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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACION

DE PERSONAL

Código: DT-GG-PR-01
Versión: 06
Fecha de aprobación: 01/08/2019

1. OBJETIVO
Estandarizar todos los procesos de contratación necesarios para la operación
normalizada de la organización incluyendo desde la selección de personal a ingresar
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abarcando los aspectos de reclutamiento, selección, contratación, inducción y

desvinculación con la organización.

2. ALCANCE
Aplica para todo el personal que aspire a ocupar vacantes dentro de la organización,
independientemente que sea contratado directamente o a través de empresa de
servicios temporales, para todos los procesos de la empresa que soliciten productos o
servicios y finalmente, para todos los procesos subcontratados que la organización
determine como necesarios para la ejecución de sus actividades.

3. DEFINICIONES
TERMINOS RELATIVOS A PROCESOS DE CONTRATACION DE PERSONAL

Aspirante. Es la persona que se siente capacitada y con las aptitudes necesarias para
pretender ocupar un cargo vacante en una organización.

Cargo. Consiste en un grupo de tareas y responsabilidades que se le asignan a una

persona dentro de una organización.

Entrevista de selección. La entrevista de selección puede definirse como una

comunicación formalizada de interacción por medio del lenguaje, generalmente entre
dos personas (entrevistados y entrevistador) donde se produce el intercambio de
información de preguntas, demostraciones, simulaciones o cualquier técnica que
permita evaluar la idoneidad de un candidato para un puesto de trabajo.

Inducción. Consiste en la orientación, ubicación y supervisión que se efectúa los

trabajadores de reciente ingreso o traslado a diferente cargo durante el período de
desempeño inicial.

Pruebas. Cualquier medida de rendimiento u otra información escrita utilizada para

tomar una decisión laboral.

Reclutamiento. Es el proceso de identificar y atraer individuos de acuerdo a un perfil

definido.

Referenciación. Mecanismo efectivo de verificación que garantiza la veracidad de la

información suministrada por un aspirante.

Selección. Etapa dónde se decide el personal/bien/servicio indicado para ocupar el

cargo o realizar la actividad.

Vacante. Cargo disponible en una organización.

HSEQ. Sigla que proviene del inglés Health, Safety, Environment and Quality que en
español significa Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad.
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4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• NTC-ISO 9001
• NTC-ISO 14001
• OHSAS 18001
• RUC Guía del sistema de seguridad, salud ocupacional y ambiente para
contratistas del sector transporte.
• Manual Especifico de Funciones, Responsabilidades y Competencias (DT-GH-
MN-02)
• Decreto 2663 de 1950. Código Sustantivo de Trabajo.
• DT-GG-PO-07 Política de derechos humanos
• DT-GH-LS-06 Profesiograma
• DT-GG-FR-13 Lista de chequeo hoja de vida personal
• DT-GH-FR-15 Acta de inducción o reinducción
• DT-GH-FR-50 Evaluación de actividad de capacitación
• DT-GG-FR-15 Autorización tratamiento y protección de la información
• DT-MT-FR-02 Evaluación de conducción
• Contratos de trabajo
• Convenios de prestación de servicios.
• Informe de Prueba Psicotécnica.
• Informe de verificación judicial
• Certificación de aptitud medica
• Informe de visita domiciliaria
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5. DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTROS RESPONSABLES

Cuando se trate de un cargo nuevo, debe estar

definido su perfil para poder hacer cualquier tipo
de convocatoria y suplir las funciones del cargo.
Este perfil debe definir claramente las
competencias requeridas para cualquier
aspirante además de las posibles condiciones de
equivalencia, además debe guardar relación con
Gerente
las funciones y responsabilidades inherentes al
Administrativa
cargo cuya convocatoria se está previendo.
DT-GH-MN-02
Cuando se trate de un cargo antiguo en la
MANUAL
estructura organizacional es pertinente
Determinación ESPECIFICO DE
confrontar nuevamente sus funciones y
del perfil del FUNCIONES,
responsabilidades de tal manera que las mismas Líder de proceso
cargo RESPONSABILIDAD
no hayan sufrido una transformación por la
ES Y
dinámica de la organización tal que de pronto
COMPETENCIAS
implique un cambio del perfil tradicional
establecido para ése cargo.
Coordinador HSEQ
Dicho perfil debe quedar estipulado en el DT-GH-
MN-02 MANUAL ESPECIFICO DE
FUNCIONES, RESPONSABILIDADES Y
COMPETENCIAS y deben participar en su
elaboración la Gerente Administrativa, el líder de
proceso que solicita el cargo y el Coordinador
HSEQ.

Para el reclutamiento se utilizará el medio de

publicación en portales de empleo web, chats de CORREO
WhatsApp de conductores y se recibirán hojas de ELECTRÓNICO Gerente
Reclutamiento
vida de los aspirantes por medio de correo HOJAS DE VIDA Administrativa
electrónico y/ o en físico. O receoción de hoja de
ASPIRANTE
vida por referido.

En éste paso, la Gerente Administrativa verificará

que todas las hojas de vida presentadas se
ajustan al perfil requerido del cargo y contengan Gerente
los soportes mínimos para verificación de aptitud administrativo
en cuanto a educación, formación y experiencia
Preselección de HOJA DE VIDA
del personal a ingresar. Los soportes mínimos
hojas de vida ASPIRANTES
son:
Coordinador HSEQ
- Copia cédula de Ciudadanía
- Certificado EPS y AFP
- Certificaciones laborales y referencias
laborales activas.
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- Carné de vacunación Gerente Operativo

y Comercial
Las que no cumplan con ésta primera condición
serán descartadas y los interesados no podrán
continuar con el cumplimiento de las etapas
posteriores.

Para el caso de hojas de vida de conductores, el

Jefe HSEQ revisará Copia de la licencia de
conducción y su estado en el Simit y Runt, previo
Vo.Bo. del Gerente Operativo y Comercial.

El(la) practicante HSEQ o el Coordinador HSEQ

deben verificar las referencias laborales y
personales del candidato.

Posteriormente se debe realizar la verificaciones

judiciales y revisión de antecedentes a través de
una empresa prestadora de servicios de este tipo
siendo solicitada por el mismo Coordinador.
Coordinador HSEQ
En cuanto se conozcan los resultados de la REGISTRO
VERIFICACIÓN JUDICIAL emitido por la VERIFICACION
empresa proveedora, el Coordinador HSEQ JUDICIAL DE
Verificación de informa a la Gerente Administrativa y/o Operativo PERSONAL
documentos y y Comercial los resultados y anexa el soporte de
referenciación la verificación judicial en la hoja de vida del
aspirante.
CORREO Empresa
Si el aspirante resulta Favorable (bien ELECTRÓNICO prestadora de
referenciado), se cita a entrevista de servicio de
preselección. verificaciones
judiciales
En caso que el aspirante resulte Desfavorable
(presenta inconsistencias en la Referenciación)
se comunica a través de correo electrónico al
solicitante, de manera presencial o por medio
telefónico en la mayoría de los casos y se retira
su hoja de vida del proceso.

La Gerencia Administrativa en conjunto con el

líder de proceso donde se genera/solicita la
vacante, programa al candidato para entrevista FORMATO Gerente
con las cuales la gerencia busca mediar las ENTREVISTA administrativo
Entrevista de aptitudes y personalidad del candidato.
DT-GG-FR-15 Gerente Operativo
preselección
Una vez el aspirante tiene concepto positivo para AUTORIZACIÓN y Comercial
continuidad en el proceso, el coordinador HSEQ TRATAMIENTO Y
Líder de proceso
solicita al aspirante que firme el formato DT-GG- PROTECCIÓN DE
FR-15 AUTORIZACION TRATAMIENTO Y LA INFORMACIÓN Coordinador HSEQ
PROTECCION DE LA INFORMACION según lo
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establecido en la política de Tratamiento y

Protección de Datos Personales de Duramos
S.A.S.

Se aplicaran pruebas de conocimientos teniendo

en cuenta las funciones y responsabilidades
inherentes al cargo. El líder de proceso donde
se genera la vacante debe diseñar y aplicar la
PRUEBA DE CONOCIMIENTO respectiva. La
organización podrá considerar pertinente Líder de proceso
prescindir de la aplicación de pruebas de donde se genera la
conocimiento. vacante
PRUEBAS DE
Luego de la aplicación de pruebas, se debe CONOCIMIENTO
notificar al candidato si fue seleccionado para
que continúe con el proceso, se le cita para
Pruebas de exámenes médicos y prueba psicotécnica.
Jefe/supervisores
conocimiento
de Mantenimiento
Nota 1: las pruebas de conocimiento obligatorias
DT-MT-FR-02 CDIA
para los conductores son la prueba práctica de
manejo realizada por personal competente EVALUACION DE
idoneo dejando evidencia en el formato DT-MT- CONDUCCION
FR-02 EVALUACION DE CONDUCCION y
examen de conocimientos sobre transporte de
mercancías peligrosas. Incluir examen teorico

Nota 2: el examen de conocimientos sobre

transporte de mercancías peligrosas solo será
aplicado a conductores contratados para esta
labor.

El Coordinador HSEQ solicita el servicio de

examen médico ocupacional de ingreso según el
DT-GH-LS-06 PROFESIOGRAMA enviando
previamente un correo electrónico a la IPS
contratada indicando Nombre, Cédula y Cargo
del aspirante, e inmediatamente se notifica al
DT-GH-LS-06 Coordinador HSEQ
aspirante para que asista a los exámenes dando
PROFESIOGRAMA
las indicaciones respectivas de dirección,
Gerente
Examen médico documentación, hora de asistencia, preparación
administrativo
ocupacional y alimentación.
CERTIFICACION DE Centro médico
Si el aspirante resulta “Sin restricciones para el
APTITUD MEDICA ocupacional
cargo” se archiva la evaluación médica
ocupacional en la hoja de vida del aspirante y se
envía para evaluar la Prueba Psicotécnica.

Si el postulante resulta “Aplazado y/o Con

restricciones” se procede a archivar el informe
médico de forma digital y en la carpeta física de
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conceptos de aptitud médica y la hoja de vida del

aspirante será retirada del proceso.

Nota: el trabajador debe ingresar con el

esquema de vacunación vigente (Tétano y fiebre
amarilla)

Firma de carta de recomendaciones médicas

Se realiza PRUEBAS PSICOTÉCNICAS a los

preseleccionados, mediante un(a) co avalado(a) Gerente
junto con la VISITA DOMICILIARIA a fin de administrativa
evaluar ciertos aspectos técnicos de las
condiciones del aspirante y posteriormente
generar el informe de los resultados. INFORMES
Líder de proceso
Prueba RESULTADOS DE
donde se genera la
psicotécnica y La organización podrá considerar pertinente PRUEBA
vacante
Visita prescindir de la visita domiciliaria. PSICOTÉCNICA Y
domiciliaria VISITA
Cuando se recibe el resultado de la prueba DOMICILIARIA
psicotécnica con concepto positivo la Gerente Proveedor en
Administrativa informa al solicitante para dar pruebas
inicio a las afiliaciones a seguridad social y psicotécnicas y
programar para la contratación laboral e visitas domiciliarias
inducción respectiva.

La gerente administrativa procede a llamar al

aspirante para citarlo a la empresa y haga
entrega toda la documentación requerida
previamente.
RADICADOS DE
Al tener toda la documentación del aspirante, la AFILIACIÓN A EPS, Gerente
Gerente Administrativa solicita al área de Gestión ARL, AFP, CAJA DE Administrativa
HSEQ y Contable realizar las afiliaciones del COMPENSACIÓN
trabajador a Sistema de Seguridad Social en:
Afiliaciones
• Salud Coordinador HSEQ
CARTA APERTURA
• Pensión (cuando se requiera)
DE CUENTA
• Riesgos Laborales
• Caja de Compensación Familiar Auxiliar Contable

Adicionalmente, se le solicita al trabajador que CERTIFICACIÓN

haga apertura de cuenta ahorros de nómina en el BANCARIA
banco indicado por la empresa, en caso de no
tenerla, por medio de una carta de
recomendación de parte de la empresa para
apertura de la misma.

Si el seleccionado reúne todas las condiciones Gerente

Contratación CONTRATO
de aptitud y legales evaluadas, la Gerente administrativa
Administrativa elabora el CONTRATO con los
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términos y condiciones que se establezcan de

acuerdo a las necesidades de la organización el
mismo día que se realizan las afiliaciones y lo
pactado en la entrevista con el (la) aspirante. Se
procede a explicarle al trabajador la información
general de la empresa, el tipo de Contrato de
trabajo a firmar, el salario, periodicidad de pagos,
prorrogas del termino de contrato, funciones,
responsabilidades y obligaciones del trabajador,
faltas que se consideran como graves, sanciones
disciplinarias, beneficios extralegales ofrecidos
por la organización, trámite de incapacidades y
permisos, y horario laboral. Una vez el trabajador
tenga claro toda la información, finaliza con la
firma del Contrato y entrega de la carta de
bienvenida a la empresa.

Posterior a la firma del contrato el trabajador es

sometido a inducción HSEQ y del cargo (formato
para inducción del cargo) y finaliza con líder de
proceso donde se genera la vacante quien debe
realizar inducción en temas relacionados al
cargo. Debe quedar registro en el DT-GH-FR-15 Gerente
ACTA DE INDUCCION Y REINDUCCION DT-GH-FR-15 ACTA
administrativo
Inducción mencionando la duración de esta inducción. DE INDUCCIÓN Y
REINDUCCIÓN
La dotación y los EPP se entregaran según lo
establecido en la DT-GH-LS-07 MATRIZ DE
Entrega De IDENTIFICACION DE EPP y se dejará evidencia
Dotación y EPP DT-GH-LS-07 Líder de proceso
de la entrega por medio del documento DT-GG-
MATRIZ DE
FR-10 REGISTRO DE ENTREGA DE
DOTACIÓN Y EPP.
IDENTIFICACION
DE EPP
Nota 1: para los conductores a ingresar en
operaciones mineras o portuarias, una vez
entregada la dotación y los EPP serán enviados
a inducción en las instalaciones del cliente.

El personal operativo que realice labores DECLARACIÓN DE

constantes dentro de las instalaciones con RIESGOS Y
Drummond se le debe tramitar su carné de OPORTUNIDADES
Carnetización ingreso. Para ello debe diligenciar los siguientes DE DLTD
para ingreso a formatos de DLTD:
instalaciones de
DLTD - Declaración de riesgos y oportunidades
- Formulario para carné de acceso. FORMULARIO
PARA CARNÉ DE
Adicionalmente se debe anexar a la solicitud de ACCESO DE DLTD
carnetización: fotocopia de cedula y de licencia
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vigente, foto fondo blanco, y soporte de pago por

valor del carné.

Estos documentos deben ser enviados a correo

electrónico de agendamientos Porteria de Puerto
o Mina.

Selección de
conductores de
El personal conductor que se vaya asignar a la
Duramos
flota de Consorcio DIA S.A, debe contar con la Gerente operativo y
Transportes N.A
aprobación del Gerente Operativo y Comercial de comercial
para laborar con
Duramos Transportes SAS.
Consorcio DIA
S.A

Este apartado aplica únicamente con el personal

que deja de pertenecer a Duramos S.A.S sin COMUNICADO
importar el motivo del retiro. ESCRITO SOBRE
PROGRAMACIÓN A
Para el retiro de un trabajador es necesario:
EMO DE RETIRO
- Notificar al trabajador de su despido de
manera verbal en primera instancia y
luego por medio escrito, ya sea por justa CONCEPTO
o Injusta Causa. Notificación a termino MÉDICO
fijo. OCUPACIONAL DE Auxiliar Contable
- En caso de renuncia voluntaria por parte RETIRO
Rol 1
del trabajador de forma verbal, solicitarle
lo haga por escrito.
- Si este se niega a dejarlo por escrito, y/o
abandona el cargo, la Gerente REGISTRO DE
Gerente
Desvinculación Administrativa debe notificar que acepta NOVEDAD DE
Administrativa
del trabajador de su renuncia, de manera física, a su RETIRO ARL, EPS Y
la organización domicilio actual por correo certificado, y CAJA DE
solicitarle realizarse exámenes médicos COMPENSACIÓN
Coordinador HSEQ
de retiro según el Profesiograma. Si el
empleado NO se realiza los exámenes
médicos en el tiempo estipulado por la
empresa de cinco (5) días hábiles, pierde
el derecho a toda reclamación posterior.
Una vez realizados los exámenes, se se
debe contactar nuevamente para que
reclame su liquidación.
- Solicitarle al trabajador la dotación
entregada por parte de empresa en el
tiempo laborado para protección del
logo. HOJA DE ENTREGA
- Comunicar la novedad de retiro del DE PUESTO
trabajador de la organización ante la
ARL, Caja de Compensación y EPS.
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- Pagar la correspondiente liquidación del

trabajador.
- Entregarle Certificación laboral
- En caso de ser despido sin justa causa,
realizar el pago de la indemnización.

Nota 1: La persona antes de su desvinculación

deberá presentar entrega de puesto para
reclamación de la liquidación.
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CONTROL DE CAMBIOS

NOMBRE CARGO FIRMA

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ

QUIEN REALIZO
FECHA VERSION DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
EL CAMBIO

08/10/2014 01 Procedimiento nuevo

Se adiciona la parte de auditorías a los procesos

28/04/2015 02
de selección de personal CDIA SA.

Se adicionan las siguientes actividades al

procedimiento:

En el ítem de preselección se incluye: Solicita al

aspirante que firme el formato AUTORIZACIÓN
HABEAS DATA Y PROTECCIÓN DE DATOS.
Entrevista de preselección.

En el ítem de prueba psicotécnica y visita

17/01/2017 03 domiciliaria se agrega: Realizar la visita
domiciliaria y generar el informe de los
resultados.

Se crea el Ítem Legalización Del Contrato De

Trabajo, Inducción, Entrega De Carnés, Entrega
De Dotación

Se crea el Ítem Aplicación Prueba De Manejo

(Conductor)

Cambio de referencia de Jefe/coordinador de

proceso a Líder de proceso

Cambio de referencia de Coordinador de

sistemas de gestión a Coordinador HSEQ
24/11/2017 04
Supresión de actividad “Promoción interna”

Cambio en la forma de entrega del concepto

médico por parte del laboratorio clínico (página
web).
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Reconformación de actividades del

procedimiento adecuando a necesidades de la
organización

Cambio de denominación al procedimiento de

02/05/2018 05 “Procedimiento para reclutamiento, selección,
contratación e inducción del personal” a
“Procedimiento para contratación del personal”.

Eliminación del diligenciamiento del formato DT-

GG-FR-17 FORMATO OBSERVACIONES DE
ENTREVISTA Y VERIFICACIÓN DE DATOS.
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Inclusión del formato DT-MT-FR-02
EVALUACION DE CONDUCCION

Cambio de logo.