Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental.

 El aprendiz
deberá entregar un ensayo, en relación a los temas tratados, y relacionarlos
con la situación actual de los archivos que se manejan en el país en relación
con la aplicación de tablas de retención documental.
¿Qué es una Tabla de Retención Documental?
Las Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones,
a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
Las T.R.D. son el instrumento archivístico esencial que permite la
normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción
documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.
Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:
Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades
del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
La administración Central: Presidencía, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.
Los Entes descentralizados ya sea por servicios como: Establecimientos
Públicos, Empresas Social del Estado, Industriales y comerciales del Estado,
Empresas de Economía Mixta, Entidades descentralizadas indirectas y
Unidades administrativas especiales.
E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales
como: Comunas, Corregimientos.
Los cuerpos o instituciones Legislativos: Senado de la República, Cámara de
Representantes, Asambleas Departamentales, Concejos municipales.
Los Organismos de Control: Personería, Contraloría, Procuraduría, Veedurías
Los Órganos de administración de Justicia: Cortes, Consejo de la Adjuticatura,
Fiscalía y Juzgados
Las T.R.D. se basan en la estructura orgánico-funcional de la entidad
productora para identificar las series y subseries. Los períodos de retención en
cada fase de archivo. La presentación, aprobación, difusión, aplicación y
actualización.
VENTAJAS Facilitan el manejo de la información, Racionalizan la producción
documental, Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente, Facilitan el control y
acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos históricos,
Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos
administrativos y Archivísticamente facilitan todos los procesos.
IMPORTANCIA Permiten manejo integral de documentos, Facilitan la
organización documental, Ayudan a controlar la producción y trámite,
Identifican y reflejan las funciones de cada institución o entidad, Integran
procesos archivísticos con lógica e Identifican documentos eliminables.
Además, tienen importancia en Administración: Facilita el manejo de la
información, Contribuye a la racionalización en la producción documental,
Permite a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente, Facilitan
el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en
ella estipulados, Garantizan la selección y conservación de los documentos que
tienen carácter permanente, Regulan las transferencias de los documentos en
las diferentes fases de archivo, Sirven de apoyo para racionalizar los procesos
administrativos.
Archivística: Permite el manejo integral de los documentos, Facilita la
organización de los documentos a partir del concepto de archivo total, Ayudan
a controlar la producción y trámite documental, Identifican y reflejan las
funciones institucionales, Integran los procesos archivísticos para el manejo
racional de los documentos, Permiten identificar los documentos que sirven de
apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el
archivo de gestión.