PRO GERENTE

PROCEDIMIENTO
CESO
Solicitar y controlar los documentos Esenciales de la
Empresa, manteniendo su custodia

DOCUMENTACIÓN
ESENCIAL
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Dirigir la empresa basado en la Misión , Visión, Politicas

y objetivos estratégico.
Realizar y mantener la Plataforma Estratégica.
Realizar el Plan Estratégico Anual de la Empresa.
Coordinar las estrategias según las metas financieras.
PLANEACIÓN Velar por el cumplimiento de las Políticas de la Empresa.
ESTRATÉGICA

Realizar el Informe de Gerencia para el Comité de

Gerencia.
Presidir el Comité de Gerencia.

COMITÉS

Gestión de Proyectos de Desarrollo e Inversión.

INNOVACIÓN

Ser lider de procesos:

-Planeación Estratégica
-Compras & Proveedores
GESTIÓN DE -Mantenimiento
PROCESOS -Desarrollo Humano
-Gestión Financiera
CALIDAD
 Suministrar información para el programa de auditoría
CALIDAD

AUDITORIA

Revisión y firma de los diferentes informes

pertenecientes al Sistema de Información.
Revisión y aprobación de los distintos documentos que
SISTEMA DE salgan de la empresa.
INFORMACIÓN Realizar Reportes Financieros a Entes de Vigilancia y
Control
COMUNICACIONES Y MERCADEO

IMAGEN
CORPORATIVA

AFLUENCIA DE
PACIENTES

Garantizar la confidencialidad de la información de la

empresa y su buen uso.
PROTECCIÓN DE Realizar y actualizar el Proceso de Protección de la
DATOS información

SEGURIDAD DEL
PACIENTE
SEGURIDAD DEL PACIENTE
SEGURIDAD DEL PACIENTE

BIOSEGURIDAD Y
ESTERILIZACIÓN

Revisión de Cuadro de Comportamiento de la Clínica

para la Consecución de las metas,fijadas desde el área
Administrativa y financiera.

SERVICIO AL CLIENTE
 HISTORIAS CLÍNICAS
ATENCIÓN DEL PACIENTE

CARACTERIZACIÓN
DEL SERVICIO

PROTOCOLOS
CLÍNICOS

GUÍAS CLÍNICAS

Control de oferta y demanda y consumo.

LABORATORIOS

TOMA E INTERP.
RADIOGRÁFICA

REMISIÓN Y
CONTRAREMISIÓN
REFERENCIA Y Buscar los mejores proveedores de servicios
CONTRAREFERENCIA
Mantener el control financiero de Garantías y
GARANTÍAS Y devoluciones, entre otros casos especiales
DEVOLUCIONES
 Identificar necesidades de compras de productos y
servicios.
Evaluar el procesos de selección de proveedores
Realizar Evaluación de Proveedores anual

PROVEEDORES
COMPRAS Y PROVEEDORES

Buscar los mejores proveedores de productos

INSUMOS-
MEDICAMENTOS Y
DISPOSITIVOS
MÉDICOS

Hacer requisición del Recurso Humano.

Realizar las entrevistas a los candidatos junto con el jefe
de área.
Hacer pruebas de Ingreso al personal requerido.
Firmar los Contratos
Hacer Inducción al cargo de la Plataforma estratégica
Mantener actualizado el Manual de Funciones
Firmar Otrosí

SELECCIÓN,
CONTRATACIÓN Y
VINCULACIÓN
 Velar por el cumplimiento del reglamento interno de
Trabajo.
Supervisar el cumplimiento de Conductos regulares
según Organigrama
Realizar Actas y Memorandos.
Autorizar las solicitudes de ausencias del personal a su
cargo.
Autorizar pagos de Nómina y Honorarios.
Autorizar las solicitudes de Vacaciones del personal a
cargo.
Coordinar el pago de Cesantías e intereses de Cesantías.
Recibir Actas de Entrega de Cargos y certificar Paz y
salvos.
Coordinar Pago de Liquidacones e indemnizaciones.
Pagos de Seguridad Social y Prestaciones.
ADMINISTRACIÓN DEL
RECURSO HUMANO
DESARROLLO HUMANO

Identificación de las necesidades de Formación.

Aprobar el Plan Integral de Formación.
Realizar logística, convocatoria y Ejecución de las
Actividades de Formación.
Controlar y analizar el plan Integral de Formación.
FORMACIÓN DEL
RECURSO HUMANO

Programar, realizar y analizar los resultados de

Evaluaciones de Desempeño del personal 360ª, así como
realizar las retroalimentaciones.
Procesos disciplinarios al personal a cargo cuando se
EVALUACIÓN DE requiere
DESEMPEÑO

Realizar planes de bienestar del talento humano y

BIENESTAR promover su gestión
 Supervisar la realización del SGSST y participar
activamente.
Realizar la Reunión trimestral de SGSST

SGSST

Aprobar la adopción de Nueva tecnología para la

prestación de los servicios.
Evaluar y controlar los proveedores y Cronogramas de
servicios de mantenimeinto de equipos clínicos,

EQUIPOS CLÍNICOS
MANTENIMIENTO

Aprobar la compra de Nueva tecnología informática.

Coordinar los mantenimeintos preventivos y correctivos
de los equipos de informática
TECNOLOGÍA
INFORMÁTICA
MANT
Aprobar las adecuaciones locativas y nuevas estructuras.
Coordinar la ejecución del Plan de Emergencias

INFRAESTRUCTURA

Anlizar y Proponer ajustes de tarifas de acuerdo con las

politicas de la empresa.
Revisión mensual de la Cartera Morosa
INGRESOS

Coordinar el Gasto e inversiones de la Empresa.

Revisar y Gestionar las Cuentas por Pagar.
Ser el coordinador del Gasto
Autorizar los pagos a proveedores

EGRESOS
GESTIÓN FINANCIERA

Revisión y análisis del Flujo de Caja y Proyecciones.

Elaborar el presupuesto anual
Controlar los recursos de la empresa optimizandolos para
logar la competitividad, la producción y sostenibilidad de
la misma.
FLUJO DE CAJA

Coordinar los pagos oportunos

IMPUESTOS
 Revisar Bancos: comportamientos bancarios en las
plataformas virtuales de las distintas cuentas y productos,
y revisión de los ingresos diarios a dichas cuentas.
Solicitud de extractos Bancarios para Contabilidad.
BANCOS
Revisión de los pagos
 DIRECTOR COMERCIAL DIRECTOR CIENTÍFICO

Realizar Plan de Medios acorde al Plan Estratégico general y Velar por el cumplimiento de las Políticas de la Empresa.
Financiero Conocer y replicar la Plataforma Estratégica.
Apoyar desde la Dirección Científica el Plan Estratégico

Presidir el Comité Comercial Presidir el Comité de Caso Clínico.

Preseidir el Comité de Innovación. Presidir el Comité de Historias Clínicas.

Investigar sobre temas de innovación para la empresa Participar en programas de Innovación

Líder de Proceso: Administrador de Gestión de Procesos

-Comunicación & Mercadeo Ser Lider de Procesos:
-Atención del Paciente
Suministrar información para el programa de auditoría Suministrar información para el programa de auditoría.
Realizar Auditoria y control interno

Coordinar y verificar los informes a entidades de Vigilancia y

Control.
Realizar reportes de RIPS
Realizar los Reportes de Tecnovigilancia
Realizar los Reportes de Farmacovigilancia

Apoyar las estrategias de Imagen Corporativa

Mantener y actualizar el Manual de Imagen Corporativa

Trabajar en conjunto para crear Estrategias de Mercadeo

coordinando con la Meta Financiera.
Realizar y Coordinar la estrategia de Mercadeo:
-Estudios de Mercado
-Estrategias de Mercado
Diseño de Campañas
-Campañas de pacientes Referidos
-gestión de paciente corporativo.
estrategias de Marketing Digital
-el programa Top Priority Services
-seguimiento a las Asesorías OnLine

Garantizar la confidencialidad de la información de la empresa

y su buen uso.
Garantizar la confidencalidad de las Historias Clínicas

Implementación y mantenimiento del Programa de Seguridad

del Paciente, siendo uno de los Líderes de Seguridad del
Paciente.
Responsable del Programa de Bioseguridad en la prestación del
servicio.
Elaborar, socializar, implementar y realizar seguimiento los
Procedimientos Clínicos según los protocolos.
Auditoria Clínica

Realizar el análisis de Morbilidad

Realizar los procesos de adopción y adherencia a las Guías
Clínicas y Protocolos de Atención.

Control de Calidad de trabajos de Laboratorio

Control de Calidad de trabajos de Radiológicos

Promover la remisión y contraremisión de pacientes dentro del

servicio
Coordinar el funcionamiento del sistema de referencia y
contrareferencia
Analizar las Garantías y Devoluciones junto con el odontólogo
tratante
Identificar necesidades de compras de productos y servicios

Definir y realizar las requisicion de mediamentos y dispositivos

necesarios para la prestación del servicio.
Analizar nuevos insumos (materiales y equipos) para mejorar la
calidad en la prestación del servicio.
Realizar las Alertas y publicarlas

Hacer requisión de Recurso Humano

Hacer Entrevista junto con la Gerencia
Hacer pruebas de Ingreso al personal requerido.
Hacer Inducción al Cargo y apoyar la inducción corporativa
Supervisar las funciones de Odontólogos y Asistentes de
Odontología y Auxiliares de Laboratorio.
Realizar Actas y Memorandos
Realizar las asiganaciones de horario de los Odontólogos.
Autorizar las solicitudes de ausencias del personal a su cargo.
Autorizar las solicitudes de Vacciones del personal a cargo.
Recibir Actas de Entrega de Cargos y certificar Paz y salvos.

Identificación de las necesidades de Formación.

Realizar logística, convocatoria y Ejecución de las Actividades
de Formación.

Supervisar el desempeño de Odontólogos, Auxiliares de Salud

Oral y Auxiliares de Laboratorio.
Realizar su Evaluación de Desempeño y Analizar las
Evaluaciones de Desempeño del personal a cargo.
Procesos disciplinarios al personal a cargo cuando se requiere
Participar activamente en las actividades del SGSST

Búsqueda de nueva tecnnología que favorezca la prestación del

Servicio.
Elaborar y controlar el Cronograma de Mantenimientos
Preventivos de Equipos Clínicos

Realizar requisición de equipos

Reportar falla de equipos de comunicaciones e informática
Reportar daños locativos

Anlizar y Proponer ajustes de tarifas de acuerdo con las

habilidades y competencias.
 COORDINADOR DEL SERVICIO

Velar por el cumplimiento de las Políticas de la Empresa.

Conocer y replicar la Plataforma Estratégica .
Apoyar desde la Coordinación del Servicio el Plan Estratégico

Presidiir Comité de Etica

Presidir Comité de Seguridad del Paciente

Participar en programas de Innovación

Ser líder de Subprocesos:

-Servicio al cliente (Atención del Paciente)
-Seguridad del Paciente
Suministrar información para el programa de auditoría

Realizar los reportes a SuperSalud

Realizar los reportes a Min Salud
Realizar los reportes a Secretaría de Salud
Realizar los reportes a INVIMA
Realizar los reportes a otros.

Telemercadeo de Valoraciones NO iniciadas,

Seguimiento a Interesados en los Servicios.

Garantizar la confidencialidad de la información de la empresa

y su buen uso.
Recibir la copia de Respaldo de la Información del sistema.

Seguimiento al reporte de Eventos adversos, Complicaciones e

incidentes.
Líderes de Seguridad del Paciente.
Coordinar el Seguimiento a los procedimientos clínicos,
seguimiento a PostTratamiento
Servicio al Cliente
Control de la Presentación personal
Coordinar la logística del Servicio
Coordinar la activación de pacientes Seguimiento a
reactivación de pacientes
Coordinar la fidelización (cumpleaños de pacientes, encuestas,
PQRS&F)
Tabulación Encuestas de Satisfacción y seguimiento a las
inconformidades.
Realizar auditoria de historia clinicas y retroalimentacion

Diligenciamiento y seguimiento al Cuadro de Comportamiento

de la Clínica
coordinar el seguimiento a tratamientos

Control de Calidad de los Servicios

Auditar la Remisión de especialista a especialista

Gestionar la Referencia y Contrareferencia

Analizar las Garantías y Devoluciones junto con el odontólogo

tratante
Identificar necesidades de compras de productos y servicios

Manejo de Caja menor

Hacer requisión de Recurso Humano

Hacer Entrevista junto con la Gerencia.
Hacer pruebas de Ingreso al personal requerido.
Coordinación de la CAPACIDAD INSTALADA
Hacer Inducción al Cargo y apoyar la inducción corporativa
Supervisar las funciones de Asesores de Servicio al Cliente y
Auxiliares de Servicios Generales.
Realizar Actas y Memorandos.
Autorizar las solicitudes de ausencias del personal a su cargo.
Autorizar las solicitudes de Vacaciones del personal a cargo.
Recibir Actas de Entrega de Cargos y certificar Paz y salvos.
Control de Horas de Entrada y Salida, realizar consolidado
semanal y mensual para la Gerencia.

Identificación de las necesidades de Formación.

Realizar logística, convocatoria y Ejecución de las Actividades
de Formación.
Realizar la Programación de Actividades.

Coordinación de la Presentación personal de todo el personal.

Control de la puntualidad del personal
Procesos disciplinarios al personal a cargo cuando se requiere
Realizar y Analizar las Evaluaciones de Desempeño del
personal a cargo.
Realizar el Control de Ausentismo
Apoyar al SGSST como Coordinador del Recurso Humano
Auditar el SGSST

Realizar requisición de equipos

Reportar falla de equipos de comunicaciones e informática
Reportar daños locativos

Realizar negociación con pacientes sobre formas de pago,

financiación o descuentos cuando sea necesario.
Gestionar la disminución y recuperación de Cartera ( Cuentas
por Cobrar)

Manejo de la Caja Menor

 MATRIZ DE FUNCIONES

GESTIÓN DE PROCESOS/ AUDITORÍA/SGSST

Coordinar los trámites de Inscripción y Novedades en el

Registro Único de Prestadores de Servicios de Salud, según la
normatividad vigente

Velar por el cumplimiento de las Políticas de la Empresa.

Conocer y replicar la Plataforma Estratégica
Apoyar desde la Auditoría y Gestión de Procesos el Plan
Estratégico.

Realizar y Mantener las Fichas Técnicas de los Comités.

Realizar y Mantener La Programación de los Comités.

Presidir el Comité Técnico Científico y de Calidad.

PresIdir el Comité de Infecciones.
Presidir el Comité de PGIRH.
Presidir el Comité de Convivencia
Presidir el Comité de COPASST

Participar en programas de Innovación

Realizar y mantener el Manual de Calidad

Administrador de Gestión de Procesos
Ser Lider de Procesos:
-Calidad
Realizar el programa de Auditoría
Realizar el informe de Auditoría
Realizar los indicadores SOGC
Realizar y Coordinar el PAMEC y su mantenimiento.
Realizar el Tablero de indicadores

Realizar los reportes a SuperSalud

Realizar los reportes a Min Salud
Realizar los reportes a Secretaría de Salud
Super intendencia de Industria y Comercio
Realizar los reportes a otros.

Garantizar la confidencialidad de la información de la empresa

y su buen uso.
Reportar a entidades de Vigilancia y Control como Super
Industria y Comercio

Líderes de Seguridad del Paciente.

Viglar y auditar el Programa de Seguridad del Paciente,
Realizar semanalmente cápsulas y estrategias de seguridad
Aplicar el instrumento de Rondas de Bioseguridad
Socializar y hacer cumplir el MANUAL DE
BIOSEGURIDAD y MANUAL DE BUENAS PRACTICAS
DE ESTERILIZACIÓN

Revisión de los resultados de la Tabulación de Encuestas a los

pacientes y reseñas en Google
Revisión de PQRS&F
Realizar auditoria de historia clinicas y retroalimentacion

Apoyo en la implementación y control de la ejecución de los

procedimientos según los Procolocos por medio de Auditoria
Clínica

Apoyo en la implementación y control de la ejecución de los

procedimientos según los Guías Clínicas por medio de
Auditoria

Auditoria del producto

Auditoria del Servicio

Consolidado de Toma Radiografica para estudiar Niveles de
Referencia para Diagnóstico

Auditar la Remisión de especialista a especialista

Analizar las Garantías y Devoluciones junto con el odontólogo

tratante
Revisión y análisis.
Revisión de las Evaluaciones de Proveedores

Hacer seguimiento a Tecnovigilancia y farmacovigilancia.

Auditar la Gestión de Medicamentos y Dispositivos Médicos.
Coordinar el Programa de Fármaco y Tecnovigilancia en la
clínica.
Realizar Auditoria de Insumos mensualmente en conjunto con
Auxiliar Administrativa

Auditar el Proceso de Selección, Contratación y Vinculación.

Auditar la Capacidad Instalada
Auditar las Hojas de Vida del Recurso Humano vigente.
Apoyar la Inducción corporativa
Auditar el procesos de Administración del Recurso Humano.

Recibir las Incapacidades y hacer el Control de Incapacidades.

Realizar el Control de Ausentismo.

Identificación de las necesidades de Formación.

Realización del Plan Integral de Formación.
Realizar logística, convocatoria y Ejecución de las Actividades
de Formación.
Realziar indicadores de Formación.
Llevar al Archivo General los soportes físicos de Formación.

Revision de la calidad de las condiciones laborales y la

satisfacción de las necesidades del Recurso Humano.
Verificar y garantizar que se Realicen las Evaluaciones
periódicas del personal y analizar los resultados para socializar
en comité de Gerencia.

verificación de la socialización de los Beneficios de la

empresa para los colaboradores
Apoyar y vigilar la ejecución del SGSST, acompañamiento en
visitas y auditorias al respecto.
Atender las visitas de la ARL y de las entidades de vigilancia
que visiten la empresa para la revisión del Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Preparar el Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el
Trabajo de la empresa, incluyendo la asignación de recursos y
el presupuesto necesario para su ejecución.
Elaborar, revisar y actualizar la matriz de riesgos de la
empresa, junto con inspecciones a las instalaciones de la
empresa y evaluación a los colaboradores sobre SGSST
-Realizar el seguimiento y ejecución a los planes de acción
derivados de las acciones correctivas, preventivas y de mejora,
que se originen de las diferentes actividades del Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
-Programación de exámenes Médicos de Ingreso y de Control

Auditar el Proceso de Mantenimiento de Equipos Clínicos

Auditar el Proceso de Mantenimiento de Equipos de

Tecnología informática
Auditar el Proceso de Mantenimiento de la Infraestructura.
Planeación de la Interventoría a Entidades de Recolección
especial de residuos.
Coordinar la correcta disposición de la infraestructura
cumpliendo con el estandar de habilitación.
Control del Plan de Gestión de Residuos
Asistir a las Interventorias realizadas a las Empresas de
Recolección Especial
Reportar ante Secretaría Distrital de Salud los indicadores
requeridos (SIRHO)
Realizar las evaluaciones Internas al personal sobre manejo de
Residuos
 MATRIZ DE FUNCIONES

ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Hacer la solicitud a entidades externas documentación

esencial.
Velar por mantenerla actualizada.

Velar por el cumplimiento de las Políticas de la Empresa

Conocer y replicar la Plataforma Estratégica
Apoyar desde la Asistencia Administrativa el Plan Estratégico.

Participar en el Comité Tecnico Científico

Participar en Comitè de Convivencia
Participar en Comitè de COPASST
Participar en Comité de PGIRH

Participar en programas de Innovación

Suministrar información para el programa de auditoría

Adquisición de Firmas Digitales.

Realizar los reportes financieros a Supersalud y otros,
solicitando la información a contabilidad.

Garantizar la confidencialidad de la información de la empresa

y su buen uso.
Realizar la copia de seguridad diaria de los datos Back Up
Acompañar la Evaluación de Proveedores
Revisión de facturas de proveedores.
Mantenimeinto de Renovaciones

Gestionar pago de Insumos

Gestionar el reintegro de Caja Menor

Realiza el contrato y acuerdo de confidencialidad.

Realizar la vinculación y verificación a la Seguridad Social y
cuenta Bancaria.
Realizar los Otrosí
Realziar las Certificaciones laborales para firma del Gerente.
Hacer el Cronograma de entrega de Dotación y realizar el
control del mismo.
Revisión de las Planillas de los odontólogos junto con la
Coordinación y presentarlos al Dir científico para su
aprobación.
Liquidar la nómina y honorarios, adjuntando los documentos
para este fin.
Realizar el control y liquidación de vacaciones.
Liquidar cesantías, intereses de Cesantías, hacer cartas de retiro
de Cesantías.
Hacer los preavisos y su control, emisión de Paz y salvo,
liquidación, indemnizaciones,
Liquidar la Seguridad Social y Prestaciones de la nómina
Realizar la Nómina electrónica
Realizar la liquidación y pagos de Bonificaciones
Participar activamente en las actividades del SGSST

Coordinar pago de Mantenimientos Preventivos y Correctivos

para que se ejecuten
Revisión del Cierre de Caja Diario- facturas- comprobantes de
pagos electrónicos, consiganción diaria del efectivo.
Revisión y emisión del Reporte de Anticipos y Cartera en Mora
el último día hábil del mes.

Entrega de las Cuentas por Pagar, mantenerla actualizada y

tener conocimiento diario de los pagos programados a la
Gerencia.
Realizar los pagos.

Entrega de los Soportes de Contabilidad mensuales.

realizar el Cronograma mensual de Cuentas por Pagar.

Diligenciar el Flujo de Caja y Proyecciones realizando los

ajustes pertinentes según estrategias de la Gerencia.
Realizar el Flujo Diario reportando y gestionando los pagos a
Gerencia.
Responsable de la documentación contable para su entrega a
contabilidad.
Revisión de movimientos Bancarios, sacar extractos y realizar
revisión y conciliación.
Resumen de Egresos de la clínica mensual.

Tener al día la resolución de Facturación

Liquidación de impuestos junto con contabilidad
Realizar los Pagos de impuestos
Solicitud de información al Contador de los Gastos Bancarios
por mes.
Realizar los trámites Bancarios incluyendo retiros y
consignaciones, manejo de valores
Generar Pagos
Solicitar documentos del Banco
Extractnos bancarios y conciliaciones.
NCIONES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Mantenimiento y manejo del Archivo administrativo.

Velar por el cumplimiento de las Políticas de la Empresa

Conocer y replicar la Plataforma Estratégica
Apoyar desde la Asistencia Administrativa el Plan Estratégico.

Participar en el Comité Tecnico Científico

Participar en Comitè de Convivencia

Participar en Comité de PGIRH

Suministrar información para el programa de auditoría

Garantizar la confidencialidad de la información de la empresa

y su buen uso.
Consolidado de Garantías, Cortesías, Convenios, Canjes y otras
formas de pago especial. Reportaar al Comité Tecnico
Científico
Realiza el proceso de Selección de proveedores
Mantener actualizado el Registro Único de Proveedores
Realizar inscripción y registro de Proveedores
realizar órdenes de compra.
Verificación de los productos y servicios comprados o
contratados.
Ser el contacto con los Proveedores sobre cuentas por pagar,
conciliaciones, retrasos, inconsistencias, etc.
retroalimentar a los Proveedores sobre la Evaluación anual.
Recepción de facturas , corroborar con Asistente de
odontología encargada de Insumos odontológicos .

Realizar las solicitudes de compras de Aseo, Cafetería,

Papelería.
Control de Inventarios
Auditoria de Inventario mensual de insumos odontoloicos

Hacer convocatoria de candidatos a cargos

Hacer el Consolidado de Candidatos.
Enviar mail de Agradecimiento a candidatos no aprobados.
Solicitar Estudio de Seguridad y Examen médico de Ingreso.
Seguimiento de la Programación de Exámenes Médicos de
ingreso, rutinarios periódicos y de finalización
Solicitar los documentos de Ingreso y afiliación.
Realizar el Ingreso al listado del recurso Humano de la
empresa.
Mantener el archivo de Hojas de Vida, Ingreso a la Lista del
recurso Humano. Controlar la documentación de las Hojas de
Vida.
Hacer la Verificación de las Referencias personales y
Laborales, Títulos y ReTHUS para odontólogos.
Coordinar la inducción Corporativa
Solicitar las Cuentas de Cobro a Contratistas junto con los
soportes pertinentes.
Entregar desprendibles de Pago de Nómina y Honorarios
quincenal.

Dar informacion de Bienestar cada 3 meses en el Comité de

Convivencia .
Organizadora de eventos de Bienestar
Participar activamente en las actividades del SGSST.
Apoyar al Gestor de Procesos en SGSST

Contactando a los proveedores de Mantenimiento de Equipos.

Coordinando el cronograma de Mantenimientos junto con el
asistente de odontología.
Control de la documentacion de los equipos clínicos: Hojas de
Vida y Manuales.

Verificar la completa dotación de equipos e tecnología

informática y de comunicaciones
Controlar las Hojas de vida de los equipos de cómputo.
Realizar y controlar el cronorama de mantenimiento
Mantener actualizado el Inventario de equipos de cómputo y
telecomunicaciones.
Gestionar la dotación y mantenimiento de Infraestructura y
locativos, controlando el cronograma de Mantenimiento
Coordinar el pago de Mantenimientos
Mantener actualizado e l Inventario de mobiliario

Reporte y comunicación con Proveedores cuando se hagan los

pagos o cuando no se puedan hacer en los momentos pactados.

Elaboración de los Comprobantes de Ingresos y Egresos, notas

crédito, recibos de Caja. Hacerlos diariamente y tenerlos listos
para el paquete contable.
 ODONTÓLOGOS GENERALES Y ESPECIALISTAS

Proporcionar toda la documentación esencial requerida para la

práctica odontológica

Participar en el Comité Tec. Científico y Calidad.

Participar en el comité de Ética
Participar en el comité de Convivencia
Participar en el Comité Paritario COPASS
Pariticipar en comité de Seg. del Paciente
Participar en Comité de Historias Clínicas
Participar en comité e Caso Clínico
Participar en comité de Infecciones.
Participar en comité de PGIRH
Suministrar información para el programa de auditoría

Garantizar la confidencialidad de la información de la empresa

y su buen uso.
Confidencialidad de la información de los pacientes

Cumplir las directrices para lograr la seguridad del paciente a

todo nivel
Reportar los sucesos para ser clasificados y gestionados por la
clínica
Cumplir las normas de bioseguridad para la atención de
pacientes

Realizar Valoraciones, citas de control, interconsultas y

atención a los pacientes con los altos estándares de calidad
velando por la salud, funcionalidad y estética del paciente
Diligenciar Historias clínicas según sus especialidades y
competencias

Seguir y cumplir los protocolos clínicos para la atención

Adoptar y seguir los lineamientos y directrices de las Guías de

Atención

Hacer las Ordenes Completas de Laboratorio

Hacer Control de Calidad de trabajos de laboratorio

Realizar la Toma de Radiografias periapicales

Realizar la interpretación de todas las imágenes diagnósticas

Remitir y contra remitir a las diferentes especialidades cuando

se requiera

Reducir la ocurrencia de Garantías siguiendo los Protocolos

clínicos y justificar cuando se requiera,
Asumir los costos cuando amerite.
Realizar el proceso de inducción completa
Cumplir con la presentación de soportes de seguridad social y
cuentas de cobro.

Cumplir con el programa de formación interno de la empresa

Tener un nivel de formación y actualización bien sea con la
empresa o de forma independiente.

Realizar anualmente su autoevaluación de desempeño y recibir

su retroalimentación
Participar activamente en las actividades del SGSST

Reportar Fallas de equipos clínicos

Realizar un buen uso de los equipos

Reportar falla de equipos de comunicaciones e informática

Realizar un buen uso de los equipos
Reportar daños locativos
 ASESOR DE SERVICIO AL CLIENTE ASISTENTE DE
ODONTOLOGÍA
Proporcionar toda la documentación esencial requerida para la Proporcionar toda la
práctica odontológica documentación esencial
requerida para la
práctica odontológica

Participar en Comité de Tec. Científico y Calidad. Participar en el Comité

Participar en Comité Paritario Tec. Científico y
Participar en el comité de Seguridad del Paciente Calidad.
Participar en el comité de Historias Clínicas. Participar en el comité
Participar en el comité PGIRH de Convivencia
Participar en el Comité
Paritario COPASS
Pariticipar en comité de
Seg. del Paciente
Participar en Comité de
Historias Clínicas
Participar en comité de
Infecciones.
Participar en comité de
PGIRH
Suministrar información para el programa de auditoría Suministrar
información para el
programa de auditoría

Realizar las funciones de registro de interesados, gestionarlos

hasta hacer la conversión a pacientes.
Telemercadeo de pacientes que han abandonado su tratamiento

Garantizar la confidencialidad de la información de la empresa Garantizar la

y su buen uso. confidencialidad de la
Confidencialidad de la información de los pacientes información de la
Diligenciar Habeas Data y Manejo de Imágenes empresa y su buen uso.
Confidencialidad de la
información de los
Seguimiento a los pacientes de tratamiento al siguiente día y pacientes
notificar al Odontólogo tratante o al Director Científico para
registrar en HC
 Presidir el comité de
Infecciones
Cumplir y socializar las
Normas de
Bioseguridad y barreras
de protección
Asepsia y desinfección
del sitio de trabajo,
controlando que se haga
la limpieza y
desinfección después de
cada paciente.
Controlar el proceso de
ESTERILIZACIÓN,
así como las planillas
anexando los
Integradores de
Esterilización
Hacer las pruebas de
CULTIVO
MICROBIOLOGICO
PARA EL
AUTOCLAVE, emitir
el Certificado y
anexarlo a las planillas.
Solicitar el cultivo
Microbiológico del
autoclave mensual
Mantener el inventario
Programación de Citas de pacientes nuevos para valoración o disponible
Asistencia al de elementos
antiguos para citas de tratamiento o control de
odontólogo e y
desinfección
Confirmación de las citas programadas un día antes y máximo esterilización
instrumentación a 4
el mismo día antes de la ocurrencia de la cita Control
manos del vencimiento
Reprogramación de las citas no asistidas durante el día de ls paquetes
Alistar de
el intrumental y
Registrar Hora de llegada, Hora de Atención y Hora de Salida esterilización
materiales para la
del Paciente Coordinar
atención el
Enviar un mensaje de texto o llamada a los odontólogos para cumplimiento
Alistar los kitsde de EPP,
informar la hora de su primera cita del día siguiente Protocolo
Entregarlosdealimpieza
los
Recibir, direccionar y gestionar las llamadas entrantes a la rutinario
pacientesyyterminal
guiarlos de
a la
clínica según el Guión pisos, paredes,
atención. vidrios,
Dar la información clara y concisa de la información solicitada muebles
Manejo de y equipos
imágenes
Apuntar las razones en Memos de recordación cuando no se Diligenciar de losal
(fotos) e ingreso
puedan direccionar las llamadas formatos
sistema GO. de
Recibir a los pacientes, proveedores y visitantes gestinando su PROTOCOLO
Preparación de la DE
visita BIOSEGURIDAD
cámara fotográfica para y
Ofrecer bebidas (café, aromática, agua) a los pacientes y cirugías
cargue de baterias.
acompañantes y visitantes en sala de espera Realizar
Preparacionla inactivación,
de material
Seleccionar el material audiovisual en la sala de espera para lavado, empacado
para toma de y
comodidad y disfrute del visitante esterilización
impresiones, del
Llamada o mensaje de Cumpleaños a los pacientes en el día de instrumental,
desinfección vaciados y
su cumpleaños incluyendo
elaboracion Rotulado
de modelos y
Solicitar el diligenciamiento de las Encuestas de Satisfacción a puesta de Integradores.
Realizar profilaxis a los
los pacientes (Valoraciones, Tratamientos Terminados, o Almacenamiento de
pacientes e instruccioes
PQRS&F instrumental.
en HO
Colaborar con la
comodidad y bienestar
del paciente durante su
tiempo de consulta
Realizar el encabezado o datos básicos de la Historia clínica Alistar y entregar los
Digitalizar y montar en el Sistema los Consentimientos Consentimientos
Informados, Contratos, Formato de Bioseguridad, de los Informados a los
pacientes pacientes.
Ayudar a la digitación
de la Historia Clínica
bajo la supervisión y
responsabilidad del
odontólgo
Ayudar al odontólgo en
el Control de la
Evolución de las HC
durante o
inmediatamente después
Seguimiento de los
del procedimiento
protocolos clínicos

Realizar los modelos de

trabajo (Vaciados)

Realizar el recibimiento de las imágenes diagnósticaspara ser Ayuda en la toma de

archivados en al respectiva HC de forma digital, mientras que radiografìas periapicales
los exámenes en físico deberán ser entregados a los pacientes. registro de RX en
Archivo temporal de las Ayudas diagnósticas en físico Gestion Odontologica y
en la planilla
Control de
Gestionar las interconsultas radioproteccion
Ayudar y las
a diligenciar
dosimetria a las
remisiones
Ingresar imágenes de
diferentes
radiológicos al sistema
especialidades
GO
Realizar los pedidos de
insumos a los
proveedores, según las
necesidades y
cumpliendo la meta de
consumo
Cargue de los pedidos
al INVENTARIO con
toda la información
requerida por producto
Realizar las descargas
de los insumos
agotados, teniendo
siempre al día el
inventario
Control de consumo y
costo
Realizar la
semaforización de los
insumos por fechas de
vencimiento
Control de Temperatura
y Humedad de los
depósitos y nevera,
hacer las curvos
Hacer solicitud de
Materiales y Servicios
especiale scuando se
requiera.
Participar activamente en las actividades del SGSST Participar activamente
en las actividades del
SGSST

Reportar Fallas de
equipos clínicos
Alistar compresor y
bomba de succion.
Solicitar la atención
técnica a los
proveedores de
Mantenimiento
Correctivo y reportar
Acordar con Dir.
Científico el
Cronograma Anual de
Mantenimiento de
equipos.
Solictar el
mantenimeinto
correctivo a los
diferentes proveedores.
Vigilar el cumplimiento
del cronograma de
Mantenimiento
Preventivo
Auditar y verificar los
Reportar falla de equipos de comunicaciones e informática mantenimiento
Reportar falla de
preventivos
equipos de y
correctivos de los
comunicaciones e
equipos
informática
Mantener al dia las
Hojas de Vida de
equipos con las
Novedades de
Mantenimiento y
Reporte de daños
Vigilar el buen uso de
equipos
Mantener la
documentacion
completa de los
equipos y los
funcionarios de
Mantenimeinto
Reportar daños locativos Reportar daños
locativos
Presidir el Comité de
PGIRH, programar
reuniones y elaboración
de Actas
Descargar y archivar los
manifiestos de
recolección.
Programar el
Cronograma de Aseo
Terminal del Depósito
de residuos Peligrosos
Coordinar la
Recolección Especial
con las Frecuencias
Necesarias
Diligenciar la planilla
Recibir los pagos de los pacientes por los diferentes medios y RH1 diariamente,
generar factura, Consolidación mensual,
Generar el cierre diario de caja con arqueo de la misma y semestral y anual
verificación de las facturas, entregarlo a Asistente Evaluación al servicio
Administrativa de recolección especial
Control de los pacientes en mora/ cartera gestionando el
proceso de pago al día
 AUXILIAR DE LABORATORIO/MECÁNICO DENTAL SERVICIOS GENERALES

Proporcionar toda la documentación esencial requerida para la práctica Proporcionar toda la documentación esencial requerida para
odontológica

Participar en el Comité Tec. Científico y Calidad. Participar en comité de PGIRH

Participar en el comité de Convivencia
Participar en el Comité Paritario COPASST
Participar en comité de Infecciones.
Participar en comité de PGIRH
Participar en comité de Caso Clínico
Suministrar información para el programa de auditoría Suministrar información para el programa de auditoría
Entrega de informes de Laboratorio

No podrá usar las imágenes de resultados en redes sociales personales o

uso de esas imágenes para otros fines.

Garantizar la confidencialidad de la información de la empresa y su

buen uso.
Confidencialidad de la información de los pacientes

Participar en el comité de Seguridad del Paciente

Trabajar bajo los estándares de Bioseguridad del laboratorio, ceñido al
Manual de Bioseguridad y esteilización y todos los protocolos para
garantizar la seguridad del operario y del paciente.
Evitar contaminación cruzada
Tener buen relacionamiento con el cliente interno y con los pacientes
Realizar limpieza y desinfección de áreas y superficies, tener en cue
usar mopa en lugar de escoba, trapeado con dos baldes y uso del car
superficies con desinfectantes según el Manual de Bioseguridad.
Riego de jardines.
Limpieza de cocina
Limpieza de Depósito de residuos, baños, sala de espera, recepción,
administrativa.
Manejo las imágenes de pacientes y dar un buen uso,
Manejo de GO

Controlar la recepción y entrega de trabajos de laboratorio

Verificación de la elaboración de las Ordenes de trabajo por parte del
odontólogo
Elaboración de modelos digitales y en yeso
Manejo de software de laboratorio y GO
Control de calidad de los productos del laboratorio externo e interno
Elaboración de Placas.
Encerados diagnosticos digitales y en cera
Coordinar con los laboratorios la entrega de los trabajos para prueba y
finales
Garantizar que los trabajos de laboratorio estén a tiempo para la cita del
paciente
Realizar cualquier otro proceso de laboratorio que se requiera

Evaluar las Garantias relacionadas con trabajos de laboratorio

Revisar las facturas de insumos de laboratorio, revisar facturas de
servicios de laboratorios externos y entregara a la administracion para
su liquidacion y pago.
Tener copia de facturas y control de precios para pedidos de productos y
servicios de laboratorio

Hacer el pedido de insumos de laboratorio al encargado de compras de

insumos odontologicos
Hacer el Inventario mensual de insumos.
Control de insumos uso racional.
Asistir a los programas de capacitacion interno de la empresa
Procurar capacitaciones externas para mejorar su oficio

Realizar su autoevaluación y evaluación de pares y someterse a

evaluación de sus superior

Participar en Programas de Bienestar de la empresa

Participar activamente en las actividades del SGSST Participar activamente en las actividades del

Reportar Fallas de equipos de laboratorio

Solicitar la atención técnica a los encargado de Mantenimiento
Correctivo y reportar
Acordar con encargado de Mantenimeintos de equipos clinico el
Cronograma Anual de Mantenimiento de equipos.
Solictar el mantenimeinto correctivo a los diferentes proveedores.
Vigilar el cumplimiento del cronograma de Mantenimiento Preventivo
Auditar y verificar los mantenimiento preventivos y correctivos de los
equipos
Mantener al dia las Hojas de Vida de equipos con las Novedades de
Mantenimiento y Reporte de daños
Vigilar el buen uso de equipos
Mantener la documentacion completa de los equipos y los funcionarios
de Mantenimeinto
Realizar los mantenimeintos diarios rutinarios y limpieza de equipos

Reportar falla de equipos de comunicaciones e informática

Reportar daños locativos Reportar daños locativos.
Mantener el Laboratmorio limpio y en orden Realización de las Rutas de Evacuación de Residuos.
 PS-DH-SE-Mn-02
4/3/2020
Versión 1.0

SERVICIOS GENERALES

ocumentación esencial requerida para la práctica odontológica

H
el programa de auditoría
ión de áreas y superficies, tener en cuenta que en área clínica se debe
, trapeado con dos baldes y uso del carro de aseo. Vidiros y
según el Manual de Bioseguridad.

duos, baños, sala de espera, recepción, consultorios, laboratorio, área

par activamente en las actividades del SGSST
vacuación de Residuos.
 FUNCIONES Y REPONSABILIDADES ASISTENTES

NOMBRE FUCNIONES

ASISTENCIA A ODONTÓLOGOS

TODOS
BIOSEGURIDAD &
ESTERILIZACIÓN

ANGELA
GARCIA
 INGRID
INGRID
GARCIA
GARCIA

ANGELA
ANGELA

CARRANZA
CARRANZA
SARA CORONADO
MEDICAMENTOS
DOTACIÓN & GESTION DE BIOSEGURIDAD
LABORATORIOS & DISPOSITIVOS
MANTENIMIENTO RESIDUOS ESTERILIZACI
MÉDICOS
 FUNCIONES Y REPONSABILIDADES ASISTENTES DE ODONTOLOGIA

DESCRIPCIÓN
Instrumentación a 4 manos en todas las especialidades
Alistar compresor y bomba de succion.
Alistar el intrumental y materiales para la atención
Alistar los kits de EPP, Entregarlos a los pacientes y guiarlos a la atención.
Asepsia y desinfección del sitio de trabajo, controlando que se haga la limpieza y desinfección después de cada
paciente.
Trabajar bajo las normas de Bioseguridad, Asepsia, limpieza
Ayuda en la toma de radiografìas periapicales
registro de RX en Gestion Odontologica y en la planilla
Control de radioproteccion y dosimetria
Ingresar imágenes de radiológicos al sistema GO

Manejo de imágenes (fotos) e ingreso al sistema GO. Preparación de la cámara fotográfica y cargue de baterias.

Preparacion de material para toma de impresiones, desinfección vaciados y elaboracion de modelos

Alistar y entregar los Consentimientos Informados a los pacientes.

Ayudar a la digitación de la Historia Clínica bajo la supervisión y responsabilidad del odontólgo

Ayudar al odontólgo en el Control de la Evolución de las HC durante o inmediatamente después del procedimiento

Elaboración de modelos de estudio y de trabajo

Elaboración de placas en acetato
Hacer solicitud de Materiales y Servicios especiale scuando se requiera.
Descargar inventario de materiales especiales del sistema GO
Cumplir y socializar las Normas de Bioseguridad y barreras de protección
Participar en las Capacitaciones de Bioseguridad y realizar retroalimentaciòn
Realizar profilaxis a los pacientes e instruccioes en HO
Diligenciar de los formatos de PROTOCOLO DE BIOSEGURIDAD para cirugías
Realizar la inactivación, lavado, empacado y esterilización del instrumental, incluyendo Rotulado y puesta de
Integradores. Almacenamiento de instrumental.
Colaborar con la comodidad y bienestar del paciente durante su tiempo de consulta

Presidir el comité de Infecciones

Controlar el proceso de ESTERILIZACIÓN, así como las planillas anexando los Integradores de Esterilización

Hacer las pruebas de CULTIVO MICROBIOLOGICO PARA EL AUTOCLAVE, emitir el Certificado y anexarlo a
las planillas. Solicitar el cultivo Microbiológico del autoclave mensual
Mantener el inventario disponible de elementos de desinfección y esterilización
Control del vencimiento de ls paquetes de esterilización
Coordinar el cumplimiento de Protocolo de limpieza rutinario y terminal de pisos, paredes, vidrios, muebles y
equipos
Realizar los pedidos de insumos a los proveedores, según las necesidades y cumpliendo la meta de consumo

Cargue de los pedidos al INVENTARIO con toda la información requerida por producto
Realizar las descargas de los insumos agotados, teniendo siempre al día el inventario
Control de consumo y costo
Realizar la semaforización de los insumos por fechas de vencimiento
Control de Temperatura y Humedad de los depósitos y nevera, hacer las curvos
Controlar la recepción y entrega de trabajos de laboratorio
Presidir el Comité Tecnico Científico
Verificación de la elaboración de las Ordenes de trabajo por parte del odontólogo
Elaboración de modelos digitales y manejo de software de laboratorio.
Control de calidad de los prodctos del laboratorio externo e interno
Coordinar con los laboratorios la entrega de los trabajos para prueba y finales
Garantizar que los trabajos de laboratorio estén a tiempo para la cita del paciente
Presidir el Comité de PGIRH, programar reuniones y elaboración de Actas
Descargar y archivar los manifiestos de recolección.
Programar el Cronograma de Aseo Terminal del Depósito de residuos Peligrosos
Coordinar la Recolección Especial con las Frecuencias Necesarias
Diligenciar la planilla RH1 diariamente, Consolidación mensual, semestral y anual
Evaluación al servicio de recolección especial
Reportar los daños de equipos
Solicitar la atención técnica a los proveedores de Mantenimiento Correctivo y reportar
Acordar con Dir. Científico el Cronograma Anual de Mantenimiento.
Solictar el mantenimeinto correctivoa los diferentes proveedores
Vigilar el cumplimiento del cronograma de Mantenimiento Preventivo y verificar los mantenimiento preventivos y
correctivos de los equipos
Mantener al dia las Hojas de Vida de equipos con las Novedades de Mantenimiento y Reporte de daños

Vigilar el buen uso de equipos

Mantener la documentacion completa de los equipos
ODONTOLOGIA

HERRAMIENTAS Y SOPORTES

Desinfectantes Z3FOAM y wipes Z3WIPES,

OROTOL- ALCOHOL

Evolucionar en el sistema GO y adjuntar a la historia cínica

Z7 FOAM- Vibrador de yesos

Módulo de Historia Clínica GO

Datos personales, Examen intraola, extraoral, COP, montaje presupuestos y
convenios
Módulo de Historia Clínica GO
HE-HS-HA: Evolucion
HC: Cerradas
TTO: Cerrados

Manual de Bioseguridad y esterilización

Cronograma General de Capacitaciones

Formato de Lista de Chequeo para Cirugias

Impresión de Reporte de Esterilización GO

Colocar almohadas, cobijas, musica, audifonos, you tube y videos

Reunión trimestral-Acta de Comité/ Manual de Bioseguridad

Módulo de Esterilización GO/ Impresión de Reporte de Esterilización GO

Impresión de Reporte Diario GO/ Certificado de Prueba Microbiológica

Módulo de Inventarios GO
Manual de Bioseguridad y esterilización
Manual de las buenas Prácticas de Esterilización

Módulo de Inventarios GO

Módulo de Inventarios GO
Módulo de Inventarios GO
Planilla de Flujo de Caja y Facturas de Compra
Adhesivos de Colores y Módulo de Semaforización GO
Planilla de control de Temperatura y Humedad
Planilla de Trabajos de Laboratorio

Formato de Ordenes de Trabajo por laboratorio

Planilla de Trabajos de Laboratorio/Módulo de Agenda GO

Actas de Comité de PGIRH/ Manual de PGIRH

Formato Cronograma de Aseo del depósito/ Planilla de aseo por Áreas

Manifiesto de Empresa de Recolección Especial
Módulo de RH1 GO
Formato de Evaluaciones al personal de recoleccion
Módulo Dotación y Mantenimiento de GO
Módulo Dotación y Mantenimiento de GO

Formato Cronograma de Mantenimiento Preventivo Anual

Módulo Dotación y Mantenimiento de GO

Manuales de Operación, garantías, facturas, Recomendaciones

 FUNCIONES Y REPONSABILIDADES AUXILIAR DE SERVICIOS GE

FUNCIONES Y REPONSABILIDADES
HORARIO
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
8:00 AM COCINA

ÁREA CLÍNICA

ÁREA DE
RECIBIMIENTO

BAÑOS
ZONA LOUNGE
ÁREA CLÍNICA
ÁREA CLÍNICA
LUNES A VIERNES

10:00 AM DESCANSO
COCINA

ÁREA
ADMINISTRATIVA

JARDINES

SALA DE
CAPACITACIONES
12:30 PM ALMUERZO
1:30 PM ÁREA CLÍNICA
2:30 PM COCINA
SÓTANO
3:00 PM

4:45 PM TODAS LAS ÁREAS

5:00 PM SALIDA
7:30 AM COCINA

ÁREA CLÍNICA

ÁREA DE
RECIBIMIENTO

BAÑOS
ZONA LOUNGE
SÁBADOS

9:30 AM DESCANSO
AREA
ADMINISTRATIVA
AREA
ADMINISTRATIVA
 SÁBA COCINA

SÓTANO
SÓTANO
TODAS LAS ÁREAS
1:00 PM SALIDA

Portar el radioteléfono y contestar a los llamados

Uniforme completo con Gorro, tapaboca y careta
Inventario de cafeteria y aseo
Vacunación completa
FUNCIONES Y REPONSABILIDADES AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES

FUNCIONES Y REPONSABILIDADES
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
INGRESO. Preparar café.
Limpieza con mopa y aspiradora de pisos, limpieza de vidrios y paredes de Consultorios 1, 2, 3, Valoración, Esterilización, Insumos,
Zona Epp.

Limpieza con escoba y aspiradora de pisos, limpieza de vidrios, muebles y paredes de Sala de Espera, Limpieza de puerta principal,
escaleras de entrada, escaleras entre Nivel 1 y 0, recepción y laboratorio.

Limpieza y dotación de BAÑOS.

Limpieza de mesón y sillas.
Limpieza de consultorios entre paciente y paciente.
Protocolo de Bioseguridad- Asepsia para Cirugías
15 minutos
Limpieza de pisos, paredes vidrios y muebles. Lavado de loza

Limpieza de pisos, paredes y vidrios del Área Administrativa empezando por Gerencia, Área Administrativa, Cooordinación.

Riego de Jardines según planeación2 dias por semana riego de jardín interior y 10 min diarios de riego de jardines verticales.

Limpiar Sala de Capacitaciones pisos, paredes y vidrios, limpieza de muebles y televisor.

ALMUERZO
Protocolo de Bioseguridad- Asepsia para Cirugías
Limpieza de pisos, paredes vidrios y muebles. Lavado de loza

Limpieza de pisos y paredes de Sótano Nivel -1, Cada 15 días cuando venga a recoger Ecocapital los Residuos Patógenos Lavado
Terminal de Depósito de Residuos Patógenos y Canecas del Depósito.

Ruta sanitaria VERDE: todos los días - RECICLABLES: miercoles y sabados

SALIDA
INGRESO. Preparar café
Limpieza con mopa y aspiradora de pisos, limpieza de vidrios y paredes de Consultorios 1, 2, 3, Valoración, Esterilización, Insumos,
zona Epp

Limpieza con escoba y aspiradora de pisos, limpieza de vidrios, muebles y paredes de Sala de Espera, Limpieza de puerta principal,
escaleras de entrada, escaleras entre Nivel 1 y 0, recepción y laboratorio.

Limpieza y dotación de BAÑOS.

Limpieza de mesón y sillas.
15 minutos

Limpieza Terminaldel Área Administrativa empezando por Gerencia, Area Administrativa, Cooordinación.

Limpieza Terminal de Sala de Capacitaciones

 Lavado terminal de cafeteria, nevera, mesones, piso etc. Dejar cafeteria limpia y organizada

Lavado terminal de cuartos de aseo Área Administrativa y deposito de Residuos ordinarios

Lavado de canecas area administrativa y depósito de Residuos Ordinarios

Ruta sanitaria VERDE: todos los días - RECICLABLES: miercoles y sábados
SALIDA

mados
careta
 PS-GH-FR-034
VERSIÓN 001
12/3/2018

oración, Esterilización, Insumos,

a, Limpieza de puerta principal,

istrativa, Cooordinación.

go de jardines verticales.

Residuos Patógenos Lavado

loración, Esterilización, Insumos,

a, Limpieza de puerta principal,

nación.
 ARCHIVO DE ATENCIÓN GESTIÓN DE
FIDELIZACIÓN
DOCUMENTOS CAJA EN LLAMADAS GESTIÓN DE AGENDA FUNCIÓN
DE PACIENTES
ANEXOS RECEPCIÓN (Call Center)
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADEDES ASESORAS DE SE
 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADEDES ASESORAS DE SERVICIO AL

DESCRIPCIÓN

Programación de Citas de pacientes nuevos para valoración o antiguos para citas de tratamiento o control

Confirmación de las citas programadas un día antes y máximo el mismo día antes de la ocurrencia de la cita

Reprogramación de las citas no asistidas durante el día

Registrar Hora de llegada, Hora de Atención y Hora de Salida del Paciente
Enviar un mensaje de texto o llamada a los odontólogos para informar la hora de su primera cita del día siguiente

Entrega de Planilla de Pacientes programados del día siguiente a la portería para el control de ingreso

Recibir, direccionar y gestionar las llamadas entrantes a la clínica según el Guión

Dar la información clara y concisa de la información solicitada
Apuntar las razones en Memos de recordación cuando no se puedan direccionar las llamadas

Telemercadeo de pacientes que han abandonado su tratamiento

Recibir a los pacientes, proveedores y visitantes gestinando su visita
Ofrecer bebidas (café, aromática, agua) a los pacientes y acompañantes y visitantes en sala de espera

Seleccionar el material audiovisual en la sala de espera para comodidad y disfrute del visitante

Llamada o mensaje de Cumpleaños a los pacientes en el día de su cumpleaños

Seguimiento a los pacientes de tratamiento al siguiente día y notificar al Odontólogo tratante o al Director General
para registrar en HC
Solicitar el diligenciamiento de las Encuestas de Satisfacción a los pacientes (Valoraciones, Tratamientos
Terminados, o CSR
Recibir los pagos de los pacientes por los diferentes medios y generar factura, entrega de original y archivo de la
copia
Generar el cierre diario de caja con arqueo de la misma y verificación de las facturas, entregarlo a Asistente
Administrativa
Control de los pacientes en mora/ cartera gestionando el proceso de pago al día
Manejo de la Caja Menor, manteniendo dinero sencillo para poder dar vueltas cuando se requiera y justificando el
gasto
Digitalizar y montar en el Sistema los Consentimientos Informados, Contratos, Formato de Bioseguridad, de los
pacientes
Archivar en el Sistema los resultados Cefalométricos de los pacientes recibidos de los Centros Radiológicos o traidos
por los pacientes
Recibir los exámenes de los Centros Radiológicos y Entregar a los pacientes dejando registrada la entrada y salida

Archivo temporal de las ayudas diagnósticas

ESORAS DE SERVICIO AL CLIENTE

FRECUENCIA
SISTEMA

A QUIEN
FISICO
HERRAMIENTAS Y SOPORTES

Módulo de Agenda de GO
X

Módulo de Agenda de GO
X

Módulo de Agenda de GO X
Módulo de Agenda de GO X

DIRECTOR COMERCIAL
X
Reportes de Citas GO (impreso)
X

Diario
Guión de Gestión de Llamadas y Atención al Cliente

Cuaderno de Memos Telefónicos

X

Planilla de Reconexión de paciente al Tratamiento X

Guión de Gestión de Llamadas y Atención al Cliente X

Planilla de Seguimiento y Fidelización del Paciente/ Modulo de

Cumpleaños GO X X

Planilla de Seguimiento y Fidelización del Paciente

X

Formato de Encuesta de Satisfacción

X
DIRECTOR COMERCIAL

Módulo de Pagos del paciente GO/ Factura

X X

Reporte de Cierre Diario GO/Facturas/dinero/ voucher

X
Diario

Reporte Cartera en Mora GO X

Facturas o Recibos de Caja
X

Carpetas de Archivo de Fotos de pacientes de GO

X

Carpetas de Archivo de Fotos de pacientes de GO

X
Planilla de Entrada y Salida de exámenes Radiográficos
X

Archivo General X