UNIVERSIDAD PRIVADA

BOLIVIANA
UPB

Programa Virtual:

Procesos de Gestión Documental y

Administración de Archivos

Tema II: Procesos de la organización

documental
 INTRODUCCIÓN
En la actualidad se busca la reingeniería en los sistemas de archivo, que deben ser acordes con lo
dispuesto en la Legislación; por lo que resulta primordial que el Responsable de Archivo de Trámite
(R.A.T.) conozca su Dependencia, su misión, su visión, sus macro procesos, sus procesos, sus
políticas, sus funciones y sus atribuciones.
La transparencia implica colocar la información en una vitrina pública, para que aquellos
interesados puedan revisarla, analizarla, y en su caso usarla como mecanismo de sanción, es un
tema que sin duda se relaciona con los archivos debido al marco en que conviven; por lo tanto “la
transparencia” no debe ser un tema ajeno al R.A.T. ya que este deberá tomarlo en cuenta cuando
realice sus funciones independientemente de que participe o no en la clasificación de la
información.
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

VALORACIÓ FASE SEMIACTIVA VALORACIÓ FASE

FASE ACTIVA N N
PRIMARIA SECUNDARI
INACTIVA
Archivo de Archivo A
Archivo
Gestión Central Histórico

Transferencias Transferencias
primarias secundarias
VALORES VALORES
PRIMARIOS SECUNDARIOS

ADMINISTRATIVOS CULTURALES
LEGALES CIENTÍFICOS
FISCALES HISTÓRICOS
ACADÉMICOS
 Tipos de Documentos
Documento de Archivo.
Registra un hecho, un acto administrativo, jurídico, fiscal o
contable creado, recibido, manejado, y usado en el ejercicio de las
facultades y actividades de los sujetos obligados
independientemente del soporte en que se encuentren.
Ejemplos: Contratos, Actas, Facturas, Requisiciones, Convenios,
Oficios de solicitud de un trámite o servicio sea este Público o
clasificado, etc.
Documentos de Archivo Electrónico. 
Documento de archivo que precisa de un dispositivo electrónico
para su registro, almacenamiento, acceso, lectura, impresión,
transmisión, respaldo y preservación.
 Administración de Documentos

Es el conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la

producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de
los documentos de Archivo.
Clasificación
archivística*, Valoración,
Producción ordenación y Transferencias y
descripción disposición

*Clasificación Archivística:
Es el proceso de identificación y
agrupación de expedientes homogéneos Conservación y Archivar
con base en la estructura funcional de la Difusión documentos
dependencia o entidad.
 ¿Por qué debemos hacer la identificación?

•No pueden organizar los documentos del área si no saben qué documentos producen, cuántos
y cómo los hacen.
•Se pueden tener documentos en el área que no le corresponden.
•Se desconoce la historia o la trayectoria del área generadora.
•Ayuda a tomar decisiones administrativas.
•Será la base para elegir el sistema de clasificación y los métodos de ordenación que
implementara el área.
 Clasificación Archivística

Consiste en agrupar jerárquicamente

los documentos del Fondo
Documental mediante Secciones,
hasta las Series documentales, y de ser
posible sub serie y hasta llegar al
expediente), de acuerdo con el
principio de procedencia y orden
original.
 ALGUNOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL SON:

Alfabético Numérico ASUNTO GEOGRAFICO

• Tiene un orden • Tiene un orden por • Actividad concreta Es el orden por
departamentos,
alfabético . correlativo de números, de cada función.
regiones, países, etc.
• Como ser: fechas
• Como ser los CITES • Por Manuales de Ejemplo: Cochabamba,
expedientes de
personal procesos y Santa Cruz, La Paz,
procedimientos y la etc.
práctica diaria.
 Ordenación
Es la actividad de colocar los documentos de manera secuencial en sus unidades
de instalación:

 Fólderes, Carpetas, legajos

 Archiveros Metálicos
 Cajas de archivo
Y se ordenan de acuerdo a un sistema y uno o varios métodos.
Jerarquía de la ordenación.
Expedientes ordenados por: Alfabético, numérico, asunto, geográfico o por
combinación.
 Ejemplos
NUMÉRICO Asignación de números a cada expediente, para su orden secuencial. 1, 2, 3, 4, 5, 6, ………..

ALFABÉTICO Se integra alfabéticamente el acervo documental, de acuerdo a títulos y encabezados A, B, C, D, E, F, ………

establecidos, tomando en cuenta las letras del alfabeto
GEOGRÁFICO Consiste en tomar en cuenta la división geográfica y política de un lugar. continente, nación, estado, distrito,
población, ciudad, etc.

NUMERALIA Reúne las ventajas de los sistemas Alfabético y Numérico. A-1

B-2
C-3
TOPOGRÁFICO Consistirá en señalar el lugar en que se encuentran los expedientes por medio de claves, Zona, nivel, sala, sección, estantes,
permitiendo la fácil localización de la documentación. caja…

POR ASUNTOS Este sistema se apoya en la formación de series es decir, con base a la relación de Facturas,
semejanza que exista en los expedientes del cual se obtendrá el título principal. Convenios,
Cultura

NUMÉRICO Consiste en dividir la unidad en grupos llamados clases, que a su vez cada una de éstas 1.1.
DECIMAL se dividirán en diez grupos llamadas divisiones y éstas a su vez en diez más llamadas 1.1.1
1.1.2
secciones, las cuales se podrán seguir dividiendo.

CRONOLÓGICO Se ordenan los expedientes o documentos en razón de las fechas. 2013 Enero 18
 Descripción documental
• La descripción documental es • Facilitar la localización
un proceso técnico-archivístico de los documentos.
que consiste en identificar,
analizar y determinar los • Garantizar el control
caracteres externos e internos documental
de los documentos con la • Brindar un eficaz y
finalidad de elaborar los eficiente servicio de
instrumentos descriptivos información
 Elementos básicos de la etiqueta del expediente

FÓRMULA CLASIFICADORA
TecNM/T624RF/
AÑO DE FÓRMULA 11C.20/01/2016

APERTURA CLASIFICADORA

TecNM/M00/RF/11C.20/01/ 2016 SISTEMA DE

Sistema de Gestión de la calidad NOMBRE GESTIÓN DE
DEL LA CALIDAD
EXPEDIENTE

NOMBRE DEL EXPEDIENTE

AÑO 2016
 EJEMPLO DE EXPEDIENTE: DE PERSONAL
AJAM / DAF /RRHH/19/ 2411367 L.P./ 2016
Duarte Luna, Miguel
2. DIRECCION/UNIDAD
3.ITEM:
D EL
G LAS
I
1. S DO
FON

AÑO DE INGRESO
AL INSTITUCION
NOMBRE Del
TRABAJADOR
FORMATO DE ETIQUETA DE CARPETA DE PALANCA

CAMPO 1. Logo Institucional

CAMPO 2. Descripción al Área Organizacional

Campo 3. Sigla de la Unidad de acuerdo a jerarquía

Campo 4. Código de Unidad y Serie documental

Campo 5. Descripción literal de la serie documental

Campo 6, gestión o año

Campo 7. Volumen
 VALORACION
• La valoración documental se
concibe como una función
archivística que forma parte de la • ADMINISTRATIVO • EVIDENCIAL

VALORESPRIMARIOS

VALORES
SECUNDARIOS
gestión documental y por la cual se • LEGAL • INFORMATIVO
• TECNICO • TESTIMONIAL
evalúan las series a partir de sus • JURIDICO
valores primarios y secundarios • FISCAL
para fijar el tiempo de su
conservación y destino final

FASE ACTIVA FASE FASE INACTIVA

SEMIACTIVA
 TRANFERENCIA
• De acuerdo con la norma vigente, la transferencia documental consiste en la remisión de
los documentos de los Archivos de Gestión al Archivo Central y de éste al Archivo
Histórico, una vez, éstos hayan cumplido con las normas establecidas y el tiempo de
permanencia fijado en las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración
Documental en cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos;
• Elaborar un plan de transferencias incluyendo cronograma y se sigue la metodología y
recomendaciones que sobre el particular que haga el Grupo de Gestión Documental,
diligenciando del Formato de Inventario Documental
• Cumplir los requisitos exigidos para su transferencia en el formulario.
 Valor Documental
Administrativo (A), Legal
(L), Fiscal(F), Contable,(C).
Plazos de
Conservación
Archivo de Trámite (A.T); Archivo
de Concentración (A.C); Total

Sección

Serie Documental
El código archivístico se encuentra integrado por Tipos de Información
Publica(P), Reservada(R),
dos partes, la Sección y la Serie. Confidencial(C).
 Técnicas de Selección
Muestreo:
Operaciones por las que, en el curso de una selección y en vista de su conservación, se retienen algunos
documentos siguiendo criterios determinados a fin de inferir el valor de una o varias características del
conjunto, y que pueden ser de los tipos de muestreo siguientes:
a) Selectivo o cualitativo: Aquel que trata de conservar los documentos más importantes o
significativos;
b) Sistemático: Aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina
periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes, ordenados alfabéticamente,
correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada serie eliminada, y
c) Aleatorio: Aquel que toma las muestras al azar, cualquiera de los elementos pueden ser
igualmente representativos.
 Inventario General de Archivo de Trámite
El Inventario General de Archivo de Trámite es un instrumento de control que
permite conocer la cantidad de expedientes que genera el área por trimestre.

Por lo que en el se deberá registrar

cada uno de los expedientes que se
generan en el área responsable,
partiendo del 01 de Enero al 31 de
Diciembre de ese año.
 Conservación y preservación

• La preservación y la conservación del

fondo documental consiste en un conjunto de medidas
para asegurar el buen estado de los documentos. Es
decir, un conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional
de los documentos de archivo.
• Se lleva a cabo mediante un proceso técnico-archivístico
que consiste en mantener la integridad física del soporte y
del texto de los documentos de cada entidad. Como
decíamos, esto sucede a través de la implementación de
medidas de preservación y restauración.
Tratamiento de los expedientes para transferir.
• Cumplir con la vigencia en el
Vigencia archivo de Gestión.
• Realizar expurgo de los
Expurgo documentos, sea carpeta o folder

• Si la información se encuentra en
Organiza
r
carpeta, se guardará en sobre
Foliado
• Etiquetar folder o sobre con Fórmula
Clasificació clasificadora, Nombre del expediente y año.
n

• Llenar cajas con los expedientes y llenar el

formato de Inventario de Transferencia
Relacionar
Primaria.
• La caja debe de estar completa, es decir, no se
Completar deben de dejar espacios.
…NO ES UNA META, ES EL PRIMER PASO HACIA UNA
GESTIÓN DE EXCELENCIA Y ACCESSIBILIDAD A LA
INFORMACIÓN
Por su atención