
el sistema no va a permitir generar registros
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PROCEDIMIENTO
duplicados de éstas. En estos casos, no será

necesario realizar impresión de la factura.
Una vez quede registrada la factura, ir al paso 6

Realizar la expedición de GSMI de acuerdo a lo
establecido por la Dirección Técnica de Sanidad
6 Expedidor de GSMI Animal. GSMI
Ir al paso 7
SOPORTES DE RECAUDO
 GSMI EXPEDIDAS EN PAPEL BLANCO:
Pegar diariamente en forma ordenada, por cada

cuenta bancaria y de acuerdo al registro, todos
los soportes de pago recibidos para la
expedición de GSMI.
 GSMI EXPEDIDAS EN FORMAS

PREIMPRESAS
Soportes de
7 Expedidor de GSMI Pegar diariamente en forma ordenada, por cada
recaudo
o Recaudador cuenta bancaria y de acuerdo al registro, todos
los soportes de pago con las respectivas colillas
de las GSMI expedidas. ©
Para los dos casos (GSMI expedidas en papel

blanco o en formas preimpresas), pegar en
forma ordenada, los desprendibles de las
facturas pagadas, que hayan sido presentadas
por los usuarios y registradas de acuerdo a lo
descrito en la tarea No. 5 del presente numeral.
Ir al paso 8
Hacer entrega diaria al Recaudador, de los
soportes de recaudo debidamente organizados y
Soportes de
8 Expedidor de GSMI pegados, de acuerdo a las normas de archivo.
recaudo
Paso fin
2.3. PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN Y RECAUDO DE SERVICIOS A TRAVÉS DE SNRI
2.3.1. REGISTRO DE FACTURACIÓN Y RECAUDO
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PROCEDIMIENTO
Solicitar Documento de identificación, en el caso

de Personas Jurídicas RUT o Certificado de
Cámara de Comercio y en el caso de personas
Identificación del
1 Recaudador naturales cedula de ciudadanía, pasaporte o
usuario
cedula de extranjería, cuando sea necesario
para el registro en el aplicativo.
Ir al paso 2
Verificar si el tercero esta creado en el sistema
SNRI
2 Recaudador Validación
 Si esta creado ir al paso 4
 No está creado ir al paso 3
Crear el tercero en el sistema, de acuerdo a las
políticas establecidas y devolver documento de
3 Recaudador identidad. Registro
Ir al paso 4
Validar el medio de pago que va a utilizar el
tercero y el servicio que requiere.
4 Recaudador Información
 Si tiene soporte de pago, ir al paso 5
 Si no tiene soporte de pago, ir al paso 18
Si el tercero presenta un soporte de pago,
verificar la validez del documento, el cual debe
ser original, cotejando los datos registrados
como banco, cuenta de recaudo, tercero que
consignó y el valor de acuerdo al servicio
solicitado, teniendo en cuenta: ©

desde el 01 de enero de 2016, los terceros que
presenten soportes anteriores a esta fecha,
 Si el documento No es válido, ir al paso 6

5 Recaudador  Si el usuario presenta transferencia
Soporte de pago
ir al paso 8
tarjeta débito o crédito, ir al paso 9
 Si el documento es válido y por el valor
exacto de acuerdo a la tarifa, ir al paso 10
 Si el documento presenta un mayor valor
del establecido en la Resolución de tarifas
para el código de Servicio que solicita, ir al
paso 10 y 11
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PROCEDIMIENTO

expedida en una caja recaudadora del ICA,
ir al paso 14
6 Recaudador al tercero. Soporte inválido
Paso fin
Solicitar validación de la transferencia al Grupo de
Gestión Financiera a través de correo electrónico,
adjuntando el soporte presentado por el tercero. ©
Tener en cuenta para el registro:

- Seleccionar medio de pago consignación
- No. consignación TR + No. aprobación si
la tiene o la fecha de pago (día, mes, año)
ejemplo: TR0025052 o TR05012018
7 Recaudador Soporte de pago

NOTA: Si la transacción no puede ser
confirmada por cualquier motivo, NO es
posible continuar con el proceso de
expedición de factura o el tercero debe
presentar otro soporte válido, para continuar.
 Si el Ingreso es válido imprimir la

comprobación del ingreso y adjuntarla al
soporte presentado por el Usuario, ir al paso
10
 Si el ingreso no es válido, ir al paso 6
Verificar que la consignación del cheque cumpla
con el tiempo establecido de canje de tres (3) días
hábiles después de la fecha de consignación.
Solicitar validación del ingreso del pago al Grupo

de Gestión Financiera a través de correo
electrónico, adjuntando el soporte presentado por
el tercero. ©

8 Recaudador confirmada por cualquier motivo, NO es Soporte de pago

soporte presentado por el tercero, ir al paso
10
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PROCEDIMIENTO

los datos.
Recaudador
9 Voucher
Nota: todos los recaudos a través de datáfono
deben ser registrados en factura

Generar la factura seleccionando el medio de
pago que corresponda y registrar los datos que
solicita el sistema.
Recaudador Verificar la factura validando tercero, servicio y Factura de Venta

10
valor. © pagada
 Si la factura es correcta, ir al paso 12

 Si la factura presenta inconsistencias, ir al
paso 13
Generar una factura adicional a la del servicio que
solicita el tercero, seleccionando el código 04907
“Sobrante de Efectivo” y el medio de pago que
corresponda y registrar los datos que solicita el
sistema.
Verificar que la suma de las dos facturas sea igual

Recaudador al valor del soporte de pago. © Factura de Venta
11  Si la factura es correcta, ir al paso 12 pagada
paso 13
Imprimir la factura generada y entregarla al
Recaudador tercero. Factura de Venta
12
pagada
Ir al paso 17
Solicitar la anulación de la factura al Grupo de
Recaudador enviando la debida justificación. ¢ Factura anulada
13
Ir al paso 10, 11 o 16 según corresponda
Verificar que la factura NO haya sido usada en la
prestación de servicios del ICA, teniendo en
cuenta: debe estar completa (tres cuerpos) y no
debe tener ningún sello, registro o radicado del Factura en
14 Recaudador área técnica, ni marcación de uso en el SNRI ¢ validación
 Si la factura es válida, ir al paso 15

 Si la factura no es válida ir al paso 6
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PROCEDIMIENTO
Verificar el valor de la factura de acuerdo con el

servicio que desea solicitar el tercero y solicitar
al tercero el soporte de pago por el valor del
ajuste de la tarifa
 Si se cuenta con la factura y el soporte de
pago del ajuste, ir al paso 16
 Si el usuario no cuenta con soporte de pago
por el ajuste, ir al paso 6
Generar Factura por el código 04905 ”Excedente
a Factura” seleccionando el medio de pago que
sistema, teniendo en cuanta incluir en las
observaciones el número de factura a la cual se
le está haciendo el ajuste y el código de servicio
requerido.
Recaudador Factura de Venta
16
Verificar que la suma de las dos facturas sea igual pagada
al valor de los soportes (factura original y
comprobante de pago adicional), de acuerdo al
servicio requerido. ©

paso 13
Registrar el número de factura asociada en el
Recaudador soporte de pago.
17 Soporte de pago
Paso fin
Generar la factura para pago en Banco a través
Factura de Venta
Recaudador del código de barras.
18 para pago en
Banco
Ir al paso 19
Imprimir la factura generada para pago en Banco
Factura de Venta
Recaudador y entregarla al tercero.
19 para pago en
Banco
Paso fin
2.3.2. VERIFICACIÓN DE RECAUDO Y GESTIÓN Y CUSTODIA DE ARCHIVO

Diariamente al finalizar la jornada, se debe
efectuar el cierre del recaudo a través de los
datáfonos, aplicando el procedimiento indicado
Recaudador o en el numeral 7.2 Cierre (páginas 49 y 50) del
expedidor de GSMI Manual Funcional Arquitectura Flexible de
Soporte de cierre
1 (según la ubicación Credibanco.
de datáfono
del datáfono) El reporte que arroja el dispositivo, debe ser
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PROCEDIMIENTO
pegado al inicio de los soportes de este medio

de pago y al verificarlos, deben corresponder
exactamente entre sí, así como con lo registrado
en los aplicativos. ©
Ir al paso 2
Recibir y organizar diariamente los soportes de
recaudo, verificando el cumplimiento de las
normas establecidas por el Archivo General de
la Nación:
- Ordenar los soportes de acuerdo al Libro

Soportes de
2 Recaudador Diario de Recaudos por banco y cuenta
recaudo
bancaria, según corresponda.
organizados
- Siempre que los soportes sean más
pequeños que una hoja tamaño carta, debe
ser pegados en orden, de acuerdo a su
recibo, sin utilizar ganchos.
Ir al paso 3 y/o 4, según corresponda

Libro Diario de Recaudos SNRI Forma 4-1002:©
- Generar la consulta del libro diario de recaudos

forma 4-1002 en el aplicativo SNRI, en la ruta:
Consultas/Consultar libro de recaudos,
utilizando los filtros de entidad bancaria,
cuenta, fecha y proyecto (seleccionar SNRI).
- Verificar los registros contra los soportes de
recaudo debidamente pegados, validando
banco, tercero, valor.
Libro Diario de
- Validar con un visto bueno (firmar) en cada
3 Recaudos SNRI
Recaudador página de soportes, la verificación realizada, lo
FORMA 4-1002
cual indica que coincide con lo registrado en el
libro de recaudos.
- Digitar sobre la línea de firma, la palabra
verificado y la fecha de validación, así:
VERIFICADO: DÍA/MES/AÑO, ej.: 01/01/2018
- Guardar en PDF el Libro Diario de Recaudos
SNRI Forma 4-1002 en carpeta digital, de
acuerdo a lo descrito en el paso 7 del
presente numeral.
Ir al paso 5
Libro Diario de Recaudos SIGMA Forma 4-1004
V.2:©
- Recibir diariamente los soportes de recaudo y

si aplica, las colillas de las GSMI expedidas del
día hábil inmediatamente anterior, de acuerdo
con lo descrito en el numeral 2.2.
- Generar el Libro Diario de Recaudos de
SIGMA (de consignaciones) y copiarlo en la
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PROCEDIMIENTO
forma 4-1004 V.2

- Verificar los registros contra los soportes de
recaudo debidamente pegados, validando Libro Diario de
4 Recaudador banco, tercero, valor. Recaudos
- Validar con un visto bueno (firmar) en cada SIGMA FORMA
página de soportes, la verificación realizada, lo 4-1004
cual indica que coincide con lo registrado en el
libro de recaudos.
- Digitar sobre la línea de firma, la palabra
verificado y la fecha de validación, así:
VERIFICADO: DÍA/MES/AÑO, ej.: 01/01/2018
SIGMA Forma 4-1004 V.2 en carpeta digital,
de acuerdo a lo descrito en el paso 7 del
presente numeral.
Ir al paso 5
Elaborar un Resumen Diario de Ingresos por caja
recaudadora a partir de la información contenida
en los Libros Diarios de Recaudos y en el formato
de otros recaudos (si aplica), según la forma 4- Resumen Diario
5 Recaudador 1003 y guardarlo en PDF en carpeta digital, de de Ingresos
acuerdo a lo descrito en el paso 7 del presente FORMA 4-1003
numeral.©
Ir al paso 6
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO FÍSICO: ©
Diligenciar una hoja separadora, en la que se

indique la fecha de recaudo correspondiente.
Ej.: SOPORTES DE RECAUDO SNRI 01-01-18
Foliar las hojas que contienen los soportes de

recaudo con el visto bueno de validación, con
máximo de folios entre 200 y 220 y archivar
diariamente junto con la hoja separadora, en
Recaudador carpetas de acuerdo al siguiente orden: Archivo físico de
6
recaudos
- Hoja separadora (SOPORTES DE
RECAUDO SNRI 01-01-18)
- Soportes de recaudo SNRI organizados
por cada banco
- Hoja separadora (SOPORTES DE
RECAUDO SIGMA 01-01-18)
- Soportes de recaudo SIGMA organizados
por cada banco
Ir al paso 7
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DIGITAL DE
RECAUDOS: ©
Escanear todos los soportes de recaudo diario y
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PROCEDIMIENTO
guardar el archivo correspondiente en formato

PDF, en la unidad C del equipo asignado, de la
siguiente manera, junto con los formatos
indicados en los pasos 3, 4 y 5 del presente
numeral, nombrándolo de acuerdo a la fecha de
registro en los aplicativos: ©
- Una Carpeta general denominada “RECAUDO

– OFICINA XXXX”
- Dentro de la carpeta general crear una
subcarpeta por cada mes con nombre año-
mes: ej.: “2018-ENE” y dentro de esta, crear
una subcarpeta por cada día, identificándola de
acuerdo a la fecha de recaudo: mes (3
primeras letras) – día, así “ENE-01”
Diariamente, en cada carpeta debe quedar

guardado el archivo digital de recaudo, de
acuerdo a lo indicado y nombrando los
documentos PDF de la siguiente manera, según
corresponda, por ejemplo:
ARCHIVO
7 Recaudador  “RECAUDO – OFICINA XXXX” DIGITAL DE
 2018-ENE RECAUDOS
 ENE-01
- RESUMEN DIARIO DE INGRESOS 01-01-18
- OTROS RECAUDOS EFECTUADOS POR
DATÁFONO 01-01-18
- LIBRO DIARIO DE RECAUDOS SNRI
DAVIVIENDA 008969998189 01-01-18
AGRARIO 002300201270 01-01-18
DATAFONO 01-01-18
OCCIDENTE 230081564 01-01-18
- SOPORTES DE RECAUDO SNRI 01-01-18
- LIBRO DIARIO DE RECAUDOS SIGMA
DAVIVIENDA 008969998189 01-01-18
AGRARIO 002300201270 01-01-18
DATAFONO 01-01-18
BALOTO 01-01-18
- SOPORTES DE RECAUDO SIGMA 01-01-18
Se debe realizar un Back Up semanal,

denominándolo con la oficina y el rango de
fechas (día/mes/año), por ejemplo
“RECAUDOS OFICINA XXXX DEL 01-01-18
AL 08-01-18” y enviarlo mediante correo
electrónico como máximo el primer día hábil de
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PROCEDIMIENTO
cada semana a la Gerencia Seccional y al

responsable del seguimiento, control y
verificación de los ingresos.
Ir al paso 8
Atendiendo lo establecido en el Reglamento de
Archivo y Correspondencia del Instituto:
- Realizar la identificación de la carpeta,

elaborando un sticker en que se detalle la Archivo de
8
Recaudador información que contiene la misma. recaudos
- Diligenciar, imprimir y archivar por cada
carpeta, la forma 4-978 Hoja de Control de
Expedientes
Ir al paso 9
Custodiar el archivo de recaudos durante el
tiempo establecido para retención documental en Archivo de
9 Recaudador archivo de gestión. recaudos en
gestión
Ir al paso 10
Realizar transferencia del archivo de gestión al
archivo central de la Gerencia Seccional, donde la
Archivo de
10 Recaudador custodia debe ser permanente.
recaudos (Central)
Paso fin
2.4. PROCEDIMIENTO CUANDO NO HAY POSIBILIDAD DE ACCESO O REGISTRO EN SNRI

Solicitar documento de identificación, en el caso
de Personas Jurídicas RUT o Certificado de
Recaudador Cámara de Comercio y en el caso de personas Identificación del
1
naturales cedula de ciudadanía, pasaporte o usuario
cedula de extranjería, cuando sea necesario
para el registro en el aplicativo.
Validar el medio de pago que va a utilizar el
2 Recaudador  Si tiene soporte de pago, ir al paso 3 Información
 Si no tiene soporte de pago, informar las
opciones de pago disponibles.
Si el tercero presenta un soporte de pago,
verificar la validez del documento presentado, el
cual debe ser original, cotejando los datos
registrados como banco, cuenta de recaudo,
tercero que consignó y el valor de acuerdo al
servicio solicitado, fecha, teniendo en cuenta: ©

desde el 01 de enero de 2016, los terceros que
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
presenten soportes anteriores a esta fecha,


 Si el usuario presenta transferencia
3 Recaudador electrónica, ir al paso 5 Soporte de pago
ir al paso 6
tarjeta débito o crédito, ir al paso 7
 Si el documento es válido y por el valor
exacto de acuerdo a la tarifa, ir al paso 8
 Si el documento presenta un mayor valor
del establecido en la Resolución de tarifas
para el código de Servicio que solicita, ir al
paso 8 y 9
expedida en una caja recaudadora del ICA,
ir al paso 11

al tercero.
4 Soporte inválido
Recaudador
Paso fin


5 Recaudador posible continuar con el proceso de
expedición de factura o el tercero debe Soporte de pago

soporte presentado por el Usuario, ir al paso
8
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO


Recaudador presentar otro soporte válido, para continuar.
6 Soporte de pago
Solicitar validación del ingreso del pago al Grupo
de Gestión Financiera a través de correo
electrónico, adjuntando el soporte presentado por
el tercero. ©

soporte presentado por el tercero, ir al paso 8
los datos.
7 Voucher
Recaudador Nota: todos los recaudos a través de datáfono
deben ser registrados en factura

Generar la factura provisional, registrando los
datos requeridos en la forma 4-1000
Verificar la factura validando tercero, servicio y

Factura de Venta
Recaudador valor. ©
provisional pagada
8  Si la factura presenta inconsistencias,
corregirla.
solicita el tercero, en la forma 4-1000 digitando el
código 04907 “Sobrante de Efectivo” y demás
datos requeridos.
Recaudador Factura de Venta
9
Verificar la factura validando tercero, servicio y provisional pagada
valor. ©
 Si la factura presenta inconsistencias,
corregirla.
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
Imprimir la factura generada, poner sello de

pagado y entregarla al tercero.
Nota: En facturas generadas de acuerdo al

paso 9, con código 04907 “Sobrante de
Efectivo”, registrar manualmente en la parte
superior en tinta roja: “CAMBIAR POR
FACTURA DE SNRI”, e indicar al usuario que
se debe acercar para que se le entregue la
factura del sistema, una vez se pueda
Factura de Venta
Recaudador registrar.
10 provisional
pagada
Guardar la factura provisional en archivo digital en
carpetas debidamente identificadas por mes y día,
en la unidad C del equipo.
NOTA: Cuando la causa de la imposibilidad de

expedir la factura a través del SNRI, sea la falta
de energía eléctrica, la factura provisional podrá
ser expedida en forma manual.
Ir al paso 14
Verificar que la factura no ha sido usada en la
prestación de servicios del ICA, teniendo en
cuenta: debe estar completa (tres cuerpos) y no
debe tener ningún sello, registro o radicado del Factura en
11 Recaudador área técnica. ¢ validación
 Si la factura es válida, ir al paso 12

 Si la factura no es válida ir al paso 4
Verificar el valor de la factura de acuerdo con el
servicio que desea solicitar el tercero y solicitar
al tercero el soporte de pago por el valor del
ajuste de la tarifa
 Si se cuenta con la factura y el soporte de
pago del ajuste, ir al paso 13
 Si el usuario no cuenta con soporte de pago
por el ajuste, ir al paso 4
Generar Factura provisional según forma 4-1000
por el código 04905 ”Excedente a Factura”
registrando los datos requeridos, teniendo en
cuanta incluir en las observaciones el número
de factura a la cual se le está haciendo el ajuste
y el código de servicio requerido.
Verificar que la suma de las dos facturas sea igual

Factura de Venta
13 Recaudador al valor de los soportes (factura original y
provisional pagada
comprobante de pago adicional), de acuerdo al
servicio requerido. ©
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
 Si la factura presenta inconsistencias,

corregir.
Una vez se encuentre en funcionamiento el SNRI,
registrar las facturas provisionales generadas
atendiendo las instrucciones correspondientes
Factura de Venta
14 Recaudador establecidas en el procedimiento del numeral
pagada en SNRI
2.3.1.
Ir al paso 15
Imprimir la factura generada y entregarla al área
técnica correspondiente, registrando
manualmente en la parte superior en tinta roja: Factura de Venta
15
Recaudador “Reemplaza factura de venta provisional No. XX”. pagada en SNRI
Paso fin
2.5 PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DE CONVENIOS DE EXPEDICIÓN DE GSMI EN SIGMA
Lo descrito en el presente numeral, solo aplica para registrar la conciliación de recaudos efectuados en efectivo
por parte de las entidades suscriptoras de convenios de expedición de GSMI, en cuyo caso, a partir del registro,
el sistema genera automáticamente la correspondiente factura en SNRI, por lo que NO es necesario generar un
registro manual de facturación.
Cuando se reciban soportes de pago de otro tipo de convenios o de convenios que expidan GSMI a través de
ICAPRO, será necesario atender el procedimiento descrito en el numeral 2.3.1. Registro de Facturación y
Recaudo.

Recibir el soporte del pago efectuado por la
entidad suscriptora del Convenio, cotejando los
datos registrados como banco, cuenta de
recaudo, tercero que consignó y el valor de
Responsable de acuerdo, teniendo en cuenta: ©
Convenios de la Verificación de
1 Seccional o  Si el documento No es válido, ir al paso 2 soporte de pago
Recaudador  Si el soporte es una transferencia
ir al paso 4
Responsable de Indicar las inconsistencias y devolver el soporte
Convenios de la a la entidad.
2 Soporte inválido
Seccional o
Recaudador Paso fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO

Responsable de adjuntando el soporte presentado. ©
Convenios de la
3 Seccional o Soporte de pago
Recaudador  Si el Ingreso es válido imprimir la
soporte presentado, ir al paso 5
Responsable de Solicitar validación del ingreso del pago al Grupo

Convenios de la de Gestión Financiera a través de correo
4 Soporte de pago
Seccional o electrónico, adjuntando el soporte presentado. ©
Recaudador
soporte presentado por el tercero, ir al paso 5
Registrar el soporte de pago en SIGMA y efectuar
la conciliación de saldos de efectivo recibidos por
Convenio:
- Ingresar a la opción Pagos/Conciliación

- Seleccionar el rango de fechas en las que se
generaron las GSMI con pago en efectivo y dar
clic en buscar.
- Registrar los datos asociados al soporte de
Responsable de pago y adjuntarlo al sistema.
Registro de
5 Convenios de la - Seleccionar las GSMI objeto de conciliación,
conciliación de
Seccional o que deben corresponder al mes
efectivo del
Recaudador inmediatamente anterior de acuerdo con lo
convenio
estipulado en las minutas suscritas.
- Registrar la justificación que solicita el sistema
- Dar clic en almacenar
El sistema genera el registro de conciliación en

SIGMA y la correspondiente factura en SNRI.
Ir al paso 6
Responsable de Consultar la factura generada, descargarla,
Convenios de la imprimirla y hacer entrega a la entidad
6 Seccional o correspondiente. Factura generada
Recaudador
Paso fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.5 OTROS RECAUDOS
Teniendo en cuenta que los datáfonos son dispositivos habilitados en las cajas recaudadoras con el fin de
facilitar y disponer opciones a los terceros que requieran efectuar pagos al Instituto, siempre que sea necesario
se podrá recibir cualquier tipo de recaudo diferente a los servicios tarifados, como: reintegros o devoluciones a
favor del Instituto, pagos de multas y sanciones y cualquier otro concepto que corresponda a un ingreso para el
ICA.

los datos.
Cuando el pago corresponda a multas o

1 Recaudador sanciones, hacer entrega del voucher original al Voucher
responsable del proceso de cartera.
Nota: Estos son los únicos casos en los que

no se registra factura al momento de efectuar
el recaudo a través del datáfono.
Si la transacción es exitosa, ir al paso 2

Diligenciar el formato Otros Recaudos efectuados
por Datáfono y guardarlo en PDF, dentro de la
Recaudador carpeta digital del día que corresponda. © Formato Otros
2
Tener en cuenta este formato para el Recaudos
diligenciamiento del Resumen Diario de Ingresos.
Paso fin
2.6 ENTREGA Y RECIBO DE RESPONSABILIDADES
Este numeral es aplicable siempre que sea necesario designar un nuevo recaudador mediante resolución, ya
sea por retiro o cambio del funcionario delegado.
Cuando no sea posible realizar la entrega a otro funcionario, el recibo lo debe realizar el Gerente Seccional para
el caso de las Seccionales o el Coordinador del Grupo de Gestión Financiera, para el caso de Oficinas
Nacionales, quienes serán los responsables y deberán hacer entrega de la misma forma a quien se delegue
posteriormente.
No. Responsable Tareas Resultado

Realizar la verificación de cada una de las tareas incluidas
en el procedimiento vigente, de acuerdo con el período de Acta de Entrega y
1 Recaudadores permanencia de quien hace entrega y diligenciar la forma 4- Recibo de
(quien entrega 1069 Acta de Entrega y Recibo de Responsabilidades Responsabilidades
y quien recibe) Financieras. Financieras
Ir al paso 2
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
Radicar memorando en el SISAD para envío del Acta de

2 Recaudador Entrega y Recibo de Responsabilidades Financieras en PDF, Memorando
que recibe y dirigido al Grupo de Gestión Financiera. radicado
Gerente
Seccional Paso fin
2.7 POLÍTICAS PARA LA CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DE TERCEROS
Los funcionarios responsables del recaudo en cada Seccional como usuarios del Sistema Nacional de Recaudo
del ICA con perfil Seccional están obligados a cumplir con lo establecido por el Instituto en cuanto a este
procedimiento:
2.7.1 POLÍTICAS PARA LA CREACIÓN DE TERCEROS
a. Contar con el documento que soporte la veracidad de los datos recibidos:
 Personas Naturales: Cedula de Ciudadanía, Pasaporte, Cedula de Extranjería o Registro Único

Tributario RUT.
 Personas Jurídicas: Registro Único Tributario RUT.
b. Bajo ninguna circunstancia se deben ingresar datos de terceros al sistema sin previa verificación del
documento de identificación.
c. Cerciorarse de que la información registrada concuerde en su totalidad con el documento soporte.
d. Los campos de dirección y teléfono deben ser los suministrados por los terceros y deben corresponder
a datos precisos.
2.7.2. POLÍTICAS PARA LA MODIFICACIÓN DE TERCEROS
Realizar solicitud al Grupo de Gestión Financiera mediante correo electrónico institucional, teniendo en cuenta
que para cada caso deberá adjuntar los documentos requeridos, así:
DOCUMENTO
CEDULA DE
TIPO DE CIUDADANÍA,
MODIFICACIÓN PASAPORTE, CEDULA RESOLUCIÓN ICA
DE EXTRANJERÍA O RUT DE MODIFICACIÓN
RUT
DIRECCIÓN Y/O Indicar los datos correctos Personas Jurídicas Personas Jurídicas
TELÉFONO suministrados por el tercero
NOMBRE O Personas Naturales Personas Jurídicas -

RAZÓN SOCIAL
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.8. POLÍTICA PARA LA ANULACIÓN O CREACIÓN DE FACTURAS DE VIGENCIAS ANTERIORES
La facturación corresponde a la realidad de las transacciones de recaudo que genera el Instituto diariamente en
cada una de las cajas recaudadoras dispuestas para ello y que luego de finalizar cada vigencia, la información
contenida en la base de datos del SNRI debe ser preservada, garantizando que los datos soporte del
reconocimiento de los ingresos del Instituto se mantengan intactos, como detalle de los Estados Financieros.
De acuerdo con esto, dicha base de datos de facturación es inmodificable, salvo situaciones comprobadas y
debidamente sustentadas, en cuyo caso, será necesario que los responsables de registro de la información
suscriban un acta con la información clara y completa de las correcciones que sea preciso incluir al sistema,
justificando en forma específica cada caso y adjuntando los soportes respectivos.
Dicha acta debe ser comunicada al Grupo de Gestión Financiera por parte de la Dependencia que requiere el
registro, adjuntándola en PDF a través del sistema de gestión documental vigente y servirá de soporte para
efectuar las correcciones necesarias en el aplicativo, luego de la correspondiente verificación de su contenido,
así:
 Anulación de facturas expedidas

 Acceso al Sistema para el registro de facturas con tarifas de vigencia anteriores
2.9. POLÍTICA DE CUSTODIA DE DOCUMENTOS SOPORTE DE RECAUDOS
El numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor público el de
"Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo
su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o
utilización indebidos".
El numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los servidores públicos
"Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan
llegado a su poder por razón de sus funciones".
Los documentos soporte de los recaudos constituyen un título valor para el Instituto, toda vez hacen parte
fundamental de los registros financieros, garantizando la realidad de la facturación que se expide para efectos
de la prestación de los servicios tarifados y permitiendo realizar de manera clara, concisa, oportuna y fidedigna
la conciliación de los ingresos que percibe, conforme a los lineamientos financieros establecidos, relacionados
con el correcto manejo y custodia de los recursos del Estado.
Conforme a lo mencionado, los Recaudadores, los Gerentes Seccionales y el Coordinador del Grupo de
Gestión Financiera, como responsables del cumplimiento de los procedimientos en materia de recaudos, según
su jurisdicción, deben garantizar la correcta disposición y manejo de la información, tanto de los archivos físicos,
como de los digitales.
Cuando por situaciones comprobadas y debidamente sustentadas, falte un documento soporte de recaudo
original, será necesario que los responsables de la custodia, suscriban el Acta de Perdida de Documentos
Soportes, según forma 4-1070, la cual debe ser comunicada al Grupo de Gestión Financiera, adjuntándola en
PDF a través del sistema de gestión documental vigente y una vez sea verificada y aprobada, podrá incluirse
como soporte del recaudo correspondiente.
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.10. POLÍTICA DE FACTURACIÓN Y PRESTACIÓN DE SERVICIOS
La facturación corresponde a la realidad de las transacciones de recaudo que genera el Instituto diariamente en
cada una de las cajas recaudadoras dispuestas para ello, por lo que es a partir de ésta transacción que las
áreas técnicas deben efectuar la prestación de los servicios técnicos que les corresponde, en cumplimiento de
la misión institucional.
Las áreas técnicas del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, están llamadas a velar por la atención de los
servicios misionales, garantizando las medidas y disposiciones que para la materia sean establecidas por parte
de la Gerencia General, como lo es la Resolución de Tarifas que se adopte, en concordancia con las
atribuciones y funciones que le sean concedidas por el Concejo Directivo.
En éste sentido y con el fin de salvaguardar los recursos propios del Instituto Colombiano Agropecuario ICA, el
Grupo de Gestión Financiera ha impartido instrucciones en el sentido de atender el Procedimiento de
Facturación y Recaudo, en lo que concierne a la expedición de las facturas para la prestación de cada uno de
los servicios.
Así mismo, se establece la presente política para la prestación de los servicios establecidos mediante la
Resolución de Tarifas vigente, a partir de la exigencia por las áreas técnicas, de la factura en estado pagada,
como requisito para tal fin.
Por lo mencionado, las áreas técnicas deben delegar a los funcionarios y contratistas necesarios para efectuar
la validación correspondiente y contar con usuarios asignados de consulta en el sistema de facturación, con el
fin de que puedan verificar las facturas que les sean radicadas para atender los servicios, en pro de atender la
presente política.
Para todos los casos, las facturas que presenten los usuarios para la prestación de los servicios deben tener la
marca de agua de pagada (facturas manuales), pagada en línea (PSE y botón de pagos), timbre de la entidad
bancaria para el caso de las facturas pagadas a través del código de barras o con un Boucher adjunto, que en
la referencia debe contener exactamente el mismo número de la factura que esté pagando y el valor debe ser
igual, cuando el usuario acuda a un corresponsal bancario y realice el pago a través del código de barras.
Al realizar la verificación a través del usuario de consulta, el funcionario y contratista del área técnica podrá
validar si la factura se encuentra efectivamente en estado pagada, en cuyo caso deberá realizar la marca de
uso, si ese es el caso y registrar la observación que requiera.
En los casos en los que la factura que consulte se encuentre en un estado diferente al pagado, deberá remitir al
usuario al punto de facturación para que legalice el pago y pueda continuar con el proceso.
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
3. DIAGRAMA DE FLUJO
2.1 ASIGNACIÓN DE FUNCIONES, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Inicio
1. Gerente Seccional – Gerente General

Asignar mediante resolución, un funcionario de planta Resolución
por cada una de las cajas recaudadoras que tenga la
Gerencia Seccional para el caso de los Gerentes
Seccionales y el Gerente General para Oficinas
Nacionales, como recaudador de los ingresos percibidos
en cada punto de atención.
2. Gerente Seccional
Memorando
Enviar copia de la resolución de designación al Grupo de
Gestión Financiera.
3. Gerente Seccional y responsable del

seguimiento, control y verificación de los ingresos
Garantizar el uso del sistema SNRI en los puntos de

recaudo de su seccional para el caso de los Gerentes Actas de
Seccionales y Grupo de Gestión Financiera para Ofinales, verificación
realizando las verificaciones necesarias al respecto, con
el apoyo del responsable del seguimiento, control y
verificación de los ingresos

Mantener debidamente archivados y organizados en Archivo digital de

carpeta en la OneDrive del usuario de la Gerencia recaudo de la
Seccional, organizados por cada caja (por vigencia y Seccional
mes), los archivos de recaudo digitales, recibidos de cada
uno de los recaudadores en forma semanal.
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO

Velar por el cumplimiento del procedimiento y porque los
recaudadores exijan soportes de pago adecuados, de
acuerdo a lo establecido en cada caso, como:
 Consignaciones originales, a nombre del Actas de

tercero que requiere el servicio, validando
verificación
banco, cuenta de recaudo, fecha, valor.
 Confirmación de transferencias y
consignaciones de cheques para la
facturación de servicios.
 Los pagos a través de datafonos NO pueden
ser efectuados por funcionarios o contratistas
del Instituto a favor de los terceros que
requieren la prestación de los servicios o el
pago de multas o sanciones.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.2.1. REGISTRO FINANCIERO CUANDO SE EXPIDEN GSMI A TRAVÉS DE SIGMA
Inicio
1. Expedidor de GSMI o Recaudador

Recibir el soporte de pago, verificando la validez del
documento presentado, el cual debe ser original,
cotejando los datos registrados como banco, cuenta de
Soporte de pago
recaudo, tercero que consignó, fecha, teniendo en cuenta:
Solo se aceptan consignaciones efectuadas desde el

01 de enero de 2016, los terceros que presenten
soportes anteriores a esta fecha, deben solicitar
devolución.
 Si el usuario presenta transferencia electrónica,
ir al paso 2
 Si la consignación fue realizada con cheque, ir al
3 paso 2
 Si el tercero desea realizar el pago con tarjeta
débito o crédito, ir al paso 3.
pagada en Banco o a través de PSE, ir al paso 5
2. Expedidor de GSMI o
¿Hay Si Recaudador
inconsistencias?
 Devolver el soporte al tercero.
Fin
recaudo a través de este dispositivo. Si el tercero Voucher
realizando una marca de usado, sin sobrescribir los
datos.
¿Transacción No
exitosa? 6
Si
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO

Soporte de pago
 Registrar los datos del soporte de pago de acuerdo a
registrado en
lo que solicita SIGMA en la opción
Pagos/Consignaciones SIGMA
Expedidor de GSMI o
Si ¿Presenta
Recaudador No
inconsistencias?
6
 Corregir inmediatamente
Digitar el número de la factura en SIGMA en la

opción Pagos / Consultar Factura y dar clic en el
botón “Registrar”, el cual aparecerá si la factura es Factura registrada en
válida SIGMA
Siempre que el usuario presente la factura impresa
en estado pagado, se debe desprender la parte
superior de la factura que indica cliente y entregarla
al usuario, dado que es el soporte del pago que
efectuó.
Realizar la expedición de GSMI de acuerdo a lo GSMI

Animal.
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
SOPORTES DE RECAUDO
 GSMI EXPEDIDAS EN PAPEL BLANCO:
cuenta bancaria y de acuerdo al registro, todos los
soportes de pago recibidos para la expedición de
GSMI.
 GSMI EXPEDIDAS EN FORMAS Soportes de recaudo
PREIMPRESAS
cuenta bancaria y de acuerdo al registro, todos los
soportes de pago con las respectivas colillas de las
GSMI expedidas.
Para los dos casos (GSMI expedidas en papel

blanco o en formas preimpresas), pegar en forma
ordenada, los desprendibles de las facturas pagadas,
que hayan sido presentadas por los usuarios y
registradas de acuerdo a lo descrito en la tarea No. 5
del presente numeral.

Soportes de
Hacer entrega diaria al Recaudador, de los soportes de
recaudo debidamente organizados y pegados, de recaudo
acuerdo a las normas de archivo.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.2.2. REGISTRO FINANCIERO CUANDO SE EXPIDEN GSMI A TRAVÉS DE ICAPRO
Inicio
Recibir el soporte de pago, verificando la validez del

documento presentado, el cual debe ser original,
cotejando los datos registrados como banco, cuenta de
recaudo, tercero que consignó, fecha, teniendo en cuenta

ir al paso 2 Soporte de pago
5 paso 2
débito o crédito, proceder de acuerdo a los
pasos 9-10 del numeral 2.3.* y luego continuar
con el paso 5 del presente numeral.
 Si el documento es válido, proceder de acuerdo
al paso 10 del numeral 2.3.* y luego continuar
con el paso 5 del presente numeral.
pagada en Banco o a través de PSE, ir al paso 3
¿Hay Si Recaudador
inconsistencias?

Devolver el soporte al tercero.
Fin
Verificar que la factura no haya sido usada en la
prestación de servicios del ICA, teniendo en cuenta: Factura en
debe estar completa (tres cuerpos) y no debe tener validación
ningún sello, registro o radicado del área técnica.
¿Factura No
valida? 2
Si
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO

Realizar la expedición de GSMI de acuerdo a lo GSMI
Animal.

La factura se debe imprimir y hacer entrega únicamente
de la parte superior que indica cliente, en los
siguientes casos: Factura expedida
- Cuando el usuario requiera la factura
- Cuando el valor facturado de acuerdo con el
soporte de pago sea mayor al valor de las GSMI
expedidas, en cuyo caso, debe ir al paso 6

CONTROL DEL PREPAGO GSMI - ICAPRO
Siempre que la expedición de GSMI se realice a través

del sistema ICAPRO, se debe llevar el control del
prepago realizado por cada uno de los usuarios, el cual
solo puede ser utilizado en la expedición de GSMI en la
oficia que se recibe y factura el pago.
Dicho control se debe implementar de la siguiente
manera:
 Indicar al usuario que siempre que solicite la
expedición de GSMI con respaldo del prepago
efectuado, debe presentar la factura que se le ha
entregado.
 Cada vez que se preste el servicio de expedición Control de Prepago
de GSMI, solicitar al usuario la factura entregada y GSMI-ICAPRO
registrar al dorso, la fecha y número de GSMI
expedida.
 Llevar un archivo de control en Excel en la forma
“CONTROL DE PREPAGO GSMI - ICAPRO” y
guardarlo en la unidad c del equipo asignado. En
este archivo, deben registrarse todas las facturas
generadas y las GSMI expedidas a partir de
consignaciones prepago.
 Por cada usuario que tenga prepago, abrir una
hoja en la mencionada forma, nombrándola con el
número de identificación correspondiente a dicho
usuario.
 Se debe realizar un Back Up mensual y enviarlo
mediante correo electrónico como máximo dentro
de los cinco (5) primeros días del siguiente mes a
la Gerencia Seccional y al responsable del
seguimiento, control y verificación de los ingresos.
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO

Hacer entrega diariamente al Recaudador, de las
colillas de la expedición de GSMI debidamente Soportes de recaudo
organizadas, para ser pegadas junto a los soportes de
recaudo correspondientes, de acuerdo a las normas de
archivo.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.3.1. REGISTRO DE FACTURACIÓN Y RECAUDO
Inicio
1. Recaudador
Solicitar Documento de identificación, en el caso de

Personas Jurídicas RUT o Certificado de Cámara de Identificación del usuario
Comercio y en el caso de personas naturales cedula
de ciudadanía, pasaporte o cedula de extranjería,
cuando sea necesario para el registro en el aplicativo.
2. Recaudador
Verificar si el tercero esta creado en el sistema SNRI Validación
¿Esta Si
creado? 4
No
3. Recaudador
Crear el tercero en el sistema, de acuerdo a las Registro

políticas establecidas y devolver documento de
identidad.
4. Recaudador
Validar el medio de pago que va a utilizar el tercero y Validación

el servicio que requiere.
¿Tiene soporte No
de pago? 18
Si
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
5. Recaudador
Si el tercero presenta un soporte de pago, verificar la

validez del documento, el cual debe ser original,
cotejando los datos registrados como banco, cuenta
de recaudo, tercero que consignó y el valor de
acuerdo al servicio solicitado, teniendo en cuenta:

devolución.
Soporte de pago
ir al paso 7
paso 8
débito o crédito, ir al paso 9
 Si el documento es válido y por el valor exacto
de acuerdo a la tarifa, ir al paso 10
 Si el documento presenta un mayor valor del
establecido en la Resolución de tarifas para el
código de Servicio que solicita, ir al paso 10 y 11
Si el tercero presenta una factura original expedida en
una caja recaudadora del ICA, ir al paso 14
¿Hay Si Recaudador
inconsistencia
s? 
Devolver el soporte al tercero.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
7. Recaudador

Tener en cuenta para el registro:

- Seleccionar medio de pago consignación
- No. consignación TR + No. aprobación si la
tiene o la fecha de pago (día, mes, año) Soporte de pago
ejemplo: TR0025052 o TR05012018
NOTA: Si la transacción no puede ser confirmada

por cualquier motivo, NO es posible continuar con
el proceso de expedición de factura o el tercero
debe presentar otro soporte válido, para continuar.
 Si el Ingreso es válido imprimir la comprobación del

ingreso y adjuntarla al soporte presentado por el
Usuario, ir al paso 10
8. Recaudador
Verificar que la consignación del cheque cumpla con el

tiempo establecido de canje de tres (3) días hábiles
después de la fecha de consignación.
Solicitar validación del ingreso del pago al Grupo de

NOTA: Si la transacción no puede ser confirmada Soporte de pago

por cualquier motivo, NO es posible continuar con
el proceso de expedición de factura o el tercero
debe presentar otro soporte válido, para continuar.
 Si el Ingreso es válido imprimir la comprobación del

ingreso y adjuntarla al soporte presentado por el
tercero, ir al paso 10
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
9. Recaudador
 Si el tercero desea pagar por datafono, generar

Voucher
datos.
No Si
10 ¿Exitosa? 6
10. Recaudador
 Generar la factura seleccionando el medio de pago que Factura de venta

corresponda y registrar los datos que solicita el pagada
sistema
No Si
13 ¿Correcta? 12
11. Recaudador
Generar una factura adicional a la del servicio que Factura de venta

solicita el tercero, seleccionando el código 04907 pagada
“Sobrante de Efectivo” y el medio de pago que

corresponda y registrar los datos que solicita el sistema.
No Si
13 ¿Correcta? 12
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
12. Recaudador
Imprimir la factura generada y entregarla al tercero. Factura de venta

pagada
13. Recaudador
Solicitar la anulación de la factura al Grupo de Gestión Factura Anulada

Financiera a través de correo electrónico, enviando la
debida justificación
14. Recaudador
Verificar que la factura NO haya sido usada en la Factura en

prestación de servicios del ICA, teniendo en cuenta: validación
debe estar completa (tres cuerpos) y no debe tener
ningún sello, registro o radicado del área técnica, ni
marcación de uso en el SNRI
No Si
6 ¿Válida? 15
15. Recaudador
Verificar el valor de la factura de acuerdo con el servicio Soporte de pago

que desea solicitar el tercero y solicitar al tercero el
soporte de pago por el valor del ajuste de la tarifa
No
6 ¿Cuenta
factura?
Si
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
16. Recaudador
Generar Factura por el código 04905 ”Excedente a Factura de venta

Factura” seleccionando el medio de pago que pagada
sistema, teniendo en cuanta incluir en las
observaciones el número de factura a la cual se le
está haciendo el ajuste y el código de servicio
requerido.
No Si
13 ¿Correcta? 12
17. Recaudador
20 Registrar el número de factura asociada en el soporte Soporte de pago

de pago.
18. Recaudador
Factura de venta
Generar la factura para pago en Banco a través del
código de barras. para pago en banco
19. Recaudador
Factura de venta
Imprimir la factura generada para pago en Banco y
entregarla al tercero. para pago en banco
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.3.2. VERIFICACIÓN DE RECAUDO Y GESTIÓN Y CUSTODIA DE ARCHIVO
Inicio
1. Recaudador o expedidor de GSMI
Diariamente al finalizar la jornada, se debe efectuar el

cierre del recaudo a través de los datáfonos, Soporte de cierre de
aplicando el procedimiento indicado en el numeral 7.2 datafono
Cierre (páginas 49 y 50) del Manual Funcional
Arquitectura Flexible de Credibanco.
2. Recaudador
Recibir y organizar diariamente los soportes de recaudo,

verificando el cumplimiento de las normas
establecidas por el Archivo General de la Nación: Soporte de recaudo
- Ordenar los soportes de acuerdo al Libro Diario organizado
de Recaudos por banco y cuenta bancaria, según
corresponda.
- Siempre que los soportes sean más pequeños
que una hoja tamaño carta, debe ser pegados en
orden, de acuerdo a su recibo, sin utilizar
ganchos.
3. Recaudador
Libro Diario de Recaudos SNRI Forma 4-1002:©
- Generar la consulta del libro diario de recaudos

forma 4-1002 en el aplicativo SNRI, en la ruta:
Consultas/Consultar libro de recaudos, utilizando los
filtros de entidad bancaria, cuenta, fecha y proyecto
(seleccionar SNRI).
- Verificar los registros contra los soportes de recaudo
Libro Diario de
debidamente pegados, validando banco, tercero,
valor. Recaudos SIGMA
- Validar con un visto bueno (firmar) en cada página FORMA 4-1004
de soportes, la verificación realizada, lo cual indica
que coincide con lo registrado en el libro de
recaudos.
- Digitar sobre la línea de firma, la palabra verificado y
la fecha de validación, así: VERIFICADO:
DÍA/MES/AÑO, ej.: 01/01/2018
-Guardar en PDF el Libro Diario de Recaudos SNRI
Forma 4-1002 en carpeta digital, de acuerdo a lo
descrito en el paso 7 del presente numeral.
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
4. Recaudador
Libro Diario de Recaudos SIGMA Forma 4-1004 V.2:©
- Recibir diariamente los soportes de recaudo y si

aplica, las colillas de las GSMI expedidas del día
hábil inmediatamente anterior, de acuerdo con lo
descrito en el numeral 2.2. Libro Diario de
- Generar el Libro Diario de Recaudos de SIGMA (de
Recaudos SIGMA
consignaciones) y copiarlo en la forma 4-1004 V.2
- Verificar los registros contra los soportes de recaudo FORMA 4-1004
debidamente pegados, validando banco, tercero,
valor.
- Validar con un visto bueno (firmar) en cada página
de soportes, la verificación realizada, lo cual indica
que coincide con lo registrado en el libro de
recaudos.
- Digitar sobre la línea de firma, la palabra verificado y
la fecha de validación, así: VERIFICADO:
DÍA/MES/AÑO, ej.: 01/01/2018
SIGMA Forma 4-1004 V.2 en carpeta digital, de
acuerdo a lo descrito en el paso 7 del presente
numeral.
5. Recaudador
Elaborar un Resumen Diario de Ingresos por caja

recaudadora a partir de la información contenida en los Resumen Diario de
Libros Diarios de Recaudos y en el formato de otros ingresos FORMA
recaudos (si aplica), según la forma 4-1003 y guardarlo 4-1003
en PDF en carpeta digital, de acuerdo a lo descrito en el
paso 7 del presente numeral.
6. Recaudador
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO FÍSICO:

Diligenciar una hoja separadora, en la que se indique la Archivo físico de
fecha de recaudo correspondiente. Ej.: SOPORTES recaudos
DE RECAUDO SNRI 01-01-18
Foliar las hojas que contienen los soportes de recaudo
con el visto bueno de validación, con máximo de
folios entre 200 y 220 y archivar diariamente junto con
la hoja separadora, en carpetas de acuerdo al
siguiente orden:
- Hoja separadora (SOPORTES DE RECAUDO
SNRI 01-01-18)
- Soportes de recaudo SNRI organizados por
cada banco
- Hoja separadora (SOPORTES DE RECAUDO
SIGMA 01-01-18)
- Soportes de recaudo SIGMA organizados por
cada banco
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
7. Recaudador
Escanear todos los soportes de recaudo diario y

guardar el archivo correspondiente en formato PDF, Archivo digital de
en la unidad C del equipo asignado, de la siguiente recaudos
manera, junto con los formatos indicados en los pasos
3, 4 y 5 del presente numeral, nombrándolo de
acuerdo a la fecha de registro en los aplicativos
- Una Carpeta general denominada “RECAUDO –

OFICINA XXXX”
- Dentro de la carpeta general crear una subcarpeta
por cada mes con nombre año-mes: ej.: “2018-ENE”
y dentro de esta, crear una subcarpeta por cada día,
identificándola de acuerdo a la fecha de recaudo:
mes (3 primeras letras) – día, así “ENE-01”
- Se debe realizar un Back Up semanal,
denominándolo con la oficina y el rango de fechas
(día/mes/año)
8. Recaudador
Atendiendo lo establecido en el Reglamento de Archivo

y Correspondencia del Instituto: Archivo de
recaudos
- Realizar la identificación de la carpeta, elaborando
un sticker en que se detalle la información que
contiene la misma.
- Diligenciar, imprimir y archivar por cada carpeta,
la forma 4-978 Hoja de Control de Expedientes
9. Recaudador
Archivo de
Custodiar el archivo de recaudos durante el tiempo recaudos en
establecido para retención documental en archivo de gestión
gestión.
10. Recaudador
Archivo de
Realizar transferencia del archivo de gestión al archivo recaudos (Central)
central de la Gerencia Seccional, donde la custodia
debe ser permanente.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.4 PROCEDIMIENTO CUANDO NO HAY POSIBILIDAD DE ACCESO O REGISTRO EN SNRI
Inicio
1. Recaudador
Solicitar documento de identificación, en el caso de

Personas Jurídicas RUT o Certificado de Cámara de Identificación del usuario
Comercio y en el caso de personas naturales cedula de
ciudadanía, pasaporte o cedula de extranjería, cuando
sea necesario para el registro en el aplicativo.
2. Recaudador
Validar el medio de pago que va a utilizar el Información

.
¿Está completa
Recaudador No
y acorde?
Financiera
Informar las opciones de
pago disponibles
Si
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
3. Recaudador
Si el tercero presenta un soporte de pago, verificar la
validez del documento presentado, el cual debe ser
original, cotejando los datos registrados como banco, Soporte de pago
cuenta de recaudo, tercero que consignó y el valor
de acuerdo al servicio solicitado, fecha, teniendo en
cuenta:
devolución.
ir al paso 5
paso 6
débito o crédito, ir al paso 7
 Si el documento es válido y por el valor exacto
de acuerdo a la tarifa, ir al paso 8
 Si el documento presenta un mayor valor del
establecido en la Resolución de tarifas para el
código de Servicio que solicita, ir al paso 8 y 9
expedida en una caja recaudadora del ICA, ir al
paso 11
.
4. Recaudador Si ¿Hay
Financiera
Informar las opciones de inconsistencias
pago disponibles ?
Fin 5. Recaudador
Solicitar validación de la transferencia al Grupo de Soporte de pago
adjuntando el soporte presentado por el tercero.
Recaudador
Si ¿Es válido? No
Imprimir la comprobación del 4
ingreso y adjuntarla al soporte
presentado por el Usuario, ir al
paso 8
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
6. Recaudador
Verificar que la consignación del cheque cumpla con
el tiempo establecido de canje de tres (3) días hábiles Soporte de pago
después de la fecha de consignación
Recaudador No
Si ¿Es válido?
Imprimir la comprobación del 4
ingreso y adjuntarla al soporte
presentado por el Usuario, ir al
paso 8
7. Recaudador
datos.
Si No
8 ¿Transacción
exitosa?
4
8. Recaudador Factura de venta

provisional pagada
Generar la factura provisional, registrando los datos
requeridos en la forma 4-1000
Si No
Recaudador ¿Tiene
inconsistencias? 10
Corregir
9. Recaudador Factura de venta

provisional pagada
solicita el tercero, en forma 4-1000 digitando el código
04907 “sobrante de efectivo” y demás datos requeridos.
Si No
Recaudador ¿Tiene
inconsistencias? 10
Corregir
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
10. Recaudador
Factura de Venta
Imprimir la factura generada, poner sello de pagado y provisional pagada
entregarla al tercero.
Guardar la factura provisional en archivo digital en
carpetas debidamente identificadas por mes y día, en la
unidad C del equipo.
11. Recaudador Factura de

validación
Verificar que la factura no ha sido usada en la
prestación de servicios del ICA, teniendo en cuenta:
debe estar completa (tres cuerpos) y no debe tener
ningún sello, registro o radicado del área técnica
¿Factura Válida? No
4
Si
12. Recaudador Soporte de pago
Verificar el valor de la factura de acuerdo con el servicio

que desea solicitar el tercero y solicitar al tercero el
soporte de pago por el valor del ajuste de la tarifa
¿Cuenta con No
4
soporte?
Si
13. Recaudador
Generar Factura provisional según forma 4-1000 por el
código 04905 ”Excedente a Factura” registrando los
datos requeridos, teniendo en cuanta incluir en las Factura de venta
observaciones el número de factura a la cual se le provisional pagada
está haciendo el ajuste y el código de servicio
requerido.
Verificar que la suma de las dos facturas sea igual al

valor de los soportes (factura original y comprobante
de pago adicional), de acuerdo al servicio requerido
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
Recaudador
10 Si ¿Es correcta? No
Corregir inconsistencias
14. Recaudador
Factura de venta
Una vez se encuentre en funcionamiento el SNRI,
pagada en SNRI
registrar las facturas provisionales generadas
atendiendo las instrucciones correspondientes
establecidas en el procedimiento del numeral 2.3.1.
15. Recaudador
Factura de venta
Imprimir la factura generada y entregarla al área técnica pagada en SNRI
correspondiente, registrando manualmente en la parte
superior en tinta roja: “Reemplaza factura de venta
provisional No. XX”.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.5 PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIÓN DE EXPEDICIÓN DE GSMI EN SIGMA
Inicio
1. Responsable de Convenios de la Seccional o

Recaudador
Recibir el soporte del pago efectuado por la entidad

suscriptora del Convenio, cotejando los datos registrados Verificación de soporte de
como banco, cuenta de recaudo, tercero que consignó y pago
el valor de acuerdo, teniendo en cuenta

 Si el soporte es una transferencia electrónica, ir
al paso 3
paso 4
2. Responsable de Convenios de la
Seccional o Recaudador Financiera
¿Tiene Si
inconsistencias Devolver el soporte a la entidad
?
No
Fin
Recaudador
Solicitar validación de la transferencia al Grupo de Soporte de pago
adjuntando el soporte presentado.
¿Es válido? No
2
Si
Responsable de Convenios de la
Seccional o Recaudador Financiera
5
Imprimir y adjuntarla al soporte
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO

Recaudador
Verificar que la consignación del cheque cumpla con el Soporte de pago
tiempo establecido de canje de tres (3) días hábiles
después de la fecha de consignación.
Solicitar validación del ingreso del pago al Grupo de

adjuntando el soporte presentado.
¿Es válido? No
2
Si
Recaudador
Registrar el soporte de pago en SIGMA y efectuar la Registro de conciliación
conciliación de saldos de efectivo recibidos por de efectivo del convenio
Convenio

Recaudador
Consultar la factura generada, descargarla, imprimirla y Factura generada
hacer entrega a la entidad correspondiente.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
2.5 OTROS RECAUDOS
Inicio
1. Recaudador

datos
2. Recaudador
Diligenciar el formato Otros Recaudos efectuados por

Datáfono y guardarlo en PDF, dentro de la carpeta Formato otros recaudos
digital del día que corresponda
Fin
2.6 ENTREGA Y RECIBO DE RESPONSABILIDADES
Inicio
1. Recaudadores (quien entrega y quien recibe)
Realizar la verificación de cada una de las tareas Acta de entrega y recibo

incluidas en el procedimiento vigente, de acuerdo con el de responsabilidades
período de permanencia de quien hace entrega y financieras
diligenciar la forma Acta de Entrega y Recibo de
Responsabilidades Financieras.
2. Recaudador que recibe y Gerente Seccional
Radicar memorando en el SISAD para envío del Acta de

Entrega y Recibo de Responsabilidades Financieras en Memorando radicado
PDF, dirigido al Grupo de Gestión Financiera.
Fin
Forma 4-600
PROCESO DE APOYO

PROCEDIMIENTO
4. CONTROLES Y SEGUIMIENTO AL PROCEDIMIENTO
Las tareas críticas corresponden a aquellas donde se puede potencializar un

riesgo impactándose sustancialmente el procedimiento.
Tareas Críticas: En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo se identifican las
tareas críticas en color rojo y con el símbolo ¢.
Las tareas de control permiten prevenir o corregir el impacto de los riesgos así
como facilitan la adecuada ejecución de las políticas de operación definidas
para el logro de los objetivos de la entidad.
Tareas de Control:
En la descripción del procedimiento y en el diagrama de flujo las tareas de
control se identifican en color azul y con el símbolo ©.
5. FORMAS
FORMA 4-031 ACTA DE APERTURA CAJA RECAUDADORA

FORMA 4-1000 FACTURA DE VENTA PROVISIONAL
FORMA 4-1002 LIBRO DIARIO DE RECAUDOS SNRI
FORMA 4-1004 LIBRO DIARIO DE RECAUDOS SIGMA
FORMA 4-1003 RESUMEN DIARIO DE INGRESOS
FORMA 4-1068 OTROS RECAUDOS EFECTUADOS POR DATÁFONO
FORMA 4-1069 ACTA DE ENTREGA Y RECIBO DE RESPONSABILIDADES FINANCIERAS
FORMA 4-1070 ACTA DE PÉRDIDA DE DOCUMENTOS SOPORTES
6. INSTRUCTIVOS ASOCIADOS
GRF-GI-GUIA-002 GUÍA REGISTRO NÚMERO SOPORTE RECAUDO
7. ANEXOS
Forma 4-600

Forma 4-600. Procedimiento FACTURACION Y RECAUDO

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PROCESO DE APOYO

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

TERCERO: Cliente al que se le presta un servicio.

NIT: Número de identificación tributaria

DATAFONO: Dispositivo para recaudo en línea.

RUT: Registro Único Tributario

SNRI: Sistema Nacional de Recaudo del ICA.

GSMI: Guía Sanitaria de Movilización Interna.

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

DATAFONO: Dispositivo para recaudo en línea.

PSE: Pagos seguros en línea.

PREPAGO: Pago anticipado efectuado por los usuarios de expedición de GSMI

1.3 NORMATIVIDAD APLICABLE

a. Estatuto Tributario Art. 615, 617

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1. ASIGNACIÓN DE FUNCIONES, CONTROL Y SEGUIMIENTO

No. Responsable Tareas Resultado

Asignar mediante resolución, un funcionario de planta por

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

2.2. PROCEDIMIENTO FINANCIERO EN EXPEDICIÓN DE GSMI

2.2.1. REGISTRO FINANCIERO CUANDO SE EXPIDEN GSMI A TRAVÉS DE SIGMA

No. RESPONSABLE TAREAS RESULTADO

NOTA: Dado que en la expedición de GSMI no

Solo se aceptan consignaciones efectuadas

 Si el documento No es válido, ir al paso 2.

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

tarjeta débito o crédito, ir al paso 3.

 Si la transacción es exitosa, ir al paso 4

Verificar el registro de tercero, Banco, número de

 Si el registro presenta inconsistencias,

Siempre que el usuario presente la factura

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

duplicados de éstas. En estos casos, no será

Una vez quede registrada la factura, ir al paso 6

 GSMI EXPEDIDAS EN PAPEL BLANCO:

Pegar diariamente en forma ordenada, por cada

 GSMI EXPEDIDAS EN FORMAS

Para los dos casos (GSMI expedidas en papel

2.3. PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN Y RECAUDO DE SERVICIOS A TRAVÉS DE SNRI

2.3.1. REGISTRO DE FACTURACIÓN Y RECAUDO

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

No. RESPONSABLE TAREAS RESULTADO

Solicitar Documento de identificación, en el caso

Solo se aceptan consignaciones efectuadas

 Si el documento No es válido, ir al paso 6

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

 Si el tercero presenta una factura original

Tener en cuenta para el registro:

7 Recaudador Soporte de pago

 Si el Ingreso es válido imprimir la

Solicitar validación del ingreso del pago al Grupo

NOTA: Si la transacción no puede ser

 Si el Ingreso es válido imprimir la

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

Si el tercero desea pagar por datáfono, generar

 Si la transacción es exitosa, ir al paso 10

Recaudador Verificar la factura validando tercero, servicio y Factura de Venta

 Si la factura es correcta, ir al paso 12

Verificar que la suma de las dos facturas sea igual

 Si la factura es válida, ir al paso 15

SUBPROCESO Ó ACTIVIDAD CÓDIGO

Verificar el valor de la factura de acuerdo con el

 Si la factura es correcta, ir al paso 12

2.3.2. VERIFICACIÓN DE RECAUDO Y GESTIÓN Y CUSTODIA DE ARCHIVO