ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD DE TRES SOFTWARE CONTABLES

PARA LA PAPELERÍA “EL BOSQUE”

Guate Lizarazo William Mauricio

Lizarazo Ortiz Edwin Alirio

Sarmiento Albarracín Yojan Arley

Centro Educativo El Bosque

Yudy Karina Rodriguez

Málaga Santander

14 /mayo /2022
 CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 3

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 4

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 6

JUSTIFICACIÓN 10

OBJETIVO GENERAL 11

ALCANCES Y LIMITACIONES 12

Alcances: 12

Limitaciones: 12

MARCO DE REFERENCIA Y TEÓRICO 13

ESTRATEGIA METODOLÓGICA 17

Qué es análisis documental (Castillo, 2004-2005) 17

Criterios de selección 18

TABLA 1: Esquema de los criterios de selección. 18

Análisis de la matriz dofa 19

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO 20

Recursos: 20

TABLA 2: Presupuesto 20

CRONOGRAMA: 20
1. DESARROLLO DEL PROYECTO DE GRADO 21

TABLA 3: Implementación de los criterios de selección 21

Análisis de cada software en la matriz DOFA 21

Software contable ContaSol 21

software contable OfiConta 22

Software contable Alegra 23

software contable alegra 24

¿Que quiere decir que alegra estar en la nube? 24

¿Qué se debe tener en cuenta antes de empezar? 24

¿Quienes pueden utilizarlo? 25

¿Está segura la información en alegra? 25

¿Cómo se empieza a utilizar alegra? 25

¿CUÁLES son los tipos de funciones con los que cuenta Alegra? 25

Conclusiones y Recomendaciones 27

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 28

ANEXOS 30

Anexo 1: Página 19 30

TABLA 2: Presupuesto 30

Anexo 2: Página 17 30

TABLA 3: Esquema de los criterios de selección. 30

 3

INTRODUCCIÓN

Para esta investigación, contar con unos sistemas de información contable adecuados, asegura

una toma de decisiones con efectos más satisfactorios (Peña, 2006). Influye en pequeñas

empresas para el desarrollo y crecimiento de la misma.

La papelería “El Bosque” actualmente presenta falencias en el manejo contable, ya que con una

actualización en este ámbito, podría mejorar la facilidad de su registro contable, por lo cual se

realizará la investigación de tres software contables para la papelería “El Bosque”, donde se

estudiaran cada uno de ellos y se analizará si este es apto para la papelería.

Por tal motivo la investigación permitirá seleccionar con inteligencia y agilidad el sistema

contable más económico y apropiado para el manejo de la contabilidad. Por ende indagaremos

sus factores internos (debilidades y fortalezas) y sus factores externos (oportunidades y

amenazas) para lograr solucionar las necesidades de la papelería “El Bosque” y generar un

equilibrio en las finanzas de la misma.

Por lo tanto, pondremos en práctica los conocimientos del área de contabilidad, en temas como la

digitación de las cuentas, soportes contables, el manejo del plan único de cuentas, débito y

crédito, pago de alquiler, inventario, equipos financiados y pagos mensuales entre otros.

A continuación encontrarán como este proyecto se irá desarrollando a medida que se va

investigando e iremos desglosando su contenido.

 4

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO

La teoría contable a lo largo de su desarrollo ha demostrado que la aplicación de un análisis

contable en una empresa es indispensable en su crecimiento y desarrollo, por lo tanto si este análisis

no se llevase a cabo de manera pertinente, acarrearía una serie de inconvenientes como los

siguientes: Perder el control de las cuentas debido a la acumulación de errores, fraudes e incluso estar

expuesto a una multa o sanción la cual finalizará con el cierre de la empresa.

En la papelería “El Bosque” el análisis contable sistematizado se califica como inexistente, pero

cuenta con un análisis contable manual, que a su vez esta se ve afectada debido a que se toma mucho

tiempo el registrar la contabilidad.

 5

FORMULACIÓN

¿Cuáles software contables son factibles para la contabilidad de la papelería “El Bosque”?
 6

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

La utilización de un software contable es esencial y requerido por ley para todo negocio, sin

importar su tamaño. Por tal motivo, una de las principales decisiones de una consulta consiste en

seleccionar el tipo de software con el que operará su negocio desde el punto de vista financiero y

fiscal.

Una tesis es que al operar en la nube el empresario tiene toda la información contable,

financiera y operativa directamente en sus manos, en línea y en tiempo real. Al estar en la nube,

un software se vuelve fácilmente accesible en cualquier momento y desde cualquier lugar. De

esta manera, el empresario puede leer un reporte financiero que involucra hasta la última

transacción hecha en la empresa. Lo anterior garantiza que el empresario tiene acceso a la

información consolidada de su empresa; tiene información relevante y fresca para tomar

decisiones de negocio, minuto a minuto, sin tener que depender de que se la envíe su contador o

asesor financiero.

Peña, Aura Elena (11 Julio-Diciembre 2005) según su trabajo que se titula "El sistema de

información contable en las pequeñas y medianas empresas. Un estudio evaluativo en el área

metropolitana de Mérida Venezuela" cuyo objetivo es presentar un sistema de información

contable para la pequeña y mediana empresa, en función de los usuarios y la tecnología

caracterizada por la complejidad y la velocidad de respuestas ante los constantes cambios.

Benítez Guadarrama, Juan Pedro; Ramírez Roja, Ana Luisa; Delgadillo Gómez, Patricia

(Enero-Junio, 2011) según su trabajo titulado “Eficiencia de la contabilidad simplificada como

 7

herramienta para generar información financiera”. Su principal objetivo es demostrar la

eficiencia de la contabilidad simplificada como herramienta para generar información financiera,

útil al usuario en general, en la toma de decisiones efectivas sobre los recursos materiales y

financieros orientadas a incrementar el desarrollo del negocio o empresa; derivado de este

fenómeno, se desarrolló un software financiero con base en la Normatividad de la Información

Financiera y las leyes fiscales mexicanas.

Se resaltan los siguientes resultados:

● Esta nueva aplicación permite generar información sobre los recursos con los que cuenta

la empresa; la información generada con el uso del software contable permitirá a sus

encargados conocer con anticipación el estatus financiero, al enterarse sobre la situación

y los resultados obtenidos en el determinado periodo.

● Una de las características más importantes de incorporar software contable es contar con

evidencias que muestren el cumplimiento de los criterios establecidos con el mínimo

esfuerzo para obtener los resultados deseados.

De la información anteriormente mencionada se rescata para esta investigación que es importante

que la papelería “El Bosque” tenga implementado un software contable para un mejor manejo de

la contabilidad, así mismo nos da a conocer que el estar informados sobre los estados

financieros, es sumamente importante para tener un control y dar información actualizada al

dueño de lo que pasa en la papelería.

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Peña, Aura Elena(1 enero-junio 2011) segun su trabajo titulado “eficacia del sistema

información contable Pymes merideñas calificadas en el régimen ZOLCCYT “ Su principal

objetivo es analizar el sistema de información contable Pymes y su funcionamiento en el régimen

ZOLCCyT de Venezuela en el estado Mérida en cuanto a las nuevas exigencias de su entorno

según el proyecto desarrollado para esta sección empresarial y que medición se ajusta al sistema

contable Pymes inscritas y operantes en la ZOLCCyT del estado Mérida

● Unas de las características más importantes de tener las Pymes es que este puede llegar

tener un manejo flexible y sencillo de tal modo que la papelería puede comprender su

manejo y aprovechar la información de decisiones, acertadas, confiables y oportunas

● Esta nueva aplicación presenta un factor primordial en el desarrollo de la papelería “El

Bosque” porque en los cuales aseguran información contable más adecuada a los

requerimientos de las PYME bajo el régimen de la ZOLCCyT, sean éstos internos o

externos.

De este artículo llamado Eficacia del sistema de información contable de las PyME merideñas

calificadas en el régimen ZOLCCYT lo que se rescata para papelería es que las Pymes tienen un

manejo más sencillo y donde es más fácil de entenderlo.

Diego Alejandro Rios Herrera (mayo 2016)universidad tecnológica de pereira -facultad de

ingenierías de sistema de computación de pereira risaralda según su trabajo titulado “dirección

de proyecto de software desde metodologia PIMPOMr” su principal objetivo es desarrollar una

guía que sirva como referencia para las personas u organizaciones que tiene como finalidad la
 9

construcción de nuevos productos de software también investigar y observar sobre una

metodología ,la influencia ,lo que hace y plantea sobre estos proyectos.

Según el ingeniero Zaida Jackeline Salamanca Jaimes y el ingeniero Danilo Esteban

Rodríguez Torres (Noviembre 2017) Especialización en Gestión de Proyectos de Ingeniería

Facultad de Ingeniería Universidad Distrital Francisco José de Caldas Bogotá D.C. Formulación

del proyecto de desarrollo del software contable y financiero de la Compañía NOVALTEC

S.A.S. basado en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Se busca realizar

un proyecto de desarrollo de un software de información contable y financiera que le permita

organizar su información de manera que pueda aprovecharla de una manera más eficiente para

tener mejores posibilidades de inversión y al mismo tiempo evitar sanciones por malas

liquidaciones de impuestos.
 10

JUSTIFICACIÓN

La investigación sobre el software contable se realizó justamente porque el análisis contable

es primordial para llevar a cabo el manejo de una empresa, el cual tiene una variedad de ventajas

cuando lo usamos correctamente, entre las principales ventajas tenemos las siguientes: controlar

presupuestos, ingresos previstos, seguimientos de gastos comerciales y monitorear el crecimiento

del negocio.

Existen dos formas de realizar el análisis contable: La primera que se realiza manualmente

que consiste en llevar en hojas de registro o libros de contabilidad y la otra que se realiza a través

del software contable donde todo está sistematizado. Si se realiza una comparación entre estas

dos formas se va a descubrir que el análisis por software contable tiene las siguientes ventajas

por encima del manual: Ahorrar tiempo, centralizar la gestión y la base de clientes, asegurar los

datos, respetar la normativa, visualizar el desempeño, simplificar la compatibilidad, actualizar

datos en tiempo real y acceder directa y fácilmente (Albornoz, 2020).

De acuerdo a las ventajas descritas en el párrafo anterior sobre el análisis contable, llevado a

cabo el software contable se considera que es un método apropiado para darle solución a la

problemática actual de la empresa por tener un sistema contable sistematizado inexistente, de

esta manera buscamos mejorar la eficiencia de la empresa.

 11

OBJETIVO GENERAL

Analizar tres software contables, mediante una técnica cualitativa que permita la selección de

un software contable que se acople a las características propias de la papelería “El Bosque”.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Realizar un análisis documental sobre la existencia de los diferentes software contable.

2. Establecer criterios que permitan seleccionar los tres software más pertinentes para la

papelería.

3. Comparar a través de una matriz DOFA las características de los software contables

elegidos.

4. Seleccionar el software contable que mejor se adapte a las características de la papelería

de acuerdo a la matriz DOFA.

 12

ALCANCES Y LIMITACIONES

ALCANCES:

● Mejorar la productividad de la papelería “El Bosque” a través de la implementación de un

software contable.

● Optimizar el tiempo: Generalmente, los software contables ahorran mucho tiempo, esto

permite que los procesos sean más rápidos y organizados.

● Asegurar la información: El software contable permite guardar información en la nube, la

cual ayuda a optimizar la contabilidad de la papelería “El Bosque”; además evita que esta

información sea revisada por personas no autorizadas.

● Reducir errores: Muchas veces por la cantidad de información para registrar de manera

manual, se suelen cometer algunas falencias que no se perciben en el instante. En cambio,

con la ayuda de un software contable disminuyen dando mayor efectividad y

confiabilidad a los procesos realizados.

LIMITACIONES:

● Configuración del sistema: Pueden generarse dificultades al intentar parametrizar el

software contable a la papelería, debido a que el hardware de la computadora sea

inadecuado para el soporte del software contable. Si no se trata correctamente al

momento de su instalación puede generar periodos de inactividad.

● Precios muy elevados, los cuales no están al alcance de nuestro bolsillo.

 13

MARCO DE REFERENCIA Y TEÓRICO

¿Qué es análisis contable?

El análisis contable, también conocido como análisis fundamental o análisis de contabilidad,

es un proceso por el cual se estudia la situación económico-financiera de una empresa a través de

la información emitida por la misma.

El análisis contable es la rama de la contabilidad que se encarga de interpretar las cuentas

anuales. El objetivo del mismo es examinar y evaluar la gestión empresarial llevada a cabo a fin

de poder determinar el grado de solvencia, eficacia y rentabilidad obtenido en la misma. (La

contabilidad en una Pyme o Empresa, 2020)

Existen dos tipos de análisis contable: el manual y digital o sistematizado

Análisis contable manual: La contabilidad manual, como su nombre lo indica, es el sistema

contable en papel y lápiz, en donde se llevan los registros diarios, comprobantes y los libros de

cuentas se utilizan para almacenar, clasificar y analizar las transacciones financieras de una

empresa o pyme. A menudo es utilizado por pequeños emprendedores, auto empleados,

comerciantes de almacenes y bazares, para mantener el registro de las transacciones comerciales,

debido a que el costo es menor. (Rubio, 2019)

Puede haber muchas desventajas al utilizar un sistema de contabilidad manual. La

contabilidad, para cualquier negocio, puede ser una tarea compleja. Un sistema de contabilidad

manual requiere que comprenda el proceso de contabilidad de una manera que puede ser

innecesaria con un sistema de contabilidad computarizado. Esto puede ser una ventaja o una

desventaja, dependiendo de la persona que lleve la contabilidad; a menudo, se necesita un

profesional especialmente capacitado para garantizar que la contabilidad se realice

correctamente.
 14

Desentrañar la complejidad de sus registros financieros a mano puede llevar mucho tiempo.

Dado que la generación de informes lleva tiempo, es posible que esté descuidando otros aspectos

del negocio y pierda oportunidades de crecimiento. El error humano también juega un papel en

los registros financieros inexactos; La contabilidad manual puede ser tediosa y tediosa, lo que

hace que los contables cometan errores. Además, es posible que los registros solo estén

disponibles en formato de papel, lo que puede causar problemas si se pierden, son robados o

dañados. (Rodrigo Ricardo)

También existen ventajas, entre las más importantes está:

Fácil accesibilidad. De igual manera la confidencialidad, ya que esta información está en

únicamente en su libro contable. Sin embargo, las cuentas manuales solo pueden prepararse

correctamente si el contador posee un buen conocimiento de su contabilidad. (Rubio, 2019)

Permite ahorrar tiempo y dinero uno de los beneficios más importantes al implementar un

sistema contable ahorra en la elaboración de sus registros contables y reduce drásticamente la

cantidad de errores.

Análisis contable digital: La contabilidad digital se puede describir como un sistema

informático y/o software ya diseñado y programado, puede ser personalizado, para mantener un

registro de las transacciones con el fin de generar estados financieros, para su posterior análisis.

El sistema de contabilidad computarizado se basa en el concepto de una base de datos. La base

de datos de contabilidad se mantiene sistemáticamente, con una interfaz activa en la que se

utilizan los programas de aplicación de contabilidad y el sistema de informes. (Rubio, 2019)

 15

Existe una serie de ventajas al momento de utilizar un software contable (Triana, 2019):

● Permiten ahorrar tiempo y dinero: Uno de los beneficios más importantes al

implementar un sistema contable, es que permite a las empresas ahorra tiempo y dinero

en la elaboración de sus registros contables, ya que necesitan una cantidad de recursos

mucho menor para funcionar y reducen drásticamente la cantidad de errores.

● Mejoran la gestión del negocio: Al usar un software de contabilidad las empresas no

solo tienen todos sus datos unificados y almacenados en un solo lugar, sino también les

facilita la toma de decisiones y permiten administrar mejor los recursos de la empresa.

● Simplifican los procesos administrativos: Uno de los retos que enfrentan las empresas

actualmente es lo difícil que resulta para ellas mantener todos sus procesos contables al

día, sin embargo, con el uso de estos programas es mucho más fácil automatizar el

trabajo y agilizar las tareas del día a día.

● Mejoran la disponibilidad de los comprobantes: Al tener todos los comprobantes

organizados y unificados en un mismo sistema, las empresas pueden tener su información

disponible en todo momento y se reducen los tiempos de búsqueda. Otra ventaja que

ofrecen estos programas es que muchos están almacenados en la nube, lo cual permite

gestionar la

● Reducen la cantidad de papel: Gracias a que estos sistemas emiten los comprobantes de

forma electrónica, al implementarlos las empresas pueden reducir drásticamente su

consumo de papel, gastos de impresión y el impacto que tienen sus actividades en el

medio ambiente.

De igual manera hay desventajas de usar un software contable (Triana, 2019):

 16

● Requieren un conocimiento previo para su uso: La mayoría del software

administrativo están diseñados y pensados para personas con un alto conocimiento

contable, por lo que recomendamos elegir programas con una interfaz amigable y que

ofrezcan un buen servicio de soporte para que puedas sacarle el mayor provecho a todas

sus funciones.

● Necesitan constante mantenimiento: Algunos requieren de un mantenimiento y

actualización constante. En estos casos lo mejor es seleccionar una aplicación que se

actualice de forma automática para evitar la instalación de paquetes adicionales.

● Ocasionan gastos extras: Aunque la mayoría de estos sistemas ofrecen tarifas

razonables, muchos de ellos necesitan la instalación de RAM adicional o modernos

procesadores para su uso, es por ello que recomendamos usar aplicaciones contables en la

nube que no necesiten de instalaciones locales para funcionar.

¿Qué es un software contable?

Un software contable es un programa informático destinado a sistematizar y simplificar las

tareas de contabilidad de una organización. (Proyectos Wikimedia)

Un programa o aplicación informática que trata los datos contables de una empresa mediante

métodos sistemáticos. (Jonathan, 2021)

Entre los beneficios encontramos optimización o eliminación de ciertos procesos operativos

como tener la información segura, reduce errores, controla los gastos.

Existen dos tipos de concentración de los software contables, los cuales son (Llamas. 2019):

● De carácter generalmente contable.

● Específicos de facturación.
 17

ESTRATEGIA METODOLÓGICA

QUÉ ES ANÁLISIS DOCUMENTAL (CASTILLO, 2004-2005)

El análisis documental es una de las operaciones fundamentales de la cadena documental. Es

un conjunto de operaciones encaminadas a representar un documento y su contenido bajo una

forma diferente de su forma original, con la finalidad de posibilitar su recuperación posterior e

identificarlo. El análisis documental es una operación intelectual que da lugar a un subproducto o

documento secundario que actúa como intermediario o instrumento de búsqueda obligado entre

el documento original y el usuario que solicita información. El calificativo de intelectual se debe

a que el documentalista debe realizar un proceso de interpretación y análisis de la información de

los documentos y luego sintetizarlo.

En el análisis documental se produce un triple proceso:

Un proceso de comunicación, ya que posibilita y permite la recuperación de información para

transmitirla Un proceso de transformación, en el que un documento primario sometido a las

operaciones de análisis se convierte en otro documento secundario de más fácil acceso y difusión

Un proceso analítico-sintético, porque la información es estudiada, interpretada y sintetizada

minuciosamente para dar lugar a un nuevo documento que lo representa de modo abreviado pero

preciso.

El análisis documental surge con fines de orientación científica e informativa y sus productos,

los documentos secundarios:

● Representan sintéticamente a los originales

● Contienen una información concentrada del documento original

 18

● Pueden ser consultados con facilidad ofreciendo las primeras noticias de la existencia de

aquellos.

CRITERIOS DE SELECCIÓN

Teniendo en cuenta la información adquirida sobre el análisis documental se va a aplicar la

siguiente tabla la cual contiene los criterios de selección para elegir los 3 software contables a los

cuales se les realizará el respectivo análisis

TABLA 1: ESQUEMA DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN.

Software Gratuidad Idioma Compatibili Sin Disponibil Total

contable español dad con el conectivida idad de
hardware d a internet tutoriales
de la en
papelería YouTube

Contasol

Anfix

a3innuva
contabilidad

ALTAI

Visionwin

OfiConta

Alegra
 19

Para la calificación de cada software contable se calificará con 0 y 1; siendo 0 la inexistencia

del criterio y 1 la existencia del mismo, posteriormente se hará la suma de estos y se

seleccionarán los 3 software contables con mayores puntuaciones.

ANÁLISIS DE LA MATRIZ DOFA

¿Qué es la matriz DOFA? (Gerencie, 2021)

La matriz DOFA es un método de análisis empresarial, que permite mirar la empresa desde el

exterior como si fuéramos observadores neutrales, para evaluar las condiciones actuales de la

empresa.

El nombre DOFA viene de las iniciales de los aspectos que se analizan en este procedimiento:

● Debilidades

● Oportunidades

● Fortalezas

● Amenazas

¿Para qué sirve la matriz DOFA?

La importancia de la matriz DOFA radica en que nos hace un diagnóstico real de nuestra

empresa o negocio, nos dice cómo estamos, cómo vamos, lo que nos brinda el principal elemento

requerido para tomar decisiones, que no es otro que la conciencia de la realidad, pues cuando

conocemos nuestra realidad sabemos qué hacer y cómo proceder.

La matriz DOFA nos muestra con claridad cuáles son las debilidades, oportunidades,

fortalezas y amenazas, elementos que, al tenerlos claros, nos da una visión global e integral de

nuestra verdadera situación.

 20

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO

RECURSOS:

ITEM CANTIDAD VALOR

Recursos humanos 3 $0
Internet 3 $0

TABLA 2: PRESUPUESTO

El aporte de los integrantes fue de $350.000, cada estudiante aportando $116.000. (ver anexo

1)

CRONOGRAMA:

Fecha Actividad
05 febrero 2022 Inicio del proyecto
14 mayo 2022 Entrega final
 21

1. DESARROLLO DEL PROYECTO DE GRADO

En la tabla No. 3 se observa el proceso organizado para la selección de los tres software

contables, según los criterios de selección.

TABLA 3: IMPLEMENTACIÓN DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN

(Ver anexo 2) Partiendo de los resultados de la tabla No. 3, se concluye que los tres software

contables seleccionados son los siguientes:

● Contasol

● OfiConta

● Alegra

ANÁLISIS DE CADA SOFTWARE EN LA MATRIZ DOFA

SOFTWARE CONTABLE CONTASOL

Debilidades Oportunidades

Es necesario que la persona la cual va a Lo podemos trabajar sin necesidad de estar

manipular el software tenga una serie de conectados a una red Wifi
conocimientos previos.

Fortalezas Amenazas

Da la posibilidad de crear facturas El servicio de asistencia técnica puede en

personalizadas y funciones como el ocasiones disparar su precio.
autocompletado de datos.

Luego del análisis en la matriz DOFA, en cuanto a su análisis interno se encuentra como

debilidad que es necesario que la persona la cual va a manipular el software tenga una serie de
 22

conocimientos previos, para así no cambiar funciones y cometer errores. Como fortaleza se ve

que da la posibilidad de crear facturas personalizadas.

Según sus factores externos, respecto a las oportunidades muestra que podemos trabajar sin estar

conectados a internet, lo que hace que lo podamos utilizar en todo momento sin limitarnos

cuando la red no tenga acceso a internet. Y su amenaza, la más relevante es que en ocasiones se

puede subir notablemente su precio.

SOFTWARE CONTABLE OFICONTA

Debilidades Oportunidades

Necesita constante mantenimiento. No necesita conexión a internet para su uso.

Fortalezas Amenazas

Es un software que permite la localización de Falta de presupuesto para su constante

descuadres e importes; el listado de cobros y/o mantenimiento y compra total.
pagos de clientes, proveedores y rutas.

Luego de analizar la matriz DOFA del software OfiConta, en cuanto a sus factores internos

encontramos como debilidades es que en cuanto a la persona que lo va a manipular tiene que

realizar un constante mantenimiento al software. En sus fortalezas encontramos que este

software nos permite localizar fácilmente los errores cometidos.

Respecto a los factores externos encontramos en las oportunidades que no es necesario estar

conectados a internet para poderlo usar. Y en cuanto a las amenazas vemos que no contamos con

el suficiente presupuesto para realizar su constante mantenimiento y comprarlo totalmente.

 23

SOFTWARE CONTABLE ALEGRA

Debilidades Oportunidades

Interfaz complicada Lo podemos utilizar sin conexión a internet.

Fortalezas Amenazas

● Alto índice de confiabilidad Falta de presupuesto para su compra total.

● Ahorra tiempo actualizando los libros
contables
● Aplica rápidamente las normas NIIF

Teniendo en cuenta el análisis en la matriz DOFA, según sus factores internos, en el software

contable Alegra, encontramos pocas debilidades, la que más se resalta es que su interfaz es

complicada, su información, patrones y algunos elementos visuales son difíciles de entender. Sus

fortalezas son que aparecen en la lista del software contable más confiables, lo cual hace que la

información registrada sea confidencial. Nos ahorra tiempo al momento de actualizar y entrar a

los asientos registrados, debido a que hay una opción la cual hace que se tenga un acceso directo.

Finalmente aplica las normas NIIF de forma rápida y automática pues nos organiza las cuentas

teniendo en cuenta el Plan Único de Cuentas PUC.

En cuanto a sus factores externos, tenemos las oportunidades, la cuál es que se podrá utilizar

sin necesidad de tener acceso a internet, pues en la papelería no siempre está funcionando

correctamente. Y finalmente encontramos la amenaza, la cuál es que no hay mucho presupuesto

para lograr su compra por un largo periodo, pues generalmente este se tiene que pagar de forma

mensual para que no deje de funcionar.

 24

Teniendo en cuenta el análisis realizado por medio de la matriz DOFA, el software que más se

acomoda al bolsillo de cada estudiante, y ayuda a solucionar la problemática de la empresa, es el

ALEGRA.

SOFTWARE CONTABLE ALEGRA

(Preguntas frecuentes, Alegra Colombia)

¿QUE QUIERE DECIR QUE ALEGRA ESTAR EN LA NUBE?

El Software contable funciona desde el internet, todo está guardado y protegido por Alegra.

Algunos ejemplos de Nube en que queda registrada toda la información es Dropbox.

La Nube es la forma más segura de guardar la información, es mucho más segura haciéndolo

desde un computador.

¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA ANTES DE EMPEZAR?

Para utilizar Alegra, simplemente se debe registrar en el sistema, al ingresar se encuentran

todas las ayudas necesarias para empezar a elaborar facturas, registrar gastos, llevar el control de

inventario, y muchas funciones más.

¿QUIENES PUEDEN UTILIZARLO?

Alegra es un software diseñado para micro, pequeñas empresas, medianas e independientes.

Se puede llevar al día desde cualquier lugar la contabilidad de la empresa.

 25

¿ESTÁ SEGURA LA INFORMACIÓN EN ALEGRA?

La información que se registre sólo será visible para los usuarios autorizados con los

correspondientes permisos. La información almacenada en Alegra se guarda en servidores de

Amazon Web Services, una de las mejores plataformas a nivel mundial que realiza copias de

seguridad automáticas y es utilizada por empresas como Dropbox.

¿CÓMO SE EMPIEZA A UTILIZAR ALEGRA?

Alegra es una herramienta sencilla y práctica, no se requiere de tener conocimientos previos.

Dentro de la aplicación se cuenta con todas las ayudas y explicaciones necesarias para empezar a

usarla.

¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE FUNCIONES CON LOS QUE CUENTA

ALEGRA?

Alegra es un software contable, de facturación y nómina electrónica para Pymes para llevar el

control de la empresa. Es un sistema certificado para la emisión de comprobantes electrónicos a

la DIAN tiene todas las funciones para administrar, controlar y crecer tu Pymes.

● Facturación electrónica que permite crear facturas estándar de exportación o con un AIU

(Administración, Imprevistos y Utilidad) válida ante la DIAN.

● Nómina electrónica ya que emite los comprobantes de pago de nómina en tiempo récord.

● Documentos soportes respaldan tus compras generando tus documentos en poco tiempo.

● Control de inventarios ya que es el que controla con un clic y en tiempo real los

productos con que se cuenta.

 26

● Facturas tradicionales que genera y administra tus facturas tradicionales de forma fácil y

rápida.

● App móvil toma el control de tu empresa desde cualquier lugar.

● Reportes inteligentes accede a tus reportes contables cuando los necesites y siempre

actualizados.

● Sistema POS puntos de ventas crea facturas en diferentes monedas con la lista de precios

creada. Elabora tus tirillas (genera la tirilla de compra en el POS) en segundos con el más

complejo del mercado.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

● Se hizo un análisis documental sobre la existencia de diversos software contables los

cuales nos permitirían llevar con más agilidad la contabilidad de la papelería “El

Bosque”.
 27

● Se concluyó que llevar la contabilidad de la empresa es primordial, ya que nos permite el

fácil registro de los ingresos y gastos que presenta la papelería, ya sea manual o

sistematizada.

● Al establecer los criterios de selección, logramos evaluar 6 software contables de los

cuales fueron seleccionados tres, para de esta manera compararlos a través de una matriz

DOFA y así seleccionar el más pertinente para la papelería “El Bosque”.

● Se concluyó que el software contable que mejor se adapta a la papelería “EL Bosque” es

el ALEGRA ya que este nos facilita el manejo de su contabilidad y tiene un acceso

seguro a los datos.

Recomendamos a micro, pequeñas empresas, medianas e independientes, ya que este software

tiene un buen análisis contable en su crecimiento y desarrollo.

 28

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Peña, A. (2005) El sistema de información contable en las pequeñas y medianas empresas.

Tomado de: https://www.redalyc.org/pdf/257/25701109.pdf

Benítez, J. Ramírez, A. Delgadillo,P. (2007) Eficiencia de la contabilidad simplificada como

herramienta para generar información financiera. Tomado

de :https://www.redalyc.org/pdf/4981/498150310003.pdf

Peña, A (2005) El sistema de información contable en las pequeñas y medianas empresas.

Tomado de: https://www.redalyc.org/pdf/257/25701109.pdf

Peña, A (2011) Eficacia del sistema de información contable de las PyME merideñas

calificadas en el régimen ZOLCCYT1. Tomado de :

https://www.redalyc.org/pdf/4655/465545890004.pdf

Rios, D. (2016) Direccion de proyectos de software desde la metodología PMBOKr. Tomado

de: http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/handle/11059/6543/00538R586.pdf?

sequence=1
 29

La contabilidad en una Pyme o Empresa, 2020. Tomado de:

https://n-economia.com/blogposts/por-que-es-tan-importante-el-analisis-contable-para-una-

empresa/

Gerencie.com.(2021). Tomado de: https://www.gerencie.com/para-que-sirve-la-matriz-

dofa.html

Alegra Colombia. (2021). Tomado de: https://www.alegra.com/colombia/?utm_term=

%2Bsistema%20%2Bcontable&utm_campaign=Alegra+SEM+COL+-+Prime+-

+Software+Contable&utm_source=adwords&utm_medium=ppc&hsa_acc=6416886367&hsa_ca

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ANEXOS

ANEXO 1: PÁGINA 19

TABLA 2: PRESUPUESTO

APORTE CANTIDAD VALOR

$116.000 3 $350.000

ANEXO 2: PÁGINA 17

TABLA 3: ESQUEMA DE LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN.

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