Cuestionario del acuerdo 042 del 2002

Presentado por: Idaly Yate Gomez

Presentado al instructor: Diego Echavarría Villamil

Tecnólogo en Gestión Documental

Ficha : 1963762

Centro Agro empresarial y Desarrollo pecuario del Huila

SENA- Garzón

SOLUCION
1. ¿Cuál es el objeto del Acuerdo 042 de 2002 emitido por el Archivo General de la
Nación?

R/ Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el
Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos.

2. ¿Cuál es el instrumento archivístico que orienta la organización de archivos de gestión?

R/ Programa de Gestión Documental es el instrumento archivístico que formula y

documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la
gestión de la documentación de una entidad, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

3. ¿Cuál es el funcionario responsable de la organización, conservación, consulta y

custodia de los documentos de la oficina productora?

R/La Secretaría General es la responsable de velar por la organización, consulta,

conservación y custodia de los documentos en el archivo central.

4. Enumere los criterios o pasos que deben tenerse en cuenta para la organización de
archivos de gestión.

R/Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la

información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa, En
esta etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y
objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la gestión
documental.

Producción: se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y

categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos en los
que incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación, estructura,
soportes y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías y de
estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o ahorro de recursos.

Gestión y trámite: se da importancia al análisis del documento de manera integral, es

decir, su incidencia en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que
tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el documento, su nivel
de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.

Organización: Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el

que por medio de una revisión a fondo del documento se establece su categoría,
serie documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que
pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de
establecer ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de
vida.
Transferencia: Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en
donde se tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión,
ceñidas a las tablas de valoración documental

Disposición de documentos: Se considera como todos los procesos de selección y

valoración del documento, en pro de su conservación o eliminación; teniendo como base
las tablas de retención y valoración documental.

Preservación a largo plazo: Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que
se deben llevar a cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo,
con el propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se
implementan los medios y formas para la conservación de la información.

Valoración: Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y

secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la empresa y de
este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.

5. ¿Cuáles documentos no deben ser consignados en la Tabla de Retención Documental,

pero se les debe levantar acta de eliminación?

Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de Retención Documental de las

dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,
dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

6. ¿Qué aspectos se tienen en cuenta en la consulta y préstamo de documentos de los

archivos de gestión?

R/La consulta de documentos se deberá efectuarse permitiendo el acceso a los

documentos cualquiera que sea su soporte. Se le expidan copias o fotocopias, estas
deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o del funcionario en quien se
haya delegado esa facultad y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de
reservado conforme a la Constitución o a las leyes.

Y el préstamo de documento es el evento que se requiera trasladar un expediente a otra

dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro
en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente,
número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio
para su devolución.

7. ¿Qué instrumento de descripción documental se debe adoptar en las unidades

administrativas y es obligatorio en las transferencias documentales?

R/ Formato Único de Inventario Documental