Organización de un Archivo

Cuadro de Clasificación
CUADRO DE CLASIFICACIÓN

Concepto:
“Estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de
una organización, así como los documentos que generan. Producto de su
identificación y análisis, es un sistema que organiza intelectualmente la
información y reproduce las relaciones que median entre los documentos y las
agrupaciones, desde la base (la pieza simple) al nivel más amplio de
agrupación (el fondo)”

Estructura:
Será jerárquica y atenderá a los conceptos básicos de fondo, sección, y serie.
Además, establece un principio de diferenciación y estratificación de las diversas
agrupaciones documentales que conforman el acervo Institucional.
Los archivos se organizan en distintos niveles jerárquicos y por tanto, estos
niveles deben verse reflejados en el Cuadro de Clasificación.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Niveles de Agrupación
Fondo. Es el conjunto de documentos pertenecientes a una misma entidad creadora,
ya sea institucional, familiar o individual. Viene definida por el principio de
procedencia.
Ejemplo:
•HOSPITAL BARROS LUCO TRUDEAU

Subfondo Es cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones
de cada entidad en conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Ejemplos:
•Comités Asesores

Sección. Es la primera división en que se ordena un fondo documental, las

cuales se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función
de la institución u organismo, siguiendo los principios de procedencia y
respeto al orden original.

Ejemplos:
•Paritario de Higiene y Seguridad
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Niveles de Agrupación
Serie. Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad
administrativa. Suelen ser temáticas.
Ejemplos:
•Actas
•Plan de Trabajo Anual
•Informes

Sub-serie. Son el conjunto de documentos que forman parte de una

Serie, identificadas de forma separada de èsta por su contenido y sus
características especificas.
Ejemplos:
•Informes de Control y Seguimiento de Plan de Trabajo Anual
•Informes de Trabajo en Terreno

Unidad documental. Elemento indivisible de una serie documental.

Los hay de dos tipos: simples (documento) o compuestos (expedientes).
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Principios para la elaboración
Características
El cuadro de clasificación se basa en los principios teóricos de la
archivística (procedencia y respeto al orden original) y para ello se basa en
las siguientes máximas:

•Delimitación. Cada fondo debe estar asignado a una única entidad de

procedencia, de manera que quede claramente delimitada del resto de la
documentación del archivo.

•Unicidad. La edad de los documentos no debe considerarse como criterio

de clasificación, los documentos deberán estructurarse
independientemente de la fecha de creación.

•Estabilidad. El Cuadro de Clasificación debe tener una estructura

permanente y estable en el tiempo que refleje las funciones de la entidad
de procedencia y que permita la suficiente flexibilidad como para albergar
futuras funciones o cambios que se produzcan en la entidad.

•Simplificación. Par mantener una estructura flexible y permanente, el

Cuadro de Clasificación debe estar regido por su simplicidad.
DESARROLLO DE UN
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
J
TIPOS DE
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Clasificación Orgánica: en este tipo de clasificación las serias
son agrupadas en función de las divisiones administrativas o de la
propia estructura orgánica de la institución: así queda sujetas a los
departamentos, unidades con una estructura jerárquica dividida
desde las unidades administrativas más simples a las más
amplias.

Ventajas:
Objetividad
Fácil de elaborar
Sencillez de aplicación en archivos de gestión

Desventajas:
Poco flexible
Dificultad de uso para organizaciones complejas
Ruptura en la continuidad de series documentales
TIPOS DE
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
TIPOS DE
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Clasificación Funcional: es la agrupación de los documentos
bajo conceptos que reflejan las funciones generales y las
actividades concretas de la institución, dentro de una estructura
jerárquica y lógica. La identificación y agrupación de los
documentos se lleva a cabo mediante un cuadro de clasificación.

Ventajas
Estabilidad a pesar del paso del tiempo, muy flexible
Objetividad

Desventajas:
Dificultad de la elaboración.
Transferencia de funciones a otras entidades, división de
organizaciones o absorción de una o varias instituciones en otra.
TIPOS DE
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Descripción Documental
Concepto:
Es un proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar
las características externas e internas de los documentos con la finalidad de elaborar
los instrumentos descriptivos (Inventarios)

Finalidad
Facilita la localización y control de los documentos, a fin de brindar un eficaz y eficiente
servicio de la información, así como de garantizar el control del patrimonio documental de
las instituciones.

Objetivos
Proporciona información acerca de la Unidad Productora que acumuló los documentos.
Muestra a los Usuarios de manera rápida y sencilla el contenido de un fondo o de una
colección documental, y;
Auxilia en el manejo interno de la documentación, por medio de instrumentos de control.

Entre los principales instrumentos destacan…

Inventario Documental
Concepto:
Este es un instrumento de control que describe las unidades de un
fondo documental, siguiendo la organización de las series
documentales ·

Características
•Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las
dependencias.
•Permite controlar la producción documental específica por dependencia.
•Permite determinar las fechas de cada serie documental.
•Registra la frecuencia de consulta que indica el carácter semiactivo o inactivo de cada
serie documental.
•Señala el volumen para cada serie documental.
•Identifica el tipo y número de conservación para cada serie documental.
•El inventario debe incluir la totalidad de la documentación producida por cada una de las
dependencias de la institución productora, correspondiente a las diferentes etapas de su
vida institucional.
Ejercicio Práctico Nº3
Tabla de Retención

Concepto:
Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación
documental de la entidad, acorde a sus estructura orgánico -
funcional, e indica los criterios de retención y disposición final
resultante de la valoración documental por cada una de las
agrupaciones documentales.
Ejemplo de Tabla de Retención