Informe Practica Addministrativa USAC

DELMY ARACELY HERNÁNDEZ MELGAR
Informe de Práctica Administrativa para Graduación

de Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía y
Técnico en Administración Educativa
Asesora: Licda. Olga Leticia Martínez Duarte
Revisor: Lic.: Mario Josué Lima
Universidad de San Carlos de Guatemala
Centro Universitario de Sur Oriente -CUNSURORI-
Carrera de Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía y
Técnico en Administración Educativa
Jalapa, octubre 2014
1
ÍNDICE
Contenido Páginas
INTRODUCCIÓN i
JUSTIFICACIÓN ii
CAPÍTULO I:
PLAN GENERAL DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
1.1.Identificación 1
1.2.Objetivos Generales 1
1.3.Observación y Diagnóstico 1
CAPÍTULO II:
MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
2.1. Administración 8
2.2. Administración Pública 8
2.3. Administración Privada 9
2.4. Administración Educativa 9
2.5. Etapas de la Administración 10
2.6. Principio de la Administración Según Henry Fayol 12
2.7. Principios de Frederick Taylor 15
2.8. Registros y Controles 16
2
CAPÍTULO III:
ETAPAS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
3.1. Sección I: Etapa de Diagnóstico Institucional 21
3.1.1. Información General de la Institución 21
3.1.2. Infraestructura 27
3.1.3. Situación interna 28
3.1.4. Situación Externa 32
3.2. Sección II: Asistencia Técnica Administrativa 36
3.2.1. Actividades Asignadas por el Jefe Inmediato 36
3.2.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia 38

3.2.3. Descripción de actividades para mejora de la institución 39
3.2.4. Control del logro de actividades durante las cuarenta horas 40
3.2.5. Descripción de nuevos conocimientos profesionales adquiridos
en el área administrativa 40
3.2.6. Cronograma de Actividades del Desarrollo Asistencia Técnica 40
3.2.7. Evaluación 41
3.3. Sección III: Práctica Directa Administrativa 42
3.3.1. Actividades Asignadas Por el Jefe Inmediato 42
3.3.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia 50

3.3.3. Aportes Administrativos Brindados a la Institución 52
3.3.4. Nuevos Conocimientos Obtenidos en el Campo de la
Administración Educativa 52
3.3.5. Cronograma de Actividades de la Práctica Administrativa 53
3.3.6. Evaluación de los Objetivos Previstos en la Etapa 55
3.3.7. Evaluación Critica de la Práctica Administrativa 55
3
CAPÍTULO IV:
SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA
4.1. Etapa Diagnóstica Institucional 56
4.2. Etapa de Asistencia Técnica 57
4.3. Práctica Directa Administrativa. 58
CONCLUSIONES iii
RECOMENDACIONES iv
LISTA DE REFERENCIAS v
4
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE
GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE SUR
ORIENTE
CARRERA DE PROFESORADO EN ENSEÑANZA MEDIA Y TECNICO
EN ADMINISTRACION EDUCATIVA
Lic. Carlos Alvarado Cerezo

Rector Magnifico
HONORABLE CONSEJO DIRECTIVO
Lic. Otto René Solís Méndez

Presidente
Lic. Héctor Hugo Lima Conde

Secretario
Dr. Carlos Enrique Saavedra

Vélez Representante Docentes
Lic. Diego José Montenegro López

Representante Docentes
Erickson Javier Gonzales Lemus

Representante Estudiantil
Lic. Zoot. Álvaro Romeo Orellana Barrera

Coordinador Académico
Licda. Cecilia Isabel Aguirre Lucero

Coordinador de Carrera
5
Este trabajo es presentado por el autor, quien es
el responsable del contenido de dicho informe
como proceso de Práctica Administrativa previo
a optar el título de Profesor de Enseñanza Media
en Pedagogía y Técnico en Administración
Educativa.
Jalapa, octubre 2014
6
DEDICATORIA
A DIOS:
Por ser nuestro creador de todas las cosas el que me ha dado la fortaleza para
continuar cuando a punto de caer he estado por eso con toda humildad dedico
primeramente a Dios , por haberme dado la sabiduría, que me permitió la vida y la
oportunidad de llevar a cabo los estudios de preparación profesional guiándome por el
buen camino.
A MIS PADRES:
Para mis padres Felipe de Jesús Hernández, Ana Dolores del Carmen Melgar,
Por esos sabios consejos que durante mi vida me han brindado, los cuales llevo siempre
en mi mente y corazón, para ser de mí una mejor persona.
A MI ESPOSO
A mí amado esposo, Nery David Lemus Fuentes por su apoyo y ánimo que me
brinda día con día para alcanzar nuevas metas, tanto profesionales como personales por
su sacrificio y esfuerzo y por creer en mi capacidad aunque hemos pasado momentos
difíciles siempre ha estado brindándome su cariño comprensión y amor.
A MIS HIJOS:
A mis amados hijos David Fernando Lemus Hernández, Dominick Eduardo Lemus
Hernández por ser mi fuente de motivación e inspiración, para poder superarme cada
día más y así poder luchar para que la vida nos depare un futuro mejor.
7
A MIS HERMANOS:
Por estar siempre presentes, acompañándome para darme ánimos de seguir

adelante y de poder realizar mis sueños, a Zulma Yadira Hernández Melgar Mayra
Yojana Hernández Melgar, Edin Felipe Hernández Melgar y Arlyn Carolina Hernández
Melgar, por sus palabras de aliento no me dejaban decaer para que siguiera adelante y
siempre sea perseverante y cumpla con mis ideales.
A MIS COMPAÑEROS:
Quienes sin esperar nada a cambio compartieron sus conocimientos, alegrías y

tristezas. Por apoyarme moralmente en el proceso académico.
A LOS DOCENTES:
Por las enseñanzas que me brindaron como base fundamental para mi desarrollo
intelectual, logrando que desde las aulas logrará un aprendizaje personal y a la vez
enfocado en el desarrollo de la formación académica
A LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Y AL CENTRO

UNIVERSITARIO DE SUR ORIENTE – CUNSURORI:
Por ser la casa de estudio que abrió sus puertas para la enseñanza e
iluminación y por llevar a mi persona por el camino del triunfo a un alto nivel
académico.
8
INTRODUCCIÓN
La Práctica Administrativa constituye el final para el cierre de pensum de la

carrera de Profesorado de Enseñanza Media. Los conocimientos que se obtienen sobre la
administración educativa durante el proceso de estudio es la herramienta más potente
para desarrollar estrategias adaptadas a la sociedad para posteriormente enmarcar los
problemas y situaciones que los profesionales de la educación enfrentan cada día. La
administración educativa pretende dar al estudiante de pedagogía las técnicas necesarias
adaptables a los niveles de adiestramiento para mejorar todos los procesos
administrativos que se presentan en un centro educativo.
El informe está diseñado en dos secciones, la primera es fundamentación teórica,

la segunda abarca la planificación y las diferentes etapas, es la parte esencial por medio
de la cual se adquiere la experiencia dentro de los distintos procesos que se llevan a una
institución ya sea pública o privada, es totalmente práctica, técnica y abstracta en el
ejercicio para una futura profesión.
El curso de Práctica Administrativa está compuesta de tres etapas:
Diagnóstico Institucional: consiste en observar completamente la infraestructura

se realizó en un período de veinte horas puras de trabajo para observar y aplicar
instrumentos para recopilar la información necesaria, luego procesar, interpretar y
analizar, obteniendo los datos necesarios de la institución con la finalidad de conocer el
ambiente y al personal que labora en ella.
Asistencia Técnica: en esta etapa se inicia brindando apoyo en algunos de los

procesos técnicos y administrativos que tiene a su cargo el jefe inmediato.
Práctica Directa: se llevó a cabo en un período de ciento cuarenta horas, se logró

desarrollar un plan de acción, ejecutando acciones con responsabilidades y
profesionalismo siendo evaluado por el titular de la dependencia.
i
9
Es la fase final en la cual se realizan todas las tareas o procesos puramente
administrativos que se llevan en la oficina.
En el informe aparecen las conclusiones y recomendaciones sobre el proceso

realizado, lo anteriormente describo sobre las diferentes etapas administrativas, así como
también los respectivos instrumentos y constancias utilizadas que aparecen en los
anexos.
1
JUSTIFICACIÓN
El curso de la práctica administrativa 524, requiere toda información académica

del estudiante Humanista. Como Técnico en administración Educativa, siendo este un
proceso que conlleva consiga la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente,
rápida y concreta las operaciones de una institución educativa, tanto del sector Privado.
La primera Etapa: Diagnóstico Institucional que consistirá en recopilar datos

del recurso humano, material y físico de la entidad Educativa.
Segunda Etapa: Asistencia Técnica, es el ejercicio operativo de actividades de

que se desarrollan en la unidad de trabajo en el cual se pretenderá de muchas actividades
en el instituto mencionado.
Tercera Etapa: Práctica Directa, En la que se realizará el ejercicio profesional

supervisado del área técnico – administrativo con funciones de supervisor Educativo.
1
CAPÍTULO I
PLAN GENERAL DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
1.1 Identificación
 Nombre de la estudiante: Delmy Aracely Hernández Melgar
 Carné: 201042272
 Sede de la Práctica: Dirección Departamental de Educación, Jalapa
 Duración: 200 horas (01-02-2013) (19-04-2013)
1.2 Objetivos Generales

Elaboración del diagnóstico institucional, se obtiene información necesaria del
proceso administrativo a través de la observación, para poder proseguir con la segunda
etapa y auxiliar al asesor jurídico de la institución en las actividades diarias,
posteriormente obtener más conocimientos de manera que me pueda involucrar
directamente dentro de los diversos procesos, para poder continuar con la etapa final y
aplicar los principios administrativos en la ejecución de la práctica directa, los cuales
son la clave para iniciar un buen desempeño laboral puramente administrativo, aplicado
dentro del campo educativo y mejorar mis habilidades y destrezas en beneficio propio.
1.3 Observación y Diagnóstico

1.3.1 Objetivos Específicos Primera Etapa:
 Realizar practicas de oficina basadas en la criticidad, analisis y creatividad
profesional y las propuestas innovadoras.
 Elaborar propuestas didacticas, tareas y evaluaciones, incorporando diversos
recursos recursos metodologicos y tecnologicos de la enseñanza aprendizaje.
1.3.2 Metodología Primera Etapa

 Analítico: Su aplicación permite determinar con profundidad la extensión
que abarca la institución.
1
1.3.3 Técnicas de la Primera Etapa
 Técnica Interrogativa: Por medio de su aplicación se obtiene mayor información
que se necesitaría para las actividades que realicen dentro de la institución
educativa.
1.3.4 Recursos
Humanos:
 Director Departamental
 Asesor Jurídico
 Asistente
 Personal técnico y administrativo de la institución
 Practicante
 Público
 Asesora de Practica
Físicos
 área libre de las instalaciones
 oficina
 escritorio y silla secretarial
 libro de Actas
 hojas bond
 lapiceros
 equipo de Computo
 cuaderno de notas
 engrapadora
 clips
 folders
 fotocopiadora
 archivos
 sellos
 aparato telefónico y fax
1
 sobres manila
 Guía de la etapa diagnóstica
Tecnológicos:
 Computadora
 Teléfono
 Impresora
 Memoria USB
Financieros:
DESCRIPCION VALOR TOTAL
Impresiones Q.30.00 Q.30.00
Gasolina por Semana Q.80.00 Q.80.00
Total Q.110.00
1.3.5 Logros Esperados

 Identificar la importancia de las funciones del administrador educativo.
 Aportar ideas para mejorar la administración del establecimiento
1.3.6 Objetivos Específicos Segunda Etapa

 Tener excelentes relaciones humanas para poder comprender las situaciones,
saber qué hacer, preguntar y resolver de inmediato.
 Analizar las funciones y actividades que realiza un administrador educativo.
 Analizar el proceso de planeación administrativa desarrollado ejecutando el
análisis en la práctica.
1.3.7 Metodología Segunda Etapa:

 Inductivo: Se hace necesaria su aplicación ya que para adquirir un
conocimiento se debe utilizar este método, principiando por las partes más
difíciles para llegar a los casos particulares.
1
 Deductivo: Se hace necesaria su aplicación en caso específico para realizar lo
más fácil y llegar así a los casos particulares.
1.3.8 Técnicas Segunda Etapa

 Investigación cada elemento objeto que nos pudiera servir para presentar
correctamente el informe.
 Dialogo es el elemento esencial para dialogar dentro de dos o más personas para
adquirir nuevos conocimientos en el proceso administrativo
 Observación tiene el propósito de adentrarse en profundidad en situaciones

sociales y mantener el rol activo.
1.3.9 Recursos
Humanos:
 Coordinadora Técnica Administrativa
 Público
 Practicante
 Catedrática Asesora.
Físicos:
 oficina
 área libre de las instalaciones
 equipo de computo
 cañonera
 libro de actas
 hojas bond
 lapiceros
 folder
 Guía de la etapa diagnóstica
 fotocopiadora
1
 escritorio y silla secretarial
 archivos
 sellos
 librera
 aparato telefónico y fax
 escáner
 sobres manila
 computadora laptop
Tecnológicos:
 Computadora
 Cañonera
 Impresora
 Memoria USB
 Teléfono
Financieros
1. Impresiones Q.30.00 Q.30.00
2. Gasolina por Q.160.00 Q.160.00

Semana
Total Q.190.00

 Apoyar en todas las actividades posibles de beneficio a la administración de la
institución.
1
 Colaborar en la ejecución de procesos administrativos asignadas por la
Coordinadora Técnica Administrativa de la DIDEDUC de Jalapa.
1
1.3.11 Objetivos Específicos Tercera Etapa
 Aplicar los principios administrativos necesarios en la ejecución de las
actividades.
 Adquirir conocimientos de todo el proceso administrativo que se maneja dentro
de la institución donde se realiza la práctica.
1.3.12 Metodología Tercera Etapa

 Analítico: Es necesaria su aplicación, porque cuando más se analiza se
obtienen mejores resultados.
 Deductivo: Al obtener el conocimiento general se logra con más facilidad lo
particular a lo general.
 Interrogativo: Por medio de su aplicación se obtiene mayor información que se
necesitaría para las actividades que realicen dentro de la institución educativa.
1.3.13 Técnicas Tercera Etapa

 Redacción: a través de su aplicación elaboración de documentos oficiales, actas,
conocimientos, etc.
 Anotaciones: Tomando nota de la información necesaria para la elaboración de
documentos administrativos.
1.3.14 Recursos
Humanos
 Coordinadora Técnica Administrativa
 Público
 Practicante
 Catedrática Asesora.
Físicos:
 Oficina
1
 Área libre de las instalaciones
 Escritorio y silla secretarial
 Libro de actas
 Hojas bond, Lapiceros
 Clips
 Folders
 Guía de la etapa diagnostica
 Fotocopiadora
 Librera
Tecnológicos:
 Computadora
 Cañonera
 Impresora
 Memoria USB
 Teléfono
Financieros:
1. Impresiones Q.30.00 Q.30.00
2. Gasolina por Q.160.00 Q.160.00

Semana
Total Q.190.00

 Aplicar los principios administrativos en el desempeño de las tres etapas de la
práctica administrativa.
 Brindar principios administrativos necesarios en la ejecución de las actividades.
1
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO REFERENCIAL
2.1 Administración
“Se puede definir como el acto por medio del cual una persona planifica, organiza,
coordina, dirige y controla una actividad para obtener así el éxito esperado”(Consejo
Editorial, 2012, pág. 1)
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso

de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o
metas de la organización de manera eficiente y eficaz. Todo esto se realiza con las
personas y medios idóneos para cada actividad, coordinados de tal manera que al utilizar
todos estos recursos correctamente, se puedan alcanzar los objetivos propuestos para
ésta organización es en general nuestro tiempo y bienes en forma equitativa y
actividades con el propósito de lograr los objetivos y metas en la vida educativa.
2.2 Administración Pública

“Administración Pública es la aplicación y la observancia de la política
gubernamental, la cual ha sido elaborada para autoridades competentes y eficientes, y
por lo tanto, a ella le competen los problemas, poderes, organización y técnicas que
llevan relacionadas las leyes políticas formuladas por las dependencias administrativas
correspondientes”. Consejo Editorial (2012, pág. 63)
La Administración Pública es la que sumerge al estado a través de sus

instituciones se acerca e interactúa con los ciudadanos y desarrolla actividades de
regulación, promoción y protección, a fin de garantizar el mayor grado posible de
bienestar a la población. Para llevar adelante estas actividades es necesario contar con
instituciones estructuradas y con capacidades que garanticen el máximo desempeño de
sus funciones, y así lograr un mejor control de las organizaciones y técnicas que están
relacionas con las leyes del estado.
2
En esta forma la administración pública puede ser de la rama ejecutiva,
legislativa, judicial, militar, entre otras.
2.3 Administración Privada

“Es el tipo de administración ejercida por las organizaciones particulares, este tipo
de administración adquiere sus propias normas, reglas, reglamentos, sus decisiones son
tomadas en reuniones generales de consejos o bien los miembros quienes tienen a su
cargo la administración”. (Consejo Editorial, 2012, pág. 52)
La administración Privada es un sistema de reglamentos y normas de la

organización distinguida en el desarrollo socioeconómico de un país por lo cual, es la
que se especializa en el desarrollo de las utilidades particulares de los bienes o servicios,
dando como resultado un beneficio para su organismo. Es decir que la administración
siempre está enfocada a lograr fines o resultados del bien común.
La administración privada está vinculada con la pública ya que está siempre podrá
cumplir con sus atribuciones, facultades o encomiendas mediante el caudal de recursos
2.4 Administración Educativa

“Es la parte de la administración pública encargada del que hacer educativo. Son
las Direcciones Departamentales, las dependencias, quienes se encargan de la
implementación de las políticas educativas para dicho departamento, tiene funciones
normativas, asesoría, planificación, ejecución, evaluación y seguimiento de todos”. Sosa
Mendoza (1995, pág. 35),
Las administraciones educativas están obligadas a ser responsables y sostenibles,

es decir, deben contar con principios bien definidos y aplicables, pues las mismas
sostienen un sin número de relaciones y su producto, El docente administrador debe
poseer y manejar ciertas aptitudes; debe dirigir con liderazgo, autoridad y capacidad
asesora, con un sentido autogestionario; hacer uso óptimo del tiempo dedicado a los
aprendizajes y de los recursos humanos, físicos, y materiales. El personal encargado de
2
dirigir una estancia educativa en cualquiera de los niveles y modalidades de la
educación, está obligado a emplear diversas técnicas administrativas para liderar y
optimizar el control interno de la institución
2.5 Etapas de la Administración

Según las definiciones de Consejo Editorial (2012, pág.) enfoca Las fases del
Proceso Administrativo.
2.5.1 Planificación
La investigación científica y la prognosis que constituye el fundamento del
proceso administrativo para la previsión den actividades futuras, es decir de antemano
qué hacer, cómo hacerlo, cuándo y quién deberá llevarlo a cabo. La planeación se rige
como puente entre el punto donde las personas se encuentran y aquel a dónde quieren
ir, lo cual implica partir de una situación dada, al estado, la empresa o la institución,
lo que determina objetivos, fijar metas, adoptar políticas e identificar estrategias para
movilizarse hacia una situación deseada, dentro de un cierto tiempo, en función de los
recursos de que se dispone.
2.5.2 Organización
Esta fase consiste, en el ordenamiento lógico de todos los componentes que
intervienen en el proceso de la producción de bienes y servicios, determinando roles y
funciones del estado, empresa, instituciones y dependencias y de cada uno de los
elementos humanos que intervendrán en la ejecución. De igual manera se procede con
los recursos naturales, recursos de capital y los recursos tecnológicos.
2.5.3 Ejecución
En esta fase se contempla todo lo relacionado con la realización de los planes,
teniendo en cuenta la estructura organizativa y de recursos dispuesta para tal fin. La
ejecución está íntimamente relacionada con los estilos de dirección de la empresa,
incluye además la motivación, el compromiso, el liderazgo de sus actores, la ética
2
para el cumplimiento cabal de las funciones, y el sistema general de comunicación
que en ella se practica.
2.5.4 Dirección
Es la técnica de conducir las actividades de los integrantes de una administración
con principios formales y humanos, dando mayor importancia al liderazgo y a las
buenas relaciones humanas, para alcanzar los objetivos en base al convencimiento y a
la participación del grupo. Esta fase también toma en cuenta la toma de decisiones
que afectan todo el proceso de producción de servicios y bienes.
2.5.5 Control
Es una actividad continua y permanente en todas las actividades; suministra
información, establece metas, comprueba planes y decisiones tomadas, con el fin de
que cada cual conozca sus responsabilidades, autoevalué sus realizaciones y tome la
acción correctiva. En esta fase también se integran las funciones de supervisión y
evaluación para mantener la dirección del proceso, mediante la asistencia permanente
(asesoría), y por la que se comprueba el avance del proceso mismo de la calidad de
producción y productividad de servicios.
La evaluación es parte de todo el proceso: se evalúa cada una de las fases del
práctica, y como un todo. (Pág. 13)
Las etapas la administración, es un conjunto de fases sucesivas a través de las

cuales se efectúa la administración mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral. La Planeación Fija el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempos y de números necesarios para su realización.
Organización es el establecimiento de la estructura necesaria para la

sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías,
disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social.
2
Ejecución es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la
organización y la planeación, dirección ejecución de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través,
de la motivación.
Control es la evaluación y medición de la ejecución, con el fin de detectar y

prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
2.6 Principios de Administración según Hernry Fayol

Los principios propuestos por Henry Fayol, que han sido aplicados con resultados
positivos, Consejo Editorial (2012), Informa sobre:
2.6.1 División de Trabajo:

Significa dar a cada persona la actividad según la actividad laboral que tenga.
2.6.2 Autoridad
Es la autoridad que tendrá a su cargo el administrador así como la
responsabilidad de asumir la consecuencia a cada decisión que se vea obligado a bien
tomar.
2.6.3 Disciplina
Es la habilidad que debe poseer el administrador para obtener obediencia y la
exitosa ejecución de las tareas asignadas. Es importante contar con un administrador
responsable y respetuoso por los empleados y políticas de la empresa.
2.6.4 Unidad de mando

Es la habilidad que existirá dentro de la empresa para que no se dé la duplicidad
de mando. Que los empleados reciban órdenes de un solo superior jerárquico, para
que no exista confrontación de mando.
2
2.6.5 Unidad de dirección
Se refiere a la dirección y a la utilización del mismo plan que debe realizar el
grupo de personas que tendrán a su cargo la ejecución de la actividad planteada.
2.6.6 Subordinación del interés particular sobre el general

La finalidad es servir de mediador entre los intereses de los involucrados.
2.6.7 Remuneración
Se refiere a la cantidad monetaria que recibirá el trabajador a cambio de su
trabajo, este debe ser justo de acuerdo a las necesidades de los subordinados.
2.6.8 Centralización
Se refiere a la concentración de ideas, planes y programas los cuales serán
dirigidos por una persona quien se le llamará administrador o dirigente de la
actividad.
2.6.9 Jerarquía
Se refiere a la cadena de autoridad la cual dará inicio desde el superior jerárquico
y finalizará con el rango más bajo dentro de la organización.
2.6.10 Orden
Se refiere al cuidado que debe existir al elegir al personal que estará a cargo
dentro de la organización ya que esto facilitará la eficiencia y eficacia en la ejecución
del plan.
2.6.11 Equidad
Se refiere a la igualdad de intereses que debe existir entre los trabajadores, ya que
esto debe ser justo y ecuánime para no crear un clima organizacional de mala calidad.
2
2.6.12 Estabilidad de empleo
Es una decisión que debe tomar con cautela ya que es un factor que al realizar en
forma constante crearía inestabilidad dentro de la organización.
2.6.13 Iniciativa
Cuando el superior jerárquico le permite al trabajador hacer uso de este principio
puede obtener grandes resultados, y esto genere trabajo en equipo y participación
activa del trabajador lo cual dará como resultado identificación plena y fidelidad
dentro de la organización.
2.6.14 Espíritu de grupo

Se obtiene al tener buena comunicación con el grupo de trabajo ya que mientras
más comunicación exista menor error se tiende a cometer. (Pág. 22)
Henry Fayol, se enfocó en la persona que labora dentro de una institución,

divide sus estudios en 14 principios en la administración, estos principios son:
división del trabajo, es la especialización que tiene cada trabajador en las diferentes
áreas; autoridad.
El gerente es la autoridad con derecho de dar órdenes , disciplina, obediencia,

dedicación, energía, unidad de mando, determina que lo subordinados recibirán
ordenes; unidad de dirección, enfatiza asignar un jefe a un grupo o área determinada;
subordinación del interés particular sobre el general, la empresa debe prevalecer ante
los particulares; remuneración, señala una paga justa para los empleados;
centralización, define que la administración debe estar a cargo de un solo
administrador o gerente; jerarquía, que señala el respeto de la línea de autoridad y
jerarquía; orden, cada cosa debe estar en su lugar.
Estos principios son de gran utilidad ya que son la base fundamental para el
éxito en el ámbito laboral.
2
2.7 Principios de Administración Según Frederik Taylor
Taylor (1998), fijo sus estudios en la prosperidad del empleado, afirmando cuatro
principios, según los describe Rodas y Rodas.
2.7.1 Planeamiento
Se debe sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la improvisación
y la actuación empírico-practica, por los métodos basados en procedimientos
científicos, o sea que se debe sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la
planeación del método.
2.7.2 Preparación
Se debe seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus
aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir mejor. También se debe preparar las
maquinas y los equipos de producción, así como la distribución física y la disposición
racional de las herramientas y materiales.
2.7.3 Control
Debe controlarse el trabajo para certificar que el mismo es ejecutado de acuerdo
con las normas establecidas y según el plan previsto.
2.7.4 Ejecución
Se debe distribuir las atribuciones y las responsabilidades para que la ejecución
del trabajo sea disciplinada. (pág. 7)
Los cuatro principios de Frederick Taylor, se orientan concretamente a lograr con

mayor eficiencia el trabajo a través de métodos y racionalización. Taylor se refería a
su trabajo como “Administración de tareas”. sería la manera más eficiente de lograr
los objetivos de la organización, estos principios son: Planeación, en donde hace
énfasis en que toda actividad debe ser planeada, evitando la improvisación;
preparación, se refiera a la selección cuidadosa de los trabajadores, preparándolos
según sus aptitudes para realizar un trabajo de calidad; control, afirmando que es
2
necesario controlar que el trabajo se esté realizando según lo planeado y por último el
principio de ejecución, que se basa en la distribución de las tareas y responsabilidades
para la realización de las actividades asignadas.
2.8 Registros y Controles

Los instrumentos administrativos utilizados para la realización de la práctica
administrativa, son generalmente documentos de correspondencia oficial, los cuales son
utilizados, correctamente y con precisión. Entre ellos se pueden mencionar:
2.8.1 Oficio
“Es un instrumento oficial por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o
a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es
usado entre jefes de alta categoría y de subalternos a jefes. Cuando en el oficio se
tratan dos o más asuntos, se aconseja separarlos en párrafos distintos cada uno,
porque esto ofrece mayor rapidez en el trámite y resolución del mismo”. (Cardona
2004,)
Es un instrumento Oficial por medio del cual se puede, solicitar o rendir

informes, transmitir disposiciones u órdenes.
Se debe identificar con el número de oficio y la unidad que lo emite, además de

consignar a qué personal va dirigido. Este documento puede contener información
que se desee comunicar, desde la Unidad o del Ministerio de Educación.
Los elementos que lo conforman, Número de oficio y referencia, Lugar y fecha,

Destinatario, Identificación del título y cargo a quienes se dirige el oficio, Vocativo,
Contenido ó cuerpo del oficio, Despedida.
2
2.8.2 Acta
“Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que
contiene descripción de actos o hechos que ocurren en un momento determinado. Se
aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del
historial de una institución”. (Cardona 2004, pág. 14)
El acta es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos
adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y
dar validez a lo acordado.
En ella se deben incluir aspectos que se consideren importantes, la redacción de

la información se hace por medio de cláusulas, que es donde se incluyen todos los
puntos relevantes; es un documento legal que respalda a la institución pues en ella
firman todos los que han intervenido para la realización de la misma.
2.8.3 Conocimiento
“Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o
entregado alguna cosa. Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de
temas o asuntos, con la finalidad de no olvidarlos”. (Cardona, 2004, pág. 15)
Es un documento que contiene la manifestación escrita de haber recibido o

entregado alguna cosa.
El uso de este documento es de suma importancia dentro de una institución, se

hace constar el envío o recibo de alguna papelería, alguna llamada de atención, la
entrega de algún material o alguna situación que no debe ser olvidada.
Es necesario consignar el nombre de la dependencia o persona quien envía, así

como quien recibe y detallar el asunto.
2
2.8.4 Circular
“Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones

reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a
sus subordinados. Se utiliza específicamente para brindar información colectiva
acerca de un determinado tema o asunto”. (Cardona 2004, pág. 16)
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones

reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia envía la autoridad a
sus subordinados la aplicación de la circular se utiliza específicamente para brindar
información colectiva acerca de un determinado tema o asunto.
2.8.5 Dictamen
“Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales
aplicables al caso y precedentes, así como, la opinión razonada del signatario, en la
cual puede basarse el superior para dictaminar (decidir). Por lo general es emitido por
asesores de las oficinas gubernativas, a quienes se les ha pedido opinión sobre un
asunto” (Cardona, 2004, pág. 16).
Se origina de una provincia y contiene informes sobre disposiciones legales

aplicables al caso y precedentes, así como, la opinión razonada del signatario, en la
cual puede basarse el superior para determinar decidir.
Identificación de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata. Por lo
general es emitido por asesores de las oficinas gubernativas, a quienes se les ha
pedido opinión sobre un asunto.
2.8.6 Resolución
“Es la decisión que se toma respecto a un asunto, después de haber reunido todos
los datos, de haberse formado un juicio al respecto y de haber analizado el fondo del
mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos
3
aún pueden interponerse recursos. Se redacta en forma clara, precisa y sin
ambigüedades” (Cardona, 2004, pág. 17):
La resolución es un asunto que se resuelve después de una reunión con este

documento se le da conclusión a algún caso, después de haberlo estudiado a fondo,
debiendo haber tomado en cuenta todos los factores que interfirieron en el mismo, por
medio de este se conocen sus antecedentes y consecuencias del caso para poder
determinar cuál es la solución más viable se debe acatarse la disposición que en ella
se especifique elementos que conforman una resolución.
2.8.7 Expediente
“Es el conjunto de documentos relacionados a un asunto, en el cual constan las
gestiones hechas por los interesados, investigaciones, consultas y lo resuelto por las
autoridades competentes.
Toda solicitud inicia con la presentación de un expediente, ya que para poder

optar a un cargo, la oficina administrativa tendrá que informarse por medio de este
conjunto de documentos”. (Cardona 2004, pág. 19)
En un expediente encontraremos tanto documentos producidos por la propia

unidad administrativa documentos de carácter internos como procedentes de otros
organismos o de particulares documentos externos de alguna información dada,
generalmente son documentos legales que se utilizan para un currículo o historial de
algún asunto.
Un expediente debe contener los documentos originales o en su efecto que las

copias, sean autenticadas por la autoridad competente, para su validez.
Las partes que lo conforman solicitud con el nombre, apellido, dirección y medio
preferente área recibir notificación hechos, razones y petición que se dirige a la
3
administración lugar, fecha y firma e identificación del órgano, centro o unidad
administrativa a la que se dirige.
2.8.8 Plan Operativo Anual POA

“Es la visión de lo que se pretende desarrollar o producir, conforme al marco
normativo que regula su organización interna, como los fines de la educación y
políticas de la organización, con los elementos específicos de la planificación
administrativa educativa. El propósito de este informe como modelo de matriz, es
darle alto grado de dirección al desarrollo administrativo y funcional de la
organización, durante un periodo”. Según Cardona (2004, pág. 21)
El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de

los responsables de una entidad debe estar perfectamente alineado con el plan
estratégico de la institución, y su especificación sirve para concretar, además de los
objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad
así también se manifiesta la misión, visión y metas de la institución.
3
CAPÍTULO III
ETAPAS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
3.1. Sección I: Diagnóstico Institucional
3.1.1 Información General de la Institución
 Nombre de la institución: Dirección Departamental de Educación, Jalapa

 Dirección: 3ra. Av. 1-81 Barrio La Esperanza, Jalapa
Figura 1, Croquis
Fuente: Estudiantes de Práctica Administrativa CUNSURORI
3
 Visión
Ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos, orgullosos
de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral y cuya
conducta se fundamente siempre en principios, valores y convicciones.
 Misión
Somos una institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz,
generadora de oportunidades de enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados,
comprometida con una Guatemala mejor y que aprovecha diligentemente las
oportunidades que el siglo XXI le brinda.
 Reseña Histórica
En el año 1980 y hasta 1983 el Supervisor es denominado director de

zonal, ejerció jerarquía sobre los directores de los centros educativos. En el año
de 1983, el director zonal, pasa a sumir la función de supervisor de educación,
cuyas funciones estuvieron centradas en el aspecto técnico-curricular.
A partir de 1984, el asesor supervisor de educación, asume dicha función

de manera más abierta a todos los agentes educativos y al servicio de todas
aquellas personas, organismos e instituciones interesadas en el desempeño de la
labor educativa en este periodo la supervisión es comprendida como un recurso
ofrecido al cuerpo docente y administrativo.
Hasta junio de 1991, funcionó como Supervisión Departamental de

Educación, para la administración fueron creados dos distritos educativos 44 y 45
más el área urbana, que era cubierta por el Supervisor Departamental. El distrito
44 cubría los municipios de Mataquescuintla y San Carlos Alzatate y el Distrito
45 los municipios de San Pedro Pínula, San Luis Jilotepeque, San Manuel
Chaparrón y Monjas. Posteriormente se crearon las Unidades Sectoriales
Educativas, una en cada municipio.
3
De junio de 1991 a enero de 1997 funcionó como Dirección Departamental
de Educación, pero como una extensión de la Dirección Regional con sede en
Jutiapa, pues no había sido creado oficialmente la figura de Dirección
Departamental. Sin embargo al ser suprimidas, se crearon las Supervisiones
Educativas, una en cada municipio, con excepción de Jalapa donde se crearon dos
en el nivel primario y pre primario y una en el nivel medio y en el municipio de
Monjas donde también fueron creadas dos supervisiones hasta la fecha.
De enero de 1997 hasta la fecha, ha funcionado como Dirección

Departamental de Educación, según Acuerdo Gubernativo 165-96, siendo su
primer Director Departamental en forma Oficial el Lic. Porfirio Aldana.
A un inicio su organización constaba de cuatro unidades: Desarrollo

Administrativo, Desarrollo Educativo, Planificación y Administración Financiera
y Servicio a la Comunidad. Actualmente funciona por departamentos siendo:
Departamento Administrativo Financiero, Departamento Técnico Pedagógico,
Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa.
A la fecha cada uno de los distritos de la Supervisión Educativas o

Coordinación Técnica administrativa, cuenta con establecimientos educativos de
los niveles Inicial, Preprimaria, Primario, Básico y Diversificado. Los cuales se
encuentra distribuidos según la ubicación en los 07 municipios del departamento
de Jalapa, por sector oficial o privado, contando con un aproximado de 60 a 100
establecimientos educativos, a los cuales se debe realizar visitas para el monitoreo
del personal y las funciones que cada uno desempeña.
 Jornadas de atención al publico
De lunes a viernes en horario de 8:00 a 16:30 es la jornada de atención al

público que tiene esta DIDEDUC pero internamente se trabaja en horas extras
hasta de noche y en casos especiales y de mucha urgencia se debe de atender los
días sábados de 9:00 a 12:00 horas y aún hasta algunos días domingos. Se les da a
3
los empleados 15 minutos para refaccionar solamente por la mañana y una hora
para ir a sus casas a almorzar, siempre sin dejar desatendidas las oficinas y para
llenar las expectativas del público se atiende en forma ordenada y clasificada
según sea cada caso y la demanda de los mismos.
 Personal que Labora en la Institución Administrativa

- Personal Presupuestado
En su mayoría son 78 empleados presupuestados los que laboran en la
Dirección Departamental de Educación de Jalapa, los cuales gozan de una gran
estabilidad laboral, con todas las prestaciones establecidas por la ley y aún con
incentivos internos que les permiten la oportunidad para mejorar sus condiciones
económicas, de personalidad y de conocimientos. Esta clase de empleados
siempre tienen la oportunidad de participar en la mayoría de capacitaciones,
diplomados, becas en el extranjero y estudios de maestrías para la obtención de
mejores conocimientos y estar al día con el avance tecnológico y con los
diferentes procesos que cada día son implementados por el Ministerio de
Educación a nivel nacional.
- Personal contratado
Se cuenta con ocho personas contratadas temporalmente bajo el renglón
021, tres del 022 y 16 del 189. Este personal está expuesto a cualquier cambio de
política administrativa, ya que si conviene puede ser contratado cada año o
despedido. Esta clase de empleados no gozan de todas las prestaciones, pero si en
su mayoría. Estos cuentan con la desventaja de que pueden ser despedidos en
cualquier momento por falta de presupuesto en los renglones correspondientes y
por faltas cometidas al servicio, ya sean leves o graves, algunos son tomados en
cuenta para optar a los ascensos que se puedan dar dentro de determinado tiempo
según su calidad y calidez de servicio prestado.
3
Figura 2. Organigrama
DIRECTOR DEPARTAMENTAL DE EDUCACION

ASISTENTE
Organigrama de la Dirección
DE LA
Departamental de Educación tipo “A” Jalapa.
SESORIA JURIDICA AUDITORIA INTERNA
INFORMATICA COMUNICACIÓN SOCIAL
TECNICO PROFESIONAL DE INFORMATICA
PLANIFICACION EDUCATIVA
ASISTENTE DEL JEFE DE
COORDINADORA ENCARGADO DE LA ENCARGADO DE LA DETERMINACION DEUNIDAD DEUNIDAD DE

LA DEMANDADESARROLLOINFRAESTRUCTURA
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO JEFE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE FORTALECIMIENTO JEFE DEPARTAMENTO TECNICO
ASISTENTE DEL JEFE ASISTENTE DEL JEFE ASISTENTE DEL JEFE
COORDINADORCOORDINADORA
DE LA SECCION DE
FINANCIERA
LA SECCION ADMINISTRATIVA COORDINADOR DE LA SECCION DE RECURSOS
COORDINADOR
COORDINADOR
DE LA SECCION
DEDE
LAORGANIZACIÓN
SECCION DE ADMINISTRACION COORDINADORA DE LA SECCION DE ENTREGA COORDINADOR DE LA SECCION DE
COORDINADOR
ASEGURAMIENTO
DE LA SECCION DE ASISTENCIA
ASISTENTE DE LA SECCION ADMINISTRATIVA

ASISTENTE DEL COORDINADOR ASISTENTE DEL COORDINADOR FACILITADOR O PROMOTOR DE FACILITADOR
LA ORGANIZACIÓN
DE LOS PROGRAMAS
ASISTENTE
DE DEL
APOYO
ENCARGADO DE LA UNIDAD ASISTENTE COORDINADOR ASEGURAMIENTO
ASISTENTE DEL COORDINADOR
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE ANALISISENCARGADA DE LA UNIDAD DE ADQUISICIONES

ENCARGADO
Y DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
ASISTENTE DEL COORDINADOR
ASISTENTE DEL COORDINADOR ENCARGADO DE LA UNIDAD DE FORMACIONENCARGADO DE LA UNIDAD DE INVESTIGACION Y
ENCARGADO DEASISTENTE
LA UNIDADDE
DELA
REGISTRO
ENCARGADA
Y DELA UNIDAD DE ANALISTA DE RECLUTAMIENTO DE PERSONAL ENCARGADO DE LA UNIDAD DE EDUCACIÒN
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE ACREDITAMIENTO Y
ENCARGADO DE LA UNIDAD DE OPERACIONES DE ENCARGADO DE LA UNIDAD DE SERVICIOS ASISTENTE DEL ENCARGADO DE RECLUTAMIENTO ASISTENTE DEL COORDINADOR ASISTENTE ACREDITACIÓN Y CERTIFICACIÓN
ENCARGADO DE INVENTARIO ENCARGADO DE DESARROLLO Y GESTION DE

ENCARGADO DE MANTENIMIENTO ENCARGADO DEL NIVEL PREPRIMARIO ENCARGADA DE LA UNIDAD DE PROYECTOS
ATENCION AL CIUDADANO ANALISTA ENCARGADO DEL NIVEL PRIMARIO LICDA. ELVIA
AGENTE DE SEGURIDAD ANALISTA ENCARGADA DEL NIVEL BÁSICO LICDA. AMALIA
CONDUCTOR DE VEHICULO ANALISTA ENCARGADA
ENCARGADA DE LIMPIEZA LUBIA DEL CARMEN CRUZ

ENCARGADA
DE DE DESARROLLO MAGISTERIAL ENCARGADO DE EDUCACIÓN ESPECIAL
ENCARGADA DE LIMPIEZA COORDINADOR DEL JADO ASESOR
ENCARGADO DE LIMPIEZA ENCARGADO JCP ASESOR
ENCARGADO DE ALMACEN ENCARGADO DE LA UNIDAD DE EDUCACION
ASISTENTE EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
Fuente: Dirección Departamental de Educación, 2013.
 Servicios
La Sección Financiera del Departamento Administrativo- Financiero de la
Dirección Departamental de Educación de Jalapa; presta a la comunidad
educativa los servicios de control y manejo del fondo del programa de Gratuidad
de educación que el estado envía a los establecimientos educativos del
departamento de Jalapa y sus municipios.
3
 Población Beneficiada
La población beneficiada en el Sector Oficial Distrito 21-01-01 del
departamento de Jalapa son 290 docentes, alumnos de los diferentes
establecimientos y población jalapaneca, a continuación se detallan los
establecimientos beneficiados de la cabecera departamental:
 EODP. María Isabel Lima Zapata, JM

 EODP. Anexa a EOUM. Colonia Linda Vista JM
 EODP. Anexa a EOUM. Barrio El Porvenir, JM
 EODP. Para Niñas No.1
 EODP. Anexa a EOU. Para niñas Tipo Federación JM
 EODP. Barrio Chipilapa
 EODP. Barrio El Porvenir JV
 CEI-PAIN Barrio El Porvenir
 CEI-PAIN Colonia Linda Vista
 EOU. Berta Judith Franco Bonilla JM
 EOU. Para Varones de Aplicación anexa a INCAV, JM
 EOUM. Barrio Chipilapa, JM
 EOU. Para Varones No1., JV
 EOUM. Barrio El Porvenir, JM
 EOU. Para Niñas No.1, JM
 EOU. Para Niñas Tipo Federación Luis Martínez Mont, JM
 EOU. Para Varones Tipo Federación Luis Martínez Mont, JV
 EOUM. Colonia Linda Vista, JM
 EOU. Para Varones El Porvenir, JV
 EOUM. Colonia Linda Vista, JV
 Escuela Oficial de adultos Luis Martínez Mont, JN
3
3.1.2 Infraestructura
 Tipo de Instalaciones
Las instalaciones de la dirección departamental de educación están hechas

de ladrillo, con repellos pintados adecuadamente, techo de cemento (terraza),
puertas de madera color café barnizadas, piso de granito, gradas adecuadas en
dos espacios diferentes (uno de lado derecho y uno de lado izquierdo) con sus
respectivas escaleras para facilitar el paso de los usuarios, área verde, amplio
parqueo propio bajo techo y fuera del edificio para el público y cuenta con
sanitarios en todos sus niveles y un espacio adecuado ubicado en el tercer nivel
acondicionado específicamente para salón de reuniones tanto para el personal
interno como para docentes y otras dependencias que lo soliciten, con capacidad
aproximado para 75 personas y un equipo tecnológico. Así mismo se cuenta con
una bodega para el resguardo de materiales y equipo de la institución
Figura 3. Plano de la Institución
Fuente: Dirección Departamental de Educación, 2013
3
3.1.3 Situación Interna
 Administración
 Constitución Política De La República De Guatemala.
Todas los ciudadanos de un país, tienen el derecho de recibir una

educación de calidad, para lo cual, el estado tiene la obligación de proporcionar y
facilitar la misma; no olvidando que ésta debe llegar a todos los habitantes sin
discriminación o distinción alguna, otorgando y garantizando libertad de
enseñanza y de criterio docente.
La educación es una organización que necesita metas que alcanzar y

mejorar, pero el fin primordial de la misma es el desarrollo integral de la persona
humana, tal como conocer la realidad de nuestro país, cultura nacional e
internacional.
 Ley de Educación Nacional.

En este aspecto vale la pena resaltar la parte filosófica que la Constitución
Política de la República le enmarca a la educación nacional, en ella se encierran
principios que buscan consolidar el desarrollo humano, proponen la integración
de elementos de desarrollo a favor de los hombres y mujeres que busquen una
educación pertinente y acorde con las expectativas de la actualidad.
 En Guatemala la educación se fundamenta en algunos principios que son:

 Es un derecho para toda persona humana o una obligación del Estado.
 En el respeto a todas la personas y el cumplimiento de los Derechos
Humanos.
 Tener al estudiante como el centro del proceso educativo.
 Está orientada al perfeccionamiento y al desarrollo integral de la persona
a través de un procedimiento gradual y progresivo.
 Es un coadyuvante para hacer una sociedad justa y democrática.
4
 Se realiza en un ambiente multilingüe, multiétnico y pluricultural en
función de cada una de las comunidades que la conforman.
 Es un proceso humanístico, dinámico, científico, participativo y
transformativo.
 Decreto No. 14-85. Ley de Dignificación y Catalogación del Magisterio

Nacional
El Decreto 1485 se creó para normar la relación entre los maestros y el

Estado, éste contiene principios constitucionales relativos a la dignificación
económica, social y cultural del Magisterio Nacional. Este decreto dio gran
importancia al Magisterio Nacional ya que en la época de Ubico y Ponce los
salarios del magisterio eran entre 7 a 33 quetzales mensuales, los maestros no
gozaban de ningún tipo de protección y podrían ser despedidos o trasladados
injustamente y contra su voluntad.
El Decreto 1485 encierra en su espíritu el bienestar del Magisterio

Nacional, sin embargo es importante resaltar que ya cuenta con 75 años en el que
se promulgo dicha Ley, aspecto que cada vez más responde menos a los intereses
del Magisterio Nacional, vale resaltar que fue en 1996, luego de los Acuerdos de
Paz que se empezó a tratar de actualizar dicho decreto
 Ley de Servicio Civil de Guatemala
La Ley de Servicio Civil es un instrumento legal que regula las relaciones

de la Administración Pública con los trabajadores. En el caso del Magisterio
Nacional se ha observado que existen algunas dificultades para distinguir en qué
casos se va a aplicar la Ley de Servicio Civil y cuando se va a aplicar el Decreto
1485 del Congreso de la República. En el artículo 85 de la Ley de Servicio Civil
dice que cuando se dé la situación de los puestos cubiertos por el Decreto 1485 se
regirá única y exclusivamente por el Decreto 1485 y únicamente en forma
supletoria se aplicará la Ley de Servicio civil.
4
La Ley del Servicio Civil se convierte en el documento garante de los
derechos de los trabajadores públicos así como la encargada de sancionar las
obligaciones que cada uno de los cargos amerita dentro de la Administración
Pública.
 Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo

o Acuerdo Ministerial No. 1171-2010 Reglamento de Evaluación.
o Relación de Supervisión Técnico Escolar.
 Servicios
Servicios (descripción de la calidad de servicios que prestan, personal

especializado, mejoras) el personal que labora en la institución cuenta con la
capacitación adecuada para cumplir eficientemente sus funciones
Cuadro 1. Aplicación del FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Cuenta con instalaciones perfectas y Que la franja de supervisión y cada

mobiliario y equipo adecuado. Departamento, cuentan siempre con el apoyo
necesario.
Existen buenas relaciones entre
el personal y el público. Que se amplía la cobertura institucional.
Se lleva un estricto control de la Que se incrementa el deseo de colaboración y

disciplina. de iniciativa propia.
Mejorar la calidad técnica y administrativa
Se capacita constantemente a con el apoyo de ONGS
los empleados y docentes.
4
DEBILIDADES AMENAZAS
No cuenta con edificio propio. Poco espacio para parqueo de visitantes.

Inseguridad Vial.
Cada Supervisor Educativo o CTA,
cuenta con demasiados centros
educativos bajo su jurisdicción.
No hay suficiente combustible asignado, Retraso en los procesos asignados.

para realizar el trabajo de campo.
El presupuesto asignado no es suficiente

para cubrir las demandas de equipo, Estudiantes expuestos a inclemencias del
infraestructura y mobiliario de los tiempo con mobiliario y equipo en mal
centros educativos. estado.
Fuente: Dirección Departamental de Educación, 2013.
 Análisis del FODA:

Por medio de este análisis denominado FODA se evidencia los factores
positivos y negativos que influyen en el buen desempeño de las labores
administrativas, también se puede determinar que la institución sea sólida en
cuanto a su infraestructura, pero lamentablemente le hacen falta algunos recursos
que se desearían para un mejor funcionamiento que permita una proyección más
eficiente y eficaz para con la comunidad.
A través de la aplicación del FODA se establece que existen factores

involucrados a la inseguridad de la ubicación del edificio que alberga a la
Dirección Departamental, puesto que no es suficiente el parqueo exclusivo para
los visitantes y la avenida es muy transitada y estrecha, en caso de existir alguna
emergencia, esto provocaría desorden y riesgo de un posible accidente a la salida
4
de los visitantes o de los mismos empleados; por lo que se necesita la
colaboración de las autoridades competentes para controlar el tráfico vial.
El FODA se aplica como una herramienta de análisis institucional, para
conocer la situación interna y externa de la misma, con la cual se establece una
visión concreta y realista que nos permite enfocar la optimización de los recursos
existentes e indispensables de la institución.
3.1.4 Situación Externa

 Demanda de los Servicios:
Debido a la diversidad de servicios que presta esta institución a los
estudiantes, existe una afluencia diaria de aproximadamente trescientas personas,
distribuidas en las diferentes oficinas, secciones y departamentos que la
conforman y de acuerdo a cada proceso existen temporadas donde se atienden
unas quinientas y hasta seiscientas personas por día sin medir el tiempo. Se
hace constar que la demanda no solo es interna sino que también externa porque
hay ocasiones en que es necesario salir a centros educativos de los diferentes
niveles ya sea en municipios o aldeas, a atender casos muy especiales y a
programar reuniones con padres de familia o con miembros de organizaciones
locales u ONG.
 Relaciones con otras Instituciones:

Existe mucha relación con todas las instituciones del departamento de
Jalapa ya que es una institución con mucho éxito y proyección que necesita del
apoyo de instituciones afines, tanto en el área financiera como de infraestructura
y capacitación.
Asimismo presta apoyo según las necesidades manifestadas por cada
dependencia, ya que existen procesos que tienen mucha interrelación con
entidades que están puramente vinculadas al ámbito educativo, otras de tipo legal
y algunas de salubridad.
Frecuentemente se planifican reuniones con organizaciones locales y
rurales para poder sacar adelante proyectos que conllevan fines educativos no
4
lucrativos y con los delegados de la Procuraduría de los Derechos Humanos,
Alcaldes municipales, Centro de Salud y otros.
 Supervisión, Control y Evaluación

Se da y se realiza constantemente, no solo del personal interno, sino que
de las actividades que se llevan a cabo dentro y fuera de la institución, con el
único fin de que se cumplan los objetivos y metas propuestos; permitiendo así,
medir la calidad y efectividad de los mismos.
Esta supervisión también se da a nivel escolar para lo cual existen
personas idóneas nombradas para este fin como son los profesionales que tienen
a su cargo una Supervisión Educativa o una Coordinación Técnica
Administrativa, quienes a su vez tienen una planificación de por lo menos de dos
a tres veces por semana supervisar los distintos centros escolares que tienen bajo
su jurisdicción de los diferentes niveles educativos existentes.
 Material y Equipo
La oficina sección financiera, cuenta con el material y equipo necesario
para ejercer la labor técnica administrativa con eficiencia y eficacia.
 Equipo de Oficina
El equipo adecuado para poder desempeñar las labores administrativas,
entre ellas podemos mencionar: equipos de cómputo completo con sistema
Office y Windows actualizado, equipo para videoconferencias, fotocopiadoras,
escáneres, cañonera y papelera.
Contar con este equipo ha beneficiado en un cien por ciento la calidad y

efectividad de los procesos educativos.
4
Cuadro 2. Equipo de Oficina
CANTIDAD NOMBRE DE LEITZ

1 Providencias
1 Certificados del IGSS
1 Agendas
1 Solicitudes
1 Oficios recibidos
1 Oficios enviados
1 Circulares
1 Memorándum
1 Cuadros de Movimiento de
Personal
1 Resoluciones enviadas y
recibidos
1 Fichas de Datos
1 Documentos Varios
 Mobiliario
Se cuenta con un total de ciento setenta y ocho escritorios con sus

respectivas sillas, cien archivos de metal, cien libreras, , 20 mesas de trabajo; este
mobiliario es de metal, plástico, madera y vidrio y algunos mixtos, se pudo
verificar que es de material duradero, resistente y de buena calidad, por su
aspecto y consistencia.
Se cuenta con cien sillas para ser utilizados por el público. Dentro de la
oficina 301 donde labora la Licenciada Nora Álcida Velásquez Aguilar se cuenta
con el mobiliario siguiente:
4
Cuadro 3, Mobiliario
CANTIDAD TIPO DE MOBILIARIO ESTADO

Escritorios Se encuentran en buen
estado para ser utilizados
3
dentro de la oficina.
Sillas pequeñas Están en un buen estado
disponibles para cualquier
2
uso.
Los archivos dentro de la oficina se enc
Archivos
buen estado,y son
2utilizados para orden de
papelería de oficina.
Fotocopiadora Se encuentra en mal estado.
1
Se encuentran en buen
3
Mesas estado y sirven para colocar
pequeñas documentos varios.
Se encuentra en buen
estado es la principal
1 Computadora herramienta para la
redacción de documentos
que se requieran.
Secuentaconuna
impresora que está en buen estado y sirve
Impresora
1
Las sillas se encuentra en

buen estado y están
3 Sillas de
disponibles para cada
Escritorio
escritorio dentro de la
oficina.
 Recursos
La oficina de inventario de la Dirección Departamental de Educación es

la encargada de mantener los recursos necesarios para la utilización del personal
que labora en la institución y los docentes.
4
3.2 Sección II: Asistencia Técnica Administrativa
3.2.1 Actividades Asignadas por el Jefe Inmediato
 Revisión de Boleto de Ornato

Se procede a la verificación de boletos de ornato conforme a la letra
escalonaría, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el formato de recursos
humanos llevando su consolidado y su orden especifico así mismo con un
conocimiento de entrega firmado y sellado por la coordinadora técnica
administrativa.
 Suscribir Actas
Se procede a la suscripción de actas de toma de posesión, de retiro en
caso de jubilación colocando número de acta, lugar y fecha, nombres y apellidos,
colocar punto por punto, consignando firma nombre completo de quien certifica
el acta el visto bueno de la certificación puede ser consignado por el coordinador
de recursos humanos de la dirección departamental de educación.
 Elaborar Oficios
Elaboración de oficio colocándole lugar y fecha no de oficio a quien va
dirigido asunto a tratar explicado de forma breve y concisa despedida y firma, se
hace el oficio para informar a recursos humanos que se necesita certificados de
IGSS colocando el número de certificados anulados uno por uno para que puedan
entregar certificados para extenderle a los docentes.
 Legalizar Documentos
Se hace legalización de documentos como confrontaciones colocándole el
sello respectivo verificando original y copia para poder confrontar se coloca el
sello de fecha, sello de la licenciada que confronta, sello del distrito para su
4
legalización lo firma la licenciada, firmando cada una de las hojas. También se
hace entrega de documentos legalizados directores.
 Presentar el Informe Semanal de Actividades

Al final de cada semana se tiene que entregar un informe semanal de las
actividades realizadas durante la semana colocándole objetivo que es lo que se
realizó cada día, poner la fecha de las actividades en un cronograma hacer
constar que las actividades calendarizadas fueron realizadas de forma eficiente.
 Ordenar Archivos
Se ordena el archivo para tener un mejor control en los leitz se se
clasifican los documentos recibidos colocando a cada uno por fecha en la que se
recibió, también se archivan las fichas de los docentes, clasificando cada ficha
por escuela, archivar documentos de correspondencia para poder tener más
espacio en la oficina.
 Elabora y Redacta Constancias Laborales

Se hace redacción de constancia de labores a los docentes en la cual se les
pide su nombre completo, No. de DPI colocándole la dirección de residencia y de
la escuela donde labora si es docente por contrato o docente presupuestado en
que letra escalonaría esta para colocarle el sueldo que devenga cada mes, por
finalizado se entrega una hoja original y una copia para que la licenciada la firme
y selle par que tenga validez.
 Atender Público
Se brinda atención al público cuando la licenciada sale a visitar escuelas,
los docentes llegan a entregar papelería a la licenciada mientras ella sale se tiene
que recibir la correspondencia colocarles una firma de recibido, guardarla en un
sobre y verificar si la papelería está completa para poder recibirla.
4
 Atender Llamadas Telefónicas
Se atienden las llamadas a la licenciada mientras que ella revisa
documentos importantes, conforme a un listado telefónico se llama a cada
director de las escuelas para convocarlos a reuniones en las cuales deben asistir,
sino también son llamados para pedirles papelería pendiente que tengan de
entregar, recordándoles que documentos tienen pendientes y cuál es el formato
que tienen que llevar.
 Movimientos del Personal

Hacer movimientos de personal colocando el nombre completo del
docente, lugar y fecha motivo por el cual se hace el movimiento, verificar la
papelería la cual debe contener fotocopia de DPI, del carné de afiliación, titulo,
cedula docente, acta y el número de partida del docente donde consta el
movimiento.
3.2.2 Actividades Realizadas por Iniciativa Propia

 Elaborar Certificados del IGSS
Se elabora el certificado del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
para el afiliado o beneficiario pidiendo su DPI, carné de afiliación, dirección,
lugar de trabajo, letra escalonaría en la que está para colocarle el sueldo que
devenga, luego de hacer el certificado se coloca en un libro el número de
certificado, fecha en que le brindan atención y firma de la persona que recibe el
certificado.
 Revisar Expedientes
Se procede a la verificación de expedientes conforme a un formato
especifico verificado si tiene título, cedula docente, fotocopia de DPI, carné de
afiliación, numero de partida acta en el cual se tomó posesión, escuela donde esta
laborando y redactando un oficio con cada expediente, entregarlo a recursos
humanos el cual verifican si esta todo en orden y si no volverlo a revisar.
5
 Sacar Fotocopias
Se procede a sacar fotocopias a todos los oficios nuevos, para entregarlo a
cada director, oficio de gratuidad, alimentación, valija para poder liquidar, buscar
escuelas que vienen para informales que tienen que saldar lo más pronto posible,
así mismo se hace entrega de un instructivo con los lineamientos
correspondientes que tiene que llevar el informe al momento de su entrega.
 Entregar Correspondencia a los docentes

Se hace la entrega de la correspondencia a los docentes se les explica cada
formato, que debe realizar firmando cada docente de recibido en una hoja adjunta
a la correspondencia e informándoles la fecha de entrega, que se tiene que
entregar en forma digital y con tres copias, una para la escuela, para la
supervisora y el archivo.
 Apoyar en Actividad Fuera de la Institución

Se le brinda el apoyo respectivo a la coordinadora técnica administrativa
fuera de la institución en la entrega de libros a cada director en la cual se cuentan
cuántos libros se le tienen que entregar a cada escuela las materias, los grados
buscándolo en listado respectivo con el código del establecimiento se hace el
conocimiento por cada director.
3.2.3 Descripción de Actividades Realizadas para Mejora de la Institución

Colaboración en la elaboración de certificados del IGSS, ordenar
diariamente el escritorio de mi jefe y responder llamadas telefónicas, así como
atender al público cuando es demasiada la afluencia. Apoyo en actividades fuera
del horario establecido y cuando es necesario en procesos de otras oficinas de la
misma institución con la debida autorización del jefe inmediato; forrar leitz y
elaborar etiquetas de identificación para los mismos, y para el archivo que se
encuentra en la oficina. En ocasiones se permite la revisión y recepción de
expedientes que ingresan con quejas y necesidades de una pronta solución.
5
3.2.4 Control del Logro de Actividades Durante las Cuarenta Horas
Se presume indicar que se logró más de lo esperado, por la diversidad de
actividades y procesos a ejecutar ya que todo lo asignado por el jefe inmediato
de la DIDEDUC de Jalapa, se realizó constantemente y a tiempo, para evitar la
acumulación de trabajo y por ende lograr con satisfacción su respectivo proceso.
Cada día se van adquiriendo nuevos conocimientos en cuanto a la forma

de organizar, controlar y ejecutar los procesos; sin olvidar la orientación brindada
por quienes están inmersos dentro del rol administrativo incluyendo a la Asesora
de la Práctica Administrativa.
3.2.5 Descripción de Nuevos Conocimientos Profesionales Adquiridos en el Área

Administrativa
Las actividades ejecutas durante la etapa de asistencia técnica han sido
elementales previo a la etapa de práctica directa, debido a que se me ha permitido
conocer y profundizar que el proceso técnico administrativo, no solamente se
encarga de planificar, supervisar y ordenar expedientes, si no que las actividades
son puramente administrativas y elementales. Además se requiere del apoyo
constante del Asesor Jurídico, la Asistente y de los Docentes para mejorar el
desempeño como practicante en las actividades asignadas por el jefe inmediato,
para enmendar errores y tratar de mejorar diariamente los respectivos procesos.
3.2.6 Cronograma de Actividades del Desarrollo de la Asistencia Técnica

No
Actividades Diarias Febrero 2013
FECHAS V L M M J V L M M J
8 11 12 13 14 15 18 19 20 21
1 Revisión de Boletos
de Ornato
2 Suscribir Actas.
3 Elaborar oficios
5
4 Legalizar
documentos
5 Presentar el informe
semanal de
actividades
6 Ordenar archivos
7 Elabora y redacta
constancias labores.
8 Atender público.
9 Atender llamadas
telefónicas.
10 Movimientos de
personal
11 Elaborar Certificados
del IGSS
12 Revisar Expedientes
13 Sacar Fotocopias
14 Entregar
Correspondencia a
los docentes
15 Apoyar en
actividades fuera de
la institución
3.2.7 Evaluación
 Evaluación de Proceso
A través de entrevistas realizadas a la coordinadora técnica administrativa
y el personal de la oficina, se verifica el valor y el empeño que le ponen al
trabajo administrativo realizado dentro de la oficina en apoyo al director
departamental de educación y a los jefes del departamento de la institución. Al
auxiliar al feje inmediato en todas las actividades asignadas o por iniciativa
propia se puede evaluar e identificar parte de las funciones jurídicas y conocer
algunos documentos oficiales que se manejan en la sección, las cuales son parte
puramente del principio de una verdadera administración.
5
 Evaluación de los Objetivos de la Etapa
De acuerdo a los objetivos trazados durante la realización de la etapa de
asistencia técnica fueron en gran manera satisfactoria, se logró responder
adecuadamente al debido cumplimiento de las funciones asignadas por la
coordinación técnico administrativo, para apoyar en las diversas actividades que
beneficiaron al sector oficial 21-01-03 como a toda la institución. Es muy
importante reconocer que trazarse metas u objetivos antes de iniciar un día de
labores es una clave esencial para el buen desempeño de las acciones
administrativas, puesto que aumenta en gran manera la responsabilidad personal,
al saber que hay que cumplir para llegar a obtener con éxito grandes logros.
3.3. Sección III: Práctica Directa Administrativa

3.3.1. Actividades Asignadas Por el Jefe Inmediato
 Programas de Escuelas Saludables

a) Conjuntamente con los docentes y la coordinadora técnica administrativa se
realizó el programa para las diferentes escuelas en la cual expone el
diagnostico ponderación con el apoyo de los directores y docentes para la
realización de este programa para la integridad de la escuela y en otras
actividades que necesitan el apoyo para los diferentes sectores.
b) Para esta actividad se empleó el principio disciplina ya que implica una

práctica ordenada y perseverante, la disciplina ya que implica una práctica
ordenada y perseverante, la disciplina lleva a respetar reglas de acuerdos
instrucciones mediante un jefe inmediato para la realización de actividades
fuera y dentro del establecimiento unidad de mando aplicado por el jefe
inmediato en el cual se tuvo que escuchar las distintas instrucciones para
realizar las actividades.
c) Para esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo

solicitud, los docentes hicieron una solicitud para pedirle a la dirección
departamental el programa de las escuelas saludables.
5
d) Se utilizaron los recursos
Humanos
 Coordinadora técnica administrativa
 Directores
 Practicante
Materiales
 Computadora
 Impresora
 Hojas papel bond
e) La realización de esta actividad se demostró manejo e interés de la

descripción de las distintas actividades a realizarse con el programa de
escuelas saludables lo importante fue la motivación que tenía los docentes, ya
que se realizaron de una manera cuidadosa y observaron que todos los
docentes estuvieran de acuerdo en la actividad.
 Consolidado de Correos Electrónicos

a) Después de recibir los diferentes correos electrónicos de los establecimientos
educativos se hizo la respectiva verificación que todos tuvieran la
información correspondiente, si fue ingresada la información con forme al
formato establecidos. Se hizo de forma efectiva realizando un consolidado a
cada escuela para ser ingresado en un informe.
b) Autoridad fue el principio administrativo utilizado en donde el jefe inmediato

realizo el orden de la verificación de los corros electrónicos que han sido
ingresados en un consolidado para guardar la información las cuales se aplicó
correctamente las órdenes del mismo que habían recalcado.
5
Orden se aplicó por medio de las fichas de datos que se tenían a la vista
en el cual se nota la coordinación y ordenamiento de distintos ingresos de
datos.
c) Para la realización de esta actividad se utilizó el instrumento administrativo,

fichas de datos, en las mismas se encuentra la información necesaria para
hacer el consolidado.
d) Se utilizaron los
recursos: Humanos
 Directores
 Docentes
 Practicante
Materiales
 Computadora
 Impresora
 USB
e) El manejo de esta actividad de correos electrónicos requiere de mucha

responsabilidad, tiempo, orden, y lo más importante una iniciativa constante,
se llevó a cabo un buen trabajo y control de la actividad, de esta forma no se
obtuvo ningún problema, esto significa que el trabajo fue realizado con éxito
 Verificación de Códigos
a) Se revisa determinadamente cada establecimiento educativo para verificar si
tiene dirección, nombre de la escuela, correo electrónico del director y los
docentes que laboran en la escuela, grados que imparte cada docente, sección
total de alumnos; cuantos hombres y mujeres asisten por sección.
5
b) Autoridad fue el principio administrativo utilizado donde el jefe inmediato
realizo el orden de la verificación de los establecimientos, en la cual se aplicó
correctamente las ordenes que el mismo había recalcado, se obtuvo un
satisfactorio trabajo la autoridad no solo es dirigir y dar órdenes sino también
apoyar para mejorar.
Orden se aplicó por medio de informes que se tenían a la vista en el cual

tenían una coordinación con la supervisora para poder resolver cualquier
problema que se presentara.
c) Para la realización de esta actividad fue necesario utilizar el instrumento

administrativo informe y constancias de códigos de establecimientos para
poder verificar los datos.
d) Se utilizaron
recursos Humanos
 Directores
 Docentes
 Practicante
Materiales
 Computadora
 Impresora
e) La forma que se trabajo fue satisfactoriamente sin ningún inconveniente se

logró que no ocurriera ningún problema en los códigos de los
establecimientos, con la información que los directores y docentes brindaron,
se hizo más fácil la identificación de cada docente, grado y cuántos alumnos
5
atiende cada maestro; esto se manejó responsabilidad y orden dentro de la
aplicación de la oficina.
 Realización del programa de infraestructura

a) Por disposición del jefe inmediato se realiza el programa el cual se describen
las actividades que realizaran cada director deberá realizar un informe
detallado que tiene la escuela, fotos de la infraestructura, se hace un listado
de los establecimientos con necesidades que presenta cada escuela se
presenta a la oficina de análisis un informe para la verificación de los
establecimientos.
b) Autoridad fue el principio administrativo utilizado donde el jefe inmediato

realizo el orden de la verificación de los establecimientos, en la cual se aplicó
correctamente las ordenes que el mismo había recalcado así mismo se obtuvo
un satisfactorio trabajo la autoridad no solo es dirigir y dar órdenes sino
también apoyar para mejorar. Orden se aplicó por medio de informes que se
tenían a la vista en el cual tenían una coordinación con la supervisora para
poder resolver cualquier problema que se presentara
c) Para la realización de esta actividad se utilizó el instrumento administrativo

listado de escuelas, con forme al listado se realizaron las actividades
detalladas de cada escuela.
d) Se utilizaron los
recursos Humanos
 Coordinadora Técnica Administrativa
 Directores
 Docentes
 Practicante
Materiales
5
 Computadora
 Impresora
 Fotocopiadora
e) La forma en que se trabajo fue adecuada sin ningún inconveniente se logró

que no ocurrieran problemas dentro de lo recorrido ya que cada director tiene
que dar a conocer las necesidades que presenta cada establecimiento
educativo e informar al supervisor esto se manejó con responsabilidad y
orden dentro de la actividad.
 Orden de Archivo
a) Se procede en el ordenamiento del archivo el cual se encuentra en total
desorden principiando que todos los expedientes no estaban en un lugar
adecuado no se podía obtener la búsqueda adecuada de cada expediente así
mismo se ordenó en forma alfabética para mantener control en cada
expediente para la identificación se hacen separadores con el nombre y
apellido del docente y la escuela donde labora.
b) Orden fue el principio administrativo utilizado donde se aplicó por medio de

informes que se tenían a la vista en el cual tenían una coordinación con la
supervisora para poder tener un mejor control en el archivo; sí mismo se
obtiene un buen ordenamiento y modificación de archivos. Ejecución se
atribuye responsabilidad las cuales al ejecutar dicha actividad
cuidadosamente obteniendo un trabajo de manera efectiva.

administrativo archivador para colocar en orden todos los documentos.

 Humanos
5
 Directores
 Docentes
 Practicante
Materiales
 Computadora
 Folder
 Hojas bond
 Archivo
e) Se ordenó el archivo en orden alfabético colocando cada expediente en forma

correspondiente siendo muy afectiva la actividad y sin ningún contratiempo
se lleva un mejor control en el archivo.
 Entrega de Libros a Docentes

a) Se les convoca a una reunión a los directores para informales sobre la entrega
de los libros de textos e informándoles lugar y fecha de la entrega así mismo
también se les entrega el respectivo formato las actividades que se realizan
con los mismos y si hay alumnos que se queden sin este material el docente
debe hacer una solicitud para poder analizarla haciendo un conteo de los
educandos con necesidades especiales.
b) Para esta actividad se empleó el principio Orden y Disciplina ya que para la

entrega de los libros de textos pues se debían de ordenar todos los libros y
mantener la disciplina el monto de recibirlos.

administrativo, libros conocimientos, libro de actas, cada docente se le
entregan los libros y tienen que firmar cada libro.
6
 Humanos
 Directores
 Practicante
Materiales
 Libros
e) Se obtiene un resultado satisfactorio ya que los directores colaboran al

momento de entregarles los libros de textos manteniendo el orden en la
actividad realizada.
 Listado de establecimientos educativos del ciclo escolar que pagaran operación

escuela
a) Se hace un listado del Sector Oficial, distrito no. 21-01-03, conforme al
listado con los establecimientos se recibe el pago de cada director
explicándoles donde deben pagar las condiciones de pago se verifica un
listado con los códigos de cada institución, se hizo la modificación de los
establecimientos que no pagaran el programa por lo tanto se hace un listado
para que no tengan ningún problema al momento del pago.
b) Para esta actividad se empleó el principio Control se aplicó para llevar un
sistema de ordenamiento en los establecimientos educativos, cono el orden en
cual se establecieron los códigos de las escuelas.
c) Para la realización de esta actividad se utilizó el instrumento administrativo,

Listado de establecimientos educativos para llevar un control en los
establecimientos.

 Humanos
6
 Practicante
 Director
Materiales
 Computadora
 Impresora
a) Se realizó un resultado excelente ya que con los cambios y la verificación de los

códigos se pudo llevar un mejor control.
3.3.2 Actividades por Iniciativa Propia
 Revisión de expedientes
a) Se lleva acabo ordenado los expedientes por cada año ya que está en desorden en
la búsqueda de cuadros Prim de los alumnos se hace un ordenamiento de cada
uno identificándolos por el año la escuela la cual se hace más amena en la
búsqueda de los expedientes revisándolos y colocándolos en un leitz. Se ordenar
cada expediente en forma alfabética para que se lleve un mejor control en los
expedientes.
b) Se utilizó el principio de orden para verificar que el expediente tuviera la

papelería respectiva.
c) Para esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo

Expedientes para poder identificar cada uno por las fechas y llevar un orden.

 Humanos
6
 Practicant
e
Materiales
 Archivador
 Leitz
e) El resultado fue excelente en el mejoramiento e identificación de los expedientes

para tener un mejor orden en el archivo
 Archivar las fichas de datos

a) Se saca un listado con todos los nombres de los docentes, cada docente tiene que
llevar una ficha de datos personales en digital y tres copias dejándolas en la
oficina de la licenciada encargada. Se hace un archivo con todas las fichas
colocándolas en un leitz con el listado respectivo se ordenan en forma de sector
cada sector se identifica al inicio del mismo con el nombre del establecimiento
código y una letra del abecedario se le coloca afuera de la hoja.
b) Para esta actividad se empleó el principio Orden toda información importante

debe de estar en un lugar adecuado en el momento que corresponda.
c) Para esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo, archivo

se hizo uso para poder tener información de todos los docentes.

 Humanos
 Docentes
 Practicante
 Computadoras
 Impresora
6
 Hoja papel bond
6
e) El resultado fue excelente porque las fichas de datos se archivaron en forma
alfabética para tener un mejor ordenamiento en el archivo.
3.3.3 Aportes Administrativos Brindados a la Institución

Los aportes brindados en el Distrito 21-01-03 y a la institución fueron muy
significativos pues se pusieron en manifiesto todos los conocimientos adquiridos
durante la formación académica.
Se dieron varios aportes en materia técnica, por ejemplo la implementación
de instrumentos técnico administrativos que hoy garantizan mecanismos de
control al distrito, el ordenamiento alfabético y clasificación de los expedientes
puesto que esto facilitara su búsqueda y entrega cuando sea necesario para lo
cual se doto a la oficina separadores para los archivos, folders y ganchos.
3.3.4 Nuevos Conocimientos Obtenidos en el Campo de la Administración

En el aspecto de conocimiento es importante reconocer que todo lo
experimentado en este proceso se puede clasificar como nuevo aprendizaje contar
con la relación directa en una institución. La integración teoría y práctica es
importante puesto que solo así se garantiza la consecución de objetivos,
considerando que este aspecto consolida el aprendizaje puesto que siempre se debe
tener una base para actuar, un respaldo que permita garantizar una respuesta al
requerimiento que se pueda hacer.
El conocimiento de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de
una institución brindan aportes administrativos que ayudan a mejorar la calidad
siendo significativos en el campo profesional, la práctica directa se hace
emprendedora en todas las actividades desarrolladas.
3.3.5 Cronograma de Actividades de la Práctica Administrativa
6
Actividades
MARZO ABRIL
realizadas
Fechas 1 4 5 6 7 8 11 12 13 14 1 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29 1 2 3 4 5 8 9 10 11 12 15 16 17 18
5
Programas
de escuelas
saludables
Consolidado
de coreos
electrónicos
5
Verificación
de códigos
Realización
del
programa de
infraestructu
ra
Orden de
Archivo
Entrega de
libros a
docentes
6
Listado de
establecimie
ntos
educativos
del ciclo
escolar que
pagaran
operación
escuela
Revisión de
expedientes
5
Archivar las
fichas de
datos
6
3.3.6 Evaluación de los objetivos previstos en la etapa
Todos los objetivos previstos en la práctica directa son alcanzados de una
manera satisfactoria, porque se logró corresponder con el cumplimiento de las
actividades asignadas y por iniciativa propias logrando así alcanzar las metas, con
responsabilidad y colaboración así mismo siguiendo los lineamientos establecidos
respetando las disipaciones de la Coordinadora Técnica Administrativa en la redacción
de todos los documentos, contribuyendo de esta manera en todas las actividades
administrativas que se llevan a cabo en la institución.
3.3.7 Evaluación crítica de la práctica administrativa

La realización de la práctica administrativa, se perfila como una disciplina de
gran interés investigativa y crítica, debido a los retos que enfrenta la educación
en la actualidad, todo ello con la única finalidad de establecer dentro de la
institución educativa las condiciones en las que se desarrolla el proceso
administrativo más que nada eficiente, exitoso, objetivo y responsable para cumplir
con las funciones y disposiciones.
CAPÍTULO IV
SISTEMATIZACIÓN DE LA EXPERIENCIA ADQUIRIDA
4.1. Etapa Diagnóstico
En la primera etapa se conoce y realiza una evaluación sistemática y completa de las

realidades externas e internas que existen en una institución. Así mismo es una
aproximación desde las causas, efectos, raíces y análisis social, el cual es un proceso
permanente, participativo y de aprendizaje para entender y analizar el porqué de las cosas,
como son, y permite conocer con facilidad los espacios adecuados y necesarios para el
pleno desarrollo de las actividades.
La Práctica administrativa juega un papel importante debido a que en ella se obtienen

conocimientos concretos acerca de la Administración Educativa en ésta etapa en donde se
puede verificar el funcionamiento real de dicha Administración dentro de la sociedad,
además se encuentra en contacto con muchas personas como padres de familia, docentes,
supervisores educativos secretarias y alumnos los cuales motivan a realizar un buen trabajo.
En lo personal es satisfactorio brindar apoyo a las personas y formar parte del proceso, por
otro lado cabe destacar que la clave del éxito está en el orden que se lleva debido a que
facilita en muchas ocasiones la solución de un determinado problema.
La planificación de la fase diagnóstica fue importante porque estableció una guía

durante todo el proceso.
A través de la fase institucional se estableció contacto directo con la Dirección

Departamental de Educación y se conoció a fondo la situación en la que se encuentra el
mismo.
Adquirir experiencias y habilidades fundamentales de la Administración Educativa.

Ejecutar las actividades administrativas que sean necesarias para el correcto
funcionamiento de la institución, con el propósito de cumplir con la visión, misión y
políticas de las Institución y el Reglamento de Práctica Administrativa
4.2. Asistencia Técnica

La etapa de asistencia técnica permite brindar el apoyo necesario y el conocimiento
adquirido en las actividades administrativas. Por medio de las funciones asignadas por el
jefe inmediato se tiene la oportunidad de ejecutar las diferentes actividades que le servirán
para ser un buen administrador. En etapa de la práctica administrativa, la cual se inicio a
partir de la Planificación, permitiendo organizar el trabajo a realizar dentro de la
institución, se diseñaron los objetivos generales los que guiaron toda la etapa de técnica, se
emplearon métodos con inductivo, analítico, y algunas técnicas entre ellas Participativa, el
diálogo, Interrogativa, en esta etapa se brindo apoyo al Supervisor Educativo en todo
momento, a través de la realización de actividades asignadas por el jefe inmediato y las de
iniciativa propia.
Desempeñando eficaz y eficientemente todas las actividades que asignen en la etapa

de asistencia técnica para poner en práctica todo lo aprendido en la universidad.
Esta etapa comprende la participación del alumno estudiante en las actividades

administrativas que le sean asignado auxiliando al coordinador Técnico Administrativo en
la unidad de trabajo, mediante la comunicación, interacción, relaciones humanas y el apoyo
que se pueda efectuar durante las 40 horas de duración de dicha fase.
A través de la realización de la etapa de Asistencia Técnica se pudo colaborar en el

trabajo administrativo y coordinar actividades establecidas, aplicando conocimientos
adquiridos en el área administrativa.
4.3. Práctica Directa Administrativa
La tercera y última etapa se desarrolla con la iniciativa colaboración y el conocimiento

de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de una institución brindan aportes
administrativos que ayuden a mejorar la calidad del proceso administrativo de la institución
manifestando principios administrativos necesarios en la ejecución de las actividades
asignadas por el jefe inmediato y por iniciativa propia las cuales sirven para tener un mejor
control.
La práctica directa administrativa se necesita mucho carácter, decisión y

responsabilidad para dirigir una dependencia educativa donde se desarrollan actividades
relacionadas con el proceso técnico - administrativo enfocado al campo educativo, esto
permite que a través de las capacidades, destrezas, actitudes y habilidades, se puedan
demostrar los conocimientos básicos administrativos adquiridos para el buen desarrollo y
desempeño de las actividades asignadas por el jefe inmediato.
En esta etapa se puedo verificar el trabajo A través de la realización de la etapa de

Práctica Directa, se pudo colaborar en el trabajo administrativo y coordinar actividades
establecidas, aplicando conocimientos adquiridos en el área administrativa.
La realización de la etapa de Práctica Directa, se pudo colaborar en el trabajo

administrativo y coordinar actividades establecidas, aplicando conocimientos adquiridos en
el área administrativa.
A través de la práctica directa se conocieron cada uno de los procesos técnicos

administrativos útiles para el administrador.
CONCLUSIONES
 Se aprobaron exitosamente cada una de las diferentes etapas de la práctica

administrativa (Diagnóstico Institucional, Asistencia Técnica y Práctica directa)
permitiendo al estudiante practicante un acercamiento previo al campo técnico-
administrativo.
 Se observó la infraestructura, así como el desarrollo de la actividad administrativa

de la Dirección Departamental de Educación, obteniendo información básica de
dicha institución.
 Todas las actividades fueron realizadas con eficiencia, demostrando capacidad e

iniciativa en los procesos administrativos realizados en la institución.
 Se auxilió al personal administrativo de la Dirección Departamental de Educación.
 Se adquirieron los conocimientos y experiencia necesarios; referentes a los

procedimientos administrativos, permitiendo realizar tareas propiamente de esa
índole.
 La Etapa de la Práctica Directa es muy importante, el alumnos practicante adquiere

conocimientos de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de una
institución.
i
RECOMENDACIONES
 Que las posibles dificultades que se puedan presentar durante el desarrollo de la

práctica administrativa, se resuelva con el apoyo y criterio del jefe inmediato
superior.
 El diagnóstico institucional debe enfocarse en la habilidad de desarrollo e

implementar programas que apoyen la misión de la organización pues estos están
conectados no solo a la misión sino también a la competencia institucional y a la
visualización de las metas.
 Hacer uso de las técnicas adecuadas, en la ejecución de la práctica para obtener

información real de las Direcciones Departamentales de Educación, para facilitar la
toma de decisiones y resolver los distintos desafíos que se presentan en los
departamentos del país.
 Planificar siempre las actividades o tareas administrativas, previo a su ejecución,

para obtener resultados positivos.
 Que la ejecución de las acciones se realicen con profesionalismo y responsabilidad

durante el proceso administrativo.
 Brindar aportes administrativos que ayuden a mejorar la calidad del proceso

administrativo de la institución.
i
LISTA DE REFERENCIAS
 Chiavenato, Idalberto, (1999), “Introducción a la teoría general de la

administración”. 5ª. Edición Mc. Gaw-Hill, Colombia.
 Departamento de Publicaciones Facultad de Ciencias Económicas, (19994:175),

apuntes sobre derecho administrativo. USAC. Guatemala
 F. Stoner James A. y Charlews Wankel. (1997), administration. Editorial Prentice –

Hall Hispanoamericana, S.A. México.
 Guizar Montufar, Rafael. (2004:405), derecho organizacional. Editorial Prentice –

Hall Hispanoamericana, S.A. México.

Informe Practica Addministrativa USAC

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DELMY ARACELY HERNÁNDEZ MELGAR

Informe de Práctica Administrativa para Graduación

Asesora: Licda. Olga Leticia Martínez Duarte

Revisor: Lic.: Mario Josué Lima

Universidad de San Carlos de Guatemala

Centro Universitario de Sur Oriente -CUNSURORI-

Carrera de Profesorado de Enseñanza Media en Pedagogía y

Técnico en Administración Educativa

Jalapa, octubre 2014

PLAN GENERAL DE PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

MARCO TEÓRICO REFERENCIAL

2.2. Administración Pública 8

2.3. Administración Privada 9

2.4. Administración Educativa 9

2.5. Etapas de la Administración 10

2.6. Principio de la Administración Según Henry Fayol 12

2.7. Principios de Frederick Taylor 15

2.8. Registros y Controles 16

ETAPAS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

3.1. Sección I: Etapa de Diagnóstico Institucional 21

3.1.1. Información General de la Institución 21

3.2. Sección II: Asistencia Técnica Administrativa 36

3.2.1. Actividades Asignadas por el Jefe Inmediato 36

3.2.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia 38

3.3. Sección III: Práctica Directa Administrativa 42

3.3.1. Actividades Asignadas Por el Jefe Inmediato 42

3.3.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia 50

4.1. Etapa Diagnóstica Institucional 56

4.2. Etapa de Asistencia Técnica 57

4.3. Práctica Directa Administrativa. 58

Lic. Carlos Alvarado Cerezo

HONORABLE CONSEJO DIRECTIVO

Lic. Otto René Solís Méndez

Lic. Héctor Hugo Lima Conde

Dr. Carlos Enrique Saavedra

Lic. Diego José Montenegro López

Erickson Javier Gonzales Lemus

Lic. Zoot. Álvaro Romeo Orellana Barrera

Licda. Cecilia Isabel Aguirre Lucero

Jalapa, octubre 2014

Por estar siempre presentes, acompañándome para darme ánimos de seguir

Quienes sin esperar nada a cambio compartieron sus conocimientos, alegrías y

A LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Y AL CENTRO

La Práctica Administrativa constituye el final para el cierre de pensum de la

El informe está diseñado en dos secciones, la primera es fundamentación teórica,

El curso de Práctica Administrativa está compuesta de tres etapas:

Diagnóstico Institucional: consiste en observar completamente la infraestructura

Asistencia Técnica: en esta etapa se inicia brindando apoyo en algunos de los

Práctica Directa: se llevó a cabo en un período de ciento cuarenta horas, se logró

En el informe aparecen las conclusiones y recomendaciones sobre el proceso

El curso de la práctica administrativa 524, requiere toda información académica

La primera Etapa: Diagnóstico Institucional que consistirá en recopilar datos

Segunda Etapa: Asistencia Técnica, es el ejercicio operativo de actividades de

Tercera Etapa: Práctica Directa, En la que se realizará el ejercicio profesional

PLAN GENERAL DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

 Duración: 200 horas (01-02-2013) (19-04-2013)

1.2 Objetivos Generales

1.3 Observación y Diagnóstico

1.3.2 Metodología Primera Etapa

Impresiones Q.30.00 Q.30.00

Gasolina por Semana Q.80.00 Q.80.00

1.3.5 Logros Esperados

1.3.6 Objetivos Específicos Segunda Etapa