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MODULO TECNICA DE OFICINA Y

CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA

:: OBJETIVOS

1.- Señalar la diferencia e importancia de la clasificación, ordenación y


descripción de los documentos en los archivos de las diferentes
organizaciones.

2.- Utilización de las Reglas para ordenar alfabéticamente

3.- Impartir conocimientos de los diferentes sistemas de ordenación existentes


y sus usos, así como también las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.

4.-Explicación de los diferentes instrumentos de descripción y su aplicación


práctica.

:: EVALUACION

La evaluación tomará en cuenta :


-Asistencia a clase
-Participación activa
-Asignación de trabajos prácticos, que serán evaluados

:: CONTENIDO

UNIDAD I

1.- Definición de documento.


2.- Caracteres de los documentos
2.1 Externos
2.2. Internos

UNIDAD II

1.- Definiciones de clasificación, Ordenación y Descripción


2.- Diferencias entre uno y orto

UNIDAD III

1.- Importancia de la Clasificación


2.-Cualidades de la Clasificación
3.- Problemas de la Clasificación
4.- Etapas de la Clasificación
5.- Etapas a seguir para establecer una buena clasificación

UNIDAD IV

Reglas para ordenar alfabéticamente

UNIDAD V

1.-Sistemas de ordenación: Alfabético, Numérico, Decimal, Alfanumérico,


Cronológico, Geográfico, Asuntos .
2.-Ventajas de cada uno de ellos.
3.- Importancia de la clasificación y la ordenación.
4.- Elección de un sistema de ordenación adecuado

UNIDAD VI

1.- Instrumentos de descripción: Guía, Inventario, Catálogo e Indice.


2.- Definiciones
3.- Elaboración y uso de los mismos

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS I

:: JUSTIFICACIÓN

Esta área tiene por objeto presentar la importancia de los Archivos


Administrativos conservadores y administradores de información como parte de
un engranaje en el manejo de una empresa, cualquiera sea su fin. De igual
manera, proporcionará lineamientos generales sobre los archivos, su
organización y el rol desempeñado por estos dentro de las empresas,
planificación, presupuesto, infraestructura y otros elementos organizacionales
que garantizan el mantenimiento de los sistemas propuestos.

:: OBJETIVOS

Al finalizar el semestre el alumno deberá estar en capacidad de:

1- Caracterizar, reconocer y evaluar un archivo como unidad administrativa.


2- Elaborar un plan de entrenamiento para el personal de archivo
3- Diseñar un plan de archivo para mejorar sus servicios
4- Evaluar los servicios del archivo para la toma de decisiones.

:: CONTENIDO PROGRAMATICO

UNIDAD I
GESTIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
1.1. Concepto de Archivo y Documento
1.2. Funciones de los archivos
1.3. Etapas del Archivo
Archivo de gestión
Archivo Administrativo
Archivo Intermedio
Archivo Histórico
1.4. Políticas Archivísticas - Planificación: Locales, Personal; Legislación,
Materiales, Presupuesto.
1.5. Responsabilidad de los Archivólogos
1.6. Sistema Nacional de Archivos.

UNIDAD II

EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO
2.1. Concepto. Importancia
2.1.1. Tipos de Expedientes
2.2. Apertura del expediente
2.2.1. Pasos para la apertura: Registros. Libros. Carpetas (Definición), Tipos.
Rotulación (Etiquetas), Definición.
2.2.2. Ordenación. Concepto. Tipos de Ordenación utilizada, Justificación de la
ordenación empleada para la conformación del expediente.
2.2.3. Tipología Documental. Definición. Tipos Documentales contenidos en el
expediente. Definición de cada uno de ellos (Estructura).
2.2.4. Foliación. Definición. Ubicación. Tipo de material escritorio.
2.3. Normas para el Préstamo de Expedientes. Elaboración de Formato para
control de préstamos.

UNIDAD III

PROYECTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO


3.1. Objetivo.
3.2. Justificación
3.3. Alcance
3.4. Estrategia
3.5. Diagnóstico:
Fondo Documental
Magnitud
Tipos Documentales
Operaciones Archivísticas: producción, Clasificación, Ordenación, Traslado,
Transferencia, Selección y Expurgo.
Controles de Correspondencia
Conservación (medidas de seguridad)
Infraestructura Física
Mobiliario
Equipos y Materiales
Personal
Plan de Ejecución
Actividades y Responsables
:: EVALUACION

La Evaluación tomará en cuenta los aspectos:


1. Asistencia a clase
2. Participación activa.

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