PR-GH-001

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN VERSION 1

DE PERSONAL
27/11/2018

1. OBJETIVO
Establecer la metodología para seleccionar y vincular personal idóneo y competente de una manera eficiente,
cubriendo los aspectos legales que intervienen en éste, con el fin de suplir las vacantes que en cada proceso de
la iglesia que se requieran.

2. ALCANCE
Este procedimiento inicia con la solicitud de personal por parte de los Pastores, Coordinadores y finaliza con la
legalización del contrato laboral con el trabajador. Aplica para el ingreso de personal mediante vinculación legal
para la gestión administrativa.

3. DEFINICIONES

ENTREVISTA: Es un encuentro concertado entre el jefe responsable de la selección y el aspirante al cargo.

REFERENCIAS: Es el informe personal - laboral sobre el comportamiento, disposición al trabajo, cumplimiento,

honestidad, responsabilidad y compromiso hacia un grupo social.

FUNCIONES: Son las directrices necesarias para la ejecución correcta de un cargo determinado.

CAPACITACIÓN: Actividad realizada en una institución respondiendo a sus necesidades, que busca mejorar la
actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.

ASPIRANTE: Persona que no está admitido definitivamente en un cargo determinado y que tiene que cumplir con
ciertas etapas para ser admitido.

HOJA DE VIDA: Documento donde el aspirante relaciona sus datos personales, familiares, estudios, formaciones
realizadas, experiencia laboral, referencias personales y familiares.

INDUCCIÓN: Dar toda la información necesaria al nuevo colaborador y realizar todas las actividades pertinentes
para lograr su rápida incorporación a los grupos sociales que existan en su medio de trabajo, a fin de lograr una
identificación entre el nuevo miembro y la organización y viceversa

EXAMEN MEDICO: Examen utilizado y aplicado a los candidatos que se van a vincular a la Institución mediante
contrato de trabajo, para detectar enfermedades contagiosas o profesionales, en prevención de accidentes.

PERFIL: Conjunto de características personales, conocimientos, habilidades y destrezas que se deben tener en
cuenta en un candidato para la ejecución de una labor específica.

HABILIDAD O DESTREZA: Potencialidades que posee una persona para el desempeño de una labor específica.

ASPIRACIÓN SALARIAL: Suma de dinero que el candidato tiene establecido devengar por la labor u oficio que
va a desempeñar.

EXPERIENCIA LABORAL: Trayectoria laboral en la que se identifican las fortalezas técnicas para la ejecución de
una labor específica.
 PR-GH-001
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN VERSION 1
DE PERSONAL
27/11/2018

COMPETENCIAS: Son los comportamientos y conductas sostenidas y la habilidad demostrada para aplicar
conocimientos y aptitudes de acuerdo a la noción de una actividad a desarrollar y que como resultado se obtiene
la idoneidad para el cargo. Las Competencias son factores de superación individual y grupal, que permiten el
desarrollo de los recursos personales para integrarlos en las posibilidades del entorno y obtener así, de esa
complementariedad, el mayor beneficio mutuo.

CONTRATO: Contrato de trabajo es aquel por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal
a otra persona, natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante
remuneración. (Artículo 22, Numeral 1 de).

CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO: Acuerdo de voluntades entre dos personas por un tiempo indeterminado
el cual puede celebrarse en forma verbal o escrita.

CONTRATO A TÉRMINO FIJO: Acuerdo de voluntades entre dos personas el cual se pacta con un plazo
determinado, por escrito y con una duración no superior a 1 año.

CONTRATO POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Contrato en el cual una de las partes se compromete a prestar
a la otra una serie de servicios profesionales o técnicos a cambio de un precio.

CONTRATO DE APRENDIZAJE: es aquel por el cual un empleado se obliga a prestar servicio a un empleador, a
cambio de que éste le proporcione los medios para adquirir formación profesional metódica y completa del arte u
oficio para cuyo desempeño ha sido contratado, por un tiempo determinado, y le pague el salario a convenir o que
disponga la ley.

4. GENERALIDADES
 La iglesia asumirá el costo del examen médico de ingreso de Medicina Preventiva.
 Los exámenes médicos deben ser realizados únicamente en la entidad con la que tiene convenio la iglesia.
 Se abrirá una carpeta archivando la hoja de vida y los documentos suscritos presentados por el trabajador,
además de toda la documentación generada por las afiliaciones de ley y de su instancia o servicio en la
organización.
 Los contratos utilizados en IGLESIA CENTRAL DENOMINACIÓN CENTRO MISIONERO BETHESDA con los
siguientes:

a) Contrato a término indefinido.

b) Contrato individual de trabajo a término fijo.
c) Contrato de aprendizaje.
d) Contrato por prestación de servicios (persona natural o jurídica).

 La EPS, el fondo de pensiones y el Fondo de Cesantías donde se va a cotizar es escogido por el seleccionado
mientras que la ARL y caja de compensación son escogidas por la Iglesia.
 La oficina donde la iglesia abre la cuenta de ahorro para la consignación de la nómina será el Banco que la
iglesia seleccione, con el cual tiene convenio.
 En caso que la persona desee incluir beneficiarios y la legislación lo permita, debe hacer llegar el día de la
contratación los documentos correspondientes.
 PR-GH-001
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN VERSION 1
DE PERSONAL
27/11/2018

 Cuando se genere una vacante, el Coordinador de Gestión Humana debe abrir convocatoria a través de
internet, anexando el perfil; si es el caso se abre convocatoria a través con otras modalidades. (voz a voz o
recomendados).

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Coordinadores respectivos deben
diligenciar el formato de Solicitud de
personal especificando si es un cargo
Nuevo o existente.

Si el cargo es nuevo, una vez

REALIZAR diligenciado el formato FO- GH-16
Coordinador de Proceso FO- GH-16
SOLICITUD DE Solicitud de personal es enviado a
1 y/o Dependencia Solicitud de
PERSONAL Gestión Humana para que desde allí
personal
se solicite el visto bueno de los
Pastores.

Si el cargo es existente, una vez

diligenciado el formato FO- GH-16
Solicitud de personal es enviado a
Gestión Humana para su visto bueno.
Si el cargo es nuevo o existente, el
APROBAR FO- GH-016 personal es aprobado por los
2 SOLICITUD DEL Pastores Solicitud de Pastores.
PERSONAL personal De lo contrario se finaliza el
procedimiento.
Una vez aprobada la solicitud del
REALIZAR personal se realiza la convocatoria
Coordinador de Gestión Correo
3 CONVOCATORIA con los diferentes entes establecidos
Humana electrónico.
(bolsas de empleo, página
institucional, periódico, etc.)
Coordinador de Gestión Debe revisar cada una de las hojas de
PRESELECCIONAR Humana vida recibidas y compararlas con el
4 HOJAS DE VIDA Hoja de vida perfil de cargo que se está solicitando,
Coordinador de Proceso si se ajusta, debe convocar al (los)
y/o Dependencia preseleccionado(s) a entrevista.
El preseleccionado, debe presentar
REALIZAR una entrevista preliminar con el jefe de
FO- GH-008
ENTREVISTA Coordinador de Proceso área correspondiente, quien evalúa
5 Formato de
PRELIMINAR CON y/o Dependencia toda la parte de conocimiento, de
Entrevista
JEFE DE ÁREA formación y experiencia; si el perfil se
ajusta continúa con el proceso.
6 REALIZAR Coordinador de Gestión Se realiza entrevista con el
ENTREVISTA CON Humana Coordinador de Gestión Humana
 PR-GH-001
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN VERSION 1
DE PERSONAL
27/11/2018

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

quien evalúa la parte estructura
familiar del candidato, fortalezas y
debilidades y presentación personal.
COORDINADOR DE
Si el aspirante aprueba la entrevista
GESTION HUMANA.
continua el proceso. En caso contrario
se finaliza y se convoca al siguiente
preseleccionado.
Se realiza las pruebas de
personalidad para identificar los
aspectos más sobresalientes, las
cuales son aplicadas por el psicólogo
que presta servicios en la Iglesia quien
Psicólogo (a)
PRESENTAR Informe al final realiza el informe y envía a la
7 Coordinador de Proceso Coordinación de Gestión Humana.
PRUEBAS Psicológico
y/o Dependencia
Cuando sea requerido el jefe del área
debe efectuar la aplicación de pruebas
de conocimiento quien al final realiza
el informe y envía al Coordinación de
Gestión Humana.
VERIFICACIÓN DE Se confirma por vía telefónica
Asistente de Gestión FO-GH-017
REFERENCIAS referencias del candidato.
8 Humana. Registro de
PERSONALES Y
Llamadas
LABORALES.
El Coordinador de Gestión Humana
emite el concepto si el candidato se
ajusta al perfil o no de acuerdo a los
FO- GH-008 resultados de las entrevistas y
EMITIR CONCEPTO Coordinador de Gestión
9 Formato de pruebas realizadas.
Y ELEGIR Humana.
Entrevista
De lo contrario se convoca al siguiente
preseleccionado.

INFORMAR SOBRE El Coordinador de Gestión Humana

ASPECTOS Coordinador de Gestión informa al seleccionado los aspectos
10 NA
LEGALES AL Humana. salariales, de contratación, horarios,
SELECCIONADO. etc.
VERIFICAR SI LA Se Verifica si el seleccionado acepta
PERSONA el cargo bajo los parámetros
SELECCIONADA Coordinador de Gestión establecidos por la iglesia, los cuales
11 NA
ACEPTA EL CARGO Humana. fueron informados por parte del
PARA EL CUAL Coordinador de Gestión Humana.
APLICÓ
12 ¿EL Coordinador de Gestión NA Si la persona acepta las condiciones
SELECCIONADO Humana. debe continuar el proceso, en caso
ACEPTA EL CARGO? contrario se finaliza el proceso de este
 PR-GH-001
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN VERSION 1
DE PERSONAL
27/11/2018

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

aspirante y debe convocar al siguiente
preseleccionado.
El Coordinador de Gestión Humana le
CITAR AL hace entrega de los requisitos de
SELECCIONADO vinculación al seleccionado, y el oficio
PARA : SOLICITAR de apertura de cuenta y remisión de
DOCUMENTOS exámenes ocupacionales de ingreso.
PARA EL INGRESO, Coordinador de Gestión Exámenes de Estos resultados deben ser
13
REMITIR A LOS Humana. Ingreso entregados a la oficina de Gestión
EXAMENES DE Humana, si la persona es apta, debe
INGRESO Y continuar con el proceso de
APERTURA DE vinculación, de lo contrario el
CUENTA. procedimiento finaliza y debe reiniciar
el proceso con otro preseleccionado.
Los documentos requeridos en los
requisitos de Vinculación, Resultados
de Exámenes médicos de ingreso
deben ser entregados al Coordinador
RECIBIR Y de Gestión Humana, en la fecha
VERIFICAR Coordinador de Gestión acordada.
14 NA
ENTREGA DE Humana.
DOCUMENTOS. Si los documentos entregados están
completos debe continuar con el
proceso, en caso contrario se le da un
plazo para la entrega para los
documentos que hacen falta.
REALIZAR Coordinador de Gestión Formulario o Elaborar las afiliaciones obligatorias al
15 AFILIACIONES Humana y/o Asistente certificados de Sistema de Seguridad Social.
OBLIGATORIAS de Gestión Humana afiliación.
Una vez firmado el contrato se debe
abrir una carpeta para archivar los
documentos contemplados en el
FO-GH-004
formato FO-GH-004 lista de chequeo
ABRIR CARPETA LISTA DE
Coordinador de Gestión de ingreso de personal:
16 CON DOCUMENTOS Chequeo de
Humana.  Informe entrevista.
DE INGRESO Ingreso de
 Copia de los formatos de
Personal
afiliación a EPS, ARL, Caja de
compensación, Fondo de
pensiones y cesantías.
17 ENVIAR Coordinador de Gestión Correo El Coordinador de Gestión Humana
INFORMACION Humana. electrónico por medio de correo electrónico envía
PARA petición al área de Sistemas, quien
ELABORACION DEL hace entrega en días posteriores el
CARNÉT Y carnet institucional. Este es el
 PR-GH-001
PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y VINCULACIÓN VERSION 1
DE PERSONAL
27/11/2018

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

documento con el cual se identifica
cada miembro de la iglesia y de
REGISTRO DE acuerdo al cargo se debe activar el
HUELLA reconocimiento de la huella para el
registro diario que debe hacer el
empleado.
SOLICITAR Para los cargos que aplique debe
APERTURTA Coordinador de Gestión solicitar al área de Sistemas la
18 NA
DEL CORREO Humana. apertura del correo electrónico
INSTITUCIONAL institucional.
Elaborar el contrato de acuerdo a las
condiciones autorizadas;
ELABORAR Y posteriormente entregarlo al Pastor
Coordinador de Gestión
19 ENTREGAR EL NA para su firma. Una vez firmado por las
Humana.
CONTRATO dos partes anexarlo en la carpeta en
Gestión humana y hacer entrega de
una copia al empleado.

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Descripción del cambio Realizado por Fecha
Coordinador
01 Creación del documento Noviembre 2018
Gestión Humana

Elaboro: Reviso: Aprobó:

Harold Velásquez G. Pastora María Cristina Pastor David Gómez
Fecha: Fecha: Fecha:
04/10/2018 27/11/2018 27/11/2018