INFORME INTERPRETATIVO

María Cecilia Novoa

Julio de 2020

1
 INTRODUCCION

El Proceso de Gestión Documental bajo los principios de eficiencia, oportunidad y eficacia brinda
atención a los ciudadanos, con el fin de satisfacer sus necesidades de información o trámites en
relación con los temas de su competencia.

Este informe describe el proceso de gestión documental el cual fue establecido por el archivo
general de la nación, con el fin de conocer el manejo de Archivos, Correspondencias y Documentos
tales como: producción, distribución, recepción, trámite, consulta, organización, conservación y
disposición final de los documentos de archivo rescatando la importancia de los objetivos y la
importancia de la gestión documental aplicado a la Universidad Autónoma de Occidente para
conocer el manejo de los documentos y correspondencias, unificando dichos criterios, definiendo
las pautas para la elaboración, presentación y manejo de la documentación convirtiéndose en una
herramienta que le permita continuar el proceso de normalización documental del SIGED.

De igual manera es responsable de la planeación, ejecución, control y seguimiento de la gestión

documental en la Universidad Autónoma de Occidente.

Este proceso lleva a cabo los procedimientos de la gestión Documental y está encaminado a una
correcta prestación de estos servicios, de conformidad con las normas vigentes y los lineamientos
impartidos por el Archivo General de la Nación.

La Oficina de Gestión Documental tiene la responsabilidad de prestar una atención oportuna a

través de los diferentes canales con los que cuenta la Universidad para garantizar el contacto con
los ciudadanos y, de esta manera aportar al mejoramiento continuo de su calidad de vida a través
de los diferentes servicios y/o tramites que se realizan al interior la Institución.

A continuación se presenta el informe sobre la gestión realizada por la oficina de Gestión

Documental de las actividades de Gestión Documental, dando a conocer los resultados de su
gestión.

2
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION...................................................................................................................................2

1. OBJETIVOS.......................................................................................................................................4

1.1 OBJETIVOS DE LA GESTION DOCUMENTAL…………………………………………………………………..4

2. FORTALEZAS……………………………………………………………………………………………………………………………….5

3. PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………………………………………..6

3.1 PLANEACIÓN………………………………………………………………………………………………………………..6

3.2 GESTIÓN Y TRÁMITE………..…………………………………………………………………………………………..6

3.3 TRANSFERENCIAS….………..……………………………………………………………………………………………6

3.4 VALORACIÓN…….….………..……………………………………………………………………………………………6

4. GESTIÓN DOCUMENTAL……………………………………………………………………………………………………………..7

4.1 IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL……………………………………………………………..7

5. ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL…………………………………….9

6. PLANEACIÓN ANUAL INSTITUCIONAL………………………….................................................................10

6.1 FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL......................................................10

6.2. DESARROLLO DE LA CIENCIA, LA TECNOLOGÍA Y LA INNOVACIÓN...............................10

7. RESULTADO FINAL…………………………………………………………………………………………………………………….10

8. PROPUESTA DE SOLUCIÓN…………………………………………………………………………………………………………12

9. GLOSARIO......................................................................................................................................14

CONCLUSIONES.................................................................................................................................15

BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................................16

3
 1. OBJETIVOS

Este informe de Gestión tiene como propósito informar sobre las actividades realizadas en la
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN de la UNIVERSIDADAUTÓNOMA de OCCIDENTE mostrar
los resultados obtenidos y las debilidades encontradas.

1.1 Objetivos De La Gestión Documental

Destacar la importancia que tiene todos los documentos de archivos dentro de cualquier
institución pública o privada.
Estandarizar la utilización de materiales ecológicos y equipos viables de alta tecnología.
Simplificar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Vigilar el uso y circulación de los documentos.
Prevenir la creación de documentos innecesarios y/o la duplicidad en presencia de versiones
caducadas. Abreviar los procedimientos.
Estructurar, separar, describir y ordenar los documentos para una adecuada explotación al
servicio de la gestión en la toma de decisiones.
Afirmar la disponibilidad en los documentos esenciales en situaciones de crisis o
emergencia.
Acceder fácilmente a la recuperación de información de una forma mucho más rápida,
efectiva y confiable.
Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de una organización como verdaderas
unidades de información viable y útil no solo para utilizarlas en la administración sino
también para la cultura.

4
 2. FORTALEZAS

Las actividades desarrolladas por el proceso de Gestión Documental de la Institución Universitaria

corresponden a los requisitos de ley y lo establecido en el plan de acción de vigencia.

Se realizan actividades sobre la documentación que reposa en los Archivos de Gestión de cada una
de las Áreas y demás información contenida en los Fondos Documentales Acumulados del Archivo
está organizada por:

 Clasificación Documental:
Identificación de Unidades administrativas y funcionales.
Aplicación de tabla de retención y/o valoración de la dependencia.
Conformación de series y subseries documentales.
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y/o Valoración y de los
documentos de apoyo.
 Esta organizada por Ordenación Documental:
Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
Conformación y apertura de expedientes.
Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos.
Foliación.
 Está organizada por Descripción Documental:
Análisis de información y extracción de contenidos.
Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices.
Actualización permanente de instrumentos.
 Etapas o fases del ciclo vital de los documentos:
Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
Conservación Total.
Eliminación.
Selección.
Microfilmación ó Digitalización.

5
 3. PROCEDIMIENTOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

3.1 Planeación
Se elaboró el Manual de Comunicaciones Oficiales con la finalidad de establecer e implementar
directrices, normas y procedimientos específicos para la administración, manejo y control de las
comunicaciones oficiales producidas y recibidas por la Institución Universitaria, basados en la
normatividad existente y vigente, de tal forma que se normalicen y racionalicen las actividades de
producción, recepción, distribución y trámite de las comunicaciones oficiales institucionales.
En este aspecto, la Institución implemento un software para la radicación de comunicaciones
oficiales, de tal forma que se pueda tener control total y preciso de la información entrante y
saliente de la Institución, con posibilidad de conocer, hacer seguimiento y evaluar la trazabilidad de
las respuestas generadas a la ciudadanía.
Se logró elaborar las Tablas de Retención y Valoración Documental.
Con la elaboración del Manual de Comunicaciones Oficiales se diseñaron las plantillas para ser
utilizadas en la elaboración de las comunicaciones institucionales.

3.2 Gestión y Trámite

Durante el año se recibieron varias comunicaciones, dando cumplimiento a lo descrito en el Acuerdo
060 de 2001 del Archivo General de la Nación. Este proceso se lleva a cabo bajo los preceptos del
procedimiento del Sistema de Gestión de la Calidad PR-GED-04 Recepción de documentos.

3.3 Transferencias
Las transferencias documentales se ejecutaron de acuerdo con el programa de planeación. Estas
fueron las primeras transferencias normalizadas realizadas en la Institución. Fue un ejercicio
enriquecedor en donde se resalta el apoyo de todos los funcionarios, pues aplicaron en un 80% se
cumplieron las transferencias documentales.

3.4 Valoración
Con el procedimiento de Valoración Documental en donde se establecen las actividades para
determinar los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

6
 4. GESTIÓN DOCUMENTAL

La Gestión documental se podría definir como el conjunto de actividades administrativas y técnicas

para la planificación, manejo y organización de la documentación recibida por las entidades desde
su origen hasta su destino final facilitándonos su utilización y su conservación.

4.1 Importancia De La Gestión Documental

Nos permite de una forma detalla las operaciones al interior de una entidad o institución, tales como
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final
de los documentos.

Programa de gestión documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad en

Asunto y en que consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite,
Organización, Consulta, Conservación y Disposición final de documentos).

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y

descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

CONSULTA DOCUMENTAL Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la

información que contienen.

7
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para
garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Gracias a la ampliación del depósito de archivo se optimizó la ubicación de los documentos, esto
influye positivamente sobre la conservación del soporte documental de la información que se
encuentra en el archivo central. En cuanto a la preservación de la información electrónica, se diseñó
el Sistema Integrado de Conservación que contempló un componente para la preservación de
documentos electrónicos.

DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de
Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

Con la implementación de las Tablas de Retención Documental se aplican los tiempos de retención
para cada una de las series documentales en archivos de gestión y central. Se encuentra pendiente
por aplicar el proceso de eliminación y selección documental a las series documentales de las
Tablas de Retención y Valoración Documental.

TRÁMITE DOCUMENTAL Curso del documento desde su producción o recepción hasta el

cumplimiento de su función administrativa.

DISTRIBUCIÓN DOCUMENTAL Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su

destinatario.

RECEPCIÓN Y DESPACHO

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de

sus funciones.

8
  Los procesos del programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada
en el Archivo Central son: (Organización, Consulta, Conservación y disposición final de los
documentos).

ORGANIZACIÓN: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión
de la entidad cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las propias oficinas y particulares en general”. Ley 594 de 2000.

Se actualizaron los inventarios documentales con las transferencias primarias realizadas en esta
vigencia. Las transferencias documentales fueron exitosas.

Un aspecto fundamental en este procedimiento fue la remodelación del depósito de archivo el cual
se fue ampliando de tal forma, que se pudiera optimizar el espacio disponible para el
almacenamiento de la documentación. Además de ello, se delimitó el depósito de archivo de la
Oficina de atención de Gestión Documental, de tal forma que el personal que llegue para recibir
atención del funcionario no tenga acceso directo a la documentación que se encuentra en el Archivo
Central.

CONSULTA Se realiza mediante la asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060
de 2001, tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente, nombre o código de la Dependencia, Número de
radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y tiempo de respuesta.

DISPOSICIÓN FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa o momento del archivo, con
miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

CONSERVACIÓN En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del

Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
Diagnóstico Integral.
Sensibilización y toma de conciencia.
Prevención y atención de desastre.
Inspección y mantenimiento de instalaciones.

5. ELABORACIÓN Y APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

Se han implementado en forma adecuada y se ha venido apoyando a los funcionarios, para su

comprensión y utilización en cada una de las dependencias procurando así la no aglomeración de
documentos en las oficinas.

 Las tablas de Retención Documental: Es un Formato único emitido por el Archivo General
de la Nación por medio del cual se listan, clasifican y codifican todos los documentos
generados por los funcionarios de la organización en cumplimiento de sus funciones, para

9
 establecer cuanto tiempo se deben archivar y una vez vencidos esos tiempos si se eliminan,
conservan totalmente o si se selecciona un porcentaje de los mismos.

6. PLANEACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
6.1 Fortalecimiento de la Gestión Institucional
En el desarrollo de este punto, se desarrollaron tres iniciativas tendientes a la mejora de los servicios
en la oficina de Gestión Documental, estos son:
Ejecución del PGD: Logrando cumplir en un 90% con la ejecución de las actividades
programadas para la vigencia 2017 en el cronograma de PGD.
Se actualizaron las Tablas de Retención Documental a la última estructura orgánico –
funcional vigente.
Se elaboraron las Tablas de Valoración Documental dando como resultado dos períodos
documentales de acuerdo con las modificaciones de estructura que se han generado en la
Institución.

6.2 Desarrollo de la ciencia, la tecnología y la innovación

Se instaló el software para la radicación documentos, el cual se encuentra en funcionamiento de la
operación a nivel institucional.

7. RESULTADO FINAL

Normalización de los procesos de documentos y archivo.

Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
Una verdadera maduración y aplicación de las tablas de retención y valoración documental
se han aplicado de manera efectiva en la implementación.
En esta unidad documental se demuestra que hay criterios archivísticos y es así como se da
un mejor cumplimiento a las normas que dicta el Archivo General de la Nación (AGN).
El archivo de Gestión de la Universidad Autónoma de Occidente (SIGED) demuestra un
avance significativo en el manejo de herramientas jurídicas y tecnológicas.

Verificando cada uno de los procesos descritos anteriormente, utilizando como media la consulta
sistematizada en el proceso, entrevistas telefónicas a funcionarios de la Institución y a la
observación directa aplicada a cada uno de los procesos de gestión documental, manifiesto lo
siguiente:

 Recepción de documentos: Como se describió ya anteriormente en la gestión realizada de

investigación a la Universidad Autónoma de Occidente, se detectó que aún no se aplica
adecuadamente el procedimiento de operación y verificación, teniendo en cuenta los
controles que tiene la institución para efectuar una recepción eficaz, lo anterior se detalla:
No se realiza la debida verificación en la recepción de documentos y no se verifican que
estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad

10
 para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes.
En este proceso tampoco se realizan las siguientes actividades:
Identificación de medios de recepción.
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo (legalidad).
Lo anterior se fundamenta en las novedades encontradas en el libro Radicador de
correspondencia recibida, control de recepción de facturas en confrontación con los
documentos físicos auditados o verificados por el personal entrevistado.

 Radicación de documentos:
No se encontró la asignación de un número consecutivo en los documentos establecidos
en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la hora y fecha de
envío o recibo.
No se evidencio el rotulo impresión de la radicación.
No todos los registros impresos de planillas de radicación y control se hallaron
radicados.

 Distribución de documentos:
En esta actividad se debe garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Se detectó que la distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y
al exterior de la entidad visitada, sin interesar el medio de distribución de los
documentos, pero el mecanismo de control y verificación de recepción y envío de los
mismos no cumplen con este proceso.

 Distribución de documentos externos

Al realizar la identificación en las respectivas dependencias destinatarias de acuerdo a la
competencia, al revisar la clasificación de las comunicaciones, la organización de
documentos en buzones o casilleros, el enrutamiento de documentos a dependencia
competente, la reasignación de documentos están mal direccionados y el registro de
control de entrega de documentos recibidos.

 Correspondencia Interna:
Se elaboran las cartas, circular y memorandos de acuerdo a lo establecido en este
procedimiento y no se radican y se envía por mensajería interna y muchas veces no se
sabe quien recibió o envió dicha correspondencia; las cartas internas que se radican son
aquellas que ameriten quedar guardadas en la hoja de vida de los empleados de la
Universidad y las que no quedan sin archivar y sin radicar quedando mucha
documentación a la deriva.

 Consecutivo de correspondencia:
Se detectó que no está organizada por orden numérico para facilitar su consulta esta
organiza con una copia de la correspondencia despachada.

11
 Tablas de Retención Documental:
Las Tablas de Retención Documental recibieron concepto favorable por el Consejo y la
junta directiva.

 Inventario Documental:
Se actualizó el Inventario Documental con las transferencias documentales efectuadas en
la vigencia del tiempo establecido.

 Tablas de Valoración Documental:

Las Tablas de Valoración Documental recibieron concepto favorable por el Consejo y la
junta directiva.

8. PROPUESTA DE SOLUCION

 Recepción de los documentos:

Se debe contar con un personal que esté dispuesto a seguir la normatividad al pie de la
letra ya que el procedimiento existe pero la persona encargada no lo cumple a dicha
cabalidad que dando los documentos sin previa revisión y anotación dicha
documentación.
Las actividades aquí descriptas como por ejemplo: Identificación de medios de recepción,
Recibo de documentos oficiales, Verificación y confrontación de folios, copias, anexos,
firmas y Constancia de recibo (legalidad). No están siendo constantemente revisadas,
organizadas y actualizadas por ende se necesita un profesional en el campo de Ciencias
de la Información y la Documentación Bibliotecología y Archivística que realice dichas
funciones en el archivo SIGED.
Al radicar los documentos debe haber verificación de dicho procedimiento apoyándose
en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001.
El procedimiento físico como el rotulo impreso de la radicación y el registro impreso de
las planillas debe ser de carácter obligatorio de la persona encargada ya que esto es
reglamentado por la ley debe cumplirse a cabalidad.
Se evidencio mucho represamiento de documentos en dicha área inclusive de días y no
se garantiza a las dependencias que los documentos lleguen a su destinatario el mismo
día por tal motivo se deben distribuir las cargas laborales y apoyarse en un practicante
(monitor) el cual colabore en determinadas horas y así la persona encargada de la
distribución de la documentación no tenga mucha carga laboral.
La reasignación de documentos debe hacerse de una forma clara y oportuna cada vez que
alguna dependencia envié o reciba correspondencia deben ser muy claro a la hora de
mandar la información, revisando la clasificación, buzones y casilleros apoyados de la
secretaria de cada dependencia ella debe ser la persona que revise los documentos y
firmando en control de reparto de la correspondencia.
Toda correspondencia Interna debe ser archivada por rango de años así no se entorpece
la labor del SIGED a la hora de la depuración del Archivo y que no sea tarea solo de la
recepcionista si no que cada secretaria de su respectiva dependencia archive la
correspondencia por orden cronológico.

12
 La correspondencia debería ir por orden consecutivo así se sabe a qué rango consecutivo,
fecha y hora llegaron dichos documentos.

 Herramienta Inventario Documental

Con el apoyo de la Unidad de Sistemas, lograr el desarrollo de una aplicación para el
ingreso y consulta de la documentación en el Archivo Central, que permita realizar los
inventarios documentales, registrar y administrar la ubicación de cada expediente a nivel
de archivador, estante, bandeja, caja, unidad documental. Con esta herramienta se
espera tener la ubicación exacta de la información de forma inmediata y sistematizada.
Por el momento esta aplicación se encuentra ubicada en el PC del funcionario de Gestión
Documental de forma local.

 Registro Online de Información entregada

Después de varios inconvenientes y analizando los tiempos de entrega y recepción de
documentación para su respectivo trámite, Gestión Documental llegó a la conclusión que
el registro manual de la documentación para entregar a las dependencias, generaba
mucho retraso, además de ello, el gasto innecesario de tinta y papel para la constancia
de la entrega en el documento físico. Por lo tanto, es preciso diseñar en el Programa Excel,
un documento habilitado con “Macros”, que permita el registro y entrega de
documentación en línea y, posterior consulta.
Este registro se podría compartir por medio de un documento online con las
dependencias de Rectoría, Financiera, Secretaría General, Talento Humano y
Coordinación Administrativa. De esta forma, el remitente registra en la base de datos
todos los documentos a entregar y el destinatario registra en línea la recepción del
documento cuando le son entregados. Esto agilizara y mejorara significativamente el
proceso, sobre todo la entrega de cuentas de cobro y solicitudes de estudiantes, debido
a que la consulta también la pueden hacer los receptores de la información.

Las Soluciones descritas anteriormente, emitidas a manera de recomendación, dejando en claro que
son necesarias para el cumplimiento reglamentario del AGN.

13
 9. GLOSARIO

Gestión y Trámite: Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un

trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la
disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a
los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.
Planeación: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o
ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y
los resultados esperados.
Organización: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de
gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo
adecuadamente.
Transferencia: Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los
documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de
generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato,
los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.
Preservación: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión
para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro
o almacenamiento.
Valoración: Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos
y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna
un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
Las actividades desarrolladas por el proceso de Gestión Documental

14
 CONCLUSIONES

Se ejecutaron actividades de obligatorio cumplimiento para la entidad y para fortalecer la prestación

de los servicios prestados en la Oficina se gestionó contratación de personal de apoyo, necesario
para el cumplimiento de todos los planes establecidos. Además de ello, se diseñaron e
implementaron los procedimientos requeridos de ley, siempre se pretende presentar iniciativas y
proyectos atractivos para los usuarios, Ya con los conceptos bien estructurados y fundamentados
se podría afirmar el alcance de un nivel profesional más avanzado con el cual se desempeñen con
satisfacción en las Unidades de Información y los archivos.

Rigiéndose por las indicaciones del Archivo General de Nación el cual se rige por las normas que
están establecidas, para la utilización en cartas, memorandos, comunicaciones internas y circulares
se preparan con base a las normas técnicas del ICONTEC ajustándose a los requerimientos de la
Universidad, con el propósito de contribuir al mejoramiento de su gestión y respondiendo a sus
necesidades y objetivos ; a parte de contribuir en la proyección de una imagen corporativa unificada
que le permite la consolidación y el posicionamiento de la institución.

El desafío de la gestión documental es buscar soluciones muy adecuadas que funcionen y nuevas
tecnologías para con ello garantizar su originalidad e integridad. También debe tener en cuenta que
un buen sistema de administración de documentos permite almacenar y recuperar información,
esto es vital para la permanencia de cualquier organización y/o instituciones sin importar su tamaño.

La gestión documental nos aporta grandes ventajas como: ahorro de tiempo, recepción y
organización debidamente de los documentos ya que es una tarea clave que nos permite ahorrar
mucho tiempo y dinero al buscar un documento o información, también nos permite conservar los
documentos teniendo como base la normatividad de la ley General de Archivos.

Como medio la gestión documental nos provee información y como activo proveen mucha
documentación. Si se llegan a utilizar sistemas automatizados para archivar la información, éstos
nos ayudan a la localización del documento de una forma más rápida desde cualquier lugar ya sea
en la organización o fuera de ella.

15
 BIBLIOGRAFIA

Información sustraída del “SIGED” Universidad Autónoma de Occidente, Cali vía Jamundí.

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-27-de-2006/ Acuerdo. 027-2006

https://www.uao.edu.co/investigacion/inicio Universidad Autónoma de Occidente

https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-060-de-2001/ Acuerdo 060 - 2001

https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-15049_documento.pdf Ley 594 - 2000

16