Agad Corregida

AnD
Auditoria y Asesoría
San Cristóbal – Estado Táchira
República Bolivariana de Venezuela

Universidad Católica del Táchira
Facultad de Ciencias Económicas y Sociales
5to año, Gerencia de Empresas “A”.
Análisis de Gestión Administrativa

aplicado al departamento de Ventas de
Mooi C.A.
Realizado por:
Colmenares Angye
Gonzalez Angel
Omaña Delia
Rico Anthony
Vivas Anyhelo
Mayo 2022
San Cristóbal, 21 de febrero del 2022
Señora:
AnD
Delia Omaña (Mooi)

Asunto:
Propuesta Técnica
Reciba un cordial saludo de parte de AnD C.A, quienes esperamos se
encuentre cosechando éxitos en las labores que desempeñan, así como también, el
crecimiento constante de su respectivo negocio.
Me dirijo a usted en esta oportunidad de comunicarle y presentarle nuestra
propuesta técnica para el análisis del departamento de ventas de su empresa titulada Mooi
C.A., la cual aspiramos que llene las expectativas, nuestra firma ofrece servicio de auditoría
con base a las Normas Internacionales de Auditoría, rigiéndose por las leyes de nuestro
país.
Saludos cordiales.
____________________
FIRMA
(presidente de la Firma auditora)
Anexo propuesta técnica.

AnD
Naturaleza del Estudio

Análisis de gestión administrativa del departamento de ventas de la empresa Mooi
C.A.
Alcance
Departamento de ventas
Antecedentes
Hasta la fecha no se ha realizado ningún estudio previo
Objetivos
 Analizar la gestión de ventas de la empresa Mooi C.A.
 Analizar la gestión administrativa con base al proceso administrativo;
planificar, organizar, dirigir y controlar.
 Detectar debilidades o áreas de mejora en el departamento ventas
 Proponer recomendaciones ante las debilidades y oportunidades en el área
de ventas
Estrategias
Para la ruta de acción a seguir será de 3 exámenes a aplicar:
1. Examen preliminar
2. Examen de control interno
3. Examen profundo
Así como la verificación de algunos soportes
Justificación
En virtud de las necesidades planteadas por el cliente en cuanto a la calidad del
equipo, el servicio brindado y la capacidad de generar ganancias para el negocio se hace
necesario elaborar varios instrumentos de evaluación o examen para la gestión de ventas
para obtener evidencia sobre las debilidades y oportunidades de mejora que se encuentran
Acciones
 Visita a la empresa
 Recorrido general a la empresa
 Entrevista donde se llevará a cabo exámenes básicos y profundos a los
trabajadores de la empresa
 Chequeos contantes en el departamento de ventas
 Análisis general a la empresa, destacando que anteriormente no se ha hecho
auditoria
AnD
 Análisis específicos para el área de atención al cliente

Recursos
Recursos Humanos:
1. Auditor senior administrativo
2. Auditor junior en recursos humanos
Materiales:
1. Impresora
2. Papelería
3. Copias
Recursos tecnológicos
Costo de inversión
$400 que será 50% ($200 al iniciar) y 50% ($200 al finalizar la auditoria)
Resultados
 Obtención de información de las deficiencias y oportunidades de mejora en
el departamento de ventas
 Determinar el nivel de desempeño en el proceso de la gestión de ventas
 Conclusiones y propuestas para la mejora del departamento de ventas
AnD
Programa de trabajo
1. Identificación
Análisis de gestión administrativa del departamento de ventas
2. Responsables
Firma de auditores profesionales denominada And C.A conformada por:
 Colmenares, Angye.
 González, Ángel.
 Omaña, Delia.
 Rico, Anthony.
 Vivas, Anyhelo.
3. Área:
Departamento de ventas de Mooi C.A.
4. Actividades estimadas
10
5. Actividades
 Analizar la planificación del sistema de ventas

 Evaluar el proceso de ventas
 Detectar los errores en las capacitaciones del personal.
 Verificar el control cuantitativo en el sistema de ventas
 Auditar las tácticas de ventas implementadas por la gerencia
 Analizar los pronósticos de ventas para los siguientes meses
 Indagar acerca del marketing y publicidad empleado.
6. Fases
Fase I: Examen preliminar

FASE II: Examen de control interno
AnD
FASE III: Examen profundo

FASE IV: Levantamiento y Análisis
FASE V: Elaboración del informe
7. Calendario
FASE FECHA
Fase I: Examen preliminar 21-02-2022/28-02-2022
FASE II: Examen de control interno 28-02-2022/07-03-2022
FASE III: Examen profundo 07-03-2022/21-03-2022
FASE IV: Levantamiento y Análisis 21-03-2022/01-04-2022
FASE V: Elaboración del informe 01-04-2022/20-04-2022

AnD
8. Diagrama de Gantt
Febrero Marzo Abril
Actividad Inicio Final 21-02-2022 28-02-2022 07-03-2022 21-03-2022 01-04-2022 20-04-2022
FASE I 21-02- 8-02-

2022 2022
FASE II 28-02- 7-03-
2022 2022
FASE III 07-03- 1-03-

2022 2022
FASE IV 21-03- 1-04-

2022 2022
FASE V 01-04- 20-04-

2022 2022
AnD
9. Formato de presentación y resguardo de los avances.
Fecha:
Área de la empresa:
Reportes de los avances
Actividades planificadas Actividades ejecutadas
Analizar la planificación del

sistema de ventas
Evaluar el proceso de ventas
Detectar los errores en las

capacitaciones del personal.
Verificar el control cuantitativo en

el sistema de ventas
Auditar las tácticas de ventas

implementadas por la gerencia
Evaluación de todos los resultados

obtenidos
Realización del informe final

AnD
10. Reporte de avance:

Cada tres días
11. Periodicidad:
Informe semanalmente
AnD
Carta Convenio
CARTA CONVENIO
Fecha:
Nombre del Cliente:
Cargo:
Institución o Empresa:
Domicilio:
Estimado Sr.
La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los términos del convenio y la

naturaleza de los servicios que se llevarán a cabo para la Auditoria Administrativa.
Las condiciones son las siguientes:
Período: Este convenio tendrá una vigencia desde el __________________hasta el

___________________.
Obligaciones: Mi obligación incluye:

a. Aplicación de una auditoria administrativa.
b. Presentación de reportes del proceso.
c. Preparación del informe final y exposición ante la directiva de la empresa que
incluye observaciones, conclusiones y recomendaciones.
Compensación: La compensación por mis servicios son de XXXXXXXXX,

pagaderos: el 50% en la aceptación de la propuesta técnica y el otro 50% al entregar y
exponer el informe final.
Propiedad del cliente: Todos los diagnósticos de auditoría, los procedimientos por
escrito y cualquier otro sistema de apoyo utilizado en el trabajo por el Auditor pasarán a ser
propiedad del cliente.
Confidencialidad: Todos los datos estadísticos, financieros y personales

relacionados con el negocio del cliente, considerados confidenciales, deben ser mantenidos
en estricta reserva por el Auditor. El Auditor se obliga a mantener la confidencialidad de
AnD
los conceptos o técnicas relacionadas con el procesamiento de datos desarrollados por él o

en conjunto con el cliente.
Cordialmente,
FIRMA FIRMA
Nombre del Auditor: Nombre del Cliente:
Aceptado y aprobado Cargo:
Fecha: Empresa:
Aceptado y aprobado
Fecha:
_______________________ _______________________
AnD
Preguntas de examen preliminar

AGAD FUNCION (VENTAS)
Planificación, 1. ¿Tiene misión y visión?
Organización, 2. ¿Tiene objetivos?
Dirección, 3. ¿Tiene políticas?
Control 4. ¿Tiene rutas de acción?
5. ¿Tiene estructura
6. ¿Tiene organigrama
7. ¿tiene las funciones distribuidas?
8. ¿Hay unidad de mando?
9. ¿el liderazgo es participativo?
10. ¿se da bien la comunicación?
11. ¿Trabajan en equipo?
12. ¿Manejan el estrés?
13. ¿Hacen direccionamiento de
cambio?
14. ¿Tienen estándares de desempeño?
15. ¿Hay autocontrol?
16. ¿Hacen medición de desempeño?
17. ¿Comparan el desempeño de
normas?
18. ¿Adoptan medios correctivos?
Observaciones:
AnD
Control Interno
Ambiente de control: 1. Están definidos controles en
atención a un enfoque recurrente,
posterior y correctivo
2. ¿El control concurrente vigila que
las actividades sean congruentes
con las normas de desempeño?
3. ¿Los controles de mercado se
aplican a nivel corporativo?
4. ¿tiene las normas escritas?
5. ¿tiene acta de compromiso?
6. ¿tiene acta de confidencialidad?
Monitoreo y evaluación 1. ¿Evalúan los resultados?

2. Cuando un trabajador viola los
controles, ¿queda evidencia escrita
del hecho?
3. ¿tienen Plan de conciliación,
informes financieros y otros
registros?
Información y comunicación 1. ¿validan la información
suministrada?
2. ¿Queda registrada la comunicación
con externos a la empresa?
3. ¿Se utilizan emails, memos o
circulares para informar políticas de
control al personal?
Evaluación de riesgos 1. ¿Existe dentro de la organización la
clasificación de riesgos internos y
externos?
2. ¿saben qué hacer en caso de
emergencia?
3. ¿tienen fondo de reserva?
4. ¿tiene seguridad ante riesgo de
fraude?
5. ¿tiene seguros de hospitalización?
AnD
AnD
Examen Profundo
1. ¿Las políticas del departamento son de conocimiento y
aplicación para cada una de las personas?
2. ¿Los presupuestos son tolerantes y holgados?
3. ¿Las metas cuando se establecen se realizan bajo el
esquema de específicas, medibles, alcanzables, realistas
y temporales?
4. ¿Las reglas son explicitas y de conocimiento general
para su cumplimiento?
PLANEACIÓN
5. ¿El departamento realiza pronóstico de ventas, para
cuantificar la demanda futura?
6. ¿El departamento define el marketing mix de acorde a
cada producto?
7. ¿El encargado de realizar las estrategias ha evaluado
mediante una herramienta de análisis situacional para
tomar decisiones más acertadas?
8. ¿Los procedimientos están por escrito?
ORGANIZACIÓN 1. ¿Diseña y desarrolla estrategias para superar a la
competencia en el área de ventas?
2. ¿La cultura organizacional tiene relevancia en el
departamento?
3. ¿las personas trabajan según las funciones del manual
organizacional?
4. ¿Los recursos indispensables están disponibles cuando
son requeridos?
5. ¿Los empleados cumplen detalladamente con el manual
de procedimientos?
6. ¿La división del trabajo en el departamento es
apropiada?
7. ¿Los colaboradores del departamento tienen claramente
definida cada una de sus responsabilidades?
8. ¿Hace uso de un buen merchandising para la exhibición
AnD
de su mercancía?
1. ¿Existen incentivos para aumentar la productividad?
2. ¿Cómo es la comunicación en el departamento?
3. ¿El equipo de ventas está bajo un liderazgo solido?
4. ¿La toma de decisiones es centralizada o
descentralizada?
DIRECCIÓN 5. ¿Existe creatividad e innovación en el departamento?
6. ¿Existe un programa para tratar el estrés laboral y evitar
el ausentismo laboral?
7. ¿La comunicación es eficaz en el departamento?
8. ¿Se gestiona de manera correcta las situaciones de
conflicto?
CONTROL 1. ¿Utiliza un método de valoración de inventarios?
2. ¿Se realizan reuniones constantes para determinar el
porcentaje de ventas con relación a lo presupuestado?
3. ¿Cuándo ingresa nuevo personal para el área de ventas
se les hace una inducción para que se acople a sus
funciones?
4. ¿Existe formalmente una misión establecida para el área
de ventas?
5. ¿El personal de ventas es la imagen y quién hace
contacto directo con los clientes, al momento de
contratar se hace una evaluación de que cumpla con el
perfil ideal?
6. ¿Se realiza un seguimiento a los indicadores de
rendimiento?
7. ¿Hace uso de marketing y publicidad para dar a conocer
sus productos e incrementar las ventas?
8. ¿Realiza constante supervisión a los encargados del área
de ventas, para cerciorarse de que cumplan sus
AnD
funciones?
Observaciones:
AnD
Preguntas en Ventas
Cuestionario de Ventas
Ventas 1. ¿Calculan los datos para los
productos por volúmenes de
ventas?
2. ¿Se establecen cuotas de ventas por
vendedores?
3. ¿Están diversificados los productos
de la organización?
4. ¿Hay una supervisión adecuada de
ventas para cumplir con las metas a
corto o mediano plazo?
5. ¿Se llevan registro del
funcionamiento de las ventas por
medio de los vendedores?
6. ¿Tienen técnicas de proyección de
ventas?
AnD
Evaluación de resultados
Examen preliminar Sí No A veces
¿Tiene misión y visión? x
¿Tiene objetivos? x
¿Tiene políticas? x
¿Tiene rutas de acción? x
¿Tiene estructura x
¿Tiene organigrama x
¿tiene las funciones distribuidas? x
¿Hay unidad de mando? x
¿el liderazgo es participativo? x
¿se da bien la comunicación? x
¿Trabajan en equipo? x
¿Manejan el estrés? x
¿Hacen direccionamiento de cambio? x
¿Tienen estándares de desempeño? x
¿Hay autocontrol? x
¿Hacen medición de desempeño? x

AnD
¿Comparan el desempeño de normas? x
¿Adoptan medios correctivos? x
Observaciones: no hay organigrama, lo que dificulta la división de las tareas y la

unidad de mando. El liderazgo es deficiente en situaciones de alto estrés. Buen trabajo en
equipo pero sin medición del desempeño.
Control Interno Sí No A veces

AnD
1. Están definidos controles en atención a un enfoque

x
recurrente, posterior y correctivo
2. ¿El control concurrente vigila que las actividades sean

x
congruentes con las normas de desempeño?
3. ¿Los controles de mercado se aplican a nivel

x
corporativo?
4. ¿tiene las normas escritas? x
5. tiene acta de compromiso? x
6. ¿tiene acta de confidencialidad? x
1. ¿Evalúan los resultados? x
2. Cuando un trabajador viola los controles, ¿queda

x
evidencia escrita del hecho?
3. ¿tienen Plan de conciliación, informes financieros y

x
otros registros?
1. ¿validan la información suministrada? x
2. ¿Queda registrada la comunicación con externos a la

x
empresa?
3. ¿Se utilizan emails, memos o circulares para informar

x
políticas de control al personal?
AnD
1. ¿Existe dentro de la organización la clasificación de

x
riesgos internos y externos?
2. ¿saben qué hacer en caso de emergencia? x
3. ¿tienen fondo de reserva? x
4. ¿tiene seguridad ante riesgo de fraude? x
5. ¿tiene seguros de hospitalización? x
Observaciones: Revisión general de la empresa: el espacio es reducido para la

cantidad de personas que trabajan en el lugar. No hay normas establecidas ni un manual de
cargos. Queda registrado cada falta u omisión del trabajador.
Distribución de la empresa: la oficina de ventas esta desordenada, no está
clasificada, no hay espacio para los vendedores, no está establecido el portafolio de ventas.
AnD
Examen Profundo FUNCION (VENTAS) Sí No A veces
1. ¿Las políticas del departamento son de

conocimiento y aplicación para cada una x
de las personas?
2. ¿Los presupuestos son tolerantes y

x
holgados?
3. ¿Las metas cuando se establecen se

realizan bajo el esquema de específicas,
x
medibles, alcanzables, realistas y
temporales?
4. ¿Las reglas son explicitas y de
conocimiento general para su x
cumplimiento?
PLANEACIÓN 5. ¿El departamento realiza pronóstico de
ventas, para cuantificar la demanda x
futura?
6. ¿El departamento define el marketing mix

x
de acorde a cada producto?
7. ¿El encargado de realizar las estrategias

ha evaluado mediante una herramienta de
x
análisis situacional para tomar decisiones
más acertadas?
8. ¿Los procedimientos están por escrito?
x
1. ¿Diseña y desarrolla estrategias para

ORGANIZACIÓN superar a la competencia en el área de X
ventas?
AnD
2. ¿La cultura organizacional tiene

X
relevancia en el departamento?
3. ¿las personas trabajan según las funciones

X
del manual organizacional?
4. ¿Los recursos indispensables están

X
disponibles cuando son requeridos?
5. ¿Los empleados cumplen detalladamente

x
con el manual de procedimientos?
6. ¿La división del trabajo en el

x
departamento es apropiada?
7. ¿Los colaboradores del departamento

tienen claramente definida cada una de sus x
responsabilidades?
8. ¿Hace uso de un buen merchandising para

x
la exhibición de su mercancía?
1. ¿Existen incentivos para aumentar la

x
productividad?
2. ¿se da la comunicación por escrito? x
3. ¿El equipo de ventas está bajo un

x
liderazgo solido?
DIRECCIÓN
4. ¿La toma de decisiones es centralizada? x
5. ¿Existe creatividad e innovación en el

x
departamento?
6. ¿Existe un programa para tratar el estrés

x
laboral y evitar el ausentismo laboral?
AnD
7. ¿La comunicación es eficaz en el

x
departamento?
8. ¿Se gestiona de manera correcta las

x
situaciones de conflicto?
1. ¿Utiliza un método de valoración de

x
inventarios?
2. ¿Se realizan reuniones constantes para

determinar el porcentaje de ventas con x
relación a lo presupuestado?
3. ¿Cuándo ingresa nuevo personal para el

área de ventas se les hace una inducción x
para que se acople a sus funciones?
4. ¿Existe formalmente una misión

x
CONTROL establecida para el área de ventas?
5. El personal de ventas es la imagen y quién

hace contacto directo con los clientes, ¿al
momento de contratar se hace una x
evaluación de que cumpla con el perfil
ideal?
6. ¿Se realiza un seguimiento a los

x
indicadores de rendimiento?
7. ¿Hace uso de marketing y publicidad para

dar a conocer sus productos e incrementar x
las ventas?
AnD
8. ¿Realiza constante supervisión a los

encargados del área de ventas, para x
cerciorarse de que cumplan sus funciones?
Observaciones:
Planificación: Presupuestos tolerantes para cualquier imprevisto. Las metas planeadas no
son SMART. No esta establecido un pronostico de ventas, lo que minimiza los beneficios
de un presupuesto tolerante.
Organización: Poca frecuencia en cuanto al desarrollo de estrategias para diferenciarse a la
competencia. Fuerte cultura organizacional en el departamento, empleados comprometidos.
Se trabaja sobre la marcha y no se divide el trabajo apropiadamente. Fallo en la
disponibilidad de los recursos indispensables cuando se requieren, lo que genera estrés y
deficiencia en las operaciones.
Dirección: La gerencia estimula la productividad mediante incentivos monetarios y no
monetarios. No hay comunicación por escrito, se dan verbalmente. las decisiones son
tomadas por una sola persona. Hay buena comunicación en general, pocas situaciones de
conflicto no son tratadas. Poca creatividad al momento de las operaciones y en fechas con
mayores ventas.
Control: Al haber poco volumen, hay constante valoración de inventarios. No hay un
control o revisión del presupuesto con respecto a las compras y el retorno de las ventas. El
perfil del contratado es revisado cuidadosamente. No hay evaluación del rendimiento.
Ocasionalmente se invierte en redes sociales para publicidad. Hay una misión establecida
para el departamento de ventas.
AnD
A
FUNCION (VENTAS) Sí No
veces
1. ¿Calculan los datos para los productos por

x
volúmenes de ventas?
2. ¿Se establecen cuotas de ventas por vendedores?

x
3. ¿Están diversificados los productos de la

organización?
x
4. ¿Hay una supervisión adecuada de ventas para

cumplir con las metas a corto o mediano plazo?
x
5. ¿Se llevan registro del funcionamiento de las

ventas por medio de los vendedores?
x
6. ¿Tienen técnicas de proyección de ventas?

x
Observaciones: existen bonificaciones por ventas, lo que incentiva al personal. Los

productos se encentran diversificados dentro de la misma línea de accesorios para dama. No
hay supervisión de las metas a corto plazo. Existe registro del rendimiento de ventas de los
vendedores. Escasean las técnicas de proyección de ventas.
INFORME FINAL
SINTESIS DEL INFORME
AnD
Antecedentes: la empresa dedicada al sector moda y diseño de accesorios para

dama, Mooi C.A., previamente no se le había realizado una auditoria, ni un programa de
mejoramiento operacional, mucho menos a su departamento de ventas y demás auxiliares.
Conclusiones: Al no existir un organigrama, dificulta mucho el desempeño de las
operaciones, la toma de decisiones, la división del trabajo y la eficiencia de la cadena de
mando. La planificación se ve obstaculizada al no elaborara objetivos mediante la
metodología SMART. Amplio presupuesto sin fines claramente establecidos y sin control
de los recursos. Fallo en la disponibilidad de los recursos indispensables cuando se
requieren, lo que genera estrés y deficiencia en las operaciones. Al haber poco volumen,
hay constante valoración de inventarios.
Observaciones Conclusiones Recomendaciones

AnD
No hay metas claras ni

medibles en cuanto a
las ventas, lo cual no
Situación
permite trabajar en
torno a un objetivo
específico. Debe darse un enfoque
En la planificación SMART a los objetivos
de la organización, y metas del
se observó un vacío departamento, que sean
Las metas determinan y dubitación en los específicas, medibles,
los propósitos, deben objetivos alcanzables, realistas y
Criterio estar por escritos para planteados y metas temporales, para obtener
mayor a conseguir. un norte claro de a donde
institucionalidad se quiere llegar.
No hay énfasis en un
objetivo concreto, lo
Efecto
que hace desperdiciar
recursos.
Planificación
Causas deficiente, sin
estructura adecuada.

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AnD

República Bolivariana de Venezuela

Análisis de Gestión Administrativa

Delia Omaña (Mooi)

Anexo propuesta técnica.

Naturaleza del Estudio

 Análisis específicos para el área de atención al cliente

Departamento de ventas de Mooi C.A.

 Analizar la planificación del sistema de ventas

Fase I: Examen preliminar

FASE III: Examen profundo

FASE II: Examen de control interno 28-02-2022/07-03-2022

FASE III: Examen profundo 07-03-2022/21-03-2022

FASE IV: Levantamiento y Análisis 21-03-2022/01-04-2022

FASE V: Elaboración del informe 01-04-2022/20-04-2022

Actividad Inicio Final 21-02-2022 28-02-2022 07-03-2022 21-03-2022 01-04-2022 20-04-2022

FASE I 21-02- 8-02-

FASE III 07-03- 1-03-

FASE IV 21-03- 1-04-

FASE V 01-04- 20-04-

9. Formato de presentación y resguardo de los avances.

Reportes de los avances

Actividades planificadas Actividades ejecutadas

Analizar la planificación del

Evaluar el proceso de ventas

Detectar los errores en las

Verificar el control cuantitativo en

Auditar las tácticas de ventas

Evaluación de todos los resultados

Realización del informe final

10. Reporte de avance:

La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los términos del convenio y la

Las condiciones son las siguientes:

Período: Este convenio tendrá una vigencia desde el __________________hasta el

Obligaciones: Mi obligación incluye:

Compensación: La compensación por mis servicios son de XXXXXXXXX,

Confidencialidad: Todos los datos estadísticos, financieros y personales

los conceptos o técnicas relacionadas con el procesamiento de datos desarrollados por él o

Preguntas de examen preliminar

Monitoreo y evaluación 1. ¿Evalúan los resultados?

¿Tiene misión y visión? x

¿Tiene rutas de acción? x

¿tiene las funciones distribuidas? x

¿Hay unidad de mando? x

¿el liderazgo es participativo? x

¿se da bien la comunicación? x

¿Hacen direccionamiento de cambio? x

¿Tienen estándares de desempeño? x

¿Hacen medición de desempeño? x

¿Comparan el desempeño de normas? x

¿Adoptan medios correctivos? x

Observaciones: no hay organigrama, lo que dificulta la división de las tareas y la

Control Interno Sí No A veces

1. Están definidos controles en atención a un enfoque

2. ¿El control concurrente vigila que las actividades sean

3. ¿Los controles de mercado se aplican a nivel

4. ¿tiene las normas escritas? x

5. tiene acta de compromiso? x

6. ¿tiene acta de confidencialidad? x

1. ¿Evalúan los resultados? x

2. Cuando un trabajador viola los controles, ¿queda

3. ¿tienen Plan de conciliación, informes financieros y

1. ¿validan la información suministrada? x