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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Programa de Formación Complementaria


Administración documental en el entorno laboral
Formato para Desarrollo de Evidencia

ACTIVIDAD 1 ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

IVAN HERNANDEZ MOYANO

APRENDIZ

CATHERINE OCAMPO MUÑOZ

INSTRUCTOR

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

COMPLEMENTARIA VIRTUAL

2020

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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

La administración documental en el entorno laboral es el proceso de elaboración de


documentos los cuales deben ser debidamente planeados y organizados a partir de una
normatividad determinada como respuesta a una solicitud o tramite de las comunicaciones
internas y externas de las empresas u organizaciones.

El objetivo principal de la administración documental es regular la gestión de archivos ya


que a través de la administración se recopilan datos los cuales con el paso del tiempo se
convierten en información que se evidencia en su cuerpo o contenido y que a su vez ofrece
todo lo necesario para poder responder a un requerimiento brindando una comunicación
asertiva o solicitar una respuesta y realizar una acción como persona natural o como empresa
u organización.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Los elementos de un sistema de gestión documental se componen de dos partes:

Repositorio único: este se trata de un archivo digital donde se almacenan todos los
documentos introducidos en la solución de la gestión documental de esta manera la
información esta centralizada y resulta accesible para todas aquellas personas
autorizadas.
Sistema de reconocimiento de textos: gracias a esta funcionalidad los documentos
almacenados en el sistema de gestión documental pueden ser indexados, facilitando
así las búsquedas posteriores.

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ENSAYO

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

INRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar terminología


archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución,
sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

ARGUMENTACION

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de la


humanidad además representa la conservación de los documentos y consulta de la
información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su consulta ya que
los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de información.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control
de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres funciones
importantes que son recoger, conservar y servir.

En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier


otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial de los
recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia parte del valor que tiene para:
la administración, investigación, comunidad, desarrollo económico, social, científico y
tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada
o recibida por una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus
propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que
ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones,
responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos
de las personas.

Cualidades de los archivos.

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la organización, de
manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con
herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de
conocimiento institucional.

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Son características de los documentos que componen un archivo:

Económicos: ahora costos derivados del tiempo y personal empleado en las


búsquedas de documentación.
Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: permiten la operación de archivar y consultar los documentos de
manera eficiente.
Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
Técnicos: se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no
delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. Los archivos se clasifican
según su uso y organización

Según su uso:

Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la
relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son considerados
importantes
Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya
consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen
información importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana
Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va conformando
su historia. se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además,
contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un
país.

Por su organización.

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la
empresa elija el manejo de la información que, de ser centralizada, o descentralizada o
descentralizada con control central.

Centralizada: son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir,
sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos
son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan
ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada: esta clasificación de archivos permite que cada departamento
maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los

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departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que


cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de estos.
Descentralizado con control central: Es la combinación de dos sistemas anteriores.
El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación de la
información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva únicamente las
copias de correspondencia despachada, las cuales podrían destruir anualmente, en su
mayoría, por encontrarse en el archivo central

Según su ciclo vital.

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las
cuales se explicarán a continuación:

Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está


sujeta a consulta administrativa por toda la organización
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente

Categorización de los archivos.

los archivos se clasifican en:

A. Archivo general de la nación.


B. Archivo general del departamento.
C. Archivo general del municipio.
D. Archivo general del distrito.

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la actualidad son
muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los archivos, igual han tenido que
adaptarse

a modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, valoración y selección,


preservación, y acceso y su uso. Sin dejar atrás el más importante de los documentos de
archivo son los que están plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma
delicadeza para conservar su preservación.

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si


se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de
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Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para


administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces
lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque
su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el
mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos
creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes
consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por
buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno colombiano
ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben


legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse
por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del
archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución,
el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa
tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

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CONCLUSIONES

El archivo dentro de la organización o empresa es fundamental ya que constituye


con el tiempo una herramienta fundamental para la toma de decisiones.
Los archivos son fundamentales en la evolución cultural, social, política y científica
e las personas y en general de la humanidad.
Los archivos en las empresas generan información veraz, contundente, eficaz, pero
sobre todo real.

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BIBLIOGRAFIA

https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los%20archivos?
page=1
https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be
http://www.blogginred.com/2012/06/ensayo-sobre-la-importancia-del-
archivo.html#.X6YwaPlKjIU

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