TALLER TEORICO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL T.R.D.

KATTY YULIETH GAMARRA DURAN

INSTRUCTOR: YADIRA NUNES SOTO

CENTRO INCA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

TECNICAS DE ARCHIVOS

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BARRANQUILLA 12 DE FEBRERO DEL 2022 

1. ¿Qué es la tabla de retención documental?

2. ¿Explique la importancia de adoptar las tablas de retención documental

(T.R.D) y cuales etapas comprende?

3. ¿Cuáles son las etapas que comprende las tablas de retención

documental?

4. ¿Qué beneficios ofrece para una entidad el hecho de tener sus T.R.D.?

5. ¿Desde el punto archivístico porque son fundamentales las T.R.D?

6. ¿Toda la documentación que tengo en mi archivo de gestión la debo

clasificar con la tabla de retención documental de mi unidad?

7. ¿Si al revisar la tabla de retención documental de mi unidad, no encuentro

en qué serie clasificar algún documento, ¿qué debo hacer?

8 ¿Qué pasa si la Unidad a la cual pertenezco fue objeto de algún cambio

estructural o funcional?

9 ¿Puedo romper y reciclar la documentación que está definida en la tabla de

retención documental de mi Unidad como series facilitativas?

10 ¿Quién es el responsable de organizar los documentos en los archivos de

gestión en las Unidades?
1. ¿Qué es la tabla de retención documental?

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento
que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su
necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y
preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o
utilidad.

2. ¿Explique la importancia de adoptar las tablas de retención documental

(T.R.D) y cuales etapas comprende?

. Es Importante reiterar que la tabla de retención (TDR) es una Herramienta

Archivística Dinámica, por lo cual requiere permanentemente el seguimiento
y apoyo de quienes son los productores (dependencias) garantizando así la
plena identificación y control de la Documentación relevante para la
administración.

1. Facilitan el manejo de la información.

2. Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
3. Permiten a la administración proporcionar un servicio efectivo.
4. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de
retención en ella estipulados.
5. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen
carácter permanente.
6. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
archivo.

3. ¿Cuáles son las etapas que comprende las tablas de retención

documental?

 Compilación de Información Institucional.

 Análisis e interpretación de la información institucional

 Valoración documental.

 Elaboración de la Tabla de Retención Documental – TRD.

 Consultar el Banco Terminológico de Series y Subseries.
  Presentación de las Tablas de Retención Documental – TRD para
evaluación técnica y convalidación

4. ¿Qué beneficios ofrece para una entidad el hecho de tener sus T.R.D.?

Las tablas de retención documental nos facilitan aún más la ubicación de un

documento que se encuentra en archivo, y nos brinda información del valor y la
vigencia de cada documento. Esto hace que Una buena Tabla de Retención
Documental identifique y relacione los documentos de archivo de toda la empresa.

Ya que da como resultado que cada documento producido por la empresa, se

encuentre respaldado por unas actividades y funciones congruentes con la
realidad administrativa.

5. ¿Desde el punto archivístico porque son fundamentales las T.R.D?

Desde el punto archivístico: Las TRD son importantes en las empresas porque
permiten el manejo integral de la información, facilitan la organización de la
información a partir del concepto de archivo total, ayudan al control de la
producción y trámite de los documentos, identifican y reflejan las funciones
institucionales, identifica los documentos que sirven de apoyo a la gestión
administrativa.

6 ¿Toda la documentación que tengo en mi archivo de gestión la debo clasificar

con la tabla de retención documental de mi unidad?

No, únicamente se debe organizar la documentación con fecha de 2013 en

adelante, con las tablas de retención documental.

7. ¿Si al revisar la tabla de retención documental de mi unidad, no encuentro en

qué serie clasificar algún documento, ¿qué debo hacer?
Debe ponerse en contacto con la Coordinación de Archivos Administrativos para
revisar el caso particular.

8. ¿Qué pasa si la Unidad a la cual pertenezco fue objeto de algún cambio

estructural o funcional?

Se debe informar a la Coordinación de Archivos Administrativos los cambios

generados para que se realice la actualización de la tabla de retención
documental.

9. ¿Puedo romper y reciclar la documentación que está definida en la tabla de

retención documental de mi Unidad como series facilitativas?

No, toda la documentación definida para eliminación y que se encuentre en las

Unidades o archivos de gestión, se deben eliminar mediante el procedimiento de
eliminación documental establecido por el Comité del Sistema General de
Archivos. Se debe poner en contacto con la Coordinación de Archivos
Administrativos, quien realiza el acompañamiento durante el proceso.

10. ¿Quién es el responsable de organizar los documentos en los archivos de

gestión en las Unidades?

Cada directivo o jefe de Unidad es quien informa a la Coordinación de Archivos

Administrativos, el empleado responsable del manejo y organización de los
archivos en la Unidad. Cuando se presenta un cambio de responsable, se debe
informar a la Coordinación para los efectos respectivos (capacitación, seguimiento,
acompañamiento, etc.)"