Recuerdas los pasos para Organizar un archivo de Gestión?

-Observa el siguiente video https://youtu.be/MtHzEwF7sUA

¿Cuál es la normatividad relacionada con los Archivos de Gestión?

-042 de 2002: que habla sobre la organización del archivo de gestion, no obtante, tambien
hacenparte la normatividades que regulan las tablas de retencion y el principio de
descripcion

1.2 Actividad de Contextualización

Descripción de la actividad: Explorar conocimientos previos acerca de los 9 Instrumentos

Archivísticos existentes en Colombia y los componentes del Programa de Gestión Documental
PGD.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL – CCD

Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y subseries

documentales con su correspondiente codificados.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

Constituyen un instrumento archivístico que permite la clasificación documental de la entidad,

acorde a su estructura orgánico - funcional e indica los criterios de retención y su disposición final.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

El Programa de Gestión Documental – PGD, es el plan elaborado por cada sujeto obligado para
facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la
información pública

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR

Es un instrumento para la planeación de la función archivística, el cual se articula con los demás
planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o
asuntos de un fondo documental.

MODELO DE REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

Este es un instrumento de planeación el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de

la gestión de documentos electrónicos de las entidades.

BANCO TERMINOLÓGICO DE TIPOS, SERIES Y SUB-SERIES DOCUMENTALES - BANTER

Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales
a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.

MAPAS DE PROCESOS

Estas son utilizadas para la descripción de las relaciones entre las funciones y los procesos y
ofrece una visión general del sistema de gestión.

TABLAS DE CONTROL DE ACCESO - TCA

Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los
documentos.

¿Cuáles son los Procesos del PGD y de acuerdo a la Competencia que estás desarrollando
en clases, en qué proceso estamos trabajando actualmente? menciona sus actividades?
 https://www.archivogeneral.gov.co/politica/instrumentos
-archivisticos

Estos procesos son:

Planeación:

Este proceso se basa en el diagnostico documental e identificación de aspectos críticos y

necesidades en la gestión documental, los archivos y sus estados la conservación de los mismos,
condiciones ambientales, procedimientos y parámetros de las funciones de entidades

Producción:A su vez la producción documental se define como la generación de documentos en la

entidad en cumplimiento de sus funciones y a la forma en que se producen, la importancia de este
proceso en la gestión documental así como a la recepción, radicación y registro de los
documentos.

Distribución y Trámite:este proceso está compuesto por un conjunto de actividades y requisitos

establecidos con el fin de vincular los documentos a un trámite, su distribución, registro, control,
seguimiento y descripción (metadatos), disponibilidad para la recuperación y acceso, el control y
seguimiento hasta la resolución de los respectivos asuntos.

Organización: Este proceso es de obligatorio cumplimiento lo cual implica la creación,

conformación, clasificación, ordenación, conservación y descripción facilitando el acceso a los
archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, ciclo vital de los
documentos y normatividad archivística. El proceso de organización documental se divide en tres
procedimientos técnicos: Clasificación, Ordenación y Descripción para cada una de las etapas del
ciclo vital del documento para su posterior acceso y consulta de la información por parte de
usuarios internos y externos en la Entidad.

Clasificación: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección),

Ordenación: Procedimiento mediante el cual se da disposición física al documento. se debe

establecer físicamente la secuencia natural de la producción documental al interior de los
expedientes y las series.
 Descripción: Esta fase consiste en el análisis de los documentos de archivo y unidades
documentales simples y complejas. instrumentos de descripción, control y de consulta. Este
procedimiento también está definido como “la fase del tratamiento archivístico destinada a la
elaboración de los instrumentos de información para facilitar el conocimiento y consulta de los
fondos documentales y colecciones de los archivos”

Transferencia: Las transferencias documentales primarias y secundarias de información física,

producidas por el DNP se llevarán a cabo atendiendo lo establecido en las Tablas de Retención
Documental y en las Tablas de Valoración Documental actualizadas y se deben realizar cuando las
series y subseries documentales (expedientes) cumplan el tiempo establecido

Se refiere a la aplicación de los instrumentos archivísticos Tablas de Retención

disposición final:
Documental (TRD) y Tablas de Valoración Documental (TVD) en el campo “disposición final” que
conduce a realizar la selección de los documentos una vez hayan cumplido los tiempos de
conservación con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.

Estamos en la etapa de planeación, esto debido que nos encontramos evaluando los criterios
importantes dentro de la organización de un archivo de gestión, en los procesos documentales, la
conservación de los archivos y demás.

VIDEO: Gestiòn Documental en 8 pasos: Historia de Don Conrado y Super Boris

https://www.youtube.com/watch?v=oZmI-1s78AY

 Actividad: Individual

Evidencia: Tome apuntes en su Cuaderno

Semana 2

Consulte que es un Archivos, importancia, características, clases:

Consulte qué es un Documento de Archivo, importancia, características, tipologías

Realice Carrusel Temático de las Clases de documentos.

Diligencie la Tabla rellenando las casillas vacías con las clases de documentos, según el Tipo Documental
correspondiente.

Consulte qué es un Documento Electrónico de Archivo, importancia, características, preservación

Edades de los Documentos: Realice lectura y análisis del texto Edades de los
documentos y concluya elaborando Cuadro Sinóptico, como también participando en el
Foro Temático en Territorio

Foro temático: TRÁMITE, VIGENCIA Y PLAZO PRECAUCIONAL

Tablas de Retención Documental TRD

Diferencia entre TRD y TVD
Normatividad relacionada con las TRD
Aplicación de las TRD

Qué es el Ciclo Vital de los Documentos, Valores de los documentos. Una Factura elaborada hace
1 año ¿Qué valor tiene? ¿En qué fase del ciclo vital se encuentra?

Cuáles son los Principios Archivísticos

Qué es una Agrupación Documental. Elabora sopa de letras y glosario de términos. Puede
utilizar la herramienta que mejor le parezca, y también puede hacerlo a mano siempre y
cuando realice un trabajo legible y bien presentado

ACTIVIDAD MAPA DE PALABRAS GLOSARIO ARCHIVÍSTICO

Toma 5 palabra del Acuerdo 027 de 2007 y utiliza la Técnica Didáctica Activa
“Mapa de Palabras”

Recursos: Marcador, Papel Periódico

¿Qué es un Fondo Documental y cuáles son sus clases?

1.3 Actividad de apropiación de conocimientos:

Realiza Mapa Conceptual de: Qué es una empresa, clases de empresa

Realiza Cuadro Comparativo de Qué es una sociedad, clases de sociedades

Constituye una empresa legalmente S.A.S:

Cuál es el paso a paso para constituir una empresa en Colombia

Visita la Cámara de Comercio: Solicita asesoría, adquiere los formularios de inscripción

para registrar la empresa y el Local Comercial

Abre una Cuenta en un Banco de la ciudad

Expide el Rut

Registra los Libros Contables en la Cámara de Comercio

Crea el Libro de Accionistas

Crea el Acta de Accionistas y elige un Representante Legal

Solicita ante la Dian la Resolución de Facturación

Afilia tu empresa a Fondo de Pensiones y Cesantías, Salud, Cajas de Compensación

Familiar.

¿Cuáles son los Procesos de la Organización Documental?

Analice el Acuerdo 005 de 2013 del AGN y redacte un texto de 20 líneas, en Arial 12, espaciado
sencillo, en el cual describa cómo se deben organizar los Archivos según la mencionada
normatividad.

A su vez, en la segunda hoja del documento haga un Cuadro comparativo en el cual se evidencie
las diferencias entre los 3 procesos para Organizar un Archivo
¿Qué es la Clasificación Documental?

¿Cómo se realiza la Codificación del Organigrama de una empresa? -Realice Lectura “7 Claves para
Codificar Estructuras Organizacionales”

-Codifica el Organigrama de la Alcaldía de Leticia

-Elabora el Cuadro de Clasificación Documental o CCD

-Material de apoyo:

Material de Apoyo: “7 Puntos claves para codificar una Estructura Orgánica”

“Organigrama Alcaldía de Leticia”

“Formato Cuadro de Clasificación Documental CCD”

¿Qué es un CCD y cómo se elabora?

Elabore Cuadro de Clasificación Documental-CCD de una empresa

Semana 3

Analizar la importancia de ORDENACIÓN DOCUMENTAL a partir de revisión bibliográfica de la

“Cartilla de Ordenación Documental” compartida por el instructor: Página 1 a la 15 de la Cartilla de
Ordenación Documental

https://drive.google.com/file/d/1f85Ixp6LwLv404XtHnx85p1ttZ5LUHPe/view?usp=sharing

-Realice Mapa Conceptual del Proceso de Ordenación Documental

-Consulte en youtube https://www.youtube.com/watch?v=HW8tXlHqHiM la forma como quedan

ordenadas físicamente las Series Documentales tras aplicar el proceso en mención, eso le facilitará
la elaboración de la siguiente actividad

Ordenación Documental

Actividad: Individual

 Evidencia: Mapa Conceptual de Cartilla de Ordenación Documental en Hojas de Block y

escribir en su cuaderno 2 párrafos indicando: ¿Porqué crees que es importante la
Ordenación de los Fondos acumulados? y sustentarlo mañana al Instructor

Consulte la Cartilla de Foliación de Documento elaborado por el Archivo General de la

Nación

Realizar Taller de Foliación de Documentos

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
1 ¿Qué es la Descripción Documental?

2 ¿Mencione los diferentes instrumentos de Descripción Archivísticos? Acuerdo 05 de 2013 AGN

3 ¿Indique qué tiene que ver el Acuerdo 042 de 2002 con los Inventarios Documentales?

4 ¿Lea y analice el Acuerdo 038 de 2002 y aprenda todos los campos que se deben diligenciar en el
Inventario Documental?

5 ¿Qué es el FUID?

6 ¿Sabes hacer un Inventario Documental? ¿Si hoy te contrataran para hacer un Inventario
Documental, estarías preparado, dejarías escapar la oportunidad?

Observa el video

https://www.youtube.com/watch?v=HiNBd6oZ6Ck Duración: 7 minutos

3.3.1 Descripción de la actividad: Realiza la lectura del siguiente folleto “Principios y Procesos
para la organización del Archivo General del Municipio” dando click aquí
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/
Publicacionees/PrincipMunicipio.pdf

-Continúa con la lectura de la Cartilla de Ordenación Documental desde la página 16 en adelante

-Conformar un expediente, aplicar Orden original, foliarlo y rotularlo

-Realiza Taller de Sistema Nominal u Onomástico

Semana 4

1.2 Actividad de Transferencia

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Realiza Taller de Sistema Temático -Cronológico

Realiza Taller de Sistema Geográfico

Realiza Taller de Sistema Numérico Simple

Registro Fotográfico de Archivo de Gestión Organizado (carpetas rotuladas y ordenadas)

Taller Sistema de Ordenación Temático Nominal
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
7 Ahora sí estás listo para hacer el inventario Documental de tu Archivo de Gestión. (Realiza
Inventario del Archivo de Gestión de la Actividad anterior, a los Expedientes del Registro.
Fotográfico. Utiliza el Formato que enviará el Instructor.

Medición de Archivos
Aplica la NTC 5929 Calcula el volumen
documental de una oficina
¿COSTO DE ORGANIZAR UN ARCHIVO? $$$$
$$$$$$$$$$$$
1) ¿De qué manera se miden los archivos?
2) ¿Cuántos metros lineales se pueden ubicar en una estantería?
3) ¿Cuántas cajas X-200 se ubican en una estantería?
4) ¿Cuántas Unidades de conservación caben en una caja?
5) ¿Qué es una Unidad de Conservación?
6) ¿Cuánto cuesta organizar un Archivo?
7) ¿Cuánto cobrarías por un Metro Lineal de documentos?
8) ¿Sabes que es un Flexómetro?
9) ¿238 Estanterías cuánta documentación almacena?¿ 2.000 Estanterías?
10) ¿Cuál es el costo de Digitalizar los documentos ubicados en las estanterías de
pregunta anterior?
11) ¿Conoces una TRD?

Evidencias

Conocimiento
Prueba Escrita
Línea de Tiempo Evolución Histórica Archivos
Desempeño
Codificación de Organigrama de una empresa
Producto
Elabore Cuadro de Clasificación Documental-CCD de una empresa
Registro Fotográfico de Archivo de Gestión Organizado (carpetas rotuladas y ordenadas)

GUÍA 5
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Describir documentos de archivo en soporte físico y electrónico, teniendo en cuenta
la normativa, tecnología disponible y política de la empresa.
 Preservar y conservar de manera preventiva los documentos de archivo aplicando
normativa
 Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con lo establecido en
las Tablas de Retención Documental y cronograma institucional.
 Verificar la organización del archivo de gestión teniendo en cuenta la aplicación de la
Tablas de Retención Documental.

 Presentar propuestas de mejora en la implementación de las Tablas de Retención

Documental para el proceso de organización de los archivos de gestión.

Semana 1 y 2

Descripción de la actividad: Realiza la lectura del siguiente folleto “Aplicación de las TRD
(1ra. Parte)”  dando click aquí
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/
Publicacionees/AplicacionDocumentalI.pdf

Folleto “Aplicación de las TRD (2da. Parte)”

https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/
Publicacionees/AplicacionDocumentalII.pdf

Lea el Minimanual de TRD del AGN

¿Sabes qué es una TRD? ¿Porqué son importantes? ¿Sabes aplicar la TRD a un Archivo de
Gestión? ¿Sabes cómo determinar para las Series Documentales el Tiempo de Retención y
Disposición Final de acuerdo a la TRD de la entidad? ¿Qué es un documento de apoyo? Consulta
el acuerdo 042 de 2002.
Identifica el formato de las TRD (Acuerdo 04 de 2019) y aprenda como diligenciar sus campos.

CASO DE ESTUDIO: APLICA LAS TRD

Te han contratado en la empresa ABC LTDA, la cual, tiene un Fondo Documental

Acumulado, ella tiene TRD aprobadas y convalidadas, pero nunca las han
aplicado. Anhelaban que llegara a la institución una persona con competencias
laborales calificadas como tù, con el objetivo de administrar toda la documentación
que se ha producido.

Inicialmente te han entregado las TRD de la oficina de Talento Humano con el fin
de que las analices, intérpretes y apliques, organizando de este modo el Archivo
de Gestión de esa ofician tan importante.

Para ello, deberás:

-Identificar en la TRD las Series producidas en esa Oficina.

-Aplicar los Tiempos de Retención de cada Serie Documental, para saber si aún
debe estar en ese Archivo de Gestión o transferirla al Archivo Central.

-Aplicar Disposición Final (S, E, M/D, CT).

Debes tener en cuenta lo siguiente (Ver TRD anexa)

Actas del Comité de Talento Humano: En toda esta Serie el último documento
de cada Expediente tiene como fecha el año 2.000 (Son 5 Unidades Dctales.) La
Selecciòn es del 20%

Historias Laborales: En esta Serie hay 10 Unidades dctales que el último

documento de cada Expediente tiene como fecha el año 2015 porque fueron
desvinculados de la empresa ese año y 10 Unidades dctales tienen como fecha
final 2021, aùn laboran en la empresa (Total 20 Unidades dctales)

Informes a Entes de Control: Todas las unidades dctales finalizan con fecha
2005 (Son 3 Unidades Dctales.)
Contratos de Obra: Hay 50 unids dctales, pero 40 de estas, su fecha final es 1990
y 10 de ellos su fecha final 2018

Debes determinar cuántas y cuáles unidades documentales se le realizará

Inventario para:

-Conservar en Archivo de Gestión.

-Transferir al Archivo Central.
- Eliminar.
- Transferir al Archivo Histórico y Conservarán Permanentemente.

Para ello, deberás diligenciar el Cuadro descrito abajo.

EVIDENCIA INDIVIDUAL en un solo documento pdf:

CUADRO CON UNIDADES DOCUMENTALES A INVENTARIAR POR

DIFERENTES OBJETIVOS

Tipo de Inventario Nombre de la Cantidad de Justificaciòn

Serie Unidades
Documentales

Inventario del Contratos de Obra Se deben

Archivo de conservar
Gestión durante 5
años en el AG,
es decir, hasta
el 2023 y
luego
transferir al
AC 15 años y
finalmente se
Eliminan

Inv. Transferencia
Primaria
 Inv. de
Eliminación

Inv. Archivo
Histórico

Evidencia; Interpreta y aplica la TRD de una entidad.

Semana 3 y 4

Preparar las transferencias documentales primarias de acuerdo con lo establecido en las Tablas de
Retención Documental y cronograma institucional.
Descripción de la actividad:

¿Què es una Transferencia Documental? ¿Cuàl es el mejor momento para realizarla?

1.2.1 Descripción de la actividad:

PLAN DE TRANSFERENCIAS Usted fue contratado en Ecopetrol como Gestor

Documental y la primera actividad que requiere su jefe, el Director Administrativo de la
entidad, es que ud constituya el Archivo Central de la entidad porque no existe.

Ud. siendo proactivo y habiendo realizado un recorrido por las instalaciones de la

empresa, ha observado que existen en cada oficina Fondos Documentales Acumulados,
que nunca se han aplicado las TRD y que las mismas, sólo sirven de adorno en los
escritorios de las dependencias.

Por lo tanto, usted ha propuesto hacer un Plan de Transferencias Documentales

primarias, precisamente para que desde cada oficina apliquen la TRD correspondiente y
transfieran series documentales al Nuevo Archivo Central que se va a constituir.

Para este Plan de Transferencias usted deberá describir paso a paso còmo deben hacer
el envìo de los documentos, como también los formatos a diligenciar. Uff qué fácil labor
para usted como Gestor Documental.

Para lograr los objetivos de la clase, usted deberá consultar y estudiar los siguientes
Manuales:

-Consulte el MiniManual de TRD del AGN, exactamente en las páginas que explican lo
relacionado a las Transferencias Documentales.

-Consulte en la web un video que ilustre Qué es y Cómo hacer un Plan de Transferencias
para una entidad.
-Observe el Organigrama de Ecopetrol (basado en él, realizarás el Cronograma de
Transferencia) Transferencias)

Modelo del Cronograma de Transferencias

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS
MODELO DE
CRONOGRAMA
JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE
SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA SEMANA
Dependencias 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
 Gerencia                                      
                                         
                                       
                                         
                                         
                                         
                                         
                                         
                                         

Evidencia 1: Elabore Plan de Transferencias:

-Carta remisoria del Plan de Transferencias a su Jefe

-Plan de Transferencias (Paso a paso) Lee el Minimanual de TRD

El Plan debe contener:

-Cronograma de Transferencias (Diligenciado)

-Modelo de Acta de Entrega de Documentos (sin diligenciar)

-Formato o Modelo de Inventario Documental FUID (sin diligenciar)

Requisitos: Bien presentado, Realizarlo en Word y convertir a pdf, que sea legible,
enviarlo en UN SOLO DOCUMENTO PDF.

MODELO DE INVENTARIO DOCUMENTAL EN COLOMBIA FUID

 MODELO DE ACTA DE ENTREGA DE ARCHIVOS

Evidencia de Producto 2: Realice la Transferencia primaria de una oficina de Ecopetrol,

de acuerdo a Plan de Transferencias

Tome una foto al Archivo de Gestión Organizado con su inventario Usted debe salir en la
foto)

Diligencie Inventario de Transferencia Primaria y Acta de Transferencia (utilice las Series

y Unidades Documentales del Taller del Sistema Nominal)

Requisitos: Bien presentado, Realizarlo en Word y convertir a pdf, que sea legible,
enviarlo en UN SOLO DOCUMENTO PDF.

Semana 5

Preservar y conservar de manera preventiva los documentos de archivo aplicando normativa

Actividad :

Identificar factores de deterioro en los documentos de archivo de gestión de acuerdo con las
técnicas establecidas 
 
Descripción actividad organizar archivos de gestión
  
1. Consulte el siguiente artículo: https://www.ecured.cu/Conservaci
%C3%B3n_de_documentos
Título del artículo: Conservación de documentos.
Consulte que es la Preservación y Conservación documental, su importancia, diferencias,
entre otros. 

Con base en la lectura realizada elabore un mapa mental (Observe el material de apoyo para la
elaboración del instrumento).

2. Busque el libro: Guía depósitos de archivo del Archivo General de la Nación, el cual se
encuentra en la biblioteca del Sena  ó https://es.calameo.com/read/00509844059d540af499c

Lea la Revista Contacto y conoce el mundo de la Preservación y Conservación

Documental, finalmente, analice Cuadros Comparativos de factores de deterioro
en los documentos y condiciones ideales para el archivo:

- Ambientales
- Bióticos
- Desastres
- Antropogénicos
-Otros