Sistema y

procedimiento o&m
 ADMINISTRADOR

Toda persona dirigiendo a un grupo de

personas, tras un fin específico, está
cumpliendo el rol de Administrador. Esta
realizando una Gestión.

Gestión = Acción de administrar

 ADMINISTRAR

“Diseñar y mantener un entorno en el que

trabajando en grupo, los individuos cumplan
eficientemente objetivos específicos”.
H. Koontz

“Proceso que comprende funciones y

actividades laborales qué los administradores
deben realizar para alcanzar los objetivos de la
empresa”
H. Koontz
 OBJETIVO PRINCIPAL DE UNA
EMPRESA
Obtener Utilidades
(ser productivo)

Cuidar la ecología Ofrecer precios

competitivos

Proporcionar impuestos
al estado Ofrecer productos de
calidad

Servir a la sociedad Dar trabajo a las personas

 LA ADMINISTRACIÓN

1. La administración implica planear, organizar, integrar

personal, dirigir y controlar.

2. Aplica a todo tipo de organizaciones.

3. Aplica a administradores en todos los niveles
organizacionales.
4. Los administradores buscan generar un superávit.

5. La administración persigue la productividad (eficacia y

eficiencia).
 PROPÓSITO DE LA
ADMINISTRACIÓN

Es la optimización de los recursos con

los que cuenta la organización, a través
del uso adecuado de los mismos;
utilizando una serie de técnicas que le
permitan alcanzar los objetivos
propuestos. Estos propósitos se
pueden alcanzar si se cumplen los
siguientes puntos:
 Tabla: Propósitos de la Administración

PROPÓSITO DESCRIPCIÓN
Con la universalidad de la
administración se demuestra que
Universalidad ésta es imprescindible para el
adecuando funcionamiento de
cualquier organismo social

Simplifica el trabajo al establecer

Simplificación principios, métodos y
del Trabajo procedimientos, para lograr
mayor rapidez y efectividad
PROPÓSITO DESCRIPCIÓN
La productividad y eficiencia de
Productividad y cualquier empresa están en
Eficiencia relación directa con la aplicación
de una buena administración
A través de los principios de
administración se contribuye al
bienestar de la comunidad, ya
que proporciona lineamientos
Bien común
para optimizar el
aprovechamiento de los recursos,
para mejorar las relaciones
humanas y generar empleos
LA ADMINISTRACIÓN COMO
CIENCIA

La administración se ha
constituido en una disciplina de
gran importancia en cualquier
actividad humana.
Según indica el Profesor Pertierra,
“Administración es un instrumento o
herramienta metodológica que, operando a
través (o por intermedio) de las instituciones
sociales, satisface debe satisfacer
necesidades sociales correspondientes a una
sociedad industrial ( posindustrial, súper
industrial, etc.) con la mayor efectividad
posible y, además se proponen alcanzar
determinados objetivos”.
La administración se ocupa de las diversa
funciones, principios, propósitos y
procedimientos que permiten la actividad y el
desarrollo de las organizaciones. La
administración se aplica por lo tanto a grandes
corporaciones y a pequeñas empresas: a firmas
que tienen por objetivo maximizar beneficios,
como a las que no persiguen fines de lucro.
Como también indica el Profesor Pertierra, se
vale de los avances y progresos de otras
disciplinas, tal como expresa cuando dice:
“Aunque hay un consenso en general, en cuanto
a que administrar implica hacer las cosas
mediante la gente y con ella… al definir el
campo de la administración, es preciso
distinguir cuidadosamente su contenido propio
y sus métodos operativos. Así las matemáticas,
la investigación de operaciones, la contabilidad,
la teoría económica, la sociometría y la
psicometría, para mencionar solo algunos.
El estudio de la administración
es bastante reciente desde el
punto de vista de la antigüedad
de muchas disciplinas ya que el
abordaje sistemático de la
misma, se remonta a un solo
siglo.
LA ADMINISTRACIÓN COMO TÉCNICA.

Se considera técnica la forma de hacer

determinadas actividades; métodos que
se utilizan para lograr determinados
objetivos.
Según Hermida, las características de la
técnica son las siguientes: Opera y
transforma (sin dar explicaciones). Contiene
procedimiento, normas y reglas. Realmente
el campo de evaluación de la ciencia, le
informa las áreas de aplicación donde no
encuentra aplicación en el actual grado de
conocimiento.
LA ADMINISTRACIÓN COMO ARTE

Las opiniones no son unánimes y los autores

administrativos de los Estado Unidos que se
caracterizan por su contenido fuertemente
pragmático, difieren en alguno casos de la
postura de administración como ciencia.
Así, Stoner expone lo siguiente: ”Parece muy
probable que pasaran todavía mucho años antes
que la administración se asemeje más al arte que
a la ciencia. Cada día que pasa adquirimos
nuevos conocimientos sobre esta disciplina y, en
mucho casos, pueden recomendar con
seguridad medidas específicas. Así, pues,
aunque algunos aspectos de la administración se
han vuelto más científicos, gran parte de ellos
siguen siendo un arte”.
 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN
Planeamiento
Selección de misiones y objetivos

Organización
Establecimiento de una estructura intencionada de los papeles de los
individuos.

Integración de personal
Mantenimiento de las posiciones de la estructura operacional.

Dirección
Influir en los individuos para que contribuyan a cumplir las metas
organizacionales.

Control
Medición y corrección del desempeño individual y organizacional de cara
a los planes.
 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
P
A
S
O
S

N
E 2 3
C ORGANIZACIÓN EJECUCIÓN
E DIRECCIÓN
S
A
R
I 1 4
O PLANIFICACIÓN CONTROL
S EVALUACIÓN

EL GERENTE
 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
P
A
S
O
S
¿Quién soy
Y qué hago?
N
E ¿Para
C Dónde
E Voy?
S
A Planificar ¿Cómo
R Trabajo?
Planificar
I
O ¿Qué he
S logrado
Organizar
Dirigir
Evaluar/controlar
 ¿Para
¿Quién soy Dónde ¿Cómo ¿Qué he
Y qué hago? Voy? Trabajo? logrado?

Objetivo general Procedimientos

Anual internos. •Indicadores
 Diagnóstico
Manual de cargos •De gestión
Historia de la
institución  Objetivos Formatos de •Metas
Estatutos específicos proyectos •Productos
legales Registros de
(ordenanza)
Proyectos condiciones de
Misión específicos por instalaciones
Visión cada objetivo
Registro de instancia
Estructura planteado
debidamente
Organizativa registradas
Indicadores
 programas de Medios de
mi competencia
Metas evaluación
Instalaciones a Canales de
mi cargo
comunicación
Proyectos
Medios de
Personal
financiamientos
convenios Población
Presupuesto

Propuesta Gerencial
 1. La planificación como fase del proceso Administrativo

P
L
A
N
I “La planificación abarca la definición
F de las metas de una organización, el
I establecimiento de una estrategia
C general para lograr esas metas y el
A desarrollo de una jerarquía amplia de
C los planes para integrar y coordinar
I
las actividades. Se relaciona, por lo
ó
N tanto, con los fines (qué debe
hacerse) así como también con los
medios (cómo debe hacerse)”.
Robbins 2000.
 1. La planificación como fase del proceso Administrativo

P
L
A
N • La planificación es la primera función administrativa porque
I sirve de base para las demás funciones.
F
I • Esta función consiste en establecer por anticipado cuáles
C son los objetivos que deben cumplirse y que debe hacerse
A
para alcanzarlos; por tanto, es un modelo teórico para actuar
C
I en el futuro.
ó
N
• La planificación comienza por establecer los objetivos y
detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor
manera posible.
• La planificación determina donde se pretende llegar, que
debe hacerse, como, cuando y en que orden debe hacerse.
 1. La planificación como fase del proceso Administrativo

C
A
R • La planificación es un proceso permanente y
A continuo: no se agota en ningún plan de acción,
C sino que se realiza continuamente en la empresa.
T
E • La planificación está siempre orientada hacia el
R futuro: la planificación se halla ligada a la
Í previsión.
S
T • La planificación busca la racionalidad en la toma
I de decisiones: al establecer esquemas para el
C futuro, la planificación funciona como un medio
A orientador del proceso decisorio, que le da mayor
S
racionalidad y disminuye la incertidumbre
inherente en cualquier toma de decisión.
 1. La planificación como fase del proceso Administrativo

C
A • La planificación es sistemática: la planificación
R debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que
A lo conforman; debe abarcar la organización como
C totalidad.
T
E • La planificación es repetitiva: incluye pasos o
R fases que se suceden. Es un proceso que forma
Í
S
parte de otro mayor: el proceso administrativo.
T • Laplanificación es una técnica de asignación de
I recursos: tiene por fin la definición, el
C
A
dimensionamiento y la asignación de los recursos
S humanos y no humanos de la empresa, según se
haya estudiado y decidido con anterioridad.
 1. La planificación como fase del proceso Administrativo

I
M
•Toda organización, sea pública o privada,
requiere de planificación a objeto de
P conseguir los fines para los cuales fue
O constituida.
R
T •Al no planificar, la organización no podrá
A alcanzar sus metas.
N
C
I
•Para alcanzarlas debe contemplar
programas y acciones en función de
A dichas metas, tomando en cuenta que el
ambiente sufre modificaciones: cambios
sociales, económicos, políticos y
culturales, que en una u otra forma
influyen en ella.
 1. La planificación como fase del proceso Administrativo

P
L
A 1. DIAGNÓSTICO
N ORGANIZACIONAL
I 2. Políticas, PLANES,
F programas Y PROYECTOS
I
3. NIVEL CORPORATIVO
C
A • MISIÓN
C • VISIÓN
I • OBJETIVOS
ó ESTRATÉGICOS
N
• presupuesto

Herramientas
N Misión:
I
V
E
L
 Razón de ser o propósito fundamental de una organización.
E  La Misión debe señalar en términos amplios pero
S claramente expresados, las funciones o competencias que
T la organización debe cumplir.
R
A  Juicio general que identifica el propósito fundamental para
T el cual fue creada la organización y la naturaleza de su
E negocio.
G  ¿Quiénes somos?, ¿Cuáles son nuestros talentos y
I componentes distintivos?
C
O  ¿Qué hacemos? Identificando nuestros productos,
clientes, socios y ámbitos geográficos.
N Visión:
I
V
E
L
Situación futura deseable para una organización que
E expresa un cambio favorable en relación con la situación
S actual.
T Es un compromiso que asume la organización y sus
R miembros con un futuro en particular que inspira y orienta sus
A decisiones.
T
E
G Las Visiones son las imágenes de realidad futura que tiene
I tanto la institución como nosotros -como personas
C particulares, en función de los deseos, sueños, ideales,
O valores y creencias.

La Visión es el horizonte al que queremos llegar, es el norte

que nos orienta.
N Objetivos
I
V
E
L

E
S
• Los objetivos son los elementos hacia los
T cuales se orientan las funciones y
R
A actividades de la organización. Se les define
T
E
también como enunciados escritos
G expresados en palabras o números que
I
C describen los resultados que se esperan en
O
un lapso preestablecido de tiempo.
N Objetivos
I
V
E
L

E
Los objetivos se construyen atendiendo a los
S
T
siguientes requisitos:
R 1.Expresarlos por escrito
A
T 2.Redacción clara
E
G 3.Deben ser medibles
I 4.Alcanzables
C
O 5.Orientados al trabajo y no a las personas.
6.Los objetivos no son actividades
 Por cada objetivo debe existir estrategias y
N
I actividades para su cumplimiento. De acuerdo a la
V siguiente dinámica:
E
L

E 1. Objetivo General
S
T 2.Objetivos específicos
R
A 3. Metas(resultados)
T
E 4. Acciones concretas.
G
I
C
O
N PRESUPUESTO
I
V
E
L
• Constituye un planteamiento de resultados esperados
E expresados en términos numéricos.
S
T • Están relacionados con dinero, ya sea a través de
R
ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo.
A
T • Estos presupuestos pueden estar expresados en
E términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina,
G entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto
I de gasto, de inversión, de operaciones o de caja.
C
O
• Aunque el presupuesto es una herramienta de control,
no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha
reflejado los planes.
LA ADMINISTRACIÓN COMO PROFESIÓN

Recientemente se comenzó a considerar si no se

debe encuadrar también la disciplina como
profesión. Según Stoner se pueden equiparar las
cualidades de un profesional a las de un gerente (la
realidad actual hace considerar con un concepto
amplio al profesional, como a todo aquel que actúa –
independientemente su rama de actividad – con
seriedad, conocimientos y sobre todo, gran
responsabilidad y contracción a su tarea.
NIVELES ORGANIZACIONALES

Gerenciar
1
Nivel
Estratégico
2

Gestionar
3 Nivel Administrar
Ejecutivo
4

5 Nivel
Operativo

Administrar = Gestionar = Gerenciar

 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS SEGÚN
NIVELES ORGANIZACIONALES

Admi-
nistradores

Administradores
de nivel
Intermedio

Supervisores de primera
línea
 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
SEGÚN NIVELES ORGANIZACIONALES

ALTA
DIRECCIÓN Habilida-
des de
Conceptua-
lización y
diseño

MANDOS MANDOS MANDOS Habilidades

DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN humanas

Habilidades
SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER- SUPER-
VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES VISORES técnicas
 PRODUCTIVIDAD, EFICACIA Y
EFICIENCIA

Productividad
La relación producto – insumos en un período específico con la
debida consideración de calidad.

Productividad = Productos
Insumos

Eficacia
Cumplimiento de objetivos

Eficiencia
Logro de las metas con la menor cantidad de recursos.
¿CUÁL ES LO MEJOR?

 Ser Eficiente
 Ser Eficaz
 Ser Efectivo
 EFICIENCIA EFICACIA
Enfasis en los medios Enfasis en los resultados

Hacer las cosas Hacer las cosas correctas

correctamente
Resolver problemas Lograr objetivos

Ahorrar gastos Crear más valores

Cumplir tareas y Obtener resultados

obligaciones
Capacitar a los Proporcionar eficacia a
subordinados subordinados
Enfoque reactivo Enfoque proactivo
(del pasado al presente) (del futuro al presente)

¿Pregunta Principal?

¿Cómo hacer mejor lo que ¿Qué es lo que deberíamos

hacemos? estar haciendo?
 EFICIENCIA (¿CÓMO LO HAGO?)

ALTA BAJA

HAGO BIEN Hago mal

LO ADECUADO lo adecuado
EFICACIA ALTA
(¿QUÉ HAGO?)
BAJA Hago bien HAGO MAL
lo inadecuado LO
INADECUADO

Cuidado
“Ningún grado de eficiencia puede compensar
la falta de eficacia.

Antes de dedicarnos a hacer algo en forma

eficiente, tenemos que estar seguros de que
hemos encontrado algo acertado para realizar”
Peter Drucker
 ¿QUÉ HACEN LOS
ADMINISTRADORES?
Principales funciones Administrativas
Henry Fayol

Planificar

Organizar

Dirigir
Liderar

Operar
Técnicamente

Controlar
Habilidades de un Administrador
Robert Katz

Habilidades Capacidad de aplicar conocimientos o

Técnicas Experiencia especializada

Habilidades Capacidad de trabajar con otros,

comprenderlos y motivarlos, en lo
Humanas individual y en grupo

Habilidades Capacidad mental para analizar y

Conceptuales diagnosticar situaciones complejas
 Habilidades de un Administrador
Robert Katz
Frecuencia
De Uso

Habilidades
Conceptuales

Habilidades
Humanas

Habilidades
Técnicas

Egresados Supervisores Jefes de Area Gerentes Gerente

Operativos General
Conceptos sobre el Administrador de:
Henri Mintzberg - MIT

• Distintas y fuertes presiones

• Planear • Interrupciones

• Organizar • Orientar acciones

• Establecer comunicaciones verbales
• Dirigir más que escritas.
• Controlar • Colaboración con agentes, externos,
colegas y el personal que se dirige.
Papeles Administrativos
Según .............. MIT

Interpersonales
1. Representativo
2. Líder
3. Enlace

Informativos
1. Monitor
2. Diseminador
3. Interlocutor

De Decisión
1. Emprendedor
2. Manejador de conflictos
3. Asignador de recursos
4. Negociador
Al final que hace un Administrador?

Rpta:
“Todo lo relacionado con seres
humanos, son problemas
complejos y tienen distintas
interpretaciones según los
paradigmas de cada autor”.

“Debemos aprender a manejar la

complejidad, para eso nos sirve el
pensamiento sistémico”
En nuestro país el término
profesional reconoce a los que
reciben una educación universitaria
que lo habilita a ejercer,
reconocidamente una determina
actividad: arquitecto, médico,
abogado, contador público.
 Organización formal
Es la organización basada en una división del trabajo
racional, en la diferenciación e integración de los
participantes de acuerdo con algún criterio establecido
por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la
organización planeada; la que está en el papel.
 Organización informal:
Es la organización que emerge
espontánea y naturalmente entre las
personas que ocupan posiciones en
la organización formal y a partir de
las relaciones que establecen entre
sí como ocupantes de cargos.
Organizaciones Sociales
Grupo de personas constituido
formalmente para alcanzar, con
mayor eficiencia determinados
objetivos en común que
individualmente no es posible
lograr.
Diversidad de los
enfoques.
• Enfoque de las 7-S de McKinsey
Este enfoque se ha vuelto muy popular, debido en parte a que sirvió de apoyo
para las investigaciones que derivaron en dos libros de gran venta.

Las Siete S son:

• ESTRATEGIA: Acción y asignación sistemáticas de recursos para el logro de los
propósitos de la compañía.
• ESTRUCTURA: Organizacional y relaciones de autoridad.
• SISTEMAS: Procedimientos y procesos como sistemas de información, procesos de
manufactura y procesos de control.
• ESTILO: Modo de comportamiento de los administradores y de dedicación
colectiva de su tiempo al cumplimiento de las metas organizacionales.
• PERSONAL: Personas que forman parte de la empresa.
• VALORES COMPARTIDOS: Valores que comparten los miembros de una
organización
• HABILIDADES: Capacidades distintivas de una empresa.
Enfoque de la Administración de Calidad
Total

La Administración de calidad total se ha

convertido en un elemento decisivo del
competitivo mercado global. Deming y Juran
fueron los precursores de esta administración.
Otra importante contribución fue hecha por
Philip Crosby. Cada uno le dio a la calidad
una definición ligeramente distinta.
Enfoque de la reingeniería
La reingeniería es uno de los enfoques más recientes,
también llamado rediseño de procesos. Su propósito es
lograr más con menos recursos. La reingeniería ha sido
definida como: “el replanteamiento fundamental y
rediseño radical de los proceso de las empresas para
conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño
contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio
y rapidez”.
Enfoque de la administración de la calidad total
Calidad total: Es integrar toda una empresa para
que realice su función. Es un esfuerzo completo de
toda la empresa mediante el involucramiento total
de toda la fuerza de trabajo con un enfoque de
mejora continua que las empresas utilizan para
lograr la satisfacción del cliente; es a la vez una
filosofía administrativa completa, y un conjunto de
herramientas y procedimientos para su puesta en
práctica.
Enfoque operacional o del proceso administrativo
El enfoque operacional o de la teoría y ciencia de
la administración recoge los conocimientos
administrativos pertinentes para relacionarlos con
las labores administrativas, lo que los
administradores hacen. Este enfoque pretende
integrar los conceptos, principios, y técnicas que se
encuentran en la base de las tareas de la
administración.
Enfoque de la reingeniería.
Según Hammer y Stanton; la reingeniería
es rediseñar todos los procesos, cambiarlos
radicalmente y reemplazarlos de forma
favorable para la organización.
Enfoque sistémico del proceso administrativo

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico

conforman el proceso administrativo, cuando se consideran
aisladamente los elementos Planificación, Organización,
Dirección y Control, son solo funciones administrativas,
cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar,
Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de
interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administrativo.
Fines de la organización como una estructura
La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de
papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para
trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la
planificación.

Emprender un proceso de reorganización administrativa es una decisión

que la organización debe evaluar detenidamente antes de ponerla en
marcha.

La estructura administrativa de las organizaciones representa los cimientos

sobre los que se erige y funciona la organización. Una reestructuración
adecuada de los recursos humanos y físicos de las mismas permite
alcanzar los objetivos de las organizaciones.