TAREA 1 MÓDULO 3

procesos técnicos en la organización de archivos

Bélilin de los Ángeles Menéndez Taracena

SGPR| inap curso gestión y manejo de archivos en la administración pública
 RESUMEN MATERIAL MÓDULO 3
PROCESOS TÉCNICOS EN LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
El archivo de oficina, también conocido como archivo de gestión, administrativo o
de tramitación, se encarga de almacenar la documentación que aún se encuentra
en trámite o que se utiliza con frecuencia. Para archivar de manera efectiva, es
necesario aplicar principios fundamentales de organización del material de
archivo, clasificando, ordenando y archivando en el lugar determinado.

Un documento de archivo se define como la combinación de un soporte físico y la

información registrada en él. Puede ser utilizado como prueba o para consulta. Los
elementos que caracterizan un documento son el soporte físico, la información
transmitida y el registro de la información en el soporte.
Los documentos de archivo tienen características distintivas desde el punto de
vista archivístico.

Estas características son:

1. Carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el tiempo se

convierten en series documentales.
2. Génesis: se generan como resultado de las actividades de su creador,
reflejando sus tareas y no son algo ajeno a él.
3. Exclusividad: la información que contiene es única y rara vez se encuentra
en otro documento con la misma extensión e intensidad.
4. Interrelación: los documentos de archivo tienen sentido en relación con el
acto o trámite que los originó y están asociados a la serie y expediente
correspondiente. Sin embargo, un documento individual también es
importante, ya que contiene la información pertinente. La agrupación de
documentos similares forma una serie documental.

El archivo se entiende como un conjunto orgánico de documentos producidos y/o

recibidos en el ejercicio de funciones por personas físicas o jurídicas, tanto
públicas como privadas.

Es importante separar los documentos que se archivan en la oficina. Por un lado,

están los documentos de apoyo informativo, que no forman parte del archivo. Por
otro lado, están los documentos que sí forman parte del archivo, los cuales son
generados durante la actividad de la unidad administrativa.

Los principales documentos que forman parte de los archivos públicos son los
expedientes. Un expediente administrativo es un conjunto ordenado de
documentos y actuaciones que respaldan una resolución administrativa,
incluyendo solicitudes, dictámenes, informes, pruebas y resoluciones.

Cuando los documentos ya no son útiles en la oficina, pasan a la segunda etapa

del Sistema Archivístico, que implica la transferencia al Archivo Central o General.
Según normas internacionales, los documentos en la fase de gestión
administrativa deben conservarse por un máximo de cinco años.

Los niveles de organización de un archivo son:

1. Fondo: La totalidad de los documentos creados y utilizados por una

dependencia en sus actividades.
2. Subfondo o Sección: Subdivisión de un fondo que contiene documentos
relacionados o subdivisiones administrativas.
3. Serie: Documentos organizados según un sistema archivístico o
mantenidos como unidad debido a su relación en términos de acumulación,
actividad o archivo.

ELEMENTOS DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

 La clasificación es el arte de ordenar objetos y documentos en una
institución.
 Se trata de asignar a cada uno su lugar correspondiente.
 Implica la distribución de documentos escritos de interés para la institución.
 Cada documento se marca con una marca para facilitar su ubicación y
posterior localización.
 Se establece un orden específico de acuerdo con las características de
cada documento.
 Para lograr una mayor eficiencia, cada entidad debe seleccionar el sistema
de clasificación que mejor se adapta a su actividad.
 Se debe seguir una coordinación sistemática para garantizar la fluidez y la
calidad de la información y el control.
 Es recomendable redactar un manual o código de clasificación que sirva
como consulta permanente.
 Este manual debe ser difundido entre todos los empleados del archivo y
otros servicios generales.

El objetivo final es lograr una clasificación eficiente que facilite la organización y

recuperación de la información en la institución.
En la actualidad, a pesar del avance tecnológico, aún se conservan muchos
papeles innecesarios en los archivos. Es importante considerar el costo del
archivo y seleccionar un buen sistema de clasificación. Esto permitirá economizar
tiempo y espacio, garantizar la seguridad de la información y eliminar documentos
no necesarios.

Los sistemas fundamentales de clasificación se dividen en dos: alfabético y

numérico. Estos sistemas forman la base de la ordenación. Cada sistema es
recomendable en casos específicos y debe estudiarse detenidamente según las
necesidades de cada institución. El sistema alfabético se basa en las letras del
alfabeto y puede ser nominal, por asuntos o geográfico. El sistema numérico utiliza
la serie natural de los números para asignar progresivamente a cada documento
un número de orden.

Esta información trata sobre el proceso de selección y eliminación de

documentación que ha cumplido su función administrativa y no tiene valor
histórico, legal, fiscal o contable. Es importante realizar este proceso con cuidado
para evitar eliminar documentos importantes. Se establecen criterios de
depuración, como eliminar documentos sin información valiosa y conservar la
versión original y una copia de documentos duplicados. También se menciona la
importancia de la limpieza y el manejo adecuado de los archivos, así como los
elementos obligatorios de descripción de los expedientes de archivo.