Evidencia 2: Ensayo – aplicación de las Tablas de retención documental

Las tablas de retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos.

Desde la creación del Archivo General de la nación por medio de la Ley 80 del 2 de diciembre de
1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para la organización y la
conservación de los documentos.

El primer acuerdo que hablo frente a la presentación de tablas de retención documental es el

Acuerdo No.12 de 1991 “por el cual se fija el plazo de seis meses para la presentación de las
tablas de retención documental de los órganos nacionales del orden central”.

Años más adelante en el Acuerdo No.7 de 1994, “por el cual se adopta y se expide el reglamento
general de archivos” en el Articulo 23 Valoración documental, dice “las entidades oficiales
elaborarán las respectivas tablas de retención de documentos a partir de su valoración y será
adoptada por el comité de Archivo”, más adelante se expide el acuerdo No. 9 de 1995, “por el cual
se reglamenta la presentación de las tablas de retención documental al archivo general de la
nación.

Procedimiento para la elaboración de tablas de retención documental

Este procedimiento aplica a todas aquellas instituciones públicas que se encuentran relacionadas
al DFL N°5.200 de 1929, que estén obligadas a transferir sus documentos al Archivo Nacional, así
como a todas aquellas que voluntariamente deseen transferir sus documentos a esta
institución.

La elaboración de la TRD se inicia con la identificación del último acto administrativo

que afecte las funciones de la institución productora de los documentos, pudiendo ser
un decreto, una resolución u otro documento oficial, donde se establezca la modificación de
su orgánica, se añadan o resten funciones. A partir de este documento, se construye la tabla
incorporando el listado de series y subseries que genera la institución para el
cumplimiento de sus funciones y en algunos casos, también se enlistan los tipos documentales
que dan forma a esas series y subseries documentales. Una vez finalizada, la TRD
reflejará las decisiones del Comité de Archivos (CDA) en relación a la disposición final de los
documentos de la institución, entendida como la “destrucción final de los documentos de
archivo o su transferencia a un archivo tal como está determinado en su valoración” ,
considerando que “ninguna acción de disposición debería tener lugar si no se garantiza que el
documento de archivo ya no se necesita, que no queda ninguna labor pendiente de ejecución y que
no existe ningún litigio o investigación, en el momento actual o pendiente de realización, que
implique la utilización del documento como prueba. El proceso de elaboración de la TRD, con las
directrices establecidas en este documento, otorgará fuerza y registrará el proceso de valoración,
explicitando todos los procedimientos que determinarán la disposición final de los
documentos, de acuerdo a las disposiciones legales que permitan materializar las acciones
propuestas en la Tabla de Retención Documental.
:

PRIMERA ETAPA.

Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales. Esta primera etapa busca
reconstruir toda la información respecto a disposiciones legales y actos administrativos, relativos a
la creación y cambios de estructura de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones).
Se consultan los manuales de funciones y procedimientos actualizados dentro de la estructura
orgánica de la compañía identificando las secciones y subsecciones dentro del organigrama.
También se debe realizar una Encuesta documental mediante una entrevista a los funcionarios que
conforman la sección y subsecciones, esto con la finalidad de identificar y definir las unidades
documentales que se producen. Para esto se puede utilizar el formato de encuesta documental que
puso a disposición el Archivo General de la Nación en sus publicaciones.

SEGUNDA ETAPA.

Análisis e interpretación de la información recolectada. Con la recopilación de la información

expuesta en la primera etapa mediante los estatutos, manuales de funciones y procedimientos,
organigrama de la entidad y la entrevista documental se realizará el respectivo análisis
identificando los valores de los documentos y creando:

 Codificación de la estructura orgánica de la entidad.

 Conformación de series y subseries
 Elaboración del cuadro de clasificación documental
 Diagrama de flujo documental.

TERCERA ETAPA.

Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. En esta

etapa se consolido toda la información expuesta en el Cuadro de Clasificación Documental en la
Tabla de Retención, estableciendo los tiempos de permanencia de la documentación dentro del
concepto de archivo total.

Una vez elaborada la Tabla se presenta a los productores de la información y al comité de archivo
acompañada de la información recogida en la etapa 1 y 2 para que ellos aporten las diferentes
correcciones que se le debería realizar. La Tabla de Retención Documental deberá ser adoptada
por la entidad mediante resolución, después de su aprobación y aplicada por las diferentes áreas
involucradas con obligatoriedad de cumplimiento.

CUARTA ETAPA.

Aplicación. Después de aprobada la tabla de retención documental los encargados del archivo
deberán capacitar a todos los funcionarios de la entidad.

QUINTA ETAPA.

Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. Los encargados del archivo
establecerán un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de las tablas de
retención documental. Estos son los pasos que hay que seguir para la elaboración y aplicación de
la tabla de retención documental según el acuerdo 39 del 2002. Para concluir podemos decir que
hay que seguir unos pasos metodológicos muy precisos para la elaboración de las tablas de
retención documental de una entidad sea de razón privada o pública.

Beneficios de su aplicación

Cada empresa produce diferentes tipos de información en distintos formatos. De este modo, si
no se lleva un correcto manejo de la gestión documental, la empresa podría ir perdiendo
control sobre lo que produce. Esto se ve reflejado en los gastos relacionados al manejo
documental, así como el tiempo que se invierte en la búsqueda, archivo y modificación de los
documentos. Es por ello que, dentro de las estrategias planteadas desde la gestión documental y
del manejo de las Tablas de Retención Documental, se prioriza el orden y el correcto uso de la
información, todo con la finalidad de optimizar tiempos, automatizar tareas y mejorar la eficacia y la
eficiencia, y de este modo contribuir al crecimiento económico de la empresa. Las TRD forman
parte de las herramientas de gestión documental de las instituciones productoras y cumplen con
las siguientes funciones:

 Identifican las funciones de la institución productora de los documentos.

 Visibilizan y transparentan la producción documental de la institución mediante la
presentación y manejo de un listado de series y subseries documentales.
 Facilitan el proceso de organización documental en las distintas fases de los documentos.
Documentan los tiempos en que los documentos deben permanecer en los
diferentes archivos, de acuerdo al ciclo vital de los documentos
 (retención). Facilitan la toma de decisión en relación a la disposición final de los
documentos, previo análisis y determinación de sus valores.
 Regulan las transferencias desde las instituciones productoras al Archivo
Nacional como consecuencia de su aplicación.
 Otorgan seguridad a los procesos de valoración y eliminación de los documentos de
archivo, de acuerdo a la normativa vigente.

CONCLUSIONES:

Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus correspondientes
tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad o
institución, En cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia
en cada fase de archivo. Las T.R.D. nos brindan los siguientes beneficios:

 Facilita la recuperación de la Información.

 Racionaliza la producción Documental.
 Facilita el control y acceso de los Documentos.
 Regula la transferencia de los Documentos en las Oficinas al Archivo central.
 Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar
documentación relevante.
 Cada documento producido por la empresa, se encuentre respaldado por unas
actividades y funciones congruentes con la realidad administrativa.
 Facilidad la gestión documental de los trámites ya que la tabla de retención documental
especifica las agrupaciones documentales con base en las funciones que dan resolución a
dichos tramites.
 Disminución de fuga de la información cuando algún empleado renuncia, si tenemos en
cuenta la tabla de retención documental identifica el quehacer a partir de los documentos
y captura de la información que se genera.
 Reducción de tiempo para la búsqueda de información y muy importante, agilidad
en los procesos administrativos al contar con la información al alcance y de manera
oportuna