VIDEO#1

Sistemas de ordenación documental

Organización de archivos/ ordenación documental: Es la fase del proceso de
organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones
documentales definidas, se da disposición física a los documentos.
 La clasificación y la ordenación se interrelacionan
SISTEMAS DE ORDENACIÓN:
1. Alfabético: Se divide en 3 (Onomástico, temático, geográfico)
2. Numérico
3. Mixtos: (“Alfanumérico” )

NOTA: De la correcta selección del sistema de ordenación depende la facilidad en

la búsqueda de los documentos y cumplir con el principio de la disponibilidad
(documento disponible en menos de 50 segundos)
Un archivo organizado da una mayor productividad y un menor gasto, permite el
ahorro del tiempo y brinda seguridad de la información.
¿Cómo ordenar los archivos en las tres etapas del ciclo vital del documento?
Y en los tres lugares
 En el archivo de gestión: Se anexan documentos de continua utilización y
consulta administrativa.
 En el archivo central: Se anexan los documentos transferidos por los
distintos archivos de gestión.
 En el archivo histórico: Se anexan los documentos que vienen desde el
archivo central para su conservación permanente.
El área de gestión documental NO TIENE COMO FUNCION organizar los archivos
de cada una de las dependencias pero si debe dar unos lineamientos para
organizar los archivos correctamente
Es importante contar con un software de gestión documental para consultar los
archivos y no perderlos en caso de que no se puede ir físicamente
(Recomendación alfresco)

 Sistema alfabético Onomástico:

  Uso de CH, determinar si va después de la C o en la Ch
 Uso de la “de” de las mujeres casadas
 La utilización de acrónimos y siglas

 Si se habla de personas el orden es: primer apellido, segundo apellido,

primer nombre, segundo nombre

 Sistema alfabético geográfico: se ordena de acuerdo al sitio geográfico.

Orden: departamento, ciudad, cliente

 Sistema alfabético temático por asuntos.

Se organiza por temas:

 Actas
 Estadísticas
 Historias laborales
 Informes de gestión
 Programas de capacitación
 Programas de educación internacionales
 Planes de desarrollo institucional

 Sistema numérico simple ordinal

Se ordena de acuerdo al número y debe estar en el mismo orden de la fecha que
se le asigna al documento, este se usa en contabilidad. (Comprobantes de egreso,
facturas, recibo de caja etc.)
 Sistema alfanumérico
Organización de los documentos se usa el alfanumérico
Orden: Código de oficina, dependencia, código serie, código subsidie, nombre
 VIDEO #2:
Ordenación documental

LA GESTION DOCUMENTAL Y SUS 8 PROCESOS TECNICOS

1. Planeación
2. Producción
3. Gestión y tramite
4. Organización
5. Transferencia
6. Disposición de documentos
7. Preservación a largo plazo
8. Valoración
La organización: es el conjunto de operaciones técnicas para declarar el
documento en el sistema de gestión documental,
(Elementos de la organización), Clasificarlo, ordenación y descripción.
La clasificación: Es el subproceso en donde se establecen agrupaciones
documentales aplicando el principio de procedencia, las agrupaciones
documentales se establecen teniendo en cuenta los criterios de
 Fondo
 Sección
 Subsección
 Serie
 Subserie
 Unidad documental

Ordenación: Es el subproceso donde se establece la secuencia natural de la

documentación, se refleja el trámite que siguió en su etapa de producción, gestión
y trámite. Atiende al principio de orden original.

Descripción: Es el subproceso que analiza los documentos y sus agrupaciones y

da como resultados los instrumentos de descripción archivística, (el inventario),
genera el rotulo de la carpeta de archivo

¿Cómo ordenar los documentos?

Paso #1: Verificar el orden de los documentos establecidos en la tabla de
retención documental:
Permite conocer los tipos documentales asociados a una unidad documental y el
orden en que deben disponerse, puede tener variables en su proceso de
producción y gestión, la TRD es un instrumento guía simplemente

Pasó #2: Verifica que el proceso de clasificación se haya realizado correctamente.

Que la unidad documental esté debidamente clasificada atendiendo a los criterios
de clasificación (Series, subseries, etc.)

Pasó #3: Inicia la ordenación de la unidad documental.

Se debe tener en cuenta que tipo de unidad documental es (Unidad simple (1)
“Actas”, unidad compuesta (2 o más) “contratos”, “historias clínicas” etc., este tipo
de unidad ira con el sistema de ordenación cronológico) permite identificar cual
será el tipo o el sistema de ordenación que se empleara
Pasó #4: Eliminar material externo a los documentos
Cuando se tenga la unidad documental ordenada, se elimina el material externo a
los documentos
 Clips
 Ganchos de cosedora
 Memo notas
Si se deja este material puede generar más trabajo a la hora de hacer alistamiento
de información para procesos de digitalización

Pasó #5: Foliación documental

Numerar cada hoja por la parte de adelanta del documento, se recomienda utilizar
un lápiz
 Recomendaciones

1. Se debe hacer en sentido de lectura del texto, es decir, si fue escrita en

sentido vertical se debe foliar en el mismo sentido.
2. Los números deben ser claros y legibles.
3. Se escriben a 2cm del borde de la hoja.
4. Si existe una foliación previa para inhabilitarla, se debe trazar una línea
oblicua sobre el número, esto indica que la foliación es invalida.
 5. No se be repetir números
6. No se deben emplear complementos de número, ejemplo, 1ª, será
simplemente 1
PASÓ #6: Encarpeta los documentos
Se recomienda para el almacenamiento el uso de carpetas desacidificadas,
carpetas caratula contra caratula y ganchos legadores platicos.
El primer documento que se debe encontrar al inicio de la carpeta debe ser el más
antiguo y el ultimo es más reciente
Y se almacenan 200 folios por carpeta, esto permite manipular con facilidad la
carpeta, también permite poder tener un control del número de folios por
expediente y esto es importante por si la documentación es consultada, y el
control será más práctico.
 VIDEO #3:
Técnicas de archivo y sistemas de clasificación
 ¿Qué es un archivo?: es un conjunto ordenado de documentos que una
persona, empresa o institución genera a raíz de su actividad, son
necesarios para tener la información ordenada, clasificada y localizada de
igual forma para que la información este a disposición de quien la necesite

El archivo debe regirse por unas normas que indique la forma de acceso y
localización de la información, además debe disponerse de un espacio adecuado
para su conservación

Tipos de archivo:
 Archivo manual: si el espacio de conservación es físico
 Archivo digital: si la información se encuentra en un sistema operativo
instalado
El núcleo informativo de la empresa es el archivo, que agrupa toda la
documentación e información necesaria

Criterios para organizar la información

1. Alfabético: los documentos se ordenan siguiendo el orden de las letras del
abecedario.
2. Numérico: ordenan los documentos en función de los números.
3. Alfanumérico: combina la ordenación alfabética y numérica.
4. Cronológico: clasifica la documentación y la información según la fecha.
5. Por temas: clasifica por materias
6. Geográfico: ordena según el lugar de ubicación.

La elección entre ellos depende de las características de la empresa pero se debe

mantener un modelo estandarizado que permita que el registro sea sencillo y que
la información sea fácil de localizar.
 VIDEO #4:
Materiales de archivo y equipo de archivo
Es de suma importancia el material de archivo en una oficina, porque son los que
permiten la labor y el orden de la gestión documental además que se necesitan
para su conservación.

PRINCIPALES MATERIALES DE ARCHIVO:

 Tipos de papel: (carta, oficio, legal, tabloide), se introduce dentro de las
carpetas o folios.
 Marbetes o etiquetas de carpetas: se usan para rotular las carpetas
 Carpetas: que es donde se guardan todos los documentos (cartas,
archivos, circulares etc.)
 Carpetas colgantes: las carpetas se introducen en las carpetas colgantes,
tienen ganchos metálicos y van en los rieles de las gavetas del archivo.
 Pestañas para carpetas colgantes: son los rótulos para las carpetas
colgantes, “son un tipo de sobres”, ambos tipos de carpetas se deben
rotular
Ejemplo; marbetes: Raquel Rodríguez Alvarado. Pestaña; nombre de los
estudiantes
 Guías: “son otras pestañas” que se usan para dividir el contenido de los
archivos de gestión, son títulos que se definen para ordenar los archivos
por gavetas, estas guías son para ubicar
 VIDEO #5:
Ordenación cronológica y numérica
 Ordenación cronológica: “tiempo”, se ordena la información según la
fecha de emisión (cuando se creó el documento o cuando se recibió), se
utilizan los años y los meses.

 Una forma de organizarlo es por trimestre junto con los años.

 Es importante indicar el asunto, si son expedientes, actas, circulares
etc.
 Los documentos también se ordenan de forma cronológica, el más
reciente se deberá colocar de primeras

 Ordenación numérica: corresponde al ordenamiento con base en códigos

o series numéricas y lo utilizan organizaciones que gestionan mucha
cantidad de información, por ejemplo, acueductos y alcantarillados, cuando
es mucha información se utilizan números porque los números son infinitos

Ejemplos de ordenación numérica

 N° de expedientes
 N° de factura
 N° de recibo
El Número de identidad es muy usado, ya que cada una es un número único y no
se repite.
Se Ordena la información para llevar los inventarios
“Inventarios”: cantidad de objetos o de producción que se tenga.
 Conceptos para precisar:
 ¿Qué es la organización de documentos?
Respuesta: Proceso mediante el cual se desarrollan actividades de clasificación,
ordenación y descripción de los fondos documentales de las entidades,
respetando el principio de procedencia y orden original de los documentos de
archivo.
Nota: Es indispensable contar con TRD

 ¿Qué es la ordenación de los documentos?

Respuesta: la ordenación es el proceso por el que se agrupan y relacionan los
documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio
preestablecido.
Podemos ordenar los documentos dentro de una carpeta de la siguiente manera:
 Ordenación cronológica: por fecha de inicio.
 Ordenación numérica: por número de expediente.
 Ordenación alfabética.
 Ordenación mixta: por fecha y número del expediente

 ¿Cuáles son las técnicas archivísticas?

1. Alfabético: los documentos se ordenan siguiendo el orden de las

letras del abecedario.
2. Numérico: ordenan los documentos en función de los números.
3. Alfanumérico: combina la ordenación alfabética y numérica.
4. Cronológico: clasifica la documentación y la información según la
fecha.
5. Por temas: clasifica por materias
6. Geográfico: ordena según el lugar de ubicación.