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GESTIÓN
FINANCIERA
VERSIÓN: 1
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE
RECURSOS FECHA: Diciembre de 2010
FINANCIEROS
PROCEDIMIENTO
Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter
confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa
de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.
CÓDIGO: FI-P13-PR32
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS VERSIÓN: 1
POR
FECHA: Diciembre de
PAGAR 2010
1. OBJETIVO
Administrar las cuentas por pagar a través del registro oportuno, confiable y eficiente
de las obligaciones adquiridas por la Universidad con un tercero por cuenta de un
servicio prestado o un bien adquirido, para el adecuado manejo de la información de
proveedores y la oportuna entrega de informes de tipo tributario a entidades de
control.
2. ALCANCE
Inicia con la validación de los requisitos de las facturas y los requisitos derivados del
proceso de compras en la Oficina de Cuentas por Pagar hasta el seguimiento y
control de las obligaciones derivadas del proceso de cuentas por pagar.
3. DEFINICIONES
1
LEGIS. Manual de IVA incluye facturación. Pág. 268. 2010.
4. CONDICIONES GENERALES
La Oficina de Cuentas por Pagar deberá solicitar a los proveedores dos copias de
la factura o documento equivalente; a las cuales deberá colocarse el sello de
radicado y una de ellas deberá conservarse en la Oficina de Cuentas por Pagar
como soporte de las compras.
La Oficina de Cuentas por Pagar solo recibirá facturas sin el registro de la nota de
recepción, para los siguientes casos:
a. Facturas de servicios públicos.
b. Devoluciones de dividendos.
c. Anticipos a proveedores.
d. Liquidaciones de nómina.
e. Facturas de legalizaciones de cajas menores (Ver Procedimiento
solicitud y legalización de cajas menores (FI-P13-PR28)).
f. Facturas de legalización de anticipos a empleados (Ver Procedimiento
solicitud y legalización de anticipos (FI-P13-PR29)).
g. Giro por créditos otorgados por la Dirección de Gestión Humana.
h. Devoluciones de matrículas
i. Libranzas
j. Giros del fondo de Capacitación
RESPONSABLES
N DESCRIPCIÓ
UNIDAD CARGO
o. N
Presenta a la Oficina de Cuentas por Pagar la
factura, cuenta de cobro o el Formato de Unidades
Cargo
1 solicitud de registro de comprobante directo de la
Responsa
. (FI-P13- F04) debidamente diligenciado Universid
ble
adjuntando los soportes respectivos. ad
Recibe y revisa los requisitos.
Remítase a la actividad 4
procedimiento.
CÓDIGO: XX-PXX-PRXX
PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS VERSIÓN: X
POR
FECHA: Noviembre de
PAGAR 2010
6. DIAGRAMAS DE FLUJO
NOMB CÓDIG
RE O
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
IDENTIFICACIÓN
NOMB
DEL
RE
DOCUMENTO
INTERN
O
EXTER
NO