Elección del canal de comunicación.

La forma como la riqueza del canal determina la elección del método de comunicación.
Anteriormente se analizaron diversas modalidades de comunicación de negocios, ¿por qué
eligen las personas un canal de comunicación y no otro? Un modelo de la riqueza de los
canales ayuda a explicar la forma como los gerentes seleccionan los canales de
comunicación.

Riqueza de canal.
Riqueza del canal Cantidad de información que puede transmitirse durante un episodio de
comunicación.
Los canales difieren en cuanto a su capacidad para transmitir información. Algunos son
ricos en el sentido de que tienen la capacidad de: 1. manejar diversas claves de forma
simultánea, 2. facilitar una retroalimentación rápida, y 3. ser muy personales. Otros son
deficientes porque no cumplen cabalmente con esos factores. la conversación cara a cara
tiene la puntuación más alta en términos de riqueza del canal, porque transmite la cantidad
máxima de información en cada episodio de comunicación, es decir, claves de información
múltiples (palabras, posturas, expresiones faciales, ademanes, entonaciones),
retroalimentación inmediata (tanto verbal como no verbal) y el toque personal de estar
presente. Los medios impersonales escritos, como los reportes formales y los boletines,
tienen la puntuación más baja en cuanto a riqueza.

Riqueza de información y canales de comunicación.

Entre los más altos están: Videoconferencias, Conversaciones cara a cara, Discursos en
vivo, Conversaciones telefónicas. Los que tienen un promedio regular son: Grupos de
discusión en línea, software para grupos, Correo de voz. Y los de baja riqueza: Reportes
formales, boletines, Memorandos, cartas, Discursos pregrabados, Correo electrónico.
En resumen, los canales más ricos ofrecen la oportunidad de observar. Los aspectos
inconscientes de la comunicación nos ayudan a entender el significado completo de un
mensaje. Cuando esos aspectos faltan, es necesario buscar otros indicios para deducir las
emociones y las actitudes del emisor.

Elección de los métodos de comunicación.

La elección de un canal depende de si el mensaje es de rutina o no. Los mensajes rutinarios
tienden a ser directos y tener escasa ambigüedad; los canales con poca riqueza los pueden
transmitir de manera eficiente. Las comunicaciones que no son rutinarias suelen ser
complicadas y tienen el potencial de interpretarse de manera incorrecta. Los gerentes tan
sólo pueden transmitirlas de manera eficaz al elegir canales con riqueza. La riqueza del
canal es un marco de referencia útil para elegir la modalidad de comunicación.
La elección de la comunicación bien vale un momento de reflexión: ¿el mensaje que
necesita comunicar es más adecuado para una discusión o un diagrama? Veamos algunos
análisis.
La comunicación oral suele ser la mejor opción. Por ejemplo, es probable que el plan de
marketing para un nuevo producto deba diseñarse con los clientes en persona, para
observar sus reacciones ante cada idea que se les proponga. También se debe considerar
la modalidad preferida de comunicación del receptor: algunos individuos perciben mejor el
contenido en un formato escrito, mientras que otros prefieren un intercambio verbal. El
ritmo del ambiente de trabajo también es importante. Un centro laboral con un ritmo rápido
prosperaría con reuniones espontáneas, mientras que un proyecto de equipo con fecha
límite estrecha avanzaría más rápido con videoconferencias programadas por las diferentes
aplicaciones.
Parte de lo que se comunica cara a cara depende de la manera en la que se transmite, por
lo que también se deben considerar las habilidades orales al elegir un método de
comunicación. Las investigaciones indican que el sonido de la voz es dos veces más
importante de lo que se dice. Una voz adecuada (clara, moderada) proporciona beneficios
profesionales, mientras que los tonos de voz estridentes, inquisitivos, irritantes, inmaduros,
con falsete, entrecortados o monótonos pueden limitar el desarrollo. Si su voz es
problemática, los equipos de trabajo podrán ayudarle a estar más consciente de sus
problemas para hacer cambios; también es recomendable recurrir a un entrenador de voz.
La comunicación escrita suele ser el método más confiable para transmitir mensajes
complejos y extensos, y puede ser el método más eficiente para transmitir mensajes cortos
cuando, por ejemplo, es posible sustituir una llamada telefónica de 10 minutos por un texto
de dos enunciados. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la comunicación
escrita es limitada respecto de la expresión emocional. La comunicación escrita debe
elegirse cuando se busca que la información sea tangible, verificable y “quede registrada”.
Por lo general, las personas se sienten obligadas a pensar con mayor detenimiento lo que
desean transmitir en un mensaje escrito que cuando lo hacen de forma oral, por lo que las
comunicaciones escritas suelen ser lógicas, claras y bien pensadas.
las cartas se utilizan principalmente para establecer vínculos y cuando se requiere de firmas
auténticas. En general, los mensajes instantáneos sólo se deberían responder cuando son
profesionales y se recomienda enviarlos únicamente cuando se sabe que serán bien
recibidos. Recuerde que su conversación no se almacenará para referencias posteriores.
Los mensajes de texto tienen importantes ventajas y desventajas en los entornos de
negocios. Su envío y recepción tienen un bajo costo, y el hecho de estar disponible para
recibir comunicaciones rápidas de los clientes y los gerentes es un aspecto favorable para
los negocios.
Dado que aún no se han establecido las reglas de etiqueta para los negocios, existen
ofensas que van desde mensajes enviados a horas inadecuadas, hasta ráfagas de
mensajes cortos que mantienen los teléfonos produciendo molestos sonidos de forma
constante.
 Esta estimulación continua también impide que los empleados se concentren y
permanezcan enfocados. Considere los siguientes hallazgos de una encuesta realizada
recientemente a un grupo de profesionales:
 El 84% piensa que es inadecuado escribir mensajes de texto o correos electrónicos
durante las reuniones forma.
 El 75% considera que es inadecuado leer mensajes de texto o correos electrónicos
durante las reuniones forma.
 El 66% piensa que es inadecuado escribir mensajes de texto o correos electrónicos
en cualquier tipo de reunión.
 Al menos el 22% piensa que es inadecuado utilizar el teléfono durante cualquier tipo
de reunión.
Es mejor limitar de manera rigurosa el uso de los mensajes de texto personales durante las
horas de trabajo, y tener cuidado al utilizar los mensajes de texto con fines de negocios. Es
preferible debatir con las personas el uso de los mensajes de texto en los negocios antes de
utilizarlos por primera vez, establecer reglas básicas generales de disponibilidad, e
identificar las señales que indiquen cuando es adecuado enviar mensajes de texto a la otra
persona. En el caso de los mensajes extensos, es mejor el uso del correo electrónico; aun
cuando el receptor pueda leer el mensaje en un teléfono inteligente, es preferible la opción
de observar (y guardar) el mensaje en una computadora.
Las ventajas del uso de los social media son diversas. Algunos de los beneficios más
importantes se observan en el campo de las ventas, tanto entre negocios como de las
empresas al público. Ejemplo: Las compañías también están desarrollando sus propias
plataformas internas de redes sociales para alentar a los empleados a colaborar y mejorar
la capacitación; se reporta que la actividad de las redes corporativas ha tenido un
crecimiento anual de 30%.
Algunas organizaciones cuentan con políticas para regular el uso de los social media, pero
muchas otras aún carecen de ellas. A la administración le resulta difícil controlar el
contenido publicado por los empleados; incluso los trabajadores bien intencionados publican
comentarios que podrían dañar la reputación de su compañía, o bien, revelar información
confidencial o delicada.
Los programas que revisan los sitios de social media pueden verificar la actividad de un
aspirante, y el campo forense digital en crecimiento ayuda a investigar problemas
potenciales con los trabajadores actuales, aunque el rastreo cibernético puede ser costoso
en términos de tiempo y dinero. Además, sancionar las transgresiones de las políticas de
una organización sobre los social media puede ser engañoso. Por lo tanto, si desea utilizar
los social media para los negocios, asegúrese de estar conectado con todos los niveles
administrativos involucrados. Asimismo, si quiere mencionar a su compañía en redes
sociales personales, avise a la organización lo que le gustaría hacer, así como los posibles
beneficios que se obtendrían.
También asegúrese de conocer las políticas acerca de la social media establecidas por su
compañía respecto de la confidencialidad corporativa y de las cuestiones sobre la
privacidad.
Es importante estar alerta de los aspectos no verbales de la comunicación, y observar esas
señales y el significado literal de las palabras de un emisor. Es especialmente importante
estar consciente de las contradicciones que existen entre los mensajes. Por ejemplo,
alguien que observa con frecuencia su reloj transmite el mensaje de que preferiría terminar
la conversación, sin importar lo que diga. Informamos mal a los demás cuando expresamos
un mensaje verbalmente (por ejemplo, de confianza), pero de manera no verbal
comunicamos un mensaje contradictorio que dice “no confío en ti.

Seguridad de la información.
Casi todas las organizaciones que cuentan con información privada o exclusiva acerca de
sus clientes y empleados se preocupan mucho por la seguridad. Les interesa proteger la
seguridad de información electrónica como los datos de pacientes de hospitales, la
información física que guardan en archiveros y la información que confían a sus
trabajadores. La mayoría de las compañías vigila activamente el uso que hace su personal
de Internet y sus registros de correo electrónico, y algunos incluso utilizan videos de
vigilancia y grabaciones de las conversaciones telefónicas. A pesar de ser muy necesarias,
este tipo de prácticas pueden vulnerar la privacidad de los empleados. Las organizaciones
evitan las quejas de los trabajadores al involucrarlos en la creación de políticas de
seguridad de la información y al permitir que tengan cierto control sobre la manera como se
utiliza su información personal.

Idea: para tener una buena comunicación es necesario saber elegir el canal para poder
trasmitir la información, porque algunos dependen del mensaje si es directo o no. Es decir,
que los canales de comunicación son claves porque son el medio que se utiliza para
trasmitir un mensaje a una audiencia determinada. Si se utiliza un canal que no usa o no
resulta atractivo para quien lo recibe, el mensaje no llega de forma efectiva.
Ejemplo: todas las empresas tuvieron que elegir un canal de comunicación para sus
empleados cuando se dio la situación de covid-19, bien usaron medios de comunicación,
plataformas web para trasmitir su información eso implico que el mensaje no llegaba de
forma directa ya que se hizo un tanto difícil al principio al no saber que hacer. También en el
área de la educación no es lo mismo recibir el mensaje de forma directa yendo a clases
presenciales que estar renciendo el mensaje de forma indirecta por medio de una
plataforma. Entonces cada empresa eligió un canal para comunicarse.