ENSAYO

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL

JHANS BUSTOS BETANCOURT

ORGANIZACIÓN DOCUMENTEAL EN EL ENTORNO LABORAL
(2452628)

PRESENTADO A:
PEDRO ABEL MEDINA RIOS

BOGOTÁ D.C.
2021
 APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

La Tabla de Retención Documental le permite establecer y controlar plazos mantente

diferente un documento de una organización oficial permitiendo una acción simple y
transparente elaborando un plan de trabajo futuros en los documentos ya sea eliminar o
almacenar.

Es un listado de documentales y series y subseries producidos por la organización según

su función con un período de retención o conservación fijo en cada etapa del ciclo de vital
del documento (la etapa es activa, semiactiva o inactiva) por lo que hace es posible
determinar el envío y destino de los documentos una vez creados en despachos hasta
que finalmente sean depositados en un archivo histórico siempre que el especialista en
documentación decida conservarlos de forma permanente o indefinida si bien las TRD
muestran la antigüedad del documento se aplican a archivos que se encuentran en la fase
activa es decir un documento en el que los documentos se utilizan regularmente y / o se
requieren para su procesamiento cualquier duda con fines administrativos en instituciones
productoras (IP).

Las TRD es parte de la herramienta de gestión de documentos para organizaciones de

producción y realiza las siguientes funciones:

 Determinar las funciones de la organización que produce los documentos.

 Hace que la producción de documentos de la organización sea clara y
transparente durante la presentación y gestión de listas documentales y subseries.
 Facilita el proceso de organización de documentos en diferentes etapas del
documento.
 Facilitan la toma de decisiones sobre el procesamiento final de los documentos
después del análisis y determinan su valor.
 Regulan la transición de las instalaciones de producción a los Archivos Nacionales
como resultado de la adopción.
 Garantizan la seguridad de las evaluaciones y manejo de documentos de archivo
de acuerdo con la normativa vigente.
El lugar que ocupan las TRD en el conjunto de procesos de tratamiento archivístico se
ubica una vez finalizados los procesos de organización y clasificación documental puesto
que para su elaboración es requisito indispensable conocer el cuadro de clasificación
Documental y la codificación asignada a cada una de las series y subseries identificadas
en este sentido la TRD debe recoger el criterio funcional utilizado para la clasificación de
los documentos basado en el análisis de las funciones y actividades que realiza la
institución productora junto a lo anterior debe realizarse después del proceso de
valoración llevado a cabo en la institución.

Una vez completada la TRD reflejará las decisiones del Comité de Archivos (CDA) con
respecto a destrucción final de documentos de la organización que se entiende como la
destrucción definitiva de archivos o su transferencia a un archivo perfil como se especifica
en su calificación si bien no hay condiciones ocurrirá si no se garantiza que el archivo ya
no es necesario no hay más trabajo por hacer y no hay disputa o investigación actual o en
progreso con respecto al uso de este documento.

El proceso de elaboración de la TRD con las pautas descritas en este documento

respaldará y documentará el proceso de evaluación explicación de todos los trámites que
determinarán la tramitación final del documento según las disposiciones legales que
permitan las acciones propuestas en la tabla guarde el documento. La TRD puede
cambiar o ampliarse dependiendo de fusionar / eliminar una serie documental cambiar
uno o más criterios de evaluación documentos u otros factores a considerar una vez que
se apruebe el equipo de respuesta se propondrá una evaluación anual.

El objetivo de preparar un TRD es crear un archivo válido que permita a la organización

de producción identificar la serie de documentales que produzcas su valor y período de
retención se controlan con respecto a cada ellas esta herramienta servirá como una guía
que establece pautas para el manejo de documentos durante un período de tiempo.

Para proceder con la preparación del TRD la organización deberá establecer un Comité
de Archivos (CDA) que será el encargado de llevar a cabo este trámite este comité es
imprescindible coordinado y explicado por el archivero o el responsable del sistema de
gestión documental procedimientos de examen de documentos una vez que la
información está organizada y la serie documental y la subserie son creadas por
organización es hora de proponer un cronograma de retención para esto puedes usar
plantilla de tabla de retención documental. Para la elaboración de TRD ay que tener en
cuenta:

 Identificar la IP.

 Indicar la versión y fecha de elaboración de la TRD.

 Registrar las series y subseries documentales y su respectiva codificación.

 Asignar tiempos de retención a las series o subseries estableciendo la permanencia en cada

archivo de acuerdo con la normativa vigente para establecer y determinar los tiempos de
retención hay que considerar lo siguiente:

 Los tiempos de retención son años enteros no fracciones de meses semestres o

trimestres.
 Debe existir coherencia entre la determinación de los plazos establecidos con la
valoración de los documentos.
 Los tiempos de retención deben ser acordes a las necesidades administrativas de la
institución (uso y demanda de los documentos).
 Los tiempos de retención deben considerar la existencia o no de archivos centrales en las
propias instituciones.
 Es obligatorio sustentar los plazos de retención con la normativa de la institución del
sector en que se encuentra normativa y directrices del Archivo Nacional y otras emitidas
por entidades que también afectan a los documentos por ejemplo la Contraloría General
de la República.
 En el caso que la valoración determine que la serie documental registre derechos de
personas naturales o jurídicas se debe aumentar el tiempo de retención por ejemplo
expedientes de Personal o Laboral o la Serie Resoluciones donde consten nombramientos
a cargos entre otros.
 En caso de no existir tiempos de retención la comisión deberá sugerir un plazo
determinado considerando la valoración de los documentos y la normativa existente esta
propuesta deberá ser argumentada y deberá ser validada en primera instancia por la
dirección de la institución y luego por el Comité de Valoración Documental del Archivo
Nacional.
Los documentos son una importante fuente de documentación que da fe del trabajo
realizado por las administraciones públicas por lo que es fundamental conservarlos de
forma permanente en el tiempo el proceso de conversión de documentos en papel a la
electrónica requiere la forma en que la creamos y documentar los cambios para garantizar
que sigan siendo originales y completos a largo plazo de esta forma uno de los principales
retos es integrar documentos electrónicos en archivos.

Flujo de trabajo para mantener características y contribuir a un mejor rendimiento

actividades de la organización que no se reproducen la lógica de la creación el
procesamiento y la organización papel limpio el progreso tecnológico también presenta
una gran oportunidad: asegurar el acceso a los documentos públicos eliminar las barreras
geográficas reducir los tiempos de búsqueda y simplificar los trámites para su obtención.

La producción documental pese a ser una actividad normalizada en las empresas requiere
de ciertos protocolos para que no ralentice los procesos y para que a la larga no termine
convirtiéndose en una carga fuera de control por falta de lo anterior es que en algunas
ocasiones sin importar los formatos de los documentos éstos terminan ensanchando las
listas y los espacios de almacenamiento.
 CONCLUSIONES

 Las Tablas de Retención Documental pueden ayudarte a entender las bases de la

producción documental de las empresas facilitándote el control del volumen de
crecimiento de la información por medio de la priorización la clasificación y la
administración eficaz.
 Para conocer el objetivo de las TRD de cada documento es necesario el
entendimiento de cada uno de ellos de esta forma se contribuye a la clasificación
desde la relevancia empresarial una vez entendido esto podrás notar como el
archivo de la información se hace más fluido y estandarizado.
 Las TRD contribuyen al buen funcionamiento de las estrategias relacionadas con
la gestión documental de esta manera las características de las TRD se centran en
su estructura funcional así se determina la tabla como un documento plantilla en el
que se especifica el manejo y categorización de los documentos.
 Hay que tener en cuenta que el tiempo de retención establecido debe cumplir con
las necesidades de la empresa de igual modo se debe asesorar a los empleados
por medio de guías explicativas con el fin de que todos los usuarios involucrados
en la producción documental tengan conocimiento del manejo de las tablas de
retención documental y así mantener la estrategia de manera generalizada para
evitar fugas de información y retención innecesaria.
 BIBLIOGRAFIA

https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/

https://es.slideshare.net/guest5c0807/tablas-de-retencin-documental

https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-
publica/Tablas-de-Retencion-Documental-TRD

http://www.archiveros.net/administracion-de-documentos-y-archivos-textos-
fundamentales/