CODIGO GH-PR-01

ADMINISTRACION DEL TALENTO VERSIÓN 2

HUMANO FECHA 17/03/2015

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1. OBJETIVO
Seleccionar el personal idóneo y competente que logre satisfacer las necesidades de personal y los
requerimientos administrativos y operativos de la empresa, para cumplir con nuestro sistema de gestión.

2. ALCANCE
Aplica para todo el personal administrativo y operativo de la Empresa TERRA OLIFIELD PREOVIDES

3. RESPONSABLE (S)
Gerente

4. DEFINICIONES
Pasado judicial: Documento expedido por el DAS en donde se verifica que la persona no posee ningún
tipo de problemas con la justicia.( actualidad lo genera la policía Nacional)

Hoja de Vida: Es un documento en donde se relaciona información personal, laboral, familiar y grado
de escolaridad de una persona.
Certificado de Es el certificado de aptitud física que determina el médico.
Aptitud laboral:
Prueba Es la prueba que se realiza para determinar el perfil psicológico de las personas.
Psicotécnica:
Antecedentes Es el documento que certifica el comportamiento del trabajador en cargos públicos.
Disciplinarios:
Entrevista Es una conversación que se establece entre el empleador y el aspirante a cierto cargo
en donde se confronta personalmente los datos de la hoja de vida.
Contrato laboral: Es un documento firmado por un empleador y un empleado en donde se estipulan
ciertas cláusulas que conllevan a la prestación de un servicio.
 La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el
cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les
permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o
externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar
Capacitación aportes a la institución.
 Proceso didáctico que consiste en proporcionar a los funcionarios las
herramientas teóricas y prácticas para adquirir, mantener, reforzar y actualizar
conocimientos, destrezas y aptitudes necesarias requeridas para su buen
desempeño en sus ámbitos de trabajo.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBR Adriana Macías NOMBR Adriana Macías NOMBR Alexander Valderrama
E E E
CARGO Director HSEQ CARGO Director HSEQ CARGO Gerente
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5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Ingreso de Personal
RESPONSABL
DETALLE DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
E
(Que – como – cuando – donde – para que) (Formato Diligenciado)
(Quien)

1) Identificar la necesidad de personal según el área que lo Gerente

requiera.

2) Identificar si el cargo ya existe en la compañía ó es un Gerente

cargo nuevo, si es un cargo nuevo definir el perfil del cargo,
con sus competencias, funciones, responsabilidades y
autoridad. Actualizar el GH-MN-01Manual de competencias,
funciones, responsabilidades y autoridad.

3) Solicitar y recepcionar las hojas de vida para cada cargo Gerente

solicitado.

4) Realizar un estudio minucioso de cada hoja de vida y se Gerente GH-FO-01 Verificación de

selecciona las que cumplan con los requerimientos exigidos hoja de vida y perfil del
para el cargo cargo

5) Convocar a los aspirantes del cargo preseleccionados Gerente

6) Entrevistar y realizar un análisis detallado a las personas Gerente

que se han preseleccionado para ocupar dicho cargo.

7) Llamar a la persona preseleccionada para el cargo y enviar Gerente GH-FO-04Autorización

al empleado para la realización de exámenes ocupacionales Aptitud Ocupacional de
(Realizar exámenes ocupacionales de retiro a la terminación Ingreso
del contrato), recibir información del resultado o concepto
del médico para su ingreso a trabajar, si el resultado es
positivo solicitar al empleado los documentos para realizar el
contrato de trabajo, de lo contrario termina el proceso con
esta persona y se inicia con uno nuevo.

8) Recibir los documentos requisitos para la elaboración del Gerente

contrato.

9) Firmar el respectivo contrato laboral y realizar las Gerente Contrato laboral

afiliaciones a: ARL, EPS, FP.

10) Entregar la dotación completa y demás elementos de Gerente- GH-FO-08 Entrega de

protección personal de acuerdo al cargo, explicando su uso Coordinador dotación y EPP
y mantenimiento y firmar el recibido de dotación. HSEQ
Para la entrega de EPP por reposición, se registran en el
formato GH-FO-07 EntregaDe EPP y Consumibles en reposición
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RESPONSABL
DETALLE DE LA ACTIVIDAD REGISTRO
E
(Que – como – cuando – donde – para que) (Formato Diligenciado)
(Quien)

11) Realizar la inducción del cargo de acuerdo en los temas Gerente / GH-FO-13 Evidencia de
relacionados en la documentación correspondiente. Coordinador Inducción y re-inducción
HSEQ
Nota: Máximo anualmente se realiza re-inducción al cargo,
teniendo en cuenta GH-PR-03 Programa de Inducción y Re
inducción y GH-OD-01 Cartilla de Inducción y Re inducción

12) Realizar anualmente la evaluación de desempeño del Gerente GH-FO-16Evaluación de

personal, donde se evalúa el cumplimiento de las funciones desempeño
y responsabilidades en calidad, Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente de todos los trabajadores y DE-FO-11 Programa de
la eficacia de las capacitaciones recibidas e identificar gestión – Capacitación o
acciones de mejora y capacitaciones requeridas por el Formación
personal.Realizar retroalimentación con cada uno de las
personas evaluadas y firmar la evaluación con los
compromisos de mejora según sea el caso.

13) Realizar cada año la actualización del grupo familiar. Gerente GH-FO-11 Actualización
datos grupo familiar

5.2 Capacitaciones
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1) Coordinar la capacitación del personal Gerente DE-FO-11 Programa de
administrativo y/o operativo de acuerdo a las gestión – Capacitación o
necesidades de cada cargo, teniendo en cuenta la Formación
invitación de la ARL, empresas o personas que
ofrecen sus servicioso con personal interno,
resultado de necesidades de acuerdo a planes de
acción, mejora del perfil de cargo, entre otros,
siempre garantizando que la persona que realice la
capacitación sea competente.
2) Asistir a la capacitación programada Todo el personal GH-FO-14 Lista de
convocado Asistencia
Nota(s):
En la lista de asistencia se identifica el tema, objetivo y
alcance de la capacitación.
Retroalimentar la información adquirida entre los
compañeros de trabajo o con los que no hayan asistido
por alguna causa justificada
Cuando las capacitaciones son externas, podrá no
contarse con el formato de asistencia
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DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

3) Evaluar la eficacia de la capacitación Capacitador GH-FO-02 Evaluación De
Nota: cuando son capacitaciones externas la evidencia La Eficacia De La
de la eficacia de la capacitación se podrá evidenciar a Capacitación o formación
través de los registros que genere el
proveedor/Contratista
4) Actualizar el programa de gestión – Capacitación o DE-FO-11 Programa de
entrenamiento y la matriz de personal con el fin de gestión – Capacitación o
controlar las capacitaciones que requiere cada Formación
cargo y las recibidas GH-FO-15Matriz control
de personal

5.3 Retiro De Personal

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
1) Analizar los motivos del retiro del Gerente
personal:
a) Vencimiento establecido por el
contrato
b) Renuncia del empleado
c) Terminación unilateral por parte de la
empresa con justa causa
d) Terminación unilateral por parte de la
empresa sin justa causa
2) Notificar al empleado la causal del retiro, Gerente
cuando la decisión ha sido por parte de la
empresa.
3) Hacer entrega del cargo al jefe inmediato Personal en retiro
y los activos asignados a su
responsabilidad.
4) Hacer entrega de la dotación y/o EPP a Personal en retiro GH-FO-08 Entrega de
su cargo, a la persona que corresponda dotación y EPP
en su momento.
5) Enviar al empleado, para la práctica de Gerente GH-FO-03 Autorización
los exámenes ocupacionales de retiro. Aptitud Ocupacional de Retiro
6) Realizar examen ocupacional de retiro Medico Ocupacional Certificado Medico de retiro
7) Soportar a la empresa la practica de los Personal en retiro Certificado Medico de retiro
exámenes médicos de retiro
8) Liquidar y entregar las prestaciones Contador / Gerente Liquidación
sociales que le correspondan según el
tiempo de servicio en la empresa.
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6. POLÍTICAS (Lineamientos que establece la empresa para garantizar el cumplimiento de los

objetivos)

7. OBSERVACIONES GENERALES (Notas aclaratorias de las actividades)

Mantener actualizado el formato GH-FO-15Matriz control de personal, durante la permanencia del empleado
en la empresa.
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

1 01 de Octubre de 2012 Creación del documento

2 10 de Diciembre de 2014 Actualización del encabezado, ajuste de

cargos e inclusión de registros

3 17 de Marzo de 2015 Cambio De Razón Social Y Logo.