1.- Señalar la diferencia e importancia de la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos en los archivos de las diferentes organizaciones.
2.- Utilización de las Reglas para ordenar alfabéticamente
3.- Impartir conocimientos de los diferentes sistemas de ordenación existentes
y sus usos, así como también las ventajas y desventajas de cada uno de ellos.
4.-Explicación de los diferentes instrumentos de descripción y su aplicación
práctica.
:: EVALUACION
La evaluación tomará en cuenta :
-Asistencia a clase -Participación activa -Asignación de trabajos prácticos, que serán evaluados
:: CONTENIDO
UNIDAD I
1.- Definición de documento.
2.- Caracteres de los documentos 2.1 Externos 2.2. Internos
UNIDAD II
1.- Definiciones de clasificación, Ordenación y Descripción
2.- Diferencias entre uno y orto
UNIDAD III
1.- Importancia de la Clasificación
2.-Cualidades de la Clasificación 3.- Problemas de la Clasificación 4.- Etapas de la Clasificación 5.- Etapas a seguir para establecer una buena clasificación
UNIDAD IV
Reglas para ordenar alfabéticamente
UNIDAD V
1.-Sistemas de ordenación: Alfabético, Numérico, Decimal, Alfanumérico,
Cronológico, Geográfico, Asuntos . 2.-Ventajas de cada uno de ellos. 3.- Importancia de la clasificación y la ordenación. 4.- Elección de un sistema de ordenación adecuado
UNIDAD VI
1.- Instrumentos de descripción: Guía, Inventario, Catálogo e Indice.
2.- Definiciones 3.- Elaboración y uso de los mismos
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS I
:: JUSTIFICACIÓN
Esta área tiene por objeto presentar la importancia de los Archivos
Administrativos conservadores y administradores de información como parte de un engranaje en el manejo de una empresa, cualquiera sea su fin. De igual manera, proporcionará lineamientos generales sobre los archivos, su organización y el rol desempeñado por estos dentro de las empresas, planificación, presupuesto, infraestructura y otros elementos organizacionales que garantizan el mantenimiento de los sistemas propuestos.
:: OBJETIVOS
Al finalizar el semestre el alumno deberá estar en capacidad de:
1- Caracterizar, reconocer y evaluar un archivo como unidad administrativa.
2- Elaborar un plan de entrenamiento para el personal de archivo 3- Diseñar un plan de archivo para mejorar sus servicios 4- Evaluar los servicios del archivo para la toma de decisiones.
:: CONTENIDO PROGRAMATICO
UNIDAD I GESTIÓN DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS 1.1. Concepto de Archivo y Documento 1.2. Funciones de los archivos 1.3. Etapas del Archivo Archivo de gestión Archivo Administrativo Archivo Intermedio Archivo Histórico 1.4. Políticas Archivísticas - Planificación: Locales, Personal; Legislación, Materiales, Presupuesto. 1.5. Responsabilidad de los Archivólogos 1.6. Sistema Nacional de Archivos.
UNIDAD II
EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO 2.1. Concepto. Importancia 2.1.1. Tipos de Expedientes 2.2. Apertura del expediente 2.2.1. Pasos para la apertura: Registros. Libros. Carpetas (Definición), Tipos. Rotulación (Etiquetas), Definición. 2.2.2. Ordenación. Concepto. Tipos de Ordenación utilizada, Justificación de la ordenación empleada para la conformación del expediente. 2.2.3. Tipología Documental. Definición. Tipos Documentales contenidos en el expediente. Definición de cada uno de ellos (Estructura). 2.2.4. Foliación. Definición. Ubicación. Tipo de material escritorio. 2.3. Normas para el Préstamo de Expedientes. Elaboración de Formato para control de préstamos.
UNIDAD III
PROYECTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVO
3.1. Objetivo. 3.2. Justificación 3.3. Alcance 3.4. Estrategia 3.5. Diagnóstico: Fondo Documental Magnitud Tipos Documentales Operaciones Archivísticas: producción, Clasificación, Ordenación, Traslado, Transferencia, Selección y Expurgo. Controles de Correspondencia Conservación (medidas de seguridad) Infraestructura Física Mobiliario Equipos y Materiales Personal Plan de Ejecución Actividades y Responsables :: EVALUACION
