Criterio de clasificación y ordenamiento de

la información
La gestión documental es el Gestión Documental
sistema de almacenamiento,
organización y recuperación de
documentos de una empresa.

Se trata de una forma de

organizar los documentos e
imágenes digitales en una
localización centralizada a la
que los empleados puedan
acceder de forma fácil y
sencilla.

Ventajas:

- Localización central.
- Seguridad de la información.
- Colaboración documental.
 Proceso de digitalización de documentos
1. Definición de la
información a
digitalizar.
2. Clasificación de
documentos.
3. Preparación de lotes
de archivos.
4. Digitalización.
5. Indexación.
6. Acta electrónica.
7. Acceso a la
información.
Criterios de clasificación
 Orgánico
Orgánico Funcional -
Funcional

❑ Los documentos se agrupan según las áreas administrativas de una empresa o institución.
❑ Recomendable para empresas pequeñas.
Ventajas
Ventajas
• Objetividad
• Fácil de elaborar
• Sencillez de aplicación
en archivos de gestión
Orgánico
Desventajas
• Poco flexible
• Dificultad de uso para
organizaciones complejas
• Ruptura en la continuidad
de series documentales
Ejemplo:
Clasificación de información de dirección de clases estudiantiles para la
Universidad Tecnológica del Perú

1. Dirección de clases estudiantiles

1.1 Clase presencial
1.1.1 Lista de asistencia
1.1.2 Cronograma de salones y laboratorios
1.1.3 Registro de evaluaciones presenciales
1.2 Clase virtual
1.2.1 Documento de clave de usuarios
1.2.2 Grabación de clases
1.2.3 Documentos y archivos en la plataforma
1.2.4 Registro de evaluaciones virtuales
 Funcional

✔ Los documentos se agrupan según las funciones o actividades que una empresa realiza.

Ventajas Desventajas

Estabilidad a pesar del paso del
tiempo, muy flexible
Objetividad
Dificultad de la elaboración.
Transferencia de funciones a otras
entidades, división de
organizaciones o absorción de una o
varias instituciones en otra.
CASO:
Clasificación de información en base a la función de gestión de
alumnos para la UTP

Función: Gestión de alumnos

1. Matrícula de alumnos
1.1 Boletas de pago
1.2 Expediente de alumnos
2. Control de asistencia
2.1 Registro de asistencia
3. Evaluación de alumnos
3.1 Documento de criterios de evaluación
3.2 Registro de evaluaciones
3.3 Récord de notas
 Orgánico-Funcional

✔ Los documentos se agrupan según la estructura de las áreas de una empresa y las
funciones que se realizan dentro de ellas

Unidades mayores Definidas por las áreas

Unidades menores Definidas por las funciones

CASO:

Clasificación de información mediante organización y función de los laboratorios para la UTP.

1. Dirección de laboratorios de cómputo

1.1 Expediente de control de computadoras
2. Dirección de laboratorios de química
2.1 Expediente de incidentes
2.2 Inventario de materiales
 Cuadro de clasificación
Es un instrumento que permite la clasificación. agrupación y descripción archivística de los documentos
de manera jerarquizada.

E
S
T
R
U
C
T
U
R
A
 Es el conjunto de documentos producidos por una misma
FONDO entidad o institución desarrollo de sus funciones o
actividades.

Es la primera división en que se ordena un fondo documental,

pues es un conjunto de documentos generado en razón de las SECCIÓN
actividades que se realizan en ella.

Conjunto de documentos producidos en el desarrollo de

SERIE una misma función o actividad administrativa, los cuales
tiene contenido del mismo tipo.
 UNIDAD
Es el resultado físico.
DOCUMENTAL

Simples Un solo tipo documental

Compuestos Varios tipos documentales

 ¿Cómo elaborar el cuadro de clasificación?

Fase 1: Identificación

Identificar los elementos que apoyen en la

formulación de las categorías de agrupamiento.

Procedencia Funciones y actividades

Fondo Secciones Series Unidades

documentales
 ¿Cómo elaborar el cuadro de clasificación?

Fase 2: Jerarquización

Establecimiento de los niveles de relación o coordinación así como de

semejanza y diferencia entre categorías de agrupamiento identificadas.
Fase 3: Codificación

▪ Se relaciona con el orden y distribución de las categorías de agrupamiento dentro del mismo
cuadro.
▪ Permite una ubicación adecuada que hace más clara las relaciones documentales e
interconexiones, características de los documentos de archivo.
▪ Los códigos deben identificar a la estructura jerárquica de la empresa.

1er Nivel

2do Nivel

3er Nivel
 Cuadro de Clasificación Documental para la
CASO:
Universidad Nacional de Piura
 Organigrama de la
Universidad Nacional de Piura
FONDO: Universidad Nacional de Piura
CUADRO DE CLASIFICACIÓN

FONDO: Universidad Nacional de Piura

 Criterios de ordenamiento

La organización documental es el resultado de realizar adecuadamente, en su orden, la

clasificación, la ordenación y la descripción documental. Si los procesos no se dan de
manera complementaria, no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o
custodiar archivos bien clasificados, pero mal ordenados y sin su correcta descripción.
 Tipos de Ordenación

Cronológica Se realiza la ordenación por la fecha de los documentos de mayor a

menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por
Año – Mes - Día meses y dentro de éstos por días.

Alfabética Se basa en una palabra que identifica los documentos manteniendo

el orden de letras.
Letras

Numérica Se toma como referencia el número atribuido a los documentos, los

documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo
Numeración

Geográfica Los documentos se ordenan por sector geográficas puede ser por
Zonas.
Lugares - Sitios
 Ordenación Cronológica

El orden cronológico tiene gran importancia

en todas las manifestaciones humanas. Su
uso indirecto abarca todos los sistemas de
ordenamiento.
 Ordenación Alfabética

Se apoyan en una base de conocimiento

universal: el Alfabeto. Tienen como
fundamento el orden alfabético de todas
las letras del nombre o del asunto.
 Ordenación Numérica

Consiste en asignar a cada individuo, firma

o asunto (según la serie documental) un
número en forma progresiva. Con esta
numeración se identifican las unidades de
conservación que conforman una serie
documental.
 Ordenación Geográfica

Este tipo de ordenación puede basarse en

países, estados, territorios, zonas,
direcciones, entre otros. Tiene un campo de
acción sujeto a restricciones de carácter
territorial.