29 de Enero de 205X

Lic. XXXXXXXX
Gerente de Administración
Empresa Ejemplo C.A.
Ciudad

Estimada Lic. Apellido

Como parte de nuestro examen de los estados financieros de Empresa Ejemplo C.A.. por el
año finalizado el 31 de Diciembre de 204X, expresados en bolívares constantes, hemos
revisado el sistema de control interno en uso por la Compañía, en la medida que lo
consideramos necesario, para evaluar el sistema, tal como lo requieren las normas de auditoria
de aceptación general en Venezuela. De acuerdo con estas normas, el propósito de dicha
evaluación es establecer las bases de confiabilidad para determinar la naturaleza, oportunidad
y alcance de los procedimientos de auditoria para expresar una opinión sobre los estados
financieros.

El objetivo del control interno es proveer una razonable, pero no absoluta, seguridad en cuanto
a la protección de los activos contra pérdida por uso o disposición no autorizada, la
confiabilidad de los registros contables para la preparación de los estados financieros y la
existencia de elementos para identificar los activos y definir la responsabilidad sobre los
mismos. El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de un sistema de control
interno contable no debería exceder del monto de los beneficios que se derivan del mismo y,
además, que la evaluación de estos factores necesariamente requiere estimaciones y juicios
por parte de la gerencia.

Existen limitaciones inherentes que deben tomarse en cuenta al considerar la eficacia

potencial de cualquier sistema de control interno. En la ejecución de la mayoría de los
procedimientos de control pueden existir errores, debido a la interpretación equivocada de
instrucciones, errores de criterio, negligencia y otros factores personales. Los procedimientos
de control, cuya eficacia depende de la segregación de funciones, pueden ser eludidos
mediante colusión.

Espiñeira, Sheldon y Asociados Firma miembro de PricewaterhouseCoopers

De manera similar, los procedimientos de control pueden ser eludidos intencionalmente, ya
sea en la ejecución y registro de las transacciones, o con respecto a las estimaciones y juicios
requeridos para la preparación de los estados financieros. Además, la proyección de cualquier
evaluación de control contable interno a períodos futuros está sujeta al riesgo de que los
procedimientos puedan volverse inadecuados, debido a cambios en las condiciones y a que
pueda deteriorarse el grado de cumplimiento con los procedimientos.

Nuestro estudio y evaluación del sistema de control interno de la Compañía referente al

período finalizado el 31 de diciembre de 204X, el cual fue llevado a cabo para los fines
expresados en el primer párrafo, no fue diseñado con el fin de expresar una opinión sobre
todas las debilidades del sistema. No obstante, dicho estudio y evaluación determinó ciertas
situaciones que consideramos importantes sean atendidas por la gerencia, las cuales
indicamos en el memorando adjunto.

Apreciamos la colaboración y cortesía recibida en el transcurso de nuestra revisión y

quedamos a sus gratas órdenes para ampliar cualesquiera de los puntos mencionados en esta
carta.

Muy atentamente,
(NOMBRE DE LA FIRMA)

Nombre del Auditor

Adjunto -
Lo indicado
Empresa Ejemplo C.A.
Memorando de Control Interno y
Eficiencia Administrativa
al ___de___________de______

***. Desactualización de las firmas autorizadas en las cuentas bancarias

En las confirmaciones bancarias recibidas, aparecen como firmas autorizadas personas

que ya no laboran en la Compañía. Esta situación se presenta, debido a que no se ha
notificado a las instituciones financieras la desincorporación de dichas firmas. Ejemplos:

Cuenta Firma
Compañía Banco corriente registrada

N°

Es recomendable efectuar las notificaciones oportunamente, para mantener actualizadas

las firmas autorizadas en las cuentas bancarias y evitar posibles manejos indebidos del
efectivo.

***. Ausencia de análisis periódico del efectivo en tránsito

La Compañía suele registrar las cobranzas en la cuenta denominada "Efectivo en

tránsito" sin haber recibido la planilla de depósito. Al 30 de ________ de _______, el
saldo de la cuenta es de unos Bs ______________.

Es recomendable analizar periódicamente esta cuenta y solicitar la respectiva

documentación de respaldo, con la finalidad de registrar las cobranzas en la cuenta
bancaria en que fue depositada, al igual que en el registro auxiliar de cuentas por cobrar.

***. Cuentas bancarias canceladas con saldos en los registros contables

Existen cuentas bancarias sin movimiento en los registros contables que, de acuerdo
con información de la gerencia, fueron canceladas, no existiendo documentación que
respalde, ni la existencia, ni el cierre de dichas cuentas.

Es recomendable obtener la documentación de respaldo del cierre de las citadas

cuentas, para ajustar sus saldos en los registros contables y presentar los saldos de
efectivo correctamente.

***. Ausencia de documentación respaldo de las colocaciones bancarias

Las colocaciones bancarias no poseen documentación respaldo, debido a que éstas se

realizan vía telefónica y no solicitan posteriormente la documentación.
 Para un mejor control sobre el efectivo, es recomendable obtener la documentación
respaldo del movimiento de los fondos.

***. Inadecuado registro contable

El saldo de la cuenta contable N° __________ incluye: a) el saldo de la cuenta corriente

del Banco ________ N° _________ y b) el saldo de la cuenta de ahorro del Banco
______N° _______.

Es recomendable que el registro contable de las cuentas bancarias se efectúe de

manera individual para que se identifique fácilmente la disponibilidad de fondos y se
facilite el proceso de conciliación de saldos.

***. Ausencia de firma en los certificados de las colocaciones bancarias

Se observó que los certificados de las colocaciones bancarias no presentan firma del
inversionista que actuó en representación de________. Ejemplos:

Certificado Fecha Banco Saldo

N° (En miles de
bolívares)

Es recomendable que los certificados de las colocaciones se encuentren firmados por el

inversionista que actúa en nombre de la Compañía de tal forma, que las operaciones de
la Compañía se encuentren debidamente autorizadas por un personal de nivel adecuado.

***. Manejo inadecuado del fondo de caja chica

Existen debilidades en el manejo del fondo de caja chica, las cuales mencionamos a
continuación:

a) No existe política o procedimiento por escrito para el manejo del fondo.

b) No existe un monto límite para los desembolsos.

c) Comprobantes de egreso sin firma en señal de aprobación, al igual que las facturas
que respaldan a éstos. Ejemplos:

Comprobante Fecha
 N°

a) Vale de caja chica sin aprobación del custodio, adicionalmente no mantienen un

número correlativo.

b) No se tiene una política de arqueos al fondo de caja chica, tanto en bolívares como
en dólares estadounidenses.

Es recomendable que la Compañía realice un procedimiento escrito del manejo del fondo
de caja chica, donde se establezca:

 Monto máximo a pagar por caja.

 Cambio de cheques personales (empleados).
 Personas autorizadas para firmar vales y control de egresos.
 Arqueos periódicos de caja, asignando personal diferente al custodio y que el mismo se
vaya rotando.
 Otros procedimientos que la Compañía crea necesarios.

El no establecer tales procedimientos, podría traer como consecuencia el manejo

inadecuado del efectivo en el fondo de caja chica.

***. Manejo inadecuado del fondo de caja chica en dólares

Debilidades relacionadas con el manejo y control de la caja chica en dólares:

a) No se efectúan arqueos periódicos.

b) No existe un monto fijo para el manejo de la caja chica, siendo el saldo al __ de

______ de ____ de US$ _____.

c) Al realizar el arqueo de fondos de la caja, se determinó un faltante de unos

US$ ____ (unos Bs _________), el cual no fue justificado.

Es recomendable que se evalúe la necesidad de establecer un fondo fijo de operaciones,

al cual se le efectúen arqueos periódicos, lo cual permitirá un control administrativo
eficiente en el manejo del efectivo.

***. Registro inoportuno de transferencias bancarias

Las transferencias bancarias, bien sea entre compañías relacionadas o entre cuentas
bancarias de la Compañía, están siendo registradas en el mes siguiente al que se
realizan.

Esta situación origina descuadres y falta de análisis a las cuentas. Ejemplos:

 Fecha de Fecha de
Monto emisión registro

Bs

Es recomendable que las operaciones sean registradas en el período correspondiente.

***. Ausencia de políticas sobre el proceso de desembolsos

La Compañía no tiene establecida de manera formal sus políticas, normas y

procedimientos referentes al proceso de desembolsos. Las instrucciones y normas al
respecto son transmitidas en forma verbal por las personas encargadas de la supervisión
y control del área.

Es recomendable definir por escrito y con autorización de la gerencia general, las

políticas, normas y procedimientos que permitan regular y controlar las erogaciones.

***. Inadecuada segregación de funciones

Los cheques son elaborados y registrados contablemente por la misma persona que
se encarga de parte del manejo y control de la facturación de proveedores. De acuerdo
con las normas de control interno, el mantener una adecuada segregación de funciones
permite minimizar el riesgo de fraude y disminuir los errores en los procesos de la
Compañía.

Es recomendable que sean segregadas las funciones de manejo de facturas de

proveedores y elaboración de cheques.

***. Recibos de caja no localizados

Existen algunos recibos de caja de ingresos que no fueron ubicados físicamente.

Ejemplos:

Recibo de Fecha de
cobro Cliente emisión Monto

N° (En miles de
bolívares)

Es recomendable mantener un adecuado control sobre los documentos que respaldan

los ingresos, con la finalidad de conocer las disponibilidades de fondos en forma
oportuna.
Conciliaciones bancarias

***. Debilidades en las conciliaciones bancarias

Existen conciliaciones bancarias, en las cuales se detecto las siguientes situaciones:

a) Conciliaciones bancarias las cuales no se encuentran respaldadas por el estado de

cuenta emitido por el banco. Ejemplos:

Banco Cuenta

N°

b) Partidas en tránsito con antigüedad superior a noventa (90) días. Ejemplos:

Fecha Banco Cuenta Documento Beneficiario Monto

N° N° (En miles de
bolívares)

c) Partidas en conciliación por unos Bs _____ millones con saldos débito y unos
Bs _____ millones con saldos crédito, de las cuales no se poseen documentación
respaldo y no se encuentran analizadas por la Compañía. Ejemplos:

Banco Cuenta Monto

N° (En miles de
bolívares)

d) Algunas conciliaciones bancarias que presentan un saldo según bancos que no

coincide con el respectivo estado de cuenta bancario. Ejemplos:

Saldo según Saldo según

Banco Cuenta conciliación Diferencia estado de cuenta

N° (En miles de bolívares)

e) Cuentas bancarias con poco o ningún movimiento. Ejemplos:

Banco Depósito Cuenta

N°

f) No fueron ubicadas físicamente las siguientes cartas de transferencia bancaria del

Banco _____________:

Documento Monto

N° (En miles de
bolívares)

g) Cuentas bancarias a nombre de ___________________, antigua denominación

social. Ejemplos:

Banco Cuenta

N°

h) Las conciliaciones bancarias no se encuentran firmadas por un funcionario de nivel

adecuado, en señal de revisión.

Las conciliaciones bancarias constituyen un procedimiento fundamental de control

interno sobre las transacciones en efectivo, que permite detectar errores cometidos, por
el banco o por la Compañía, así como conocer las disponibilidades de los fondos, por lo
cual es recomendable:

a) Mantener archivado el físico de los estados de cuenta bancarios, para tener un

mayor control sobre los saldos presentados en la conciliación y evitar inversión
adicional de tiempo en la revisión de las conciliaciones bancarias.

b) Analizar y registrar oportunamente las partidas pendientes en conciliación, para

evitar errores u omisiones en los registros contables.

c) Efectuar las conciliaciones bancarias por el monto indicado en la documentación

respaldo, para evitar errores en la elaboración de éstas.

d) Es recomendable, efectuar un análisis de los movimientos bancarios, para

 determinar las cuentas necesarias y cancelar aquéllas que no son requeridas para el
desenvolvimiento eficaz de las operaciones.

e) Mantener archivado el físico de los documentos que respaldan las transacciones de

efectivo, con la finalidad de mantener un control sobre éstos y evitar el manejo
inadecuado del efectivo.

f) Gestionar ante el banco el cambio de nombre de las cuentas bancarias.

h) Es recomendable dejar evidencia de la revisión en forma oportuna de las

conciliaciones bancarias, por una persona distinta a quien las elabora.

***. Depósitos pendientes por aplicar

Las otras cuentas por cobrar incluyen saldos créditos por unos Bs ______ millones
correspondientes a depósitos recibidos de clientes, los cuales se mantienen pendientes
por aplicar a las facturas correspondientes.

Aun cuando sabemos que la gerencia de la Compañía ha venido realizando seguimiento

a esta situación, es conveniente incrementar las gestiones para tratar de minimizar al
máximo los montos involucrados en esta situación. PUNTO RELACIONADO CON
CUENTAS POR COBRAR

Proceso de desembolsos

***. Debilidades en el proceso de desembolsos

En el proceso de desembolsos se detectaron las siguientes situaciones:

a) Comprobante de egresos que no presentan la firma del beneficiario en señal de

recepción. Ejemplos:

Cheque Banco Fecha Beneficiario Monto

N° (En miles de
bolívares)

b) No existe una secuencia lógica entre la numeración de los cheques emitidos del
Banco ____________y su fecha de emisión. Ejemplos:

Cheque Fecha Beneficiario Monto

N° En miles de
bolívares)
c) No nos fue suministrada la documentación respaldo de los siguientes cheques:

Cheque Banco Fecha Beneficiario Monto

N° (En miles de
bolívares)

d) Comprobantes de egreso que no presentan evidencia escrita de revisión y

aprobación por parte de un funcionario de nivel adecuado. Ejemplos:

Comprobante Fecha Beneficiario Monto

N° (En miles de
bolívares)

e) Comprobantes de egreso que no presentan los siguientes documentos: orden de

pago y orden de compra. Ejemplos:

Comprobante Fecha Beneficiario Monto

N° (En miles de
bolívares)

f) Comprobantes de egreso elaborados en forma manual, aun cuando la Compañía

posee estos comprobantes con un correlativo numérico preimpreso. Ejemplos:

Cheque Banco Beneficiario Monto

N° (En miles de
bolívares)

g) Los documentos que constituyen el respaldo de las erogaciones de efectivo, no

presentan el sello de cancelación en señal de inutilización. Esta situación puede
originar que se cometan errores, tales como la doble cancelación de obligaciones o
registros contables duplicados. Ejemplos:
 Comprobante Fecha Beneficiario Monto

N° (En miles de
bolívares)

h) Comprobantes de egreso que no poseen el comprobante de retención de impuesto

sobre la renta (ISLR) e impuesto al valor agregado (IVA). Ejemplos:

Comprobante Fecha Beneficiario Monto

N° (En miles de
bolívares)

Las situaciones antes mencionadas pueden permitir que se omita la evidencia

comprobatoria de las transacciones efectuadas y el manejo inadecuado de los fondos
disponibles, por lo que es recomendable, con el fin de regular y controlar las erogaciones
de efectivo, tomar en consideración las siguientes recomendaciones:

a) Es recomendable, obtener la evidencia de la recepción del cheque, con la finalidad

de garantizar la entrega de éstos y evitar posibles reclamos por parte de los
beneficiarios.

b) Se recomienda mantener una secuencia lógica entre la numeración de los cheques y

su fecha de emisión, con la finalidad de llevar un mayor control sobre éstos y evitar
posibles extravíos.

c) Es recomendable adoptar un adecuado sistema de archivo, para facilitar la consulta

posterior de documentos y evitar posibles pérdidas de la documentación respaldo de
las operaciones.

d) Es importante que los comprobantes de egreso sean revisados y aprobados por

personal de nivel adecuado, lo cual permita evidenciar el nivel de responsabilidad
sobre las transacciones que se registran contablemente.

e) Es necesario que los comprobantes de egreso presenten anexo la documentación

respaldo necesaria, con la finalidad de que se evidencie la autorización y pago,
evitando de esta manera cancelaciones no autorizadas. Así como también para
cumplir con los requisitos exigidos en materia de impuestos (sobre la renta y a los
activos empresariales) para la deducibilidad del gasto y aprovechamiento de los
créditos fiscales.
 f) Es recomendable establecer un adecuado control en el manejo y utilización de los
comprobantes de egreso que permita la ubicación oportuna de éstos, ya que
constituyen la evidencia de los desembolsos.

g) Es importante inutilizar la documentación respaldo previamente a la utilización y

entrega de los cheques, mediante sello de "cancelado".

h) Es recomendable que los comprobantes de egreso presenten anexo los documentos

de retención del ISLR e IVA, con la finalidad de que se evidencie la base imponible y
el porcentaje de retención.

***. Ausencia de un control de los correlativos de cheques y de comprobantes de

cheque

No se mantiene un orden en los correlativos de cheques y comprobantes de cheque.

Es recomendable comprobar el correlativo cronológico y numérico al momento de emitir

los comprobantes de cheque, para controlar los desembolsos.

***. Ausencia de inutilización de documentos

Los documentos que constituyen el respaldo de las erogaciones de efectivo, no

presentan el sello de cancelación en señal de inutilización.

Esta situación puede originar que se cometan errores, tales como la doble cancelación
de obligaciones o registros duplicados.

Es recomendable inutilizar la documentación respaldo previamente a la autorización y

entrega de los cheques, mediante sello de "cancelado".

***. Duplicación en los desembolsos de la Compañía

Existen pagos duplicados efectuados a __________, debido a que se utilizó para el

primer pago como documento de respaldo la fotocopia de la factura y para el segundo la
factura original. Ejemplos:

Documento Fecha Monto

N° (En miles de
bolívares)

Es recomendable documentar adecuadamente los desembolsos de la Compañía, para

evitar la duplicación de pagos.
***. Emisión de cheques post-fechados

En la cuenta de anticipos se encuentra registrado un cheque post-fechado por unos

Bs _________ (US$ ____), el cual tiene fecha de pago el __ de __________ de ____.

Es recomendable establecer una política sobre la no emisión de cheques post-fechados,

ya que actualmente dicha situación ocasiona un descontrol sobre la disponibilidad del
efectivo real.

***. Cheques emitidos sin fecha de caducidad

Los cheques son emitidos sin asignarles fecha de caducidad. Ejemplos:

Cheque Beneficiario Monto

N° Bs

Es recomendable emitir los cheques con fecha de caducidad a noventa (90) días, con el
objeto de ejercer mejor control sobre la disponibilidad del efectivo, evitar partidas
antiguas en conciliación y en caso de extravío, manipulación de los fondos.

***. Cheques emitidos a favor de personas distintas al beneficiario

Existen cheques emitidos a favor de personas distintas de las señaladas en la

documentación respaldo. Ejemplos:

Cheque Banco Monto

N° (En miles de
bolívares)

Es recomendable emitir los cheques a nombre de los beneficiarios, evitando así el riesgo
de repetición de pago.

***. Cheques anulados sin inutilizar

Existen cheques anulados sin inutilizar, ya que no se les coloca el sello correspondiente.
Ejemplos:

Fecha de
Beneficiario emisión Cheque Monto

N° Bs
 Es recomendable inutilizar los cheques anulados recortando el espacio para la firma
autorizada y/o del número del cheque, así como colocarles el sello de "Anulado".

***. Ausencia de documentación respaldo de cheques anulados

No fueron ubicados físicamente los siguientes cheques anulados:

Banco Cheque

N°

Es recomendable inutilizar los cheques anulados y mantener archivado el físico de éstos,

con la finalidad de mantener un control sobre todos los documentos que respaldan las
transacciones de la Compañía.

***. Cheques cancelados y no contabilizados

Al __ de _________ de ____, se observaron cheques cancelados y no contabilizados.

Ejemplos:

Banco Cheque Fecha Monto

N° (En miles de
bolívares)

Es recomendable contabilizar los cheques en el momento en que son emitidos.

***. Inadecuado resguardo de talonarios de cheques

Existen saltos en el correlativo de los cheques emitidos de todas las cuentas bancarias,
los cuales según manifestación de la gerencia de la Compañía corresponden a cambios
de chequera; sin embargo, no nos fueron suministrados la totalidad de los talonarios
usados, debido a que no fueron localizados.

Es recomendable ejercer un control de los talonarios de chequeras usados, con la

finalidad de evitar errores u omisiones de transacciones significativas en los registros
contables y manejos indebidos de efectivo.

Puntos reportados anteriormente con otras redacciones

***. Cuentas bancarias a nombre de otras compañías

La cuenta N° __________ del Banco _________, se encuentra aperturada a nombre de

__________, compañía que se fusionó con ___________________________ en ____,
y al __ de _______ de ____ aún permanece a nombre de __________.

Se recomienda gestionar ante el banco el cambio de nombre de esta cuenta.

***. Cuenta bancaria sin movimiento

La Compañía no nos ha suministrado evidencia del cierre de la cuenta bancaria N°

__________ del Banco ________. Esta situación origina una inversión de tiempo
adicional por parte del personal en su control.

Es recomendable obtener la documentación requerida para soportar el cierre de la

cuenta.

***. Inadecuado resguardo de comprobantes de cheque y su respectiva

documentación

Existen cheques sin la documentación respaldo correspondiente, tal como orden de

compra, nota de recepción del bien o servicio, factura del proveedor y orden de pago.
Esta situación pudiera originar errores u omisiones de transacciones significativas en los
registros contables, así como manejos indebidos de efectivo. Ejemplos:

Cheque Fecha Banco Monto

N° (En miles de
bolívares)

Cheque Fecha Banco Monto

N° (En dólares
estadounidenses)

Esta situación puede permitir que se omita la evidencia comprobatoria de las

transacciones efectuadas y el manejo inadecuado de los fondos disponibles.

Es recomendable mejorar el sistema de archivo y control de los comprobantes de cheque

y su documentación respaldo, el cual ayude a mantener en resguardo toda la
documentación que respalde los desembolsos, con la finalidad de que se evidencie la
autorización, recepción y pago, evitando de esta manera cancelaciones no autorizadas,
errores u omisiones de transacciones significativas en los registros contables y manejos
indebidos de efectivo.