ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PROPÓSITO

Comprender y aplicar el proceso de

Clasificación, Ordenamiento y Descripción
documental
para

ORGANIZAR LOS ARCHIVOS

PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES
PROBLEMÁTICA DE LOS ARCHIVOS EN IMAGENES
 ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,

forma y soporte material, acumulados en un proceso
natura lpor una persona o entidad pública o privada,
en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia
También se puede entender como la institución que
ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Colombia. Archivo General de la Nación
 CONCEPTOS QUE FACILITAN LA
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

CLASIFICAR ORDENAR DESCRIBIR

Agrupar Inst.control
Unir elementos
Categorizar del grupo o Instr.consulta
categoria

Fondo Doc. - Sección

subseccion Series Dispoc.físicaDto., refleja Tablas,guia, catálogo
subseries- el trámite
 ORGANIZAR

ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO

GESTION CENTRAL HISTORICO

FONDO
ACUMULADO
 Los Procesos de Organización

El objetivo esencial de los archivos es disponer de la

documentación organizada, de tal forma que la
información institucional sea recuperable para el uso
de la administración en el servicio al ciudadano y
como fuente de la historia;...”

Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4º, inciso a) Fines

de los archivos.
  ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

es un conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad

es la agrupación documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su
contenido.
La organización de archivos presupone:

 Conocimiento previo del estado general de la documentación: Nivel

de organización documental
 Estado físico de la documentación
 Condiciones físico-ambientales de los depósitos
{ ---Organización de Archivos

 Conocimiento de la historia de la documentación

 Conocimiento de las entidades productoras

La organización documental es el punto de partida

para lograr eficiencia y modernización administrativa,
ya que los documentos producidos por las entidades
en desarrollo de sus actividades
La Organización documental es el Proceso archivístico que
consiste en el
desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a la

CLASIFICACIÓN
,

ORDENACIÓN

DESCRIPCIÓN

de los documentos de una entidad

 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Es la labor intelectual mediante la cual se identifican

y establecen las:
categorías o grupos de documentos
que reflejan la estructura

orgánico-funcional de la entidad
a la cual pertenecen.
La Ordenaión Documental

Es la ubicación física de los documentos en secuencias naturales

(cronológicas y/o alfabéticas), dentro de las ca
tegorías o grupos definidos en la clasificación.

LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es el proceso de análisis de los documentos de archivo

o de sus agrupaciones, materializado en
representaciones que permitan su identificación, localización y
recuperación de su información para la gestión o la investigación
También es posible definir la
organización documental
como el conjunto de operaciones técnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupación Documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos
o funcionales para revelar su contenido.

La organización es el producto de realizar adecuadamente, en primer

lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación.
Si no se dan los procesos en forma complementaria se puede afirmar
que no hay una adecuada organización, puesto
que se pueden tener archivos bien clasificados pero mal ordenados
Insumos para el proceso
de CLASIFICACION
•LA ESTRUCTURA ORGANICA
•LAS FUNCIONES
•LOS PROCESOS
•LOS PROCEDIMIENTOS
 FUNCIONES
En cumplimiento de la misión y la visión de
la empresa

• PROCESO: Es un conjunto de fases o etapas secuenciales

e interdependientes que agregan valor a unos elementos de
entrada para suministrar un resultado a un usuario interno
o externo.
• PROCEDIMIENTO: Es la descripción de las actividades
que se desarrollan dentro de un proceso e incluyen el que,
el como, y a quién corresponde el desarrollo de la tarea
 PROCESO

secuencia de tareas de que se llevan a cabo

una detrás de la otra. Todas las organizaciones
trabajan bajo procesos por lo tanto los procesos
en las empresas representan el eje principal
sobre el que giran todas las actividades que se
llevan a cabo en un negocio.
 PROCEDIMIENTO

es una descripción detallada de cómo se debe llevar a

cabo un proceso. Este procedimiento podrá estar
documentado (escrito en papel o formato digital) o no
estar escrito en ningún sitio pero conocerse por parte de
todos los integrantes de una empresa.
Siempre que existe un proceso en una empresa existe
un procedimiento, podrá estar documentado o no
pero siempre existirá una descripción detallada de
cómo se lleva a cabo una actividad en una
organización.
 DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y
PROCEDIMIENTO

La principal diferencia entre proceso y procedimiento

radica en el detalle de la explicación sobre cómo se
desarrolla una actividad concreta de una organización.
Proceso: descripción de forma general de una secuencia
de pasos que se realizan para llevar a cabo una actividad.
Procedimiento: descripción detallada del cómo se han de
ejecutar esos pasos (quién los debe hacer, cómo, cuándo,
qué documentos deben usarse, donde se almacenan es
Por ejemplo, en un proceso comercial en una empresa
consta de estos pasos:

El mismo proceso comercial puede ser descrito mediante

un procedimiento en el que se detalla qué se hace, cómo
se hace, quién lo hace, cuándo se hace, etc:

Además, los procedimientos suelen estar escritos

(documentados) para dejar constancia de cómo se deben
hacer las cosas y poder ser consultados por las personas
que desarrollan esas tareas y cualquier otra
ero además la diferencia entre proceso y procedimiento la
podemos encontrar a la hora de explicar:
•En qué momento se originan
•La documentación que generan
•Detalle de las tareas a realizar
•Quién los establece
•Por quién son aprobados
•Quién los debe cumplir
•Permanencia en la empres
 La clasificación
Como es el es el primer paso del conjunto de
procesos destinados a la organización de
EL PROCESO archivos tendientes a controlar, recuperar
y conservar la información contenida en
los documentos para su utilización
administrativa, jurídica y científica
Son el conjunto de documentos generados
por una unidad administrativa , en el
ejercicio de sus funciones, las cuales según
su jerarquía ilustrada en el organigrama,
originan

los fondos,, las secciones, las

subsecciones, las series y las subseries
documentales.
 FONDO DOCUMETNAL

Totalidad de los
documentos recibidos y
producidos por una
Entidad en razón de sus
actividades

Primea categoría
archivística
 SECCIÓN DOCUMENTAL

Es una subdivisión del fondo identificada

con la producción documental de una
unidad o división administrativa o funcional
de la institución que roduce el fondo
 SUBSECCIÓN DOCUMENTAL

Es una subdivisión de la sección documental

(división administrativa). En algunos casos la
subsección recibe el nombre de Oficina,
División o Sección. La subsección tiene a su
cargo funcionesy actividades específicas
dentro de la sección.
 SERIE DOCUMENTAL

Es el testimonio documental continuado de

actividades repetitivas desarrolladas por una
entidad en cumplimiento de una función
determinada. Cada sección y subsección está
constituida por documentos agrupados en series.
 SUBSERIE DOCUMENTAL

Es una subdivisión de la serie documental.

Está conformada por un conjunto de
unidades documentales producidas en
acciones administrativas semejantes.
 UNIDADES DOCUMENTALES

Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades

administrativas por las funciones que le han sido asignadas.
La unidad documental puede ser;
simple o compleja.

simple cuando está constituida por el mismo tipo documental,

compleja cuando está integrada por tipos documentales de
diversa índole,que responden a una secuencia dentro de un
trámite
 TIPOS DOCUMENTALES

Las series y subseries documentales son el producto de la

reunión de unidades documentales que surgen como
resultado físico de una actividad llevada a cabo
en las divisiones administrativas, por las funciones
que les han sido asignadas.
 RESULTADO DEL PROCESO DE CLASFICACION

Con base
en:
ORGANIGRAMA

FUNCIONES
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
 ORGANIGRAMA
DESDE EL PUNTO DE VISTA ADMINISTRTIVOY DOCUMENTAL

SECCIONES

NIVEL DIRECTIVO

SUBSECCIONES

AGRUPACION DOCUMENTAL
DEPENDEN
NIVEL
DIRECTI8VO
UNIDAD ADMINISTTRASTIVA

Series-
Funciones = Procesos Procedimientos
subseries
 PRINCIPIO PROCEDENCIA

 Conservación de los documentos dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenecen .

 permite saber quien produce los documentos (las

divisiones administrativas) y porque razones lo hace
(por asignación de funciones),
 PRINCIPIO ORDEN ORIGINAL

rincipio fundamental de la teoría archivística por el cual se

establece que la disposición física de los documentos debe
respetar la secuencia de los trámites que los produjo.
Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales.