INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS

Los instrumentos archivísticos son las herramientas que apoyan el proceso de Gestión Documental
en las empresas.
Apoyamos los procesos de Gestión Documental con las herramientas archivísticas que establece
el Archivo General de la Nación:
Las Tablas de Retención Documental – TRD, permiten establecer los tiempos de permanencia
de los documentos en cada fase del ciclo de vida.
El Cuadro de Clasificación Documental – CCD – Es el listado consolidado de series, sub series
y tipos documentales del archivo, que permite identificar todos los documentos producidos y
recibidos en las empresas.
El Programa de Gestión Documental – PGD, reúne todas las actividades administrativas y
técnicas, tendientes a la administración de la documentación producida y recibida por las
empresas, desde la producción del documento en cualquier tipo de soporte (físico o digital), hasta
su disposición final, con el fin de facilitar su uso y conservación.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD.

Las T.R.D. son el instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental,
la racionalización de la producción documental y la permanencia de los documentos en los
archivos de gestión, central, e histórico de las empresas.
Para elaborar este instrumento debe haber un compromiso de la dirección, que debe ser ejecutado
por una persona que tenga conocimientos legales, normativos, archivísticos y operativos, sin
embargo, la tendencia muestra que son muy pocas las empresas que pueden dedicar personal de
su propia nómina o de su propia operatividad se a realizar este tipo de actividades.
En respuesta a este vacío, LEGARCHIVO SAS se ha especializado en:

 Asesorar a las empresas en la elaboración de TRD.

 Elaboración directa para elaboración de TRD.

¿Como se hacen?

ALGUNOS BENEFICIOS DE APLICAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que
por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella
estipulados.
 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
 Identifican y reflejan las funciones institucionales.

TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD

Las T.V.D. son el instrumento archivístico que nos permite identificar y asignar los valores
primarios y secundarios de los documentos mediante un análisis serio y responsable, requiriendo
de un alto trabajo intelectual.
Este instrumento debe reflejar la valoración documental del acervo de documentos que ha
acumulado la entidad desde su creación hasta el período administrativo anterior a la aprobación de
la TRD.
Ambos instrumentos, TVD y TRD, se alimentan de las series y subseries documentales que se
registran en los cuadros de clasificación documental, y es a estas series y subseries documentales
a las cuales se debe aplicar la valoración documental.
Como se mencionó, esta actividad requiere de una labor profunda de investigación, análisis y de
recopilación de información histórica; LEGARCHIVO SAS cuenta con un equipo de profesionales
especializados en reconstrucción de historia, desde todos los aspectos, legales, administrativos,
para elaborar Tablas de Valoración con información útil.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

Permite identificar, etiquetar y definir cada función y actividad de la organización; su estructura es

habitualmente jerárquica.
El cuadro de clasificación debe realizarse sobre el resultado de un proceso de análisis e
identificación de la organización, partiendo de un conocimiento de su historia y procedimientos.
Su estructura:

El cuadro de clasificación se basa en los principios teóricos de la archivística: procedencia y

respeto al orden original y es importante tener en cuenta:
Delimitación. Cada fondo debe estar asignado a una única entidad de procedencia, de manera
que quede claramente delimitada del resto de la documentación del archivo.
Estabilidad. El cuadro de clasificación debe tener una estructura permanente y estable que refleje
las funciones de procedencia y que permita la flexibilidad para futuras funciones.
Simplificación o simplicidad.
Tipologías.

Existen cuatro modelos diferentes de cuadros de clasificación dependiendo de las características y

necesidades de las Empresas.
Cuadro de clasificación orgánico. Sigue la estructura orgánica y el orden jerárquico
preestablecido para la organización.
Cuadro de clasificación funcional. Refleja funciones de la entidad y de las unidades mayores
(secciones y subsecciones), siguiendo el criterio de lo general a lo específico.
Cuadro de clasificación orgánico-funcional. Supone combinar las ventajas de los dos modelos
anteriores, convergiendo características de ambos.
Cuadro de clasificación uniforme-integral de documentos. Este modelo es una variación del
modelo funcional. Permite una mayor interacción entre todas las unidades administrativas.
 

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

La historia de la humanidad se puede conocer entre otras fuentes, por los documentos que desde
miles de años el ser humano ha generado. Actualmente el Programa de Gestión Documental,
permite compilar todas las actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida, por las diferentes dependencias
desde su origen hasta su disposición final.
Acorde con lo establecido en la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, LEGARCHIVO SAS.,
realiza talleres enfocados en:

 Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias.

 Disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración.