Administración de Archivo

ADMINISTRACION DE ARCHIVO

La administración de archivos se aplica de

acuerdo a los principios, métodos y
procedimientos administrativos, orientados
a lograr una eficiente organización y
funcionamiento del Sistema Institucional de
Archivo.
 ADMINISTRACION
Es una
ciencia
social y EFICIENCIA

técnica
que tiene EFICACIA

como fin
EFECTIVIDAD
de
obtener el
máximo
beneficio
Planificación

Organización

Dirección

Control
 Es establecer los
Establecer que se
objetivos y metas
va a realizar
alcanzar,

Nos permite tomar

medidas
Marcar las pautas necesarias para
por adelantado de reducir el impacto,
cada una de las así como minimizar
acciones a realizar, los riesgos y
aprovechar las
oportunidades.
 PLANIFICACION

Es establecer los objetivos y metas

alcanzar, para lo cual debemos
preguntarnos

¿Qué es lo que se quieres hacer?

¿Qué se va hacer?

¿Cómo se va hacer? ¿Cuándo hacerlo?

 PLANIFICACION

Beneficios

•Orientación hacia el futuro,

•Facilita la coordinación de decisiones,
•Resalta los objetivos
•Se reconoce la necesidad de los recursos.
 Debe establecer
Visión

Misión

Objetivos

Diagnostico

Política.

Cronograma
 DIAGNOSTICO SITUACIONAL

El diagnostico situacional es una

herramienta que debe ser aplicada desde
el primer momento en que se inicie un
trabajo o después de un determinado
tiempo.

Estructura
•Datos Generales
•Del Personal
•De la Documentación
•Del Sistema de Archivo
•De la infraestructura
 INFORME Nº001-2010
Para :
De :
Asunto :
Fecha :

Tengo a bien informar lo siguiente:

I. ANTECEDENTES
II. OBJETIVO
III. BASE LEGAL
IV. ALCANCES
V. CONTENIDO
VI. RECOMENDACIONES
VII. ANEXOS
 PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

• Instrumento de gestión archivística.

• Permitirá la programación y ejecución de las actividades que se
realicen en el año en el Sistema institucional de Archivo.

a. Formulación:
• Es anual, debe remitirse al Archivo General de la Nación hasta la
quincena de diciembre del año en curso.
• El Plan de los Archivos de Gestión y Periféricos se presenta
hasta fines de octubre del año anterior a la ejecución del plan.
 PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

a. Aprobación:
Deberá contar con la opinión favorable de las Oficina de
Planeamiento y Presupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica,
para que sea aprobado con la máxima Autoridad de la Entidad, para
ser presentado al Archivo General de la Nación, su cumplimiento
evita incurrir en infracciones.

b. Evaluación:
La evaluación permite conocer el avance y ejecución de las
actividades programas; su presentación evita incurrir en infracción.
PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO
1. INDENTIFICACION DE LA ENTIDAD

I.Sector Gubernamental:
II.Nombre Oficial de la Entidad:
III.Nombre de la máxima autoridad de la Entidad:
IV.Nombre del Responsable del OAA:
V.Nombre del Responsable del Archivo
Central/Archivo Archivos de Gestión:
VI.Dirección de la entidad:
VII.Teléfono:
VIII.Correo electrónico de contacto:
PLAN ANUAL DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO

2. OBJETIVO GENERAL

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

4. ALCANCE

5. POLÍTICA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

6. REALIDAD ARCHIVÍSTICA INSTITUCIONAL
Organización

Normatividad Archivística

N° de Norma Fecha de emisión Áreas ¿Se aplica?

Involucradas
Personal
CONDICION
ÍTEM CARGO FORMACION CAPACITACIÓN
LABORAL
Local

Local
Ubicación (es) del (los) local (es)
Archivos Nº de Metros material Dirección
ambientes cuadrados
Fondo o acervo Documental

Fondo (s) o Acervo Documentario

CANTIDAD DE
UNIDADES DE
SERIES DOCUMENTALES FECHAS EXTREMAS SOPORTE OBSERVACIONES
INSTALACION O
METROS LINEALES
Actividades Archivísticas

Actividades prioritarias:
 Conformación del OAA

 Conservación de Documentos

 Descripción Documental

 Elaboración del Programa de Control de Documentos

 Organización de Documentos

 Servicio Archivístico

 Eliminación Documental

 Transferencia documental
Actividades Archivísticas

Actividades complementarias:
 Elaboración de documentos de gestión archivística

 Digitalización de Documentos

 Gestión de infraestructura, inmobiliario y equipos

 Asesoramiento técnico y atención a consultas de la entidad

 Limpieza del área de archivo

 Supervisión de archivos

 Capacitación de archivos

 Adquisición de equipos
7. PROBLEMÁTICA ARCHIVISTICA DE LA ENTIDAD

8. PRESUPUESTO ASIGNADO
10. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ARCHIVISTICAS Y COMPLEMENTARIAS
EVALUACION DEL PLAN ANUAL DE
TRABAJO ARCHIVISTICO
 ORGANIZACION
Es la estructura de las diversas
funciones, pero que pertenecen a un
mismo organismo,
Cada una de estas partes cumple
con una determinada función para el
cumplimiento del fin por la que fue
creada la organización.
 ORGANIZACION

Esta conformada por diversas partes con

funciones distintas, pero que pertenecen a
un mismo organismo, es decir que cada
una de estas partes cumple con una
determinada función para el cumplimiento
de un fin.
Debe tener en cuenta

Tareas
Personas
Órganos
Relación
Cultura organizacional
Debe mostrar

• Órganos de Dirección
• Órganos de Control
• Órganos de Apoyo
• Órganos de Asesoría
•Órganos de línea
 DIRECCION
Es la acción e influencia interpersonal del
administrador para lograr que los
colaboradores alcances los objetivos y metas
trazadas
El liderazgo

La toma de decisiones

La motivación

La comunicación

La coordinación.
 CONTROL

Se tiene que establecer los medios para

medir los resultados y como se debe corregir
aquellas actividades que puedan tener
alguna dificultad, de esta manera se asegura
que se cumple con los objetivos planeados.
Estándares;
Medios de
ejecución;
Interpretación;
Acciones
correctivas.
MUCHAS GRACIAS