Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX S.A.S.

Isabel Cristina Ocampo Ramírez

Cindy Catalina Amórtegui Calle

Genifer Leandra Estrada Jaramillo

David Alejandro Londoño Sepúlveda

Enero de 2022

Universidad de Antioquia

Facultad de Ingeniería

Ingeniería del Mejoramiento Continuo

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Tabla de contenido

Lista de tablas 4
Lista de figuras 5
Introducción 6
Objetivos 7
Objetivo general 7
Objetivos específicos 7
Presentación de la empresa 8
Misión 8
Visión 8
Actividad económica 8
Tipo de empresa 8
Número de empleados 8
Ubicación geográfica 8
Tipo de productos 8
Mercado 8
Diagnóstico de operaciones de la empresa 9
Despilfarros del proceso 9
Diagramas causa efecto 9
Devoluciones 10
Demora en los despachos 10
Falta de estandarización de los procesos 11
Gestión de inventarios deficiente 11
Diagramas de Pareto 12
Diagrama SIPOC 15
Análisis del Modo y Efectos de Falla (AMEF) 16
Value Stream Mapping (VSM) 17
Oportunidades de mejora 19
Conclusiones 20
Bibliografía 21
Anexos 22
Anexo 1 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX
S.A.S” 23
 3

Continuación anexo 1 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa

VELETEX S.A.S” 24
Anexo 2 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX
S.A.S” 25
Continuación anexo 2 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa
VELETEX S.A.S” 26
Anexo 3 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX
S.A.S” 27
Anexo 4 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX
S.A.S” 29
Anexo 5 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX
S.A.S” 30
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Lista de tablas

Tabla 1. Diagrama de Pareto de devoluciones. 11

Tabla 2. Diagrama de Pareto de demora en los despachos. 12

Tabla 3. Diagrama de Pareto de falta de estandarización. 12

Tabla 4. Diagrama de Pareto del sistema de inventarios deficiente. 13

Tabla 5. SIPOC: importar y vender telas. 14

Tabla 6. Oportunidades de mejora. 17

 5

Lista de figuras

Figura 1. Diagrama causa y efecto de devoluciones. 9

Figura 2. Diagrama causa y efecto de la demora en los despachos. 9

Figura 3. Diagrama causa y efecto de la falta de estandarización de procesos. 10

Figura 4. Diagrama causa y efecto de gestión de inventarios deficiente. 10

Figura 5. Diagrama de Pareto de devoluciones. 11

Figura 6. Diagrama de Pareto de demora en los despachos. 12

Figura 7. Diagrama de Pareto de falta de estandarización. 13

Figura 8.Diagrama de Pareto del sistema de inventarios deficiente. 13

Figura 9. VSM del proceso. 16

 6

Introducción

VELETEX S.A.S es una empresa colombiana que lleva 6 años en el mercado y se dedica

a la importación de textil para la confección de prendas como blusas, camisas y camisetas para

dama. Este segmento es altamente competitivo y exigente tanto en materia de precios, tiempos de

entrega y calidad por lo que requiere una implementación de herramientas de mejoramiento

continuo que le permitan mejorar su productividad, reducir los costos, optimizar los recursos,

incrementar la satisfacción de los clientes, detectar oportunamente problemas, entregar a tiempo,

mejorar la calidad y reducir cualquier tipo de desperdicio.

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Objetivos

Objetivo general

Implementar los conceptos y herramientas de Mejora continua en la empresa VELETEX

S.A.S. que permitan diagnosticar, identificar y priorizar oportunidades de mejora, eliminar las

actividades que tienen pérdidas de valor, minimizar los desperdicios, optimizar los procesos y

aumentar la productividad.

Objetivos específicos

● Realizar el diagnóstico a la empresa VELETEX S.A.S. con el fin de identificar las

oportunidades de mejora, retrasos, costos o desperdicios en el proceso misional de la

organización.

● Priorizar los hallazgos y encontrar las causas aplicando las diferentes herramientas de

mejoramiento continuo.

● Analizar los resultados y proponer una acción documentada que permita ser sostenible en

el tiempo y controlada por medio de su indicador.

 8

Presentación de la empresa

Misión

Importar al país textil para la confección de prendas de vestir que estén a la vanguardia de

la moda mundial, de la mejor calidad y precio acorde al mercado colombiano.

Visión

Ser el proveedor de textil del pequeño y gran productor a nivel nacional, siendo referente

de glamour, calidad y pragmatismo.

Actividad económica

VELETEX es una Importadora Textil para prendas de confección.

Tipo de empresa

Pequeña empresa. Sociedad por Acciones Simplificadas (S.A.S).

Número de empleados

Nueve.

Ubicación geográfica

Bodega # 39 ubicada en el Conjunto de bodegas La Regional (kilómetro 1.8 vereda

Sajonia, vía al aeropuerto José María Córdoba). Área de 400 metros cuadrados.

Tipo de productos

Rollos de tela rayón viscosa y poliéster.

Mercado

Empresas de confección de prendas como blusas, camisas y camisetas para dama.

 9

Diagnóstico de operaciones de la empresa

Despilfarros del proceso

Se puede mencionar que el principal despilfarro es que no se tienen estandarizados los

procesos y procedimientos en la empresa, lo que no permite identificar los tiempos ociosos, tiempo

de valor y no valor agregado, pues no se toman tiempos, ni se levanta información relevante de

los procesos para analizarlos, todo se trabaja de una forma empírica y manual; la información se

maneja de una manera informal, utilizando en muchas ocasiones el voz a voz, esta falta de

comunicación entre dependencias genera reprocesos, errores en los despachos, demoras en las

entregas, desgaste del personal y una mala percepción del servicio prestado por parte del cliente.

Otro despilfarro identificado son los altos volúmenes de pedido de tela con el fin de lograr buenos

precios en la importación lo que ocasiona el ingreso de mucha mercancía en inventario.

Diagramas causa efecto

Esta herramienta no nos ofrecerá la respuesta a los problemas, pero nos servirá como

vehículo para identificar las causas principales de un problema, por medio de lluvia de ideas,

jerarquizando las principales y sus causas (Zapata y Villegas, 2006).

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Devoluciones

Figura 1. Diagrama causa y efecto de devoluciones.

Demora en los despachos

Figura 2. Diagrama causa y efecto de la demora en los despachos.

 11

Falta de estandarización de los procesos

Figura 3. Diagrama causa y efecto de la falta de estandarización de procesos.

Gestión de inventarios deficiente

Figura 4. Diagrama causa y efecto de gestión de inventarios deficiente.

 12

Diagramas de Pareto

En muchas ocasiones tratamos de resolver todos los problemas al mismo tiempo, pero se

deben abordar desde las más importantes para dedicarle más recursos y brindarle mejor solución,

que inclusive podría solucionar las de menor importancia (El diagrama de Pareto, 1987).

Tabla 1. Diagrama de Pareto de devoluciones.

Figura 5. Diagrama de Pareto de devoluciones.

 13

Tabla 2. Diagrama de Pareto de demora en los despachos.

Figura 6. Diagrama de Pareto de demora en los despachos.

Tabla 3. Diagrama de Pareto de falta de estandarización.

 14

Figura 7. Diagrama de Pareto de falta de estandarización.

Tabla 4. Diagrama de Pareto del sistema de inventarios deficiente.

Figura 8.Diagrama de Pareto del sistema de inventarios deficiente.

 15

Diagrama SIPOC

Para este análisis se usará la herramienta SIPOC como complemento para la identificación

de las oportunidades de mejora y lograr calidad y rentabilidad de esta empresa. Según Andrade et

al, (2012) la herramienta SIPOC busca una mejor compresión de la secuencia de los procesos por

parte de toda la organización.

Tabla 5. SIPOC: importar y vender telas.

Véase anexo 1.
 16

Análisis del Modo y Efectos de Falla (AMEF)

Véase anexo 2.
 17

Value Stream Mapping (VSM)

Figura 9. Mapa operativo.

 18

Figura 10. VSM del proceso.

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Oportunidades de mejora

Entre las oportunidades de mejora que se identificaron se encuentra “gestión de inventarios

deficiente”, ya que para las organizaciones la administración del inventario se convierte en el

corazón del negocio y en repetidas ocasiones, las empresas le restan importancia (Jiménez Barrera

& Alzate Moreno, 2015; Jiménez Barrera & Alzate Moreno, 2015).

De igual forma, la ausencia de estandarización conlleva a cometer muchos errores que se

traducen en pérdidas para la empresa, pues las organizaciones mediante la gestión integral logran

ventajas competitivas y mejoran el desempeño de sus actividades, eliminando barreras comerciales

(Ramos Soto, Londoño Restrepo, Sepúlveda Aguirre, & Martínez Jiménez, 2020).

La disponibilidad de materia prima de esta empresa se ve afecta debido a las variables que

influyen al momento de realizar una importación, desde el momento que se realiza el pedido hasta

que llega a puerto. Una de las principales causas de estos retrasos se debe a la alta cantidad de

importaciones realizadas en Colombia y a las pocas exportaciones que se realizan (Urrutia

Montoya, 2021).

Tabla 6. Oportunidades de mejora.

Véase anexo 3.
 20

Conclusiones

La principal deficiencia de la empresa es que no cuenta con sus procesos debidamente

estandarizados, no se toman tiempos ni se generan datos de las diferentes tareas o

procedimientos, por ello no se analiza de forma adecuada la efectividad de dichas actividades y

no se implementan indicadores de gestión, por tanto, se sugiere implementar una toma de tiempos

para iniciar luego con la estandarización de los procesos.

Las importaciones nunca tienen una fecha exacta de llegada y siempre tienen retrasos en

la llegada, esto ocasiona retrasos en las entregas lo que ocasiona cancelación de los pedidos por

parte de los clientes por la demora, se sugiere evaluar al agente aduanero en la entrega de los

documentos para evitar retrasos en los trámites y así minimizar el tiempo de entrega de la tela de

puerto a bodega reduciendo tiempos ociosos por errores.

Los proveedores últimamente están enviando la tela en términos generales con buena

calidad tanto en la base del textil como en la estampación, pero la tela al momento de enrollar en

el tubo se arruga y genera quiebres que son el causante principal actualmente de las devoluciones,

lo que ocasiona un proceso de planchado de la tela, la cual retrasa de forma significativa los

despachos y es el mayor tiempo de no valor agregado, esto se podría corregir hablando con el

proveedor y penalizando dichos errores, aunque en el momento el proveedor reconoce el defecto

con descuentos en el próximo despacho, pero no alcanza a subsanar el tiempo perdido, ni el gasto

extra en bodega.

Observando el VSM se aprecia que se está penalizando severamente la gran cantidad de

inventario que tiene la empresa actualmente, el inventario se acumula importación, tras

importación, por ello se debe mejorar el plan de ventas que actualmente se realiza haciendo

ventas por saldeo (venta de tela con grandes descuentos al mayoreo), pero lo ideal es lograr
 21

vender la tela al precio de compra oficial, por ello se debe enfocar una estrategia de marketing y

ventas para buscar nuevos clientes y nuevas plazas en otras ciudades.

La función de la empresa es ser una importadora textil, donde compra la tela, almacena,

vende y despacha y luego recibe las devoluciones de los clientes por diferentes motivos, no se

realizan modificaciones que aporten valor, por tanto, el objetivo de la empresa es reducir costos y

tiempos en cualquier reproceso que demore los despachos a los clientes, y se debe reducir el

tiempo de planchado y gestionar una política de devoluciones para reducir estas.

Falta mejores canales de comunicación entre las distintas dependencias de la empresa,

además la información se maneja de una forma manual e informal tipo mensajes por WhatsApp,

voz a voz, se deben implementar canales formales de comunicación en tiempo real, automatizar

las funciones y formatos que se realizan actualmente a mano para evitar el error humano y

ahorrar en tiempos y cálculos.

Bibliografía

Zapata Carlos Mario y Sandra Milena Villegas. Reglas de consistencia entre modelos de

requisitos de un método, Medellín-Colom-bia, Universidad EAFIT, 2006, pp. 40-59.

Disponible en redalyc.uaemex.mx/redalyc/pdf/215/21514104.pdf

El diagrama de Pareto. (1987). Revista Facultad de Administración de Empresas., 4(6). Obtenido

de

https://repository.unab.edu.co/bitstream/handle/20.500.12749/15243/1987_Revista_Admi

nistracion13.pdf?sequence=1&isAllowed=y

ANDRADE, G. E. V.; MARRA, B. A.; LEAL, F.; MELLO, C. H. P. Analise da Aplicação

Conjunta das Técnicas SIPOC, fluxograma e FTA em uma empresa de médio porte.
 22

XXXII ENEGEP -Encontro Nacional de Engenharia de Produção. Bento Gonçalves,

RS, 2012.

Jiménez Barrera, L. F., & Alzate Moreno, S. (2015). Diseño de políticas contables en el manejo

de costos e inventarios en empresas manufactureras. TRABAJOS DE GRADO UDEA,

9(1). Obtenido de https://revistas.udea.edu.co/index.php/tgcontaduria/article/view/26732

Ramos Soto, A. L., Londoño Restrepo, D. C., Sepulveda Aguirre, J., & Martínez Jiménez, R.

(2020). Gestión integral e integrada. Revista de ciencias sociales, 26(3). Obtenido de

https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=7565465

Urrutia Montoya, M. (2021). La demanda de importaciones en Colombia. Banco de la República.

Obtenido de

https://publicaciones.banrepcultural.org/index.php/banrep/article/view/10584/10981

Anexos

1. SIPOC: importar y vender telas.

2. Análisis del Modo y Efectos de Falla.

3. Oportunidades de mejora.

4. Constancia de la empresa del trabajo realizado.

5. Presentación en power point.

Anexo 1 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX S.A.S”
Continuación anexo 1 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX S.A.S”
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Anexo 2 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX S.A.S”

 26

Continuación anexo 2 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX S.A.S”
 27

Anexo 3 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX S.A.S”

 28

Continuación anexo 3 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa VELETEX S.A.S”
 Anexo 4 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa
VELETEX S.A.S”
 30

Anexo 5 de 5 del entregable “Herramientas de diagnóstico aplicadas a la empresa

VELETEX S.A.S”

Presentación en power point del trabajo realizado, la cual fue enviada al correo:

Emerson.giraldo@udea.edu.co.