INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS

Los sistemas de organización de documentos se hacen con el fin de implementar

buenas prácticas que permitan sistematizar y realizar de manera eficiente la gestión
de documentos en cualquier organización. Con la ordenación documental es posible
un acceso rápido a la información, gracias a la correcta ubicación de los
documentos. Es fundamental que cada organización cuente con un sistema de
organización documental porque así se podría tener un mejoramiento de los
mecanismos de acceso, conservación y resguardo de la información de su fondo
documental.
OBJETIVO
Presentar un diagnóstico, para definir si en la defensoría del pueblo regional Cauca
se cumple o no cumple con los elementos de preservación y conservación
documental, generar recomendaciones de mejora respecto de lo encontrado.
CASO DE ESTUDIO
La defensoría del pueblo es una entidad pública dedicada al mandato constitucional
de proteger y promover los derechos humanos. Esta misión abarca acciones de
formación y divulgación que permiten a la ciudadanía conocer y apropiarse de sus
derechos, así como tener mayores herramientas para su exigibilidad y garantía.
Debido al enfoque de la institución, la gestión de cada dependencia se realiza de
manera descentralizada, por lo que no existen criterios de unificación globalizados.
EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO
A continuación, se presenta la evaluación diagnostica realizada a la defensoría del
pueblo Regional Cauca. El diagnóstico fue dividido en dos aspectos a considerar:
1. Ordenación documental
2. Unidades de conservación
En la regional no se posee un sistema de ordenación documental, las unidades
productoras de documentos reciben, generan, tramitan y conservan sus
documentos, según el criterio subjetivo del personal que lo tramite, en la mayoría
de los casos se depende de la memoria de la persona que los archivo para poder
ubicar un documento, en especial si son de valor administrativo.
La mayoría de los documentos son organizados de forma muy precaria apenas si
son agrupados en relación a las funciones que les competen y se hace una vez al
año solamente por entregar el reporte a la oficina principal, sin contar que las
personas que lo hacen no son idóneas para dicha gestión.
En cuanto a los documentos de valor administrativo apenas si se agrupan por
proyecto y por el año en que se produjeron, con escasa clasificación documental en
cuando a tipo de documento.
Las carpetas de proyectos apenas se ordenan por orden cronológico en la mayoría
de los casos mezclando los asuntos, se mezclan procesos, más no por fechas.
Los documentos administrativos relacionados con los equipos como ordenes de
mantenimiento reparación y servicios de los equipos, escasamente se encuentran
archivadas, el personal tiene mueblería o enseres que no son de ellos y los
documentos relacionados se archivan sin un criterio homogéneo, por lo que se
dificulta realizar un seguimiento del historial de operación y mantenimiento de los
mismos, de la misma manera que es prácticamente imposible encontrar evidencia
del proceso de adquisición e instalación de los mismos.
Por último y no menos importante, no existen criterios de eliminación o conservación
de documentos porque en algunos casos se encontrarán junto con los documentos
de uso rutinario, documentos que han perdido vigencia o que datan del ejercicio de
hace más de 10 años. Incluso se encuentran guardados documentos de los equipos
descontinuados de más de 20 años. Esto incluye disquetes y CD que se desconoce
la fecha a la que pertenecen.
Diagnóstico: Existe una clara evidencia de la ausencia de procesos de clasificación,
valoración, selección, ordenación y descripción, en todos los documentos que
producen las unidades. No se puede realizar un seguimiento adecuado del histórico
de la mayoría de las actividades administrativas.

2. Unidades de Conservación documental

No se posee unidades de conservación documental apropiadas, las carpetas con
diferente valoración se encuentran en cajas, dispuestas al azar, sin un orden
aparente, lo mismo que los manuales y los instructivos de operación. Las carpetas
en su mayoría contienen más documentos que su capacidad puede albergar, se
encuentran saturadas de documentos, por lo que es posible se deterioren los
documentos.
En algunos mesones de trabajo, se encuentran apilados documentos sin clasificar
o pertenecientes al contenido de otras carpetas ya que el clima del lugar es bastante
húmedo.
Adicionalmente, no existe un lugar donde transferir los documentos vencido su ciclo
de vida o para la conservación permanente de ser el caso.
Diagnóstico: no se cuenta con unidades de conservación adecuada para la
organización de los documentos que produce. Hace un mal uso del mobiliario que
emplea para guardar su documentación. Las condiciones ambientales a la que
están expuestos los documentos, pueden ocasionar daños irreversibles a los
mismos.

RECOMENDACIONES
De acuerdo a la evaluación y diagnóstico realizado se plantean las siguientes
recomendaciones, con el fin de que puedan implementar un sistema de
organización de documentos apropiado.
En cuanto a la organización documental se recomienda:
1. Identificación de las secciones documentales que corresponden a cada una de
las unidades (Unidad A, B, C, D)
2. Identificar y conformar carpetas de acuerdo a las funciones de los departamentos
de la defensoría.
3. Agrupar los documentos que reciben, generan, tramitan o conserva cada unidad
en series y subseries documentales.
Comunicaciones, Publicaciones, procesos, normas, Equipos
4. Establecer las subseries documentales de acuerdo a los documentos
relacionados con cada serie.
5. Establecer los tipos documentales que integraran cada subserie documental.
6. Establecer el criterio de Ordenación Documental de cada expediente de las series
documentales, el cual puede ser del tipo alfanumérico, numérico o alfabético según
sea más conveniente para la identificación de los documentos.
7. Mantener el principio de orden original, es decir mantener el orden secuencial del
orden cronológico en el que se recibieron o produjeron los documentos, pero acorde
a la clasificación de las subseries correspondientes.
8. Elaborar Tablas de retención documental para determinar la permanencia y
conservación de los documentos.
En relación a las unidades de conservación se recomienda:
1. Adquirir mobiliario adecuado al volumen y al tamaño de las carpetas, que sea
estable, que cumpla con los requerimientos de seguridad, estabilidad y aislamiento
adecuado de los documentos.
2. Destinar un espacio para la colocación del mobiliario, en el cual los documentos
estén menos expuestos a las condiciones ambientales y químicas del laboratorio y
que permita el fácil acceso a los mismos.
3. Crear un archivo central y un archivo histórico.
4. Evitar archivar documentos junto a herramientas y otros objetos.

CONCLUSIONES
La falta de conocimientos teóricos y prácticos para llevar a cabo la organización
técnica de la documentación y el desconocimiento de las ventajas que tiene la
implementación de un sistema de organización documental, es la causa principal de
la desorganización. sus malas prácticas en la gestión de sus documentos, traen
como consecuencia un caos a la hora de ubicar alguna información, ya sea por la
incertidumbre para la localización de los documentos o por la perdida y deterioro de
documentos con alto valor documental. Es completamente necesaria una pronta
implementación de un adecuado sistema de gestión de los documentos producidos
y a la vez contar con el personal idóneo para dicha acción.

BIBLIOGRAFÍA
• https://campusvirtual.defensoria.gov.co/
• sistema para la organización de documentos, consultado en base de datos
Scopus, 2023