AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PRESENTADO POR:

Janior Bustamante Acuña

Katte María

Fredy Gil

TUTOR:

FUNDACION UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMISTRATIVAS, ECONOMICAS Y FINANCIERAS
PROGRAMA TECNOLOGO EN GESTION DE LA CALIDAD
BOGOTA
MARZO DE 2022
 INTRODUCION

La auditoría administrativa puede definirse como un examen completo y constructivo de la

estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental; o de
cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a
sus recursos humanos y materiales. Franklin define la auditoria administrativa como “la
revisión total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de
desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja
competitiva”
 1. Nombre e historia de la empresa.

PRINT STYLE – Impresores digitales S.A.S.

Es una compañía que surgió en el 2012, se especializa en estampación digital textil a gran
Formato sobre fibras sintéticas y confección de prendas; Busca desarrollar patrones textiles
y asesorar de forma creativa las solicitudes de sus clientes, ya que cuentan con muy buenos
equipos para garantizar calidad en los resultados y las expectativas del cliente. se encuentra
ubicada en la Calle 23 No 116 - 31 Bodega No 30, Parque Industrial Puerto Central,
actualmente maneja horarios de lunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm.

2. Información Estratégica sobre aspectos y áreas relevantes

de la empresa.

a. Gestión Global

 Posición ante la competencia:

Print Style es una Compañía que ejerce innovación en el diseño de estampados textiles,
generando así que el cliente tenga la oportunidad que obtener una prenda única diseñada
especialmente para él.

 Estructura Organizacional:

Área N. empleados
Administración y contabilidad 3
Recursos humanos 2
Diseño 2
Confecciones 3
Marketing y ventas 3
Fuente: elaboración propia.

 Enfoque social:

Su enfoque está dirigido hacia el medio ambiente, la forma en la que contribuyen es con el
uso de los materiales, ya que buscan optimizarlos de tal forma que se reduzcan desechos
por parte de producción y todas las áreas en general de igual forma se separan los desechos
y el material aprovechable.
 b. Gestión Financiera

 Mecanismos de financiamiento

Actualmente la forma en que la compañía obtenido el capital con el que inicio y aún
mantiene sus labores ha sido aportado por los accionistas mayoritarios este ha sido ha
aportado por partes iguales (50% cada uno).

c. Gestión Comercial

 Precios

Los precios se encuentran en un rango desde los 65.000 pesos, que hace parte los diseños o
prendas más sencillos, hasta los 350.000 que es el rango más alto que se maneja.

 Publicidad

Por parte de la publicidad se realiza mediante redes sociales como Facebook, Instagram,
WhatsApp.

 Estrategia de Gestión de Ventas.

Ya que la publicidad se realiza por medio de las redes sociales esta es la estrategia que se
utiliza actualmente para conocer a los clientes y saber de qué forma desea sus prendas o
diseños, de tal forma que puedan conseguir esa prenda única que anhelan.

d. Gestión de Producción

 Inventarios

Están a cargo del área de administración y contabilidad, se lleva a cabo uno por semana
para controlar la producción, los materiales, gastos e ingresos generados y al finalizar el
mes se realiza un inventario final que es donde queda el resumen y el comportamiento que
se presentaron.

 Productividad

Con respecto a la productividad está a cargo de las áreas de diseño y confección, esta puede
ser relativa dependiendo de los pedidos que se generan en el transcurso del mes, sin
embargo, en las prendas que generan mensualmente sin tener en cuenta los pedidos
adicionales son de un aproximado de 230 a 270 prendas al mes.
  Control de calidad

Dentro de las áreas de diseño y confección se encuentra un encargado quien es el que revisa
la producción desde cuando realizan los diseños en ese momento se verifican que el arte y
el diseño sean acordes para pasar a la confección y posterior se genera un último control
que es donde se valida que la prenda este en buenas condiciones.

 Control de costos de producción.

Desde el área administrativa es la encargada de genera un presupuesto para ser invertido

dentro de la producción, se depende de los análisis que se generan teniendo en cuenta el
capital de la empresa, sus gastos e ingresos. Este se destina dependiendo del plan de trabajo
que se tienen previsto desde el área de diseño con ellos se validan los recursos que se
necesitan.

e. Talento Humano

 Proceso de contratación

1. Definir el perfil del puesto:

Se clasifican las características y necesidades del cargo, de esa forma se determina las
funciones, habilidades y conocimientos que debe tener la persona que tome el cargo. Y se
determina el horario a cumplir y el salario.

2. Reclutamiento y preselección:

Se publica la oferta en página web, de esa forma se filtra la información para verificar
perfiles y seleccionan los candidatos más apropiados.

3. Proceso de selección:

Se realiza por medio de test psicotécnicos y personalidad, dinámicas en grupo y para

finalizar entrevista personal.

4. Selección candidato:

Se valida la información recolectada en entrevistas y se selecciona el candidato con que

cumpla con los requisitos.

5. Contratación:

Se preparan documentos para formalizar la contratación

  Escalas salariales:

Los rangos salariales oscilan dentro del 1`194.900 hasta 2`799.999 dependiendo del cargo
que ejerce el funcionario.

 Manuales de Funciones:

Los manuales de funciones se encuentran a cargo de la persona que está al mando de cada
área con el fin de que pueda tener el control de los cargos.

f. Gestión administrativa

 Ambiente laboral

El ambiente laboral se busca que sea armónico, colaborativo y que se trabaje en forma
fraterna, con el fin de que los conflictos que se puedan presentar se soluciones mediante el
dialogo.

 Tipo de Liderazgo

Se busca un liderazgo natural con el fin que el personal labore de forma acorde y en equipo.

 Reuniones de JDS, gerencia y áreas

Las reuniones de junta directiva se realizan mensualmente donde se discuten los avances y
comportamiento del mes, Las áreas realizan reuniones semanales donde se valida el trabajo
que se está realizando y se remiten las instrucciones que se deben seguir.

3. Planeación

a. Objetivo de la auditoria administrativa.

Brindar a la empresa las herramientas y recursos pertinentes para mejorar los procesos de
cada una de sus áreas para reducción de costos y gastos y de esta manera contribuir al
crecimiento y al logro de sus objetivos.
Implementar de acuerdo a los resultados obtenidos un plan de acción que ayude al
desempeño y al rendimiento de los colaboradores donde se de la guía y se capacite a cada a
uno de ellos para que sea eficiente y se logre lo esperado de los gerentes o dueños de la
empresa.

Construir una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones,

toda vez que permite detectar en que áreas se requiere de un estudio más profundo, que
acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstáculos, como
imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y sobre todo realizar un
análisis causa efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas. Para
obtener objetivos congruentes es necesario tener en cuenta algunos criterios tales como:
control. Productividad, organización, servicio, calidad, cambio, aprendizaje, toma de
decisión, interacción, vinculación.

 Control: tener claro el manejo de las inversiones, gastos e ingresos de la compañía

Print Style toda la documentación necesaria para cumplir con las normas y
funcionamiento de la empresa como lo son:

a. RUT
b. registro mercantil
c. certificado de existencia y representación legal
d. estados financieros
e. soportes contables

 De productividad: tomar acciones para minimizar el mal uso de los recursos y

cumplir con las pautas y actividades administrativas.

 De organización: se evalúa que cada área cumpla con las funciones y procesos
establecidos por la administración a través de una oportuna delegación de
actividades y trabajo efectivo por cada colaborador

 De servicio: Transparencia al brindar el servicio, de manera organizada, trabajo en

equipo y eficiencia.

 De calidad: Verificar que cada estándar de calidad se esté cumpliendo de manera

correcta, en la confección y diseño de cada prenda, cumplimiento de manuales y
procedimientos.

 De tomas de decisión: Gestión administrativa, gerente y demás jefes de áreas son

encargados de la toma de decisiones para esto se tendrá en cuenta en base a que
indicadores.

b. Conocimiento de la empresa cliente

 Actividad económica

La empresa de manufactura textil, confecciona y diseña prendas con estampados.

 Órganos de dirección, administración y representante legal

En primera instancia la asamblea de la empresa está dirigida por los cuatro accionistas de la
empresa, estos a su vez lideran o están a cargo de una las áreas de la empresa de la
siguiente manera:
 Área Accionista
Administración y contabilidad Accionista N.3
Recursos humanos Accionista N.1
Diseño Accionista N.4
Confección Accionista N.4
Marketing y ventas Accionista N.2
Fuente: elaboración propia.

Dentro de sus reuniones se estable el manejo y cambios de la empresa en general adicional

en estas es donde se nombró al Accionista No 3 como representante legal de la sociedad.

4. Composición del capital.

Desde un inicio la empresa se pactó de tal forma que el capital que se utiliza proviene de la
Inversión del 50% por parte del Accionista No1 y el otro 50% por parte del Accionista
No2. Ellos son los que generaron la inyección del capital al inicio y aun lo siguen
realizándose de la misma forma. Por parte de los Accionista No4 y Accionista No3 no
generan aporte a capital, pero las idea con respecto a el trabajo que se genera en la empresa
proviene de ellos.

5. Planta física.

La ubicación física se encuentra en la Calle 23 No 116 - 31 Bodega No 30, Parque

Industrial Puerto Central. las instalaciones cuentan con tres pisos los cuales están
distribuidos de la siguiente manera:

 Primer piso: Están ubicadas la recepción y la bodega.

 Segundo piso: Corresponde a la producción, imprenta y confección, bancos y

Cafetería

 Tercer piso: Se ubican las oficinas administrativas y de diseño.

6. Comercialización.

La venta del producto se realiza vía internet, ya que por medio de los perfiles que se
manejan en redes sociales los clientes realizan los pedidos.
 c. Procedimientos de la auditoria.

Procedimientos
1. Estudio General. Es la forma en que se validan las
características generales de la empresa, las
cuentas y las operaciones que se realizan
teniendo en cuenta sus puntos más
significativos con el fin de profundizar el
estudio.
2. Análisis. Corresponde al estudio de los componentes
de un todo. Esta va a aplica al estudio de
estados financieros y cuentas.
3. Inspección. Se verifica físicamente las cosas materiales
en las cuales se genera una representación
material como lo son las mercancías,
bienes, efectivos, etc.
4. Confirmación. El auditor ratifica la veracidad de los saldos,
los hechos y las operaciones con los que
cuenta la empresa con el fin que se
informen las condiciones actuales de la
misma.
5. Investigación. En esta parte se recopilan datos de la
empresa por medio de entrevistas o
conversaciones con los empleados
6.Declaraciones y Con respecto a las afirmaciones deben
Certificaciones. quedar escritas teniendo en cuenta la
información que se recopila en el punto
anterior, en algunas ocasiones se pueden
certificadas por una autoridad
(certificaciones)
7. Observación. Se aplica en la operación donde se verifica
la forma en que se realiza la labor.
8. Calculo Se determina la verificación de cuentas y
operaciones se determina para cálculos
Fuente: elaboración propia.
 7. Programa de Trabajo.

a. Responsables

Coordinador -Supervisar cada uno de los procesos que se llevan a cabo

general: Dagoberto -Planificar y coordinar el proceso y actividades a realizar
Osorio Líder de -Velar por el cumplimiento de las normas
áreas de proyecto: -Elaboración de Informes
Sandra Perea -Reunión con el gerente o dueño

-Apoyar en la planificación y actividades a realizar

Líder de áreas de -Da soporte en la entrega de reportes e informes
proyecto: Sandra -Hace acompañamiento a los analistas en cada una de las
Perea actividades
-Controla presupuesto

Analista de áreas de -Recopila la información necesaria

proyecto: Andrea -Analiza la información obtenida
rivera - Mauricio -Entrega de soportes.
Olaya -Se instruye en el paso a paso a seguir de la auditoría

b. Área de Intervención

 Gestión Administrativa:

La intención es validar la forma en que se viene realizando los inventarios actualmente, si

realmente es necesario generar tantas intervenciones en el mes o si quizá genera más
beneficio para la empresa generar por lo menos la mitad de los que se realizan actualmente
de tal manera que se optimice el tiempo en que se realiza este proceso.
  Gestión de talento humano:

Se desea validar si la forma en que se realiza el procedimiento de selección si realmente se

está generando de una forma adecuada o si se puede ejercer de una forma más precisa.

 Gestión Financiera:

Es indispensable el estudio más detallado de gastos, costos e inversiones de la empresa ya

que aún es muy poca la información, la estabilidad financiera de la organización es
importante para el buen manejo de presupuestos de cada una de las áreas y actividades que
realizan durante un año fiscal.

 Gestión de producción:

En esta parte se podría verificar sus procesos de producción, manejo de desechos, eficiencia
y tiempo de productividad y calidad de entrada de materia prima y salida del producto final.

 Gestión comercial:

Se realizara el estudio de los precios y la forma en que se maneja la promoción y publicidad

de cada uno de los productos ya que es de suma importancia el servicio al cliente
detectando si hay falencias en el seguimiento a sus clientes y los futuros que podría tener la
empresa, la realización de entrevistas y de sus páginas por redes nos ayudarían a detectar
errores.

c. Actividades Estimadas

 Revisión de registros o documentación: Se verificara facturas, remisiones, notas

crédito, notas débito, reporte de gastos, conciliaciones, recibos de caja y todo Aquel
documento que maneja como soporte de cada una de sus tareas dentro y fuera de la
empresa.

 Indagación: Contacto directo con los empleados, se escogerá unos empleados para
poder obtener respuesta de su parte y también de los supervisores para así poder
llegar más allá de la investigación.

 Observación: Inspección directa a los procesos realizados por cada uno de los
empleados o los seleccionados donde se pueda tener evidencia la forma en que
realizan sus actividades y si los realizan de acuerdo a lo que estipula la empresa.

 Revisión de los controles ya existentes: Después de la observación de los procesos

realizados por los trabajadores se hará una revisión contra los controles registro de
diagramas de procesos estipulados.
  Entrevista con los especialistas en cada uno de los procesos o de la parte técnica de
la empresa. Es importante no solo tener una indagación de los empleados si no con
aquellos que son especialistas en la parte técnica para la solución de problemas en
máquinas, de sistemas o simplemente de mantenimiento.

 Encuestas: Se realizaran encuestas de satisfacción tanto a los empleados en cuanto

a la gestión de talento humano que tiene la empresa, como del servicio al clientes y
proveedores.

d. Procedimiento específico para captar y examinar la información.

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga
posible su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación
que causen retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoria o en
caso a ser suspendida.

Técnicas De Recolección

Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o
una combinación, de las siguientes técnicas.

 Investigación documental
 Observación directa
 Acceso a redes de información
 Entrevistas
 Cuestionarios
 Cedulas

Medición

Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar

relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el
proceso administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y
atributos fundamentales asociados con uno y con otro. Las escalas que se empleen con este
fin, cumplen con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que
se registra en los papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la
veracidad de las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe
de la auditoria.

1. Selección del tema tentativo (.que voy a investigar?). Examina los programas de las
diferentes materias que has cursado o ahora llevas y selecciona un tema que sepas
que puedes encontrar información y concluir la investigación.
 2. Realización de tareas exploratorias. Estas tareas te ayudan a construir una idea
global del tema y encontrar los criterios teóricos para delimitar el tema, a través de
las siguientes actividades. Entre estas tareas encontramos:

A). Hipótesis de lectura. Te permite predecir de los que trata un libro. Exige conocimientos
previos y experiencia académica. Por ejemplo: Al ver el libro de geografía con solo ver el
título de la portada sabes inmediatamente de que trata como consecuencia de tus
experiencias en la primaria. Es la primera manera de selección de fuentes de consulta.

B). Lectura de sondeo. Te permite localizar rápidamente datos, fechas nombres,

información especifica. Por ejemplo: Al consultar una enciclopedia o un diccionario en
busca de un dato específico.

C). Lectura exploratoria. Permite saber de qué trata un libro y crear una imagen global
antes de leer el libro, antes de realizar una lectura analítica. Por ejemplo: Al tener en tu
poder un libro lees el título, el índice, la introducción, el prólogo, las conclusiones para
saber de qué trata.

D). Lectura analítica. Es una lectura de profundidad en relación con el tema de

investigación.

E). Elaboración de fichas bibliográficas. Se hacen fichas con los datos completos de los
libros que se consultaran posteriormente en las tareas de investigación.

3. Principales argumentos de la justificación de la investigación documental. Los

conocimientos adquiridos en las tareas de exploración te permitirán evaluar la
pertinencia de la investigación en función de la respuesta que des a las preguntas
siguientes: .Cual es el valor académico del tema? .Que puede aportar a mi
formación personal? .Que me motivo a adoptar su estudio? .Existen documentos
suficientes para realizar la investigación?

4. Identificacion de los objetivos de la investigación documental. Los objetivos son

puntos de referencia que guían el desarrollo de la investigación del tema y empiezan
generalmente con un verbo infinitivo.

5. Modo discursivo dominante del tema de investigación. Se determina por el tipo de

producto que esperas obtener, aunque en la redacción se combinen varios modos.

6. Determinación de las algunas ideas principales del marco referencial. Es una breve
exposición del tema, en términos generales, que facilite a quien lea el proyecto.

7. Hipótesis de la investigación documental. Es una oración o párrafo en el que

hacemos una predicción relacionada con el tema de investigación.
 8. Propuesta del esquema preliminar. Es un instrumento metódico que sirve para
iniciar a la búsqueda sistemática de información, ordenación y clasificación de datos
consignados en las fichas de trabajo. Haciendo una analogía, funciona como la
estructura de un edificio al que se le van pegando los ladrillos.

9. Tareas de investigación, recolección e interpretación de datos. Es el acopio y

registro de la información, es una tarea fundamental que provee la materia prima de
la investigación.

10. Redacción y corrección del primer borrador. Gracias a la lectura de diversos

documentos y la elaboración de fichas y con base en un esquema de trabajo
(recuerda usarlo como un esqueleto al que vas a vestir con los datos de las fichas),
ahora puedes usar la información obtenida para redactar, con tu estilo personal, un
primer borrador del tema de investigación.

e. Cronograma de actividades

1. Diagrama de procesos

2. Reporte y clases de informes a presentar

Para la entrega de resultados el equipo auditor entregara un informe formal al finalizar el

estudio de cada una de las áreas intervenidas donde especifique los hallazgos, el análisis de
la información y el plan de mejora propuesto, adicional información presupuestal de costo
de dichos cambios o de nuevos procesos que mejoren la productividad de la organización.
También es importante destacar que este informe debe cumplir con los siguientes puntos:

 Fechas
 Personas a cargo de la auditoria o específicas de cada proceso
 Muestra de soportes o hallazgos para que la argumentación sea veraz y transparente
 Opiniones favorables y desfavorables
 Opinión denegada (Si el equipo auditor aun presenta dudas a la hora de presentar el
análisis de una área o proceso en específico y necesita de un estudio más profundo)
 Limitaciones de alcance.

Se cumplirá también con una entrega periódica de un reporte donde se mas por encima
donde se reporte lo encontrado y algunas conclusiones este reporte debe cumplir con los
siguientes puntos:

 Fecha de la actividad
 Factores a revisar
 Conclusiones
 Nombre de la persona que lo elaboro
 Nombre y firma de quien lo reviso
 Nombre y firma de la persona que autorizo la actividad
 3. Realización de seguimientos

 Técnicas de auditoria: Son métodos prácticos de investigación y prueba que

utiliza el auditor para obtener evidencia necesaria que fundamente su opinión

 Técnicas de control interno: Son las técnicas que permiten alcanzar los
objetivos del Control Interno y se resumen en cuatro grupos:

 Técnicas de disciplina: Que están dadas por la segregación de funciones, el

acceso restringido, la supervisión y la Auditoria.

 Técnicas de perfección: Que incluyen la numeración secuencial, los totales de

control, los archivos de pendientes y las listas de recordatorio.

 Técnicas de ejecución: Que se refieren a la doble verificación y al control

previo.

 Técnicas de validación: Que comprenden los mecanismos de autorización,

comparación y verificación de validez.

 Terminación de la lista de verificación del compromiso de auditoria: Es

para el auditor un recordatorio de aspectos de la auditoria que pueden haberse
pasado por alto.

 Tipos de pruebas: Las cinco categorías de pruebas de auditoria que utilizan

los auditores para determinar si los estados financieros se presentan en forma
razonable: procedimientos para entender la estructura de control interno,
pruebas de controles, pruebas sustantivas de operaciones, procedimientos
analíticos y pruebas de detalles de saldos.

 Trabajo: Una específica asignación de auditoria interna, tarea o actividad de

revisión, tal como auditoria interna, revisión de Autoevaluación de Control,
examen de fraude, o consultoría. Un trabajo puede comprender múltiples tareas
o actividades concebidas para alcanzar un grupo específico de objetivos
relacionados.

4. Periodicidad. Tiempo dispuesto para mostrar avances

La auditoría se llevara a cabo durante el mes de septiembre del año 2019, se está auditando
cada área en una fecha y tiempo establecido para tener avances y terminación del informe
en un plazo de 16 días hábiles iniciando el 4 de septiembre de 2019 terminando 23 de
septiembre. Una gran participación del tiempo establecido se enfocara en el área de
recursos humanos y comerciales, logrando tener un gran avance a la fecha de entrega del
informe final.
 CONCLUCIONES

La auditoría se da a conocer los resultados que se obtuvieron durante la evaluación de la

organización. Una de las partes más importante de las conclusiones de la Auditoria es el
informe o reporte, que comprende los detalles de las investigaciones y recomendaciones de
los auditores administrativos. Antes de preparar el informe final, es recomendable que los
auditores sondeen las soluciones propuestas y las posibles consecuencias de las acciones
con los gerentes y se aclare cualquier duda. Desde el punto de vista administrativo, las
recomendaciones son el aspecto principal de la Auditoria, por lo cual, estas deben
presentarse mediante un informe oral a los miembros de la gerencia. La aprobación de las
recomendaciones generalmente la realiza el consejo de directores para que estas se
conviertan en parte integral del informe final. Los auditores deben sustentar las soluciones
propuestas con base en un análisis costo o beneficio que señale la recompensa a la
organización si son implantadas.