UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS

ESCUELA PROFESIONAL DE INVESTIGACION OPERATIVA

ANALISIS Y DISEÑO DE
SISTEMAS

CLASE
PROCEDIMIENTOS Y
POLITICAS
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OBJETIVO DEL CURSO

Conocer y aplicar las metodologías de Análisis y diseño de
Sistemas.
Utilizar el Diseño de Sistemas para la propuesta de nuevos
sistemas o nuevas estructuras para sistemas existentes.
Relacionar la IO y las metodologías del Enfoque de Sistemas.
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METODOLOGÍA

•CLASES PRESENCIALES-EXPOSICION
•DINAMICA DE GRUPO
•SEPARATAS Y CONTROL DE LECTURAS
•TRABAJOS ENCARGADOS
•ANALISIS DE CASOS
•PARTICIPACION ACTIVA DEL ALUMNO
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EVALUACION
•PARTICIPACION EN DINAMICAS DE GRUPO EN
CLASE.
•DESARROLLO DE TRABAJOS ENCARGADOS,
PERSONALES O POR GRUPO.
•DESARROLLO Y EXPOSICION DE PROYECTO.
•CONTROL DE LECTURAS Y PRACTICAS.
•EXAMEN PARCIAL.
•EXAMEN FINAL.
•SUSTITUTORIO.
•ASISTENCIA A CLASES OBLIGATORIA (70%)
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BIBLIOGRAFÍA
1.ACKOFF, Russell Planificación de la Empresa del Futuro
Editorial Limusa. México.1995.
1.ADIZES, Ichak Ciclo de vida en las organizaciones
Ediciones Díaz de Santos. Madrid 1994
1.DAFT, Richard Teoría y Diseño Organizacional
Thompson Editores. México. 2004.
1.DE BONO, Eduardo Pensamiento Creativo
Ediciones Paidos 1994
1.FORESTER JAY , Dinámica Industrial
Editorial Ateneo, Buenos Aires
1.MINTZBERG, Henry Diseño de organizaciones eficientes
Editorial El Ateneo 1994
1.SENGE, Peter. La Quinta Disciplina en la práctica
Ediciones Granica. España. 2005.
1.VALENCIA, Rodríguez Introducción a La Administración Con Enfoque De
Sistemas
Instituto Andino de sistemas 1994.
9. GEREZ - GRIJALBA Enfoque de Sistemas
Editorial Limusa - 1976
 ¿Qué son los procedimientos?
Procedimiento: sucesión cronológica de
operaciones entre sí, que se
constituyen en una unidad de función
para la realización de una actividad
específica dentro de un ámbito
predeterminado de aplicación. Los
procedimientos implican actividades y
tareas del personal, tiempo de
realización.
 Pasos para la elaboración de
procedimientos
1. Identificar el objeto del proceso.
2. Establecer quienes son los responsables de
su elaboración, revisión y aprobación,
3. Determinar a quienes afecta el proceso.
4. Elaborar el documento que incluirá las
siguientes secciones:
Pasos para la elaboración de
procedimientos
Encabezado:
- Incluirá el nombre de la Organización.
- Código del documento.
- Página.
- Fecha de realización.
- Fecha de revisión.
- Número de revisión
Pasos para la elaboración de
procedimientos
ADS EMPRESAS PERUANAS
Área: Tarea: Tipo: Código:
ADS - IO Elaborar Procedimiento ADS-PR-01
proced.

Nombre del Documento: Versión:

Procedimientos 001
COMPRALE AL PERU Fecha:
28/05/2019
 Pasos para la elaboración de
procedimientos
Objeto: se indicará de forma breve el propósito del
proceso.
COMO ELABORAR UN PROCEDIMIENTO
Número de páginas: 1
Autor: Revisado por: Aprobado por:

ADS GRUPO ADS RLG

Fecha:28-05-19 Fecha: 25-06-19 Fecha: 08-07-18

Lista de Distribución:
Gerente de ADS
Grupos ADS – ADS-IO / Jefes de Proyecto
Resumen:
Este documento describe la Guía y estándares sobre la que se
tienen que elaborar los procedimientos que servirán para
describir cómo funcionan las organizaciones y que serán
elaboradas por los grupos de ADS-2019-I.
Pasos para la elaboración de
procedimientos
Definición de conceptos: Se
definirán aquellos conceptos
claves, que puedan ser poco
conocidos para los destinatarios de
los procedimientos.
Aquí se elabora el índice principal
del documento.
Pasos para la elaboración de
procedimientos
ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN Pág. 3
1.1 Propósito del documento 3
1.2 Alcance 3
1.3 Control de Versiones 3
2. Cómprale al Perú 4
Pasos para la elaboración de
procedimientos
Alcance: se describirá a qué es
aplicable el procedimiento y las áreas o
departamentos involucrados en la
ejecución del procedimiento.
Responsables: indicar los puestos que
tienen la autoridad y responsabilidad
para la toma de decisiones en el
procedimiento.
Pasos para la elaboración de
procedimientos
Fases del procedimiento: se indicará las
acciones precisas y ordenadas para el
desarrollo del procedimiento, señalando
responsables de cada fase y la
temporalización de las acciones.
Pasos para la elaboración de
procedimientos
Documentos de referencia: son los
documentos que regulan la actividad
descrita en el procedimiento. Puede ser
normativa de la Gerencia, o una Ley, o
legislación, o Estatutos, etc.
Pasos para la elaboración de
procedimientos
Evidencias o registros: son los
documentos que proporcionan
resultados conseguidos.
Revisión procedimiento: se indicará la
previsión de cuándo y cómo se realizará
la próxima revisión del procedimiento.
Pasos para la elaboración de
procedimientos
Anexos: Documentación en detalle del
procedimiento. Pueden ser tablas,
calendarios, diagramas de flujo,
organigramas, indicadores.
Pasos para la elaboración de
procedimientos
Anexos: Son los documentos que se
adjuntan al proceso o procedimiento
para detallar con mayor precisión
alguna tarea o actividad de los mismos,
los cuales se deberán referenciar
dentro del proceso o procedimiento.
 Ejemplo Gestión de Calidad

La adopción de un sistema de Gestión de la

Calidad en base a la norma ISO 9001:2008
permite:

• Orientación al cliente
• Enfoque a las personas
• Entender a la organización como un sistema
global
• Mejora continua
 Mapa de Procesos
PROCESOS SISTEMA MEDICIÓN,
ESTRATÉGIC GESTION CALIDAD ANÁLISIS Y
OS MEJORA

PROCESOS ADQUISICIONES - PROCESO CONSULTA EN PRESTAMO

CLAVE INGRESOS TÉCNI SALA O TELEPRESTAMO
CO RED

GESTIÓN
ECONÓ
MICA

PROCESOS EVALUACIÓN FORMACION

DE SOPORTE PROVEED MANTENIMIENTO PERSONA
ORES L
 Soporte Documental del Sistema

Nivel Política y I. Proporcionan un punto de

Objetivos referencia para dirigir la
organización y determinan los
I Calidad resultados deseados (POR
QUÉ)
Manual
II Calidad II. Describe en líneas generales el
sistema de gestión de la calidad
(QUÉ)
Procedimientos
III. Creados con el objeto de cumplir
III Generales con los requisitos de la norma

Fichas de Proceso IV. Describen la forma de realizar

IV las tareas (COMÓ, CUÁNDO,
DÓNDE y POR QUIEN)

Registros V. Plantilla, formulario o impreso que

prueban el desarrollo de una
V actividad
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Ejemplo Cronograma

Mayo Junio Julio Agosto Setiembre Octubre

CRONOGRAMA

SEMANA 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Constitución del grupo

e inicio de trabajo

Recopilación y análisis
de datos.
Elaboración del
documento final.
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Ejemplo Cronograma
PROJECT MS
2016
POLITICA - PROCEDIMIENTO

La política (del griego πολιτικος (politikós),

«ciudadano, civil, relativo al ordenamiento de la ciudad»)
es el proceso y actividad orientada, ideológicamente, a la
toma de decisiones de un grupo para la consecución de
unos objetivos. La ciencia política estudia dicha conducta,
mientras quienes desempeñan actividades de esta índole se
denominan políticos. El término fue ampliamente utilizado
en Atenas a partir del siglo V antes de Cristo, en especial
gracias a la obra de Aristóteles titulada, precisamente,
Política.
 POLITICA - PROCEDIMIENTO
Una política es:
• Una decisión unitaria que se aplica a todas las situaciones
similares.
• Una orientación clara hacia donde deben dirigirse todas las
actividades de un mismo tipo.
• La manera consistente de tratar a la gente.
• Un lineamiento que facilita la toma de decisiones en actividades
rutinarias.
• Lo que la dirección desea que se haga en cada situación
definida.
• Aplicable al 90-95% de los casos, las excepciones solo podrán
ser autorizadas por alguien de un nivel superior inmediato.
 POLITICA - PROCEDIMIENTO

Ejemplos:
• Por política, los visitantes que deseen ingresar a la
empresa deben registrarse previamente en la caseta de
vigilancia.
• Por política de la empresa, a partir de la fecha todos los
maletines y bultos que lleven el personal y visitantes que
salgan, tienen que ser revisados por el personal de
vigilancia.

“Las políticas bien diseñadas permiten la

eliminación de burocracia y la eliminación
de cuellos de botella”.
POLITICA - PROCEDIMIENTO
El o un procedimiento es el modo de ejecutar
determinadas acciones que suelen realizarse de la misma
forma, con una serie común de pasos claramente
definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo
correctamente.
Y puede referirse a:
 Subrutina en programación.
 Procedimiento administrativo.
 Procedimiento judicial.
 Procedimiento pedagógico.
 Procedimiento médico, otros.
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Manuales Administrativos
Concepto de Manuales

Los manuales constituyen una de las herramientas con

que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo
de sus funciones administrativas y operativas.
Son fundamentalmente, un instrumento de
comunicación.
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Manuales Administrativos
Concepto de Manuales

Si bien existen diferentes tipos de manuales, que

satisfacen distintos tipos de necesidades, puede
clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemático
que contiene la descripción de las actividades que
deben ser desarrolladas por los miembros de una
organización y los procedimientos a través de los cuales
esas actividades son cumplidas.
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En las organizaciones en que no se utilizan manuales, las

comunicaciones o instrucciones se transmiten a través de
comunicados internos.

Si bien el propósito de transmitir información se cumple

por medio de estos últimos instrumentos, no se logra el
objetivo de que constituyan un cuerpo orgánico, por lo
que resultará difícil en un momento dado conocer cuál es
el total de esas disposiciones registradas a través de
comunicados aislados.
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Ventajas de la disposición y Uso de Manuales

1.- Son un compendio de la totalidad de funciones
y procedimientos que se desarrolla en una
organización, elementos éstos que por otro lado
sería difícil reunir.
2.- La gestión administrativa y la toma de
decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del
funcionario actuante en cada momento.
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Sino que son regidas por normas que mantienen

continuidad en el trámite a través del tiempo.
3.- clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a
asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir
dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel
alcanza la decisión o ejecución.
4.- Mantienen la homogeneidad en cuanto a la
ejecución de la gestión administrativa y evitan la
formulación de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
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5.- Sirven para ayudar a que la organización se aproxime

al cumplimiento de las condiciones que configuran un
sistema.
6.- Son un elemento cuyo contenido se ha ido
enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

7.-Facilitan el control por parte de los supervisores de

las tareas delegadas al existir Un instrumento que
define con precisión cuáles son los actos delegados.
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8.- Son elementos informativos para entrenar o

capacitar al personal que se inicia en funciones a
las que hasta ese momento no había accedido
9.- Economizan tiempo, al brindar soluciones a
situaciones que de otra manera deberían ser
analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se
presentan.
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10.- Ubican la participación de cada Componente de

la organización en el lugar que le corresponde, a los
efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
11.- Constituyen un elemento que posibilita la evaluación
objetiva de la actuación de cada empleado a través del
cotejo entre su asignación de responsabilidades según el
manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
12.- Permiten la determinación de los estándares más
efectivos, ya que estos se basan en procedimientos
homogéneos y metódicos.
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Limitaciones de los Manuales

1.- Existe un costo en su redacción y confección

que, indudablemente, debe afrontarse.
2.- Exigen una permanente actualización, dado
que la pérdida de vigencia de su contenido
acarrea su total inutilidad.
3.- No incorporan los elementos propios de la
organización informal, la que evidentemente
existe pero no es reconocida en los manuales.
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4.- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis

o de detalle a efectos de que sean útiles y
suficientemente flexibles.
5.- Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la
organización se compone de un número reducido
de personas y, por lo tanto, la comunicación es
muy fluida y el volumen de tareas reducido.
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Clasificación de Manuales Administrativos

Se presentan seis tipos de manuales de aplicación

en las organizaciones empresariales:
A.- Manual de Organización y funciones (MOF)-
B.- Manual de Políticas.
C.- Manual de procedimientos y normas (MAPRO)-
D.- Manual del especialista.
E.- Manual del empleado.
F.- Manual de Propósito múltiple.
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El manual de organización y funciones describe la

organización formal, mencionado, para cada
puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
funciones, autoridad y responsabilidad.

El manual de políticas contiene los principios

básicos que regirán el accionar de los ejecutivos
en la toma de decisiones.
 RLG

El manual de procedimientos y normas

describe en detalle las operaciones que
integran los procedimientos administrativos en
el orden secuencial de su ejecución y las
normas a cumplir por los miembros de la
organización compatibles con dichos
procedimientos.
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El manual para especialistas contiene normas o

indicaciones referidas exclusivamente a
determinado tipo de actividades u oficios. Se
busca con este manual orientar y uniformar la
actuación de los empleados que cumplen
iguales funciones.
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El manual del empleado contiene

aquella información que resulta de interés para los
empleados que se incorporan a una empresa
sobre temas que hacen a su relación con la misma,
y que se les entrega en el momento de la
incorporación.
Dichos temas se refieren a objetivos de la
empresa, actividades que desarrolla, planes de
incentivación y programación de carrera de
empleados, derechos y obligaciones, etc.
 RLG

El manual de propósitos múltiples reemplaza

total o parcialmente a los mencionados
anteriormente, en aquellos casos en los que la
dimensión de la empresa o el volumen de
actividades no justifique su confección y
mantenimiento.
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Partes Componentes de un Manual

Los elementos que más interesan dentro de los
integrantes de un manual son aquellos que serán
objeto de consulta y que se encontrarán ubicados
en lo que se denomina “cuerpo Principal” :
funciones, normas, instrucciones, procedimientos,
lineamientos, etc. Dependiendo estos temas del
tipo de manual de que se trate.
 RLG

En primer lugar comenzará el texto con una

sección denominada “contenido”, donde se
enunciarán las partes o secciones integrantes
del manual.
Esta sección será seguida de un “índice” en el
que, al igual que todo texto, se indicará el
número de página en que se localiza cada título
y subtítulo. Es un índice numérico, cuyo
ordenamiento respeta la secuencia con que se
presentan los temas en el manual.
 RLG

Pero también puede existir un índice temático, en

el que los temas se presentan ordenados
alfabéticamente para facilitar su localización por
este medio. Por lo general, el índice temático se
ubica como última sección del manual.
La tercera sección será la “introducción” en la que
se explicará el propósito del manual y se incluirán
aquellos comentarios que sirvan para proponer al
lector y clarificar contenidos en los capítulos
siguientes.
 RLG

La cuarta sección contendrá las “instrucciones para el

uso del manual”. Esto es, explicará de que manera se
logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de
una consulta, o bien en que forma se actualizarán las
piezas del manual, dada la necesidad de revisiones y
reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o
surgen nuevas necesidades a cubrir.
La quinta sección es el “cuerpo principal”; es la parte más
importante y la verdadera razón del manual.
 RLG

Manuales de Organización
Principios Básicos
Toda posición de supervisión debe tener asignadas
funciones y responsabilidades concretas.
Toda Asignación de responsabilidades debe ir acompañada
de la correspondiente autoridad para ejercerla.
No debe quedar incertidumbre respecto a la definición de
autoridad y responsabilidad con relación a todas y cada
una de las posiciones de la organización.
 RLG

Manuales de Organización
Cada persona que ocupa un puesto en la organización debe
recibir órdenes de una única fuente.
Toda decisión que se adopte respecto a un integrante de la
organización debe ser efectuada con conocimiento y
consentimiento del supervisor inmediato del afectado por
la decisión.
Debe existir y aplicarse un mecanismo que permita
controlar y evaluar el cumplimiento de las
responsabilidades asignadas a los niveles jerárquicos.
 RLG

Contenido y Presentación
de los manuales de la Organización

Objeto: Establecer el contenido y la presentación de un

manual de organización. El contenido se enuncia en
carácter indicativo.
Partes Integrantes
Contenido: Es una especie de índice; incluirá la
enunciación de cada una de las partes componentes del
manual y la cantidad de páginas que corresponda a cada
una.
Objetivo del manual: en esta parte se indicará los fines y
alcances generales del manual de organización. Por ejemplo
se determinará que el objetivo del manual es definir las
funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la
organización.
Objetivos y políticas de la organización: se indicarán los fines
hacia los cuales se dirigen los esfuerzos de la organización.
Jerarquía: Se definirán y establecerán los distintos niveles
jerárquicos de los rangos y de los entes de la organización.
 RLG

Autoridad: se indicarán los distintos tipos de

autoridad vigentes en la organización.
Control: Se definirán y establecerán los tipos de
control dentro de la organización.
Misiones y Funciones: se enunciarán las
funciones de cada uno de los entes de la
organización y se definirán sus fines.
 RLG

Atribuciones: Se definirán y establecerán las

facultades delegadas a los responsables de cada
ente de la organización.
Delegación: Se refiere a la enunciación de las
tareas que el personal jerárquico puede asignar
a sus subordinados. En razón del exceso de
obligaciones a cumplir, el responsable de cada
área podrá delegar funciones en los miembros
que, según el organigrama, dependan de él.
 RLG

Reemplazo: se definirá y establecerá el régimen

de reemplazos entre los responsables de los
entes de la organización.
Información: se determinará cuál es la
información que debe generarse en el ente
orgánico, tanto para su propio uso como para
integrar el sistema general de información de la
organización.
 RLG

Relaciones: se indicarán los tipos de relaciones existentes

entre los distintos entes internos de la organización o
externos a la misma.
Responsabilidades: Se definirán las obligaciones que
emergen del ejercicio de una determinada atribución.
Organigramas: Se incluirá la representación gráfica de la
estructura orgánica, total y parcial de la organización.
 RLG

Régimen de autorizaciones: se refiere al

establecimiento de disposiciones generales que
rigen las autorizaciones para adoptar decisiones
y/o para firmar los documentos
correspondientes.
 RLG

Manuales de procedimientos
Una de las actividades de mayor trascendencia de
organización y métodos, consiste en el análisis de los
procedimientos administrativos vigentes o en la definición de
los circuitos para nuevas empresas y/o nuevas actividades que
encare una empresa constituida.
Un procedimiento administrativo implica la definición de:

1.- Funciones y tareas para cada área en que se halle

estructurada una organización, con especificaciones claras y
precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada
alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida
de un circuito administrativo.
 RLG

2.- Formularios a utilizar, especificando. Emisor,

oportunidad de emisión, cantidad de copias,
instrucciones para el llenado de cada uno de los datos
que lo integran , distribución de las copias, etc.
3.- Archivos a utilizar, en cuanto a : contenido, período
de resguardo legal y operativo, clasificación de la
información contenida, etc.
4.- Un esquema de control operativo y patrimonial.
 RLG

Contenido y estructura de un manual de procedimientos

Contenido
Objetivos
Responsabilidad
Alcance de los procedimientos
Instrucciones
Normas de procedimientos
Glosario
Índice Temático
 RLG

Contenido y estructura del manual de

procedimientos

Índice de referencias cruzadas

Verificación y asesoramiento
Indicación de fechas
Numeración de páginas
Formato
Armado
 RLG

La sección “contenido” del manual incluirá:

a) enunciación de la codificación
b) Enunciación de la nominación de cada norma
c) Cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del
manual.
En “objetivos” contendrá la explicación de los propósitos de la
aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le
dieron origen.
En “responsabilidad” se indicará la unidad orgánica responsable del
cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
 RLG

En “alcance de los procedimientos” contendrá la explicación de los entes

sobre los cuales se aplican los procedimientos y las circunstancias en que
deben ser empleados o por la vía de excepción, cuales son los límites en
que cesa la aplicabilidad de los procedimientos.
La sección “instrucciones” contendrá las concernientes a:
a) Estructura
b) Codificación
c) Actualización
d) Criterios de cumplimiento
En “estructura” se indicará cual es la disposición y los fundamentos de las
partes en que está ordenado el manual.
 RLG

En “codificación” se indicará el sistema y criterios de

codificación utilizados.
Por ejemplo:
X X XX XX
El primer digito: representa el sistema
El segundo digito: representa el subsistema componente
del sistema codificado con el primero.
El tercer digito: representa el número de procesos
correspondiente.
El cuarto digito: identifica cada uno de los formularios
que intervienen en el sistema.
 RLG

Los aspectos que imprescindiblemente deben ser

sometidos a normas son:
- Tareas y decisiones
- Archivos
- Circuito o flujo de la información y la vía de su
materialización en formularios.
En materia de Tareas y Decisiones, el manual debe
incluir:
- Una descripción clara y completa de cada paso a
seguir ante cualquier evento.
 RLG

-Momento y oportunidad en que debe ser ejecutado cada

paso.
- Responsable de la ejecución de cada paso
- Información requerida para la ejecución de cada paso.
- Información que se debe generar como consecuencia del
resultado de la ejecución de cada uno de los pasos.
-Medios a utilizar: archivos, formularios, equipos de
comunicaciones y/o procesamiento.
- Decisiones a tomar previendo todos los eventuales
cursos de acción de posibles aplicación.
 RLG

-Controles a efectuar y cursos de acción a tomar según el

resultado del control.
Respecto a los Archivos, los manuales deben incluir una
explicación que permita conocer:
- Información a contener.
- Método de clasificación de la información contenida.
- Método de búsqueda de la información y tratamiento
posterior al mismo.
- Responsable de su custodia y mantenimiento
actualizado.
 RLG

-Detalle taxativo de quienes tiene acceso a dicho archivo

para consulta y para extracción de su contenido.
En lo concerniente al flujo de información, el manual de
procedimientos debe contener:
- Ejemplares de los formularios, listados, planilla y todo
tipo de impresos a utilizar.
- Responsables de la emisión de cada uno de ellos.
- Momento en que deben ser emitidos.
- Cantidad de copias y tratamiento y distribución a darle a
cada una de ellas.
- Instrucciones para el llenado de cada uno de los datos
que integran el formulario.
 GRACIAS
Lo más importante no siempre es el cómo
empiezas, sino el cómo terminas.
Ricardo López Guevara