Informe Practica Addministrativa USAC

DELMY ARACELY HERNNDEZ MELGAR
Informe de Prctica Administrativa para Graduacin

de Profesorado de Enseanza Media en Pedagoga y
Tcnico en Administracin Educativa
Asesora: Licda. Olga Leticia Martnez Duarte
Revisor: Lic.: Mario Josu Lima
Universidad de San Carlos de Guatemala

Centro Universitario de Sur Oriente -CUNSURORICarrera de Profesorado de Enseanza Media en Pedagoga y
Tcnico en Administracin Educativa
Jalapa, octubre 2014

1
NDICE
Contenido
Pginas
INTRODUCCIN
JUSTIFICACIN
ii
CAPTULO I:
PLAN GENERAL DE PRCTICA ADMINISTRATIVA
1.1.Identificacin
1.2.Objetivos Generales
1.3.Observacin y Diagnstico
CAPTULO II:
MARCO TERICO REFERENCIAL
2.1. Administracin
2.2. Administracin Pblica
2.3. Administracin Privada
2.4. Administracin Educativa
2.5. Etapas de la Administracin
10
2.6. Principio de la Administracin Segn Henry Fayol
12
2.7. Principios de Frederick Taylor
15
2.8. Registros y Controles
16
CAPTULO III:
ETAPAS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA
3.1. Seccin I: Etapa de Diagnstico Institucional
21
3.1.1. Informacin General de la Institucin
21
3.1.2. Infraestructura
27
3.1.3. Situacin interna
28
3.1.4. Situacin Externa
32
3.2. Seccin II: Asistencia Tcnica Administrativa
36
3.2.1. Actividades Asignadas por el Jefe Inmediato
36
3.2.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia
38
3.2.3. Descripcin de actividades para mejora de la institucin
39
3.2.4. Control del logro de actividades durante las cuarenta horas
40
3.2.5. Descripcin de nuevos conocimientos profesionales adquiridos

en el rea administrativa
40
3.2.6. Cronograma de Actividades del Desarrollo Asistencia Tcnica
40
3.2.7. Evaluacin
41
3.3. Seccin III: Prctica Directa Administrativa
42
3.3.1. Actividades Asignadas Por el Jefe Inmediato
42
3.3.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia
50
3.3.3. Aportes Administrativos Brindados a la Institucin
52
3.3.4. Nuevos Conocimientos Obtenidos en el Campo de la

Administracin Educativa
52
3.3.5. Cronograma de Actividades de la Prctica Administrativa
53
3.3.6. Evaluacin de los Objetivos Previstos en la Etapa
55
3.3.7. Evaluacin Critica de la Prctica Administrativa
55
CAPTULO IV:
SISTEMATIZACIN DE LA EXPERIENCIA
4.1. Etapa Diagnstica Institucional
56
4.2. Etapa de Asistencia Tcnica
57
4.3. Prctica Directa Administrativa.
58
CONCLUSIONES
iii
RECOMENDACIONES
iv
LISTA DE REFERENCIAS
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE SUR ORIENTE
CARRERA DE PROFESORADO EN ENSEANZA MEDIA Y TECNICO EN
ADMINISTRACION EDUCATIVA
Lic. Carlos Alvarado Cerezo

Rector Magnifico
HONORABLE CONSEJO DIRECTIVO
Lic. Otto Ren Sols Mndez

Presidente
Lic. Hctor Hugo Lima Conde

Secretario
Dr. Carlos Enrique Saavedra Vlez

Representante Docentes
Lic. Diego Jos Montenegro Lpez

Representante Docentes
Erickson Javier Gonzales Lemus

Representante Estudiantil
Lic. Zoot. lvaro Romeo Orellana Barrera

Coordinador Acadmico
Licda. Cecilia Isabel Aguirre Lucero

Coordinador de Carrera
5
Este trabajo es presentado por el autor, quien es

el responsable del contenido de dicho informe
como proceso de Prctica Administrativa previo
a optar el ttulo de Profesor de Enseanza Media
en Pedagoga y Tcnico en Administracin
Educativa.
Jalapa, octubre 2014

6
DEDICATORIA
A DIOS:
Por ser nuestro creador de todas las cosas el que me ha dado la fortaleza para
continuar cuando a punto de caer he estado por eso con toda humildad dedico
primeramente a Dios , por haberme dado la sabidura, que me permiti la vida y la
oportunidad de llevar a cabo los estudios de preparacin profesional guindome por el
buen camino.
A MIS PADRES:
Para mis padres Felipe de Jess Hernndez, Ana Dolores del Carmen Melgar,
Por esos sabios consejos que durante mi vida me han brindado, los cuales llevo siempre
en mi mente y corazn, para ser de m una mejor persona.
A MI ESPOSO
A m amado esposo, Nery David Lemus Fuentes por su apoyo y nimo que me
brinda da con da para alcanzar nuevas metas, tanto profesionales como personales por
su sacrificio y esfuerzo y por creer en mi capacidad aunque hemos pasado momentos
difciles siempre ha estado brindndome su cario comprensin y amor.
A MIS HIJOS:
A mis amados hijos David Fernando Lemus Hernndez, Dominick Eduardo Lemus
Hernndez por ser mi fuente de motivacin e inspiracin, para poder superarme cada
da ms y as poder luchar para que la vida nos depare un futuro mejor.
A MIS HERMANOS:
Por estar siempre presentes, acompandome para darme nimos de seguir
adelante y de poder realizar mis sueos, a Zulma Yadira Hernndez Melgar Mayra
Yojana Hernndez Melgar, Edin Felipe Hernndez Melgar y Arlyn Carolina Hernndez
Melgar, por sus palabras de aliento no me dejaban decaer para que siguiera adelante y
siempre sea perseverante y cumpla con mis ideales.
A MIS COMPAEROS:
Quienes sin esperar nada a cambio compartieron sus conocimientos, alegras y
tristezas. Por apoyarme moralmente en el proceso acadmico.
A LOS DOCENTES:
Por las enseanzas que me brindaron como base fundamental para mi desarrollo
intelectual, logrando que desde las aulas lograr un aprendizaje personal y a la vez
enfocado en el desarrollo de la formacin acadmica
A LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Y AL CENTRO

UNIVERSITARIO DE SUR ORIENTE CUNSURORI:
Por ser la casa de estudio que abri sus puertas para la enseanza e
iluminacin y por llevar a mi persona por el camino del triunfo a un alto nivel
acadmico.
INTRODUCCIN
La Prctica Administrativa constituye el final para el cierre de pensum de la
carrera de Profesorado de Enseanza Media. Los conocimientos que se obtienen sobre la
administracin educativa durante el proceso de estudio es la herramienta ms potente
para desarrollar estrategias adaptadas a la sociedad para posteriormente enmarcar los
problemas y situaciones que los profesionales de la educacin enfrentan cada da. La
administracin educativa pretende dar al estudiante de pedagoga las tcnicas necesarias
adaptables a los niveles de adiestramiento para mejorar todos los procesos
administrativos que se presentan en un centro educativo.
El informe est diseado en dos secciones, la primera es fundamentacin terica,

la segunda abarca la planificacin y las diferentes etapas, es la parte esencial por medio
de la cual se adquiere la experiencia dentro de los distintos procesos que se llevan a una
institucin ya sea pblica o privada, es totalmente prctica, tcnica y abstracta en el
ejercicio para una futura profesin.
El curso de Prctica Administrativa est compuesta de tres etapas:
Diagnstico Institucional: consiste en observar completamente la infraestructura

se realiz en un perodo de veinte horas puras de trabajo para observar y aplicar
instrumentos para recopilar la informacin necesaria, luego procesar, interpretar y
analizar, obteniendo los datos necesarios de la institucin con la finalidad de conocer el
ambiente y al personal que labora en ella.
Asistencia Tcnica: en esta etapa se inicia brindando apoyo en algunos de los

procesos tcnicos y administrativos que tiene a su cargo el jefe inmediato.
Prctica Directa: se llev a cabo en un perodo de ciento cuarenta horas, se logr

desarrollar un plan de accin, ejecutando acciones con responsabilidades y
profesionalismo siendo evaluado por el titular de la dependencia.
9i
Es la fase final en la cual se realizan todas las tareas o procesos puramente

administrativos que se llevan en la oficina.
En el informe aparecen las conclusiones y recomendaciones sobre el proceso

realizado, lo anteriormente describo sobre las diferentes etapas administrativas, as como
tambin los respectivos instrumentos y constancias utilizadas que aparecen en los
anexos.
10
JUSTIFICACIN
El curso de la prctica administrativa 524, requiere toda informacin acadmica
del estudiante Humanista. Como Tcnico en administracin Educativa, siendo este un
proceso que conlleva consiga la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente,
rpida y concreta las operaciones de una institucin educativa, tanto del sector Privado.
La primera Etapa: Diagnstico Institucional que consistir en recopilar datos
del recurso humano, material y fsico de la entidad Educativa.
Segunda Etapa: Asistencia Tcnica, es el ejercicio operativo de actividades de
que se desarrollan en la unidad de trabajo en el cual se pretender de muchas actividades
en el instituto mencionado.
Tercera Etapa: Prctica Directa, En la que se realizar el ejercicio profesional
supervisado del rea tcnico administrativo con funciones de supervisor Educativo.
11
CAPTULO I
PLAN GENERAL DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA
1.1
Identificacin
Nombre de la estudiante: Delmy Aracely Hernndez Melgar
Carn: 201042272
Sede de la Prctica: Direccin Departamental de Educacin, Jalapa
Duracin: 200 horas (01-02-2013) (19-04-2013)
1.2
Objetivos Generales
Elaboracin del diagnstico institucional, se obtiene informacin necesaria del
proceso administrativo a travs de la observacin, para poder proseguir con la segunda

etapa y auxiliar al asesor jurdico de la institucin en las actividades diarias,
posteriormente obtener
ms conocimientos de manera que me pueda involucrar
directamente dentro de los diversos procesos, para poder continuar con la etapa final y
aplicar los principios administrativos en la ejecucin de la prctica directa, los cuales
son la clave para iniciar un buen desempeo laboral puramente administrativo, aplicado
dentro del campo educativo y mejorar mis habilidades y destrezas en beneficio propio.
1.3
Observacin y Diagnstico
1.3.1
Objetivos Especficos Primera Etapa:
Realizar practicas de oficina basadas en la criticidad, analisis y creatividad

profesional y las propuestas innovadoras.
Elaborar propuestas didacticas, tareas y evaluaciones, incorporando diversos

recursos recursos metodologicos y tecnologicos de la enseanza aprendizaje.
1.3.2
Metodologa Primera Etapa

Analtico:
Su aplicacin permite determinar con profundidad la extensin
que abarca la institucin.
12
1.3.3
Tcnicas de la Primera Etapa
Tcnica Interrogativa: Por medio de su aplicacin se obtiene mayor informacin

que se necesitara para las actividades que realicen dentro de la institucin
educativa.
1.3.4
Recursos
Humanos:
Director Departamental
Asesor Jurdico
Asistente
Personal tcnico y administrativo de la institucin
Practicante
Pblico
Asesora de Practica
Fsicos
rea libre de las instalaciones
oficina
escritorio y silla secretarial
libro de Actas
hojas bond
lapiceros
equipo de Computo
cuaderno de notas
engrapadora
clips
folders
fotocopiadora
archivos
sellos
aparato telefnico y fax

13
sobres manila
Gua de la etapa diagnstica
Tecnolgicos:
Computadora
Telfono
Impresora
Memoria USB
Financieros:
DESCRIPCION
VALOR
TOTAL
Impresiones
Q.30.00
Q.30.00
Gasolina por Semana
Q.80.00
Q.80.00
Total
1.3.5
Q.110.00
Logros Esperados
Identificar la importancia de las funciones del administrador educativo.
Aportar ideas para mejorar la administracin del establecimiento
1.3.6
Objetivos Especficos Segunda Etapa
Tener excelentes relaciones humanas para poder comprender las situaciones,

saber qu hacer, preguntar y resolver de inmediato.
Analizar las funciones y actividades que realiza un administrador educativo.
Analizar el proceso de planeacin administrativa desarrollado ejecutando el

anlisis en la prctica.
1.3.7
Metodologa Segunda Etapa:
Inductivo:
Se hace necesaria su aplicacin ya que para adquirir un
conocimiento se debe utilizar este mtodo, principiando por las partes ms

difciles para llegar a los casos particulares.
14
Deductivo: Se hace necesaria su aplicacin en caso especfico para realizar lo

ms fcil y llegar as a los casos particulares.
1.3.8
Tcnicas Segunda Etapa
Investigacin cada elemento objeto que nos pudiera servir para presentar
correctamente el informe.
Dialogo es el elemento esencial para dialogar dentro de dos o ms personas para

adquirir nuevos conocimientos en el proceso administrativo
Observacin tiene el propsito de adentrarse en profundidad en situaciones

sociales y mantener el rol activo.
1.3.9
Recursos
Humanos:
Coordinadora Tcnica Administrativa
Pblico
Practicante
Catedrtica Asesora.
Fsicos:
oficina
equipo de computo
caonera
libro de actas
hojas bond
lapiceros
folder
Gua de la etapa diagnstica
fotocopiadora
15
escritorio y silla secretarial
archivos
sellos
librera
aparato telefnico y fax
escner
sobres manila
computadora laptop
Tecnolgicos:
Computadora
Caonera
Impresora
Memoria USB
Telfono
Financieros:
DESCRIPCION
1. Impresiones
2. Gasolina
VALOR
TOTAL
Q.30.00
Q.30.00
por Q.160.00
Q.160.00
Semana
Total
1.3.10
Q.190.00
Logros Esperados
Apoyar en todas las actividades posibles de beneficio a la administracin de la

institucin.
Colaborar en la ejecucin de procesos administrativos asignadas por la

Coordinadora Tcnica Administrativa de la DIDEDUC de Jalapa.
16
1.3.11
Objetivos Especficos Tercera Etapa
Aplicar los principios administrativos necesarios en la ejecucin de las

actividades.
Adquirir conocimientos de todo el proceso administrativo que se maneja dentro

de la institucin donde se realiza la prctica.
1.3.12
Metodologa Tercera Etapa
Analtico:
Es necesaria su aplicacin, porque cuando ms se analiza se
obtienen mejores resultados.
Deductivo:
Al obtener el conocimiento general se logra con ms facilidad lo
particular a lo general.
Interrogativo: Por medio de su aplicacin se obtiene mayor informacin que se

necesitara para las actividades que realicen dentro de la institucin educativa.
1.3.13
Tcnicas Tercera Etapa
Redaccin: a travs de su aplicacin elaboracin de documentos oficiales, actas,

conocimientos, etc.
Anotaciones: Tomando nota de la informacin necesaria para la elaboracin de

documentos administrativos.
1.3.14
Recursos
Humanos
Pblico
Practicante
Catedrtica Asesora.
Fsicos:
Oficina
17
Escritorio y silla secretarial
Libro de actas
Hojas bond, Lapiceros
Clips
Folders
Gua de la etapa diagnostica
Fotocopiadora
Librera
Tecnolgicos:
Computadora
Caonera
Impresora
Memoria USB
Telfono
Financieros:
DESCRIPCION
1. Impresiones
2. Gasolina
VALOR
TOTAL
Q.30.00
Q.30.00
por Q.160.00
Q.160.00
Semana
Total
1.3.15
Q.190.00
Logros Esperados
Aplicar los principios administrativos en el desempeo de las tres etapas de la

prctica administrativa.
Brindar principios administrativos necesarios en la ejecucin de las actividades.
18
CAPTULO II
MARCO TERICO REFERENCIAL
2.1
Administracin
Se puede definir como el acto por medio del cual una persona planifica, organiza,
coordina, dirige y controla una actividad para obtener as el xito esperado(Consejo

Editorial, 2012, pg. 1)
La administracin es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el uso

de los recursos y las actividades de trabajo con el propsito de lograr los objetivos o
metas de la organizacin de manera eficiente y eficaz. Todo esto se realiza con las
personas y medios idneos para cada actividad, coordinados de tal manera que al utilizar
todos estos recursos correctamente, se puedan alcanzar los objetivos propuestos para
sta organizacin es en general nuestro tiempo y bienes en forma equitativa y
actividades con el propsito de lograr los objetivos y metas en la vida educativa.
2.2
Administracin Pblica
Administracin Pblica es la aplicacin y la observancia de la poltica
gubernamental, la cual ha sido elaborada para autoridades competentes y eficientes, y

por lo tanto, a ella le competen los problemas, poderes, organizacin y tcnicas que
llevan relacionadas las leyes polticas formuladas por las dependencias administrativas
correspondientes. Consejo Editorial (2012, pg. 63)
La Administracin Pblica es la que sumerge al estado a travs de sus

instituciones se acerca e interacta con los ciudadanos y desarrolla actividades de
regulacin, promocin y proteccin, a fin de garantizar el mayor grado posible de
bienestar a la poblacin. Para llevar adelante estas actividades es necesario contar con
instituciones estructuradas y con capacidades que garanticen el mximo desempeo de
sus funciones, y as lograr un mejor control de las organizaciones y tcnicas que estn
relacionas con las leyes del estado.
19
En esta forma la administracin pblica puede ser de la rama ejecutiva,

legislativa, judicial, militar, entre otras.
2.3
Administracin Privada
Es el tipo de administracin ejercida por las organizaciones particulares, este tipo
de administracin adquiere sus propias normas, reglas, reglamentos, sus decisiones son
tomadas en reuniones generales de consejos o bien los miembros quienes tienen a su
cargo la administracin. (Consejo Editorial, 2012, pg. 52)
La administracin Privada es un sistema de reglamentos y normas de la

organizacin distinguida en el desarrollo socioeconmico de un pas por lo cual, es la
que se especializa en el desarrollo de las utilidades particulares de los bienes o servicios,
dando como resultado un beneficio para su organismo. Es decir que la administracin
siempre est enfocada a lograr fines o resultados del bien comn.
La administracin privada est vinculada con la pblica ya que est siempre podr
cumplir con sus atribuciones, facultades o encomiendas mediante el caudal de recursos
2.4
Administracin Educativa
Es la parte de la administracin pblica encargada del que hacer educativo. Son
las Direcciones Departamentales, las dependencias, quienes se encargan de la

implementacin de las polticas educativas para dicho departamento, tiene funciones
normativas, asesora, planificacin, ejecucin, evaluacin y seguimiento de todos. Sosa
Mendoza (1995, pg. 35),
Las administraciones educativas estn obligadas a ser responsables y sostenibles,

es decir, deben contar con principios bien definidos y aplicables, pues las mismas
sostienen un sin nmero de relaciones y su producto, El docente administrador debe
poseer y manejar ciertas aptitudes; debe dirigir con liderazgo, autoridad y capacidad
asesora, con un sentido autogestionario; hacer uso ptimo del tiempo dedicado a los
aprendizajes y de los recursos humanos, fsicos, y materiales. El personal encargado de
20
dirigir una estancia educativa en cualquiera de los niveles y modalidades de la

educacin, est obligado a emplear diversas tcnicas administrativas para liderar y
optimizar el control interno de la institucin
2.5
Etapas de la Administracin
Segn las definiciones de Consejo Editorial (2012, pg.) enfoca Las fases del
Proceso Administrativo.
2.5.1
Planificacin
La investigacin cientfica y la prognosis que constituye el fundamento del
proceso administrativo para la previsin den actividades futuras, es decir de antemano

qu hacer, cmo hacerlo, cundo y quin deber llevarlo a cabo. La planeacin se rige
como puente entre el punto donde las personas se encuentran y aquel a dnde quieren
ir, lo cual implica partir de una situacin dada, al estado, la empresa o la institucin,
lo que determina objetivos, fijar metas, adoptar polticas e identificar estrategias para
movilizarse hacia una situacin deseada, dentro de un cierto tiempo, en funcin de los
recursos de que se dispone.
2.5.2
Organizacin
Esta fase consiste, en el ordenamiento lgico de todos los componentes que

intervienen en el proceso de la produccin de bienes y servicios, determinando roles y
funciones del estado, empresa, instituciones y dependencias y de cada uno de los
elementos humanos que intervendrn en la ejecucin. De igual manera se procede con
los recursos naturales, recursos de capital y los recursos tecnolgicos.
2.5.3
Ejecucin
En esta fase se contempla todo lo relacionado con la realizacin de los planes,

teniendo en cuenta la estructura organizativa y de recursos dispuesta para tal fin. La
ejecucin est ntimamente relacionada con los estilos de direccin de la empresa,
incluye adems la motivacin, el compromiso, el liderazgo de sus actores, la tica
21
para el cumplimiento cabal de las funciones, y el sistema general de comunicacin

que en ella se practica.
2.5.4
Direccin
Es la tcnica de conducir las actividades de los integrantes de una administracin

con principios formales y humanos, dando mayor importancia al liderazgo y a las
buenas relaciones humanas, para alcanzar los objetivos en base al convencimiento y a
la participacin del grupo. Esta fase tambin toma en cuenta la toma de decisiones
que afectan todo el proceso de produccin de servicios y bienes.
2.5.5
Control
Es una actividad continua y permanente en todas las actividades; suministra

informacin, establece metas, comprueba planes y decisiones tomadas, con el fin de
que cada cual conozca sus responsabilidades, autoevalu sus realizaciones y tome la
accin correctiva. En esta fase tambin se integran las funciones de supervisin y
evaluacin para mantener la direccin del proceso, mediante la asistencia permanente
(asesora), y por la que se comprueba el avance del proceso mismo de la calidad de
produccin y productividad de servicios.
La evaluacin es parte de todo el proceso: se evala cada una de las fases del
prctica, y como un todo. (Pg. 13)
Las etapas la administracin, es un conjunto de fases sucesivas a travs de las

cuales se efecta la administracin mismas que se interrelacionan y forman un
proceso integral. La Planeacin Fija el curso concreto de accin que ha de seguirse,
estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinacin de tiempos y de nmeros necesarios para su realizacin.
Organizacin es el establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas,
disposicin, correlacin y agrupacin de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social.
22
Ejecucin es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la

organizacin y la planeacin, direccin ejecucin de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs,
de la motivacin.
Control es la evaluacin y medicin de la ejecucin, con el fin de detectar y
prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
2.6
Principios de Administracin segn Hernry Fayol

Los principios propuestos por Henry Fayol, que han sido aplicados con resultados
positivos, Consejo Editorial (2012), Informa sobre:
2.6.1
Divisin de Trabajo:
Significa dar a cada persona la actividad segn la actividad laboral que tenga.
2.6.2
Autoridad
Es la autoridad que tendr a su cargo el administrador as como la

responsabilidad de asumir la consecuencia a cada decisin que se vea obligado a bien
tomar.
2.6.3
Disciplina
Es la habilidad que debe poseer el administrador para obtener obediencia y la

exitosa ejecucin de las tareas asignadas. Es importante contar con un administrador
responsable y respetuoso por los empleados y polticas de la empresa.
2.6.4
Unidad de mando
Es la habilidad que existir dentro de la empresa para que no se d la duplicidad

de mando. Que los empleados reciban rdenes de un solo superior jerrquico, para
que no exista confrontacin de mando.
23
2.6.5
Unidad de direccin
Se refiere a la direccin y a la utilizacin del mismo plan que debe realizar el

grupo de personas que tendrn a su cargo la ejecucin de la actividad planteada.
2.6.6
Subordinacin del inters particular sobre el general
La finalidad es servir de mediador entre los intereses de los involucrados.
2.6.7
Remuneracin
Se refiere a la cantidad monetaria que recibir el trabajador a cambio de su

trabajo, este debe ser justo de acuerdo a las necesidades de los subordinados.
2.6.8
Centralizacin
Se refiere a la concentracin de ideas, planes y programas los cuales sern

dirigidos por una persona quien se le llamar administrador o dirigente de la
actividad.
2.6.9
Jerarqua
Se refiere a la cadena de autoridad la cual dar inicio desde el superior jerrquico

y finalizar con el rango ms bajo dentro de la organizacin.
2.6.10
Orden
Se refiere al cuidado que debe existir al elegir al personal que estar a cargo
dentro de la organizacin ya que esto facilitar la eficiencia y eficacia en la ejecucin
del plan.
2.6.11
Equidad
Se refiere a la igualdad de intereses que debe existir entre los trabajadores, ya que
esto debe ser justo y ecunime para no crear un clima organizacional de mala calidad.
24
2.6.12
Estabilidad de empleo
Es una decisin que debe tomar con cautela ya que es un factor que al realizar en
forma constante creara inestabilidad dentro de la organizacin.
2.6.13
Iniciativa
Cuando el superior jerrquico le permite al trabajador hacer uso de este principio

puede obtener grandes resultados, y esto genere trabajo en equipo y participacin
activa del trabajador lo cual dar como resultado identificacin plena y fidelidad
dentro de la organizacin.
2.6.14
Espritu de grupo
Se obtiene al tener buena comunicacin con el grupo de trabajo ya que mientras

ms comunicacin exista menor error se tiende a cometer. (Pg. 22)
Henry Fayol, se enfoc en la persona que labora dentro de una institucin,

divide sus estudios en 14 principios en la administracin, estos principios son:
divisin del trabajo, es la especializacin que tiene cada trabajador en las diferentes
reas; autoridad.
El gerente es la autoridad con derecho de dar rdenes , disciplina, obediencia,

dedicacin, energa, unidad de mando, determina que lo subordinados recibirn
ordenes; unidad de direccin, enfatiza asignar un jefe a un grupo o rea determinada;
subordinacin del inters particular sobre el general, la empresa debe prevalecer ante
los particulares; remuneracin, seala una paga justa para los empleados;
centralizacin, define que la administracin debe estar a cargo de un solo
administrador o gerente; jerarqua, que seala el respeto de la lnea de autoridad y
jerarqua; orden, cada cosa debe estar en su lugar.
Estos principios son de gran utilidad ya que son la base fundamental para el
xito en el mbito laboral.
25
2.7 Principios de Administracin Segn Frederik Taylor

Taylor (1998), fijo sus estudios en la prosperidad del empleado, afirmando cuatro
principios, segn los describe Rodas y Rodas.
2.7.1
Planeamiento
Se debe sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la improvisacin

y la actuacin emprico-practica, por los mtodos basados en procedimientos
cientficos, o sea que se debe sustituir la improvisacin por la ciencia, mediante la
planeacin del mtodo.
2.7.2
Preparacin
Se debe seleccionar cientficamente a los trabajadores de acuerdo con sus

aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir mejor. Tambin se debe preparar las
maquinas y los equipos de produccin, as como la distribucin fsica y la disposicin
racional de las herramientas y materiales.
2.7.3
Control
Debe controlarse el trabajo para certificar que el mismo es ejecutado de acuerdo

con las normas establecidas y segn el plan previsto.
2.7.4
Ejecucin
Se debe distribuir las atribuciones y las responsabilidades para que la ejecucin

del trabajo sea disciplinada. (pg. 7)
Los cuatro principios de Frederick Taylor, se orientan concretamente a lograr con

mayor eficiencia el trabajo a travs de mtodos y racionalizacin. Taylor se refera a
su trabajo como Administracin de tareas. sera la manera ms eficiente de lograr
los objetivos de la organizacin, estos principios son: Planeacin, en donde hace
nfasis en que toda actividad debe ser planeada, evitando la improvisacin;
preparacin, se refiera a la seleccin cuidadosa de los trabajadores, preparndolos
segn sus aptitudes para realizar un trabajo de calidad; control, afirmando que es
26
necesario controlar que el trabajo se est realizando segn lo planeado y por ltimo el
principio de ejecucin, que se basa en la distribucin de las tareas y responsabilidades
para la realizacin de las actividades asignadas.
2.8 Registros y Controles

Los instrumentos administrativos utilizados para la realizacin de la prctica
administrativa, son generalmente documentos de correspondencia oficial, los cuales son
utilizados, correctamente y con precisin. Entre ellos se pueden mencionar:
2.8.1
Oficio
Es un instrumento oficial por medio del cual se dirigen las autoridades a otras, o
a diversos funcionarios entre si, por cuestiones relativas a sus cargos y funciones. Es
usado entre jefes de alta categora y de subalternos a jefes. Cuando en el oficio se
tratan dos o ms asuntos, se aconseja separarlos en prrafos distintos cada uno,
porque esto ofrece mayor rapidez en el trmite y resolucin del mismo. (Cardona
2004,)
Es un instrumento Oficial por medio del cual se puede, solicitar o rendir

informes, transmitir disposiciones u rdenes.
Se debe identificar con el nmero de oficio y la unidad que lo emite, adems de

consignar a qu personal va dirigido. Este documento puede contener informacin
que se desee comunicar, desde la Unidad o del Ministerio de Educacin.
Los elementos que lo conforman, Nmero de oficio y referencia, Lugar y fecha,

Destinatario, Identificacin del ttulo y cargo a quienes se dirige el oficio, Vocativo,
Contenido cuerpo del oficio, Despedida.
27
2.8.2
Acta
Es un documento que se prepara en el libro autorizado para el efecto, que

contiene descripcin de actos o hechos que ocurren en un momento determinado. Se
aplica para dejar constancia de actos o hechos ocurridos, considerados como parte del
historial de una institucin. (Cardona 2004, pg. 14)
El acta es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos
adoptados en una determinada reunin, con la finalidad de certificar lo acontecido y
dar validez a lo acordado.
En ella se deben incluir aspectos que se consideren importantes, la redaccin de

la informacin se hace por medio de clusulas, que es donde se incluyen todos los
puntos relevantes; es un documento legal que respalda a la institucin pues en ella
firman todos los que han intervenido para la realizacin de la misma.
2.8.3
Conocimiento
Es un documento que contiene la manifestacin escrita de haber recibido o

entregado alguna cosa. Se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de
temas o asuntos, con la finalidad de no olvidarlos. (Cardona, 2004, pg. 15)
Es un documento que contiene la manifestacin escrita de haber recibido o

entregado alguna cosa.
El uso de este documento es de suma importancia dentro de una institucin, se
hace constar el envo o recibo de alguna papelera, alguna llamada de atencin, la
entrega de algn material o alguna situacin que no debe ser olvidada.
Es necesario consignar el nombre de la dependencia o persona quien enva, as

como quien recibe y detallar el asunto.
28
2.8.4
Circular
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones

reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia enva la autoridad a
sus subordinados. Se utiliza especficamente para brindar informacin colectiva
acerca de un determinado tema o asunto. (Cardona 2004, pg. 16)
Es el documento utilizado para emitir una orden o conjunto de instrucciones

reglamentarias, aclaratorias o recordatorios que sobre una materia enva la autoridad a
sus subordinados la aplicacin de la circular se utiliza especficamente para brindar
informacin colectiva acerca de un determinado tema o asunto.
2.8.5
Dictamen
Se origina de una providencia y contiene informes sobre disposiciones legales

aplicables al caso y precedentes, as como, la opinin razonada del signatario, en la
cual puede basarse el superior para dictaminar (decidir). Por lo general es emitido por
asesores de las oficinas gubernativas, a quienes se les ha pedido opinin sobre un
asunto (Cardona, 2004, pg. 16).
Se origina de una provincia y contiene informes sobre disposiciones legales

aplicables al caso y precedentes, as como, la opinin razonada del signatario, en la
cual puede basarse el superior para determinar decidir.
Identificacin de la oficina que conoce el caso y del asunto que trata. Por lo
general es emitido por asesores de las oficinas gubernativas, a quienes se les ha
pedido opinin sobre un asunto.
2.8.6
Resolucin
Es la decisin que se toma respecto a un asunto, despus de haber reunido todos

los datos, de haberse formado un juicio al respecto y de haber analizado el fondo del
mismo. Indica el final del procedimiento cuando es definitiva, pero en algunos casos
29
an pueden interponerse recursos. Se redacta en forma clara, precisa y sin

ambigedades (Cardona, 2004, pg. 17):
La resolucin es un asunto que se resuelve despus de una reunin con este

documento se le da conclusin a algn caso, despus de haberlo estudiado a fondo,
debiendo haber tomado en cuenta todos los factores que interfirieron en el mismo, por
medio de este se conocen sus antecedentes y consecuencias del caso para poder
determinar cul es la solucin ms viable se debe acatarse la disposicin que en ella
se especifique elementos que conforman una resolucin.
2.8.7
Expediente
Es el conjunto de documentos relacionados a un asunto, en el cual constan las

gestiones hechas por los interesados, investigaciones, consultas y lo resuelto por las
autoridades competentes.
Toda solicitud inicia con la presentacin de un expediente, ya que para poder

optar a un cargo, la oficina administrativa tendr que informarse por medio de este
conjunto de documentos. (Cardona 2004, pg. 19)
En un expediente encontraremos tanto documentos producidos por la propia

unidad administrativa documentos de carcter internos como procedentes de otros
organismos o de particulares documentos externos de alguna informacin dada,
generalmente son documentos legales que se utilizan para un currculo o historial de
algn asunto.
Un expediente debe contener los documentos originales o en su efecto que las

copias, sean autenticadas por la autoridad competente, para su validez.
Las partes que lo conforman solicitud con el nombre, apellido, direccin y medio
preferente rea recibir notificacin hechos, razones y peticin que se dirige a la
30
administracin lugar, fecha y firma e identificacin del rgano, centro o unidad

administrativa a la que se dirige.
2.8.8
Plan Operativo Anual POA
Es la visin de lo que se pretende desarrollar o producir, conforme al marco

normativo que regula su organizacin interna, como los fines de la educacin y
polticas de la organizacin, con los elementos especficos de la planificacin
administrativa educativa. El propsito de este informe como modelo de matriz, es
darle alto grado de direccin al desarrollo administrativo y funcional de la
organizacin, durante un periodo. Segn Cardona (2004, pg. 21)
El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de

los responsables de una entidad debe estar perfectamente alineado con el plan
estratgico de la institucin, y su especificacin sirve para concretar, adems de los
objetivos a conseguir cada ao, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad
as tambin se manifiesta la misin, visin y metas de la institucin.
31
CAPTULO III
ETAPAS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA
3.1. Seccin I: Diagnstico Institucional
3.1.1 Informacin General de la Institucin
Nombre de la institucin: Direccin Departamental de Educacin, Jalapa
Direccin: 3ra. Av. 1-81 Barrio La Esperanza, Jalapa
Figura 1, Croquis
Fuente: Estudiantes de Prctica Administrativa CUNSURORI
32
Visin
Ciudadanos con carcter, capaces de aprender por s mismos, orgullosos
de ser guatemaltecos, empeados en conseguir su desarrollo integral y cuya
conducta se fundamente siempre en principios, valores y convicciones.
Misin
Somos una institucin evolutiva, organizada, eficiente y eficaz,
generadora de oportunidades de enseanza-aprendizaje, orientada a resultados,
comprometida con una Guatemala mejor y que aprovecha diligentemente las
oportunidades que el siglo XXI le brinda.
Resea Histrica
En el ao 1980 y hasta 1983 el Supervisor es denominado director de
zonal, ejerci jerarqua sobre los directores de los centros educativos. En el ao
de 1983, el director zonal, pasa a sumir la funcin de supervisor de educacin,
cuyas funciones estuvieron centradas en el aspecto tcnico-curricular.
A partir de 1984, el asesor supervisor de educacin, asume dicha funcin
de manera ms abierta a todos los agentes educativos y al servicio de todas
aquellas personas, organismos e instituciones interesadas en el desempeo de la
labor educativa en este periodo la supervisin es comprendida como un recurso
ofrecido al cuerpo docente y administrativo.
Hasta junio de 1991, funcion como Supervisin Departamental de
Educacin, para la administracin fueron creados dos distritos educativos 44 y 45
ms el rea urbana, que era cubierta por el Supervisor Departamental. El distrito
44 cubra los municipios de Mataquescuintla y San Carlos Alzatate y el Distrito
45 los municipios de San Pedro Pnula, San Luis Jilotepeque, San Manuel
Chaparrn y Monjas. Posteriormente se crearon las Unidades Sectoriales
Educativas, una en cada municipio.
33
De junio de 1991 a enero de 1997 funcion como Direccin Departamental

de Educacin, pero como una extensin de la Direccin Regional con sede en
Jutiapa, pues no haba sido creado oficialmente la figura de Direccin
Departamental. Sin embargo al ser suprimidas, se crearon las Supervisiones
Educativas, una en cada municipio, con excepcin de Jalapa donde se crearon dos
en el nivel primario y pre primario y una en el nivel medio y en el municipio de
Monjas donde tambin fueron creadas dos supervisiones hasta la fecha.
De enero de 1997 hasta la fecha, ha funcionado como Direccin
Departamental de Educacin, segn Acuerdo Gubernativo 165-96, siendo su
primer Director Departamental en forma Oficial el Lic. Porfirio Aldana.
A un inicio su organizacin constaba de cuatro unidades: Desarrollo
Administrativo, Desarrollo Educativo, Planificacin y Administracin Financiera
y Servicio a la Comunidad. Actualmente funciona por departamentos siendo:
Departamento Administrativo Financiero, Departamento Tcnico Pedaggico,
Departamento de Fortalecimiento a la Comunidad Educativa.
A la fecha cada uno de los distritos de la Supervisin Educativas o
Coordinacin Tcnica administrativa, cuenta con establecimientos educativos de
los niveles Inicial, Preprimaria, Primario, Bsico y Diversificado. Los cuales se
encuentra distribuidos segn la ubicacin en los 07 municipios del departamento
de Jalapa, por sector oficial o privado, contando con un aproximado de 60 a 100
establecimientos educativos, a los cuales se debe realizar visitas para el monitoreo
del personal y las funciones que cada uno desempea.
Jornadas de atencin al publico

De lunes a viernes en horario de 8:00 a 16:30 es la jornada de atencin al
pblico que tiene esta DIDEDUC pero internamente se trabaja en horas extras
hasta de noche y en casos especiales y de mucha urgencia se debe de atender los
das sbados de 9:00 a 12:00 horas y an hasta algunos das domingos. Se les da a
34
los empleados 15 minutos para refaccionar solamente por la maana y una hora
para ir a sus casas a almorzar, siempre sin dejar desatendidas las oficinas y para
llenar las expectativas del pblico se atiende en forma ordenada y clasificada
segn sea cada caso y la demanda de los mismos.
Personal que Labora en la Institucin Administrativa

-
Personal Presupuestado
En su mayora son 78 empleados presupuestados los que laboran en la
Direccin Departamental de Educacin de Jalapa, los cuales gozan de una gran
estabilidad laboral, con todas las prestaciones establecidas por la ley y an con
incentivos internos que les permiten la oportunidad para mejorar sus condiciones
econmicas, de personalidad y de conocimientos.
Esta clase de empleados
siempre tienen la oportunidad de participar en la mayora de capacitaciones,

diplomados, becas en el extranjero y estudios de maestras para la obtencin de
mejores conocimientos y estar al da con el avance tecnolgico y con los
diferentes procesos que cada da son implementados por el Ministerio de
Educacin a nivel nacional.
Personal contratado
Se cuenta con ocho personas contratadas temporalmente bajo el rengln
021, tres del 022 y 16 del 189. Este personal est expuesto a cualquier cambio de
poltica administrativa, ya que si conviene puede ser contratado cada ao o
despedido. Esta clase de empleados no gozan de todas las prestaciones, pero si en
su mayora. Estos cuentan con la desventaja de que pueden ser despedidos en
cualquier momento por falta de presupuesto en los renglones correspondientes y
por faltas cometidas al servicio, ya sean leves o graves, algunos son tomados en
cuenta para optar a los ascensos que se puedan dar dentro de determinado tiempo
segn su calidad y calidez de servicio prestado.
35
Figura 2. Organigrama
DIRECTOR
DEPARTAMENTAL
DE EDUCACION
Organigrama de la Direccin
Departamental de Educacin
tipo A Jalapa.
SESORIA JURIDICA
LIC. LEONEL
INFORMATICA
ORELLANA
BARRERA
JEFE DE
TECNICO
INFORMATICA
JURIDICO
PROFESIONALASESOR
DE
INFORMATICA
ING.
SAMUEL DE
PLANIFICACION
JESS
GARCA
EDUCATIVA
S.B. MILDRED
EUNICE RAMOS Y
RAMOS
ASISTENTE DEL
LICDA. DORA MARA
JEFE DE
NAVAS LPEZ
COORDINADORA
ENCARGADO DE LA
PLANIFICACION
JEFE DE
DETERMINACION DE
UNIDAD
DE
EDUCATIVA
PLANIFICACION
LA DEMANDA
DESARROLLO
EDUCATIVA
INSTITUCIONAL
DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO JEFE
DEL
DEPARTAMENTO
ASISTENTE DEL
JEFE
ASISTENTE
DE LA
DIRECTOR
A
DEPARTAM
ENTAL DE
EDUCACI
N
AUDITORIA INTERNA
LIC. EFRAIN
SALAZAR VIDES
AUDITOR INTERNO
COMUNICACIN
SOCIAL
( VACANTE )
COMUNICADOR
SOCIAL
S. B.
INGRID
JEANNETT
E
ESTRADA
(VACANTE)
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
INFRAESTRUCTURA
ESCOLAR
JEFE DEL
(Vacante)
DEPARTAMENTO DE
S.B. CLAUDIA
FORTALECIMIENTO
NINETH ORELLANA
ING. GIUVINNI
Arq. CARMEN MARIA
A LA COMUNIDAD
RUANO DE
GUILLERMO
AQUINO
EDUCATIVA
CASTAAZA
ENRIQUE RODAS
MARROQUIN DE
ASISTENTE DEL
RUANO
ORELLANA
JEFE
JEFE
DEPARTAMENTO
TECNICO
PEDAGOGICO
ASISTENTE DEL
JEFE
LICDA. ERICKA
LIC. GILMAR
DUARTE
ELIEZER PALMA
COORDINADOR DE
COORDINADORANOHELI
DE
COORDINADOR DE
COORDINADOR DE
COORDINADOR DE
S.B. LESBIA
S.O. ERICKA
LA SECCION
LA SECCION ORELLANA
LA SECCION DE
LA SECCION DE RECINOS LA SECCION DE
JEANNETTE
AZUCENA
FINANCIERA
ADMINISTRATIVA
RECURSOS
ORGANIZACIN
ADMINISTRACION
VALENZUELA
BERGANZA
HUMANOS
ESCOLAR
DE PROGRAMAS DE
VASQUEZ
CORDERO
APOYO
ASISTENTE DEL
ASISTENTE DE LA
ASISTENTE DEL
FACILITADOR O
FACILITADOR DE
COORDINADOR
SECCION
COORDINADOR
PROMOTOR DE LA
LOS PROGRAMAS
LIC. ESWIN
LICDA. MILVIA
ADMINISTRATIVA
ORGANIZACIN
DE APOYO
AUGUSTO
MARIBEL FUENTES
(VACANTE)
LIC. ABIMAEL
S.O. ANA GLORIA
ESCOLAR DE LA
MARROQUIN YANES
CARRILLO
PALMA GONZLEZ
LIC. JORGE
MOLINA TEO
SECCION
AGUSTN
TLLEZ
ENCARGADO DE LA
ENCARGADA DE LA
ENCARGADO DE
ASISTENTE DEL
ASISTENTE DEL
ORGANIZACIN
P. C. ANA LILIAN
(EN PROCESO)
UNIDAD DE
UNIDAD DE
RECLUTAMIENTO Y
COORDINADOR DEL CID COORDINADOR
RODAS GALICIA
T.U. DANIEL
ANALISIS
ADQUISICIONES Y
SELECCIN
DIONISIO VIVAR
DOCUMENTAL
CONTRATACIONES
DEPERSONAL
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
REGISTRO Y
LICDA. KAROL
SEGUIMIENTO
URETA ORELLANA
PRESUPUESTARIO
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
OPERACIONES DE
CAJA
S.B. LESLY GUISELA
ENCARGADO DE
RAMOSGOMEZ
DE
INVENTARIO
CARRILLO
LICDA. ENMA
ELIZABETH QUIJADA
SANDOVAL
PROFA. ANDREA
BEATRIZ LEMUS
ARRIAZA
ASISTENTE DE LA
ENCARGADA DELA
UNIDAD DE
S.B. MILDRED DEL
ADQUISICIONES Y
ROSARIO PADILLA
CONTRATACIONES
LOPEZ DE PADILLA
ENCARGADO
DE LA
UNIDAD DE
SERVICIOS
GENERALES
S.B. LINDA MARIA
BONILLA SANDOVAL
ENCARGADO DE
MANTENIMIENTO
PEM. WILLIAM
RAMON MENENDEZ
CARRILLO ATENCION AL
EDWIN ORLANDO
CIUDADANO
RAMIREZ MENDEZ
AGENTE DE
PROF. RUDY
SEGURIDAD
ALEJANDRO ARVIZU
VAIDES
CONDUCTOR DE
LUIS ROLANDO
VEHICULO
JIMENEZ RAMIREZ
ENCARGADA DE
DANILO
LIMPIEZA LUBIA DEL
CONCEPCIONJIMEN
CARMEN CRUZ DE
EZ GARCIA
MARCOS
ENCARGADA DE
LIMPIEZA
S.B. MARA
ANALISTA DE
S.B. NANCY
RECLUTAMIENTO MERCEDES
SILVANA CASTRO
DE PERSONAL MORALES
LIC. CARLOS
DUARTE
HEBERTO POLANCO
BARRERA
DUARTE ASISTENTE DEL
ENCARGADO DE
PEM. SLOANIA
RECLUTAMIENTO
YECENIA GARRIDO
GARRIDO DE
ENCARGADO DE CARIAS
DESARROLLO Y
P.C. ALEX GIOVANNI
GESTION DE
CRUZ RAMIREZ
PERSONAL
ESC
OLAR
ANALISTA
LICDA. ELSA
PATRICIA SALAZAR
P.C. VILMA
AVILA
ANALISTA
SOLEDAD POLANCO
MONTERROSO
S.B. MNICA
BEATRIZ GUDIEL
SANDOVAL
COORDINADORA DE
LA SECCION DE
ENTREGA
EDUCATIVA
(EN PROCESO)
ASISTENTE
COORDINADOR
ASEGURAMIENTO
LIC. VCTOR
DE LA CALIDAD
AUGUSTO
(VACANTE)
VALLADARESAGUIR
LIC. TADEO
ENCARGADO DE LA
ENCARGADO
DE LA
S.B. WENDY
RE
ANTONIO
AGUILAR
UNIDAD DE
UNIDAD
DE
BEATRIZ SANDOVAL
CAMPOS
FORMACION
INVESTIGACION
Y
MEDINA DE
DOCENTE
EVALUACIN
SANDOVAL
PEDAGOGICA
ENCARGADO DE LA
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
UNIDAD DE
EDUCACIN
ACREDITAMIENTO Y
LIC. ERVIN
ESCOLAR
CERTIFICACION
EDUARDO SALAZAR
LICDA. ERIKA
LICDA. LISBETH
LPEZ
ASISTENTE DEL
ASISTENTEPATRICIA CUELLAR
SABEYRA CORADO
COORDINADOR
ACREDITACIN Y ESCOBAR
MARTNEZ
CERTIFICACIN
LICDA. KAREN
LUCRECIA GMEZ
ESQUIVEL ENCARGADO DEL
ENCARGADA DE LA
S. O. LESBIA
NIVEL
UNIDAD DE
MARINA
S.B.
PREPRIMARIO
PROYECTOS
CASTAEDA
GRISSELROXANA
LICDA. SILVIA
EDUCATIVOS
COLINDRES
GONZLEZ
ELIZABETH AQUINO
INSTITUCIONALES
MORALES
ENCARGADO DEL
DE MORALES
NIVEL PRIMARIO
LICDA. ELVIA
NOELIA CAMPOS
S.B. ODILIA SUSANA
AGUIRRE DE
ARAGN GONZLEZ
ENCARGADA DEL
ENRQUEZ
NIVEL BSICO
LICDA. AMALIA
ROSAURA SALAZAR
ENCARGADA
S. O. BRENDA
ENCARGADA DE
EDILMA MARCOS
DESARROLLO
ROMAN
MAGISTERIAL
ENCARGADO DE
ANA SOLEDAD
LIMPIEZA
LEMUS YANES
ENCARGADO DE
RAMIRO AGUILAR
ALMACEN
RIVERA
PEM. ELENA ISABEL

CABRERA CORTEZ
DE DUARTE
COORDINADOR DE
LA SECCION DE
ASISTENCIA
PEDAGOGICA Y
DIRECCION
ASISTENTE DEL
ESCOLAR
COORDINADOR
ASISTENTE DEL
ENCARGADO DE LA
UNIDAD
LICDA. REINA
JUDITH LPEZ
MORALES
(EN PROCESO)
ANALISTA
COORDINADOR DEL
JADO
LICDA. REGINALDA
MARROQUIN
SALVADOR
ENCARGADO JCP
LICDA. ANA SILVIA
CASTAAZA
LICDA. VILMA EDITH

TELLEZ LIMA
COORDINADOR DE
LA SECCION DE
ASEGURAMIENTO
DE LA CALIDAD
S.O. IRMA AMARILIS

ARANA MARROQUN
DEL NIVEL
ENCARGADO DE
DIVERSIFICADO
EDUCACIN
ESPECIAL
LICDA. NIDIA
ASESOR
MARGOTH RAMREZ
LICDA. ROSA
RIVERA
OLIMPIA GAITN
SANDOVAL
LICDA. MAYRA
ASESOR
LISETH AQUINO DE
HUNZELMAN
ENCARGADO DE LA
UNIDAD DE
EDUCACION
EXTRAESCOLAR
LICDA. LIGIA
ASISTENTE
MARTNEZ DE
EDUCACIN
CARIAS
EXTRAESCOLAR
S.B. KARLA
VIRGINIAMARROQUI
N CERNA
(PROCESO)
PROFA. DANNIA
OFELIA HIZAYMA
ISOLEY PEREZ
CHINCHILLA
Fuente: Direccin Departamental de Educacin, 2013.
Servicios
La Seccin Financiera del Departamento Administrativo- Financiero de la
Direccin Departamental de Educacin de Jalapa; presta a la comunidad
educativa los servicios de control y manejo del fondo del programa de Gratuidad
de educacin que el estado enva a los establecimientos educativos del
departamento de Jalapa y sus municipios.
36
Poblacin Beneficiada
La poblacin beneficiada en el Sector Oficial Distrito 21-01-01 del
departamento de Jalapa son 290 docentes, alumnos de los diferentes
establecimientos y poblacin jalapaneca, a continuacin se detallan los
establecimientos beneficiados de la cabecera departamental:
EODP. Mara Isabel Lima Zapata, JM

EODP. Anexa a EOUM. Colonia Linda Vista JM
EODP. Anexa a EOUM. Barrio El Porvenir, JM
EODP. Para Nias No.1
EODP. Anexa a EOU. Para nias Tipo Federacin JM
EODP. Barrio Chipilapa
EODP. Barrio El Porvenir JV
CEI-PAIN Barrio El Porvenir
CEI-PAIN Colonia Linda Vista
EOU. Berta Judith Franco Bonilla JM
EOU. Para Varones de Aplicacin anexa a INCAV, JM
EOUM. Barrio Chipilapa, JM
EOU. Para Varones No1., JV
EOUM. Barrio El Porvenir, JM
EOU. Para Nias No.1, JM
EOU. Para Nias Tipo Federacin Luis Martnez Mont, JM
EOU. Para Varones Tipo Federacin Luis Martnez Mont, JV
EOUM. Colonia Linda Vista, JM
EOU. Para Varones El Porvenir, JV
EOUM. Colonia Linda Vista, JV
Escuela Oficial de adultos Luis Martnez Mont, JN
37
3.1.2
Infraestructura
Tipo de Instalaciones
Las instalaciones de la direccin departamental de educacin estn hechas
de ladrillo, con repellos pintados adecuadamente, techo de cemento (terraza),
puertas de madera color caf barnizadas, piso de granito, gradas adecuadas en
dos espacios diferentes (uno de lado derecho y uno de lado izquierdo) con sus
respectivas escaleras para facilitar el paso de los usuarios, rea verde, amplio
parqueo propio bajo techo y fuera del edificio para el pblico y cuenta con
sanitarios en todos sus niveles y un espacio adecuado ubicado en el tercer nivel
acondicionado especficamente para saln de reuniones tanto para el personal
interno como para docentes y otras dependencias que lo soliciten, con capacidad
aproximado para 75 personas y un equipo tecnolgico. As mismo se cuenta con
una bodega para el resguardo de materiales y equipo de la institucin
Figura 3. Plano de la Institucin
Fuente: Direccin Departamental de Educacin, 2013
38
3.1.3
Situacin Interna
Administracin
Constitucin Poltica De La Repblica De Guatemala.
Todas los ciudadanos de un pas, tienen el derecho de recibir una

educacin de calidad, para lo cual, el estado tiene la obligacin de proporcionar y
facilitar la misma; no olvidando que sta debe llegar a todos los habitantes sin
discriminacin o distincin alguna, otorgando y garantizando libertad de
enseanza y de criterio docente.
La educacin es una organizacin que necesita metas que alcanzar y
mejorar, pero el fin primordial de la misma es el desarrollo integral de la persona
humana, tal como conocer la realidad de nuestro pas, cultura nacional e
internacional.
Ley de Educacin Nacional.

En este aspecto vale la pena resaltar la parte filosfica que la Constitucin
Poltica de la Repblica le enmarca a la educacin nacional, en ella se encierran
principios que buscan consolidar el desarrollo humano, proponen la integracin
de elementos de desarrollo a favor de los hombres y mujeres que busquen una
educacin pertinente y acorde con las expectativas de la actualidad.
En Guatemala la educacin se fundamenta en algunos principios que son:
Es un derecho para toda persona humana o una obligacin del Estado.
En el respeto a todas la personas y el cumplimiento de los Derechos
Humanos.
Tener al estudiante como el centro del proceso educativo.
Est orientada al perfeccionamiento y al desarrollo integral de la persona
a travs de un procedimiento gradual y progresivo.
Es un coadyuvante para hacer una sociedad justa y democrtica.
39
Se realiza en un ambiente multilinge, multitnico y pluricultural en

funcin de cada una de las comunidades que la conforman.
Es un proceso humanstico, dinmico, cientfico, participativo y
transformativo.
Decreto No. 14-85. Ley de Dignificacin y Catalogacin

Nacional
del Magisterio
El Decreto 1485 se cre para normar la relacin entre los maestros y el

Estado, ste contiene principios constitucionales relativos a la dignificacin
econmica, social y cultural del Magisterio Nacional. Este decreto dio gran
importancia al Magisterio Nacional ya que en la poca de Ubico y Ponce los
salarios del magisterio eran entre 7 a 33 quetzales mensuales, los maestros no
gozaban de ningn tipo de proteccin y podran ser despedidos o trasladados
injustamente y contra su voluntad.
El Decreto 1485 encierra en su espritu el bienestar del Magisterio
Nacional, sin embargo es importante resaltar que ya cuenta con 75 aos en el que
se promulgo dicha Ley, aspecto que cada vez ms responde menos a los intereses
del Magisterio Nacional, vale resaltar que fue en 1996, luego de los Acuerdos de
Paz que se empez a tratar de actualizar dicho decreto
Ley de Servicio Civil de Guatemala

La Ley de Servicio Civil es un instrumento legal que regula las relaciones
de la Administracin Pblica con los trabajadores. En el caso del Magisterio
Nacional se ha observado que existen algunas dificultades para distinguir en qu
casos se va a aplicar la Ley de Servicio Civil y cuando se va a aplicar el Decreto
1485 del Congreso de la Repblica. En el artculo 85 de la Ley de Servicio Civil
dice que cuando se d la situacin de los puestos cubiertos por el Decreto 1485 se
regir nica y exclusivamente por el Decreto 1485 y nicamente en forma
supletoria se aplicar la Ley de Servicio civil.
40
La Ley del Servicio Civil se convierte en el documento garante de los

derechos de los trabajadores pblicos as como la encargada de sancionar las
obligaciones que cada uno de los cargos amerita dentro de la Administracin
Pblica.
Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo
o Acuerdo Ministerial No. 1171-2010 Reglamento de Evaluacin.
o Relacin de Supervisin Tcnico Escolar.
Servicios
Servicios (descripcin de la calidad de servicios que prestan, personal
especializado, mejoras) el personal que labora en la institucin cuenta con la
capacitacin adecuada para cumplir eficientemente sus funciones
Cuadro 1. Aplicacin del FODA
FORTALEZAS
Cuenta con instalaciones perfectas y

mobiliario y equipo adecuado.
Existen buenas relaciones entre el
personal y el pblico.
Se lleva un estricto control de la
disciplina.
Se capacita constantemente a los
empleados y docentes.
OPORTUNIDADES
Que la franja de supervisin y cada

Departamento, cuentan siempre con el apoyo
necesario.
Que se ampla la cobertura institucional.
Que se incrementa el deseo de colaboracin y
de iniciativa propia.
Mejorar la calidad tcnica y administrativa
con el apoyo de ONGS
41
DEBILIDADES
AMENAZAS
No cuenta con edificio propio.
Poco espacio para parqueo de visitantes.

Inseguridad Vial.
Cada Supervisor Educativo o CTA,

cuenta
con
demasiados
centros
educativos bajo su jurisdiccin.
No hay suficiente combustible asignado,
Retraso en los procesos asignados.
para realizar el trabajo de campo.
El presupuesto asignado no es suficiente

para cubrir las demandas de equipo,
Estudiantes expuestos a inclemencias del
infraestructura
tiempo con mobiliario y equipo en mal
y mobiliario
de
los
centros educativos.
estado.
Fuente: Direccin Departamental de Educacin, 2013.
Anlisis del FODA:

Por medio de este anlisis denominado FODA se evidencia los factores
positivos y negativos que influyen en el buen desempeo de las labores
administrativas, tambin se puede determinar que la institucin sea slida en
cuanto a su infraestructura, pero lamentablemente le hacen falta algunos recursos
que se desearan para un mejor funcionamiento que permita una proyeccin ms
eficiente y eficaz para con la comunidad.
A travs de la aplicacin del FODA se establece que existen factores

involucrados a la inseguridad de la ubicacin del edificio que alberga a la
Direccin Departamental, puesto que no es suficiente el parqueo exclusivo para
los visitantes y la avenida es muy transitada y estrecha, en caso de existir alguna
emergencia, esto provocara desorden y riesgo de un posible accidente a la salida
42
de los visitantes o de los mismos empleados; por lo que se necesita la

colaboracin de las autoridades competentes para controlar el trfico vial.
El FODA se aplica como una herramienta de anlisis institucional, para
conocer la situacin interna y externa de la misma, con la cual se establece una
visin concreta y realista que nos permite enfocar la optimizacin de los recursos
existentes e indispensables de la institucin.
3.1.4
Situacin Externa
Demanda de los Servicios:
Debido a la diversidad de servicios que presta esta institucin a los
estudiantes, existe una afluencia diaria de aproximadamente trescientas personas,
distribuidas en las diferentes oficinas, secciones y departamentos que la
conforman y de acuerdo a cada proceso existen temporadas donde se atienden
unas quinientas y hasta seiscientas personas por da sin medir el tiempo. Se
hace constar que la demanda no solo es interna sino que tambin externa porque
hay ocasiones en que es necesario salir a centros educativos de los diferentes
niveles ya sea en municipios o aldeas, a atender casos muy especiales y a
programar reuniones con padres de familia o con miembros de organizaciones
locales u ONG.
Relaciones con otras Instituciones:

Existe mucha relacin con todas las instituciones del departamento de
Jalapa ya que es una institucin con mucho xito y proyeccin que necesita del
apoyo de instituciones afines, tanto en el rea financiera como de infraestructura
y capacitacin.
Asimismo presta apoyo segn las necesidades manifestadas por cada
dependencia, ya que existen procesos que tienen mucha interrelacin con
entidades que estn puramente vinculadas al mbito educativo, otras de tipo legal
y algunas de salubridad.
Frecuentemente se planifican reuniones con organizaciones locales y
rurales para poder sacar adelante proyectos que conllevan fines educativos no
43
lucrativos y con los delegados de la Procuradura de los Derechos Humanos,

Alcaldes municipales, Centro de Salud y otros.
Supervisin, Control y Evaluacin

Se da y se realiza constantemente, no solo del personal interno, sino que
de las actividades que se llevan a cabo dentro y fuera de la institucin, con el
nico fin de que se cumplan los objetivos y metas propuestos; permitiendo as,
medir la calidad y efectividad de los mismos.
Esta supervisin tambin se da a nivel escolar para lo cual existen
personas idneas nombradas para este fin como son los profesionales que tienen
a su cargo una Supervisin Educativa o una Coordinacin Tcnica
Administrativa, quienes a su vez tienen una planificacin de por lo menos de dos
a tres veces por semana supervisar los distintos centros escolares que tienen bajo
su jurisdiccin de los diferentes niveles educativos existentes.
Material y Equipo
La oficina seccin financiera, cuenta con el material y equipo necesario
para ejercer la labor tcnica administrativa con eficiencia y eficacia.
Equipo de Oficina
El equipo adecuado para poder desempear las labores administrativas,
entre ellas podemos mencionar: equipos de cmputo completo con sistema
Office y Windows actualizado, equipo para videoconferencias, fotocopiadoras,
escneres, caonera y papelera.
Contar con este equipo ha beneficiado en un cien por ciento la calidad y

efectividad de los procesos educativos.
44
Cuadro 2. Equipo de Oficina

CANTIDAD
NOMBRE DE LEITZ
Providencias
Certificados del IGSS
Agendas
Solicitudes
Oficios recibidos
Oficios enviados
Circulares
Memorndum
Cuadros
de
Movimiento
de
Resoluciones
enviadas
Personal
1
recibidos
1
Fichas de Datos
Documentos Varios
Mobiliario
Se cuenta con un total de ciento setenta y ocho escritorios con sus
respectivas sillas, cien archivos de metal, cien libreras, , 20 mesas de trabajo; este
mobiliario es de metal, plstico, madera y vidrio y algunos mixtos, se pudo
verificar que es de material duradero, resistente y de buena calidad, por su
aspecto y consistencia.
Se cuenta con cien sillas para ser utilizados por el pblico. Dentro de la
oficina 301 donde labora la Licenciada Nora lcida Velsquez Aguilar se cuenta
con el mobiliario siguiente:
45
Cuadro 3, Mobiliario
CANTIDAD
TIPO DE MOBILIARIO
ESTADO
Escritorios
Se encuentran en buen
estado para ser utilizados
dentro de la oficina.
Estn en un buen estado
disponibles para cualquier
uso.
Los archivos dentro de la
oficina se encuentran en
buen
estado,
y
son
utilizados para orden de
papelera de oficina.
Se encuentra en mal estado.
3
Sillas pequeas
2
Archivos
2
Fotocopiadora
1
Se encuentran en buen
estado y sirven para colocar
Mesas pequeas
documentos varios.
Se encuentra en buen
estado es la principal
Computadora
herramienta
para
la
redaccin de documentos
que se requieran.
Se
cuenta
con
una
impresora que est en buen
Impresora
estado y sirve para la
impresin de documentos
que sean necesarios.
Las sillas se encuentra en
buen estado y estn
Sillas de Escritorio
disponibles
para
cada
escritorio dentro de la
oficina.
Recursos
La oficina de inventario de la Direccin Departamental de Educacin es
la encargada de mantener los recursos necesarios para la utilizacin del personal
que labora en la institucin y los docentes.
46
3.2 Seccin II: Asistencia Tcnica Administrativa

3.2.1 Actividades Asignadas por el Jefe Inmediato
Revisin de Boleto de Ornato

Se procede a la verificacin de boletos de ornato conforme a la letra
escalonara, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el formato de recursos
humanos llevando su consolidado y su orden especifico as mismo con un
conocimiento de entrega firmado y sellado por la coordinadora tcnica
administrativa.
Suscribir Actas
Se procede a la suscripcin de actas de toma de posesin, de retiro en
caso de jubilacin colocando nmero de acta, lugar y fecha, nombres y apellidos,
colocar punto por punto, consignando firma nombre completo de quien certifica
el acta el visto bueno de la certificacin puede ser consignado por el coordinador
de recursos humanos de la direccin departamental de educacin.
Elaborar Oficios
Elaboracin de oficio colocndole lugar y fecha no de oficio a quien va
dirigido asunto a tratar explicado de forma breve y concisa despedida y firma, se
hace el oficio para informar a recursos humanos que se necesita certificados de
IGSS colocando el nmero de certificados anulados uno por uno para que puedan
entregar certificados para extenderle a los docentes.
Legalizar Documentos
Se hace legalizacin de documentos como confrontaciones colocndole el
sello respectivo verificando original y copia para poder confrontar se coloca el
sello de fecha, sello de la licenciada que confronta, sello del distrito para su
47
legalizacin lo firma la licenciada, firmando cada una de las hojas. Tambin se

hace entrega de documentos legalizados directores.
Presentar el Informe Semanal de Actividades

Al final de cada semana se tiene que entregar un informe semanal de las
actividades realizadas durante la semana colocndole objetivo que es lo que se
realiz cada da, poner la fecha de las actividades en un cronograma hacer
constar que las actividades calendarizadas fueron realizadas de forma eficiente.
Ordenar Archivos
Se ordena el archivo para tener un mejor control en los leitz se se
clasifican los documentos recibidos colocando a cada uno por fecha en la que se
recibi, tambin se archivan las fichas de los docentes, clasificando cada ficha
por escuela, archivar documentos de correspondencia para poder tener ms
espacio en la oficina.
Elabora y Redacta Constancias Laborales

Se hace redaccin de constancia de labores a los docentes en la cual se les
pide su nombre completo, No. de DPI colocndole la direccin de residencia y de
la escuela donde labora si es docente por contrato o docente presupuestado en
que letra escalonara esta para colocarle el sueldo que devenga cada mes, por
finalizado se entrega una hoja original y una copia para que la licenciada la firme
y selle par que tenga validez.
Atender Pblico
Se brinda atencin al pblico cuando la licenciada sale a visitar escuelas,
los docentes llegan a entregar papelera a la licenciada mientras ella sale se tiene
que recibir la correspondencia colocarles una firma de recibido, guardarla en un
sobre y verificar si la papelera est completa para poder recibirla.
48
Atender Llamadas Telefnicas

Se atienden las llamadas a la licenciada mientras que ella revisa
documentos importantes, conforme a un listado telefnico se llama a cada
director de las escuelas para convocarlos a reuniones en las cuales deben asistir,
sino tambin son llamados para pedirles papelera pendiente que tengan de
entregar, recordndoles que documentos tienen pendientes y cul es el formato
que tienen que llevar.
Movimientos del Personal

Hacer movimientos de personal colocando el nombre completo del
docente, lugar y fecha motivo por el cual se hace el movimiento, verificar la
papelera la cual debe contener fotocopia de DPI, del carn de afiliacin, titulo,
cedula docente, acta y el nmero de partida del docente donde consta el
movimiento.
3.2.2 Actividades Realizadas por Iniciativa Propia
Elaborar Certificados del IGSS

Se elabora el certificado del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social
para el afiliado o beneficiario pidiendo su DPI, carn de afiliacin, direccin,
lugar de trabajo, letra escalonara en la que est para colocarle el sueldo que
devenga, luego de hacer el certificado se coloca en un libro el nmero de
certificado, fecha en que le brindan atencin y firma de la persona que recibe el
certificado.
Revisar Expedientes
Se procede a la verificacin de expedientes conforme a un formato
especifico verificado si tiene ttulo, cedula docente, fotocopia de DPI, carn de
afiliacin, numero de partida acta en el cual se tom posesin, escuela donde esta
laborando y redactando un oficio con cada expediente, entregarlo a recursos
humanos el cual verifican si esta todo en orden y si no volverlo a revisar.
49
Sacar Fotocopias
Se procede a sacar fotocopias a todos los oficios nuevos, para entregarlo a
cada director, oficio de gratuidad, alimentacin, valija para poder liquidar, buscar
escuelas que vienen para informales que tienen que saldar lo ms pronto posible,
as mismo se hace entrega de un instructivo con los lineamientos
correspondientes que tiene que llevar el informe al momento de su entrega.
Entregar Correspondencia a los docentes

Se hace la entrega de la correspondencia a los docentes se les explica cada
formato, que debe realizar firmando cada docente de recibido en una hoja adjunta
a la correspondencia e informndoles la fecha de entrega, que se tiene que
entregar en forma digital y con tres copias, una para la escuela, para la
supervisora y el archivo.
Apoyar en Actividad Fuera de la Institucin

Se le brinda el apoyo respectivo a la coordinadora tcnica administrativa
fuera de la institucin en la entrega de libros a cada director en la cual se cuentan
cuntos libros se le tienen que entregar a cada escuela las materias, los grados
buscndolo en listado respectivo con el cdigo del establecimiento se hace el
conocimiento por cada director.
3.2.3
Descripcin de Actividades Realizadas para Mejora de la Institucin

Colaboracin en la elaboracin de certificados del IGSS, ordenar
diariamente el escritorio de mi jefe y responder llamadas telefnicas, as como
atender al pblico cuando es demasiada la afluencia. Apoyo en actividades fuera
del horario establecido y cuando es necesario en procesos de otras oficinas de la
misma institucin con la debida autorizacin del jefe inmediato; forrar leitz y
elaborar etiquetas de identificacin para los mismos, y para el archivo que se
encuentra en la oficina. En ocasiones se permite la revisin y recepcin de
expedientes que ingresan con quejas y necesidades de una pronta solucin.
50
3.2.4
Control del Logro de Actividades Durante las Cuarenta Horas

Se presume indicar que se logr ms de lo esperado, por la diversidad de
actividades y procesos a ejecutar ya que todo lo asignado por el jefe inmediato
de la DIDEDUC de Jalapa, se realiz constantemente y a tiempo, para evitar la
acumulacin de trabajo y por ende lograr con satisfaccin su respectivo proceso.
Cada da se van adquiriendo nuevos conocimientos en cuanto a la forma

de organizar, controlar y ejecutar los procesos; sin olvidar la orientacin brindada
por quienes estn inmersos dentro del rol administrativo incluyendo a la Asesora
de la Prctica Administrativa.
3.2.5
Descripcin de Nuevos Conocimientos Profesionales Adquiridos en el rea

Administrativa
Las actividades ejecutas durante la etapa de asistencia tcnica han sido
elementales previo a la etapa de prctica directa, debido a que se me ha permitido
conocer y profundizar que el proceso tcnico administrativo, no solamente se
encarga de planificar, supervisar y ordenar expedientes, si no que las actividades
son puramente administrativas y elementales. Adems se requiere del apoyo
constante del Asesor Jurdico, la Asistente y de los Docentes para mejorar el
desempeo como practicante en las actividades asignadas por el jefe inmediato,
para enmendar errores y tratar de mejorar diariamente los respectivos procesos.
3.2.6
No
Cronograma de Actividades del Desarrollo de la Asistencia Tcnica

Actividades Diarias
FECHAS
Febrero 2013
V
8
L
11
M M J
V
12 13 14 15
Revisin de Boletos
de Ornato
Suscribir Actas.
Elaborar oficios
51
L
18
M M J
19 20 21
Legalizar
documentos
Presentar el informe
semanal de
actividades
Ordenar archivos
4
5
Elabora y redacta
constancias labores.
Atender pblico.
7
8
9
10
Atender llamadas
telefnicas.
Movimientos de
personal
12
Elaborar Certificados
del IGSS
Revisar Expedientes
13
Sacar Fotocopias
14
Entregar
Correspondencia a
los docentes
Apoyar en
actividades fuera de
la institucin
11
15
3.2.7
Evaluacin
Evaluacin de Proceso
A travs de entrevistas realizadas a la coordinadora tcnica administrativa
y el personal de la oficina, se verifica el valor y el empeo que le ponen al
trabajo administrativo realizado dentro de la oficina en apoyo al director
departamental de educacin y a los jefes del departamento de la institucin. Al
auxiliar al feje inmediato en todas las actividades asignadas o por iniciativa
propia se puede evaluar e identificar parte de las funciones jurdicas y conocer
algunos documentos oficiales que se manejan en la seccin, las cuales son parte
puramente del principio de una verdadera administracin.
52
Evaluacin de los Objetivos de la Etapa

De acuerdo a los objetivos trazados durante la realizacin de la etapa de
asistencia tcnica fueron en gran manera satisfactoria, se logr responder
adecuadamente al debido cumplimiento de las funciones asignadas por la
coordinacin tcnico administrativo, para apoyar en las diversas actividades que
beneficiaron al sector oficial 21-01-03 como a toda la institucin. Es muy
importante reconocer que trazarse metas u objetivos antes de iniciar un da de
labores es una clave esencial para el buen desempeo de las acciones
administrativas, puesto que aumenta en gran manera la responsabilidad personal,
al saber que hay que cumplir para llegar a obtener con xito grandes logros.
3.3. Seccin III: Prctica Directa Administrativa

3.3.1. Actividades Asignadas Por el Jefe Inmediato
Programas de Escuelas Saludables

a) Conjuntamente con los docentes y la coordinadora tcnica administrativa se
realiz el programa para las diferentes escuelas en la cual expone el
diagnostico ponderacin con el apoyo de los directores y docentes para la
realizacin de este programa para la integridad de la escuela y en otras
actividades que necesitan el apoyo para los diferentes sectores.
b) Para esta actividad se emple el principio disciplina ya que implica una

prctica ordenada y perseverante, la disciplina ya que implica una prctica
ordenada y perseverante, la disciplina lleva a respetar reglas de acuerdos
instrucciones mediante un jefe inmediato para la realizacin de actividades
fuera y dentro del establecimiento unidad de mando aplicado por el jefe
inmediato en el cual se tuvo que escuchar las distintas instrucciones para
realizar las actividades.
c) Para esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo
solicitud, los docentes hicieron una solicitud para pedirle a la direccin
departamental el programa de las escuelas saludables.
53
d) Se utilizaron los recursos

Humanos
Coordinadora tcnica administrativa
Directores
Practicante
Materiales
Computadora
Impresora
Hojas papel bond
e) La realizacin de esta actividad se demostr manejo e inters de la

descripcin de las distintas actividades a realizarse con el programa de
escuelas saludables lo importante fue la motivacin que tena los docentes, ya
que se realizaron de una manera cuidadosa y observaron que todos los
docentes estuvieran de acuerdo en la actividad.
Consolidado de Correos Electrnicos

a) Despus de recibir los diferentes correos electrnicos de los establecimientos
educativos se hizo la respectiva verificacin que todos tuvieran la
informacin correspondiente, si fue ingresada la informacin con forme al
formato establecidos. Se hizo de forma efectiva realizando un consolidado a
cada escuela para ser ingresado en un informe.
b) Autoridad fue el principio administrativo utilizado en donde el jefe inmediato

realizo el orden de la verificacin de los corros electrnicos que han sido
ingresados en un consolidado para guardar la informacin las cuales se aplic
correctamente las rdenes del mismo que haban recalcado.
54
Orden se aplic por medio de las fichas de datos que se tenan a la vista
en el cual se nota la coordinacin y ordenamiento de distintos ingresos de
datos.
c) Para la realizacin de esta actividad se utiliz el instrumento administrativo,
fichas de datos, en las mismas se encuentra la informacin necesaria para
hacer el consolidado.
d) Se utilizaron los recursos:

Humanos
Directores
Docentes
Practicante
Materiales
Computadora
Impresora
USB
e) El manejo de esta actividad de correos electrnicos requiere de mucha

responsabilidad, tiempo, orden, y lo ms importante una iniciativa constante,
se llev a cabo un buen trabajo y control de la actividad, de esta forma no se
obtuvo ningn problema, esto significa que el trabajo fue realizado con xito
Verificacin de Cdigos
a) Se revisa determinadamente cada establecimiento educativo para verificar si
tiene direccin, nombre de la escuela, correo electrnico del director y los
docentes que laboran en la escuela, grados que imparte cada docente, seccin
total de alumnos; cuantos hombres y mujeres asisten por seccin.
55
b) Autoridad fue el principio administrativo utilizado donde el jefe inmediato

realizo el orden de la verificacin de los establecimientos, en la cual se aplic
correctamente las ordenes que el mismo haba recalcado, se obtuvo un
satisfactorio trabajo la autoridad no solo es dirigir y dar rdenes sino tambin
apoyar para mejorar.
Orden se aplic por medio de informes que se tenan a la vista en el cual
tenan una coordinacin con la supervisora para poder resolver cualquier
problema que se presentara.
c) Para la realizacin de esta actividad fue necesario utilizar el instrumento

administrativo informe y constancias de cdigos de establecimientos para
poder verificar los datos.
d) Se utilizaron recursos
Humanos
Directores
Docentes
Practicante
Materiales
Computadora
Impresora
Hojas papel bond
e) La forma que se trabajo fue satisfactoriamente sin ningn inconveniente se

logr que no ocurriera ningn problema en los cdigos de los
establecimientos, con la informacin que los directores y docentes brindaron,
se hizo ms fcil la identificacin de cada docente, grado y cuntos alumnos
56
atiende cada maestro; esto se manej responsabilidad y orden dentro de la

aplicacin de la oficina.
Realizacin del programa de infraestructura

a) Por disposicin del jefe inmediato se realiza el programa el cual se describen
las actividades que realizaran cada director deber realizar un informe
detallado que tiene la escuela, fotos de la infraestructura, se hace un listado
de los establecimientos con necesidades que presenta cada escuela se
presenta a la oficina de anlisis un informe para la verificacin de los
establecimientos.
b) Autoridad fue el principio administrativo utilizado donde el jefe inmediato

realizo el orden de la verificacin de los establecimientos, en la cual se aplic
correctamente las ordenes que el mismo haba recalcado as mismo se obtuvo
un satisfactorio trabajo la autoridad no solo es dirigir y dar rdenes sino
tambin apoyar para mejorar. Orden se aplic por medio de informes que se
tenan a la vista en el cual tenan una coordinacin con la supervisora para
poder resolver cualquier problema que se presentara
c) Para la realizacin de esta actividad se utiliz el instrumento administrativo
listado de escuelas, con forme al listado se realizaron las actividades
detalladas de cada escuela.
Humanos
Directores
Docentes
Practicante
Materiales
57
Computadora
Impresora
Fotocopiadora
e) La forma en que se trabajo fue adecuada sin ningn inconveniente se logr

que no ocurrieran problemas dentro de lo recorrido ya que cada director tiene
que dar a conocer las necesidades que presenta cada establecimiento
educativo e informar al supervisor esto se manej con responsabilidad y
orden dentro de la actividad.
Orden de Archivo
a) Se procede en el ordenamiento del archivo el cual se encuentra en total
desorden principiando que todos los expedientes no estaban en un lugar
adecuado no se poda obtener la bsqueda adecuada de cada expediente as
mismo se orden en forma alfabtica para mantener control en cada
expediente para la identificacin se hacen separadores con el nombre y
apellido del docente y la escuela donde labora.
b) Orden fue el principio administrativo utilizado donde se aplic por medio de

informes que se tenan a la vista en el cual tenan una coordinacin con la
supervisora para poder tener un mejor control en el archivo; s mismo se
obtiene un buen ordenamiento y modificacin de archivos. Ejecucin se
atribuye
responsabilidad
las
cuales
al
ejecutar
dicha
actividad
cuidadosamente obteniendo un trabajo de manera efectiva.

administrativo archivador para colocar en orden todos los documentos.
Humanos
58
Directores
Docentes
Practicante
Materiales
Computadora
Folder
Hojas bond
Archivo
e) Se orden el archivo en orden alfabtico colocando cada expediente en forma

correspondiente siendo muy afectiva la actividad y sin ningn contratiempo
se lleva un mejor control en el archivo.
Entrega de Libros a Docentes

a) Se les convoca a una reunin a los directores para informales sobre la entrega
de los libros de textos e informndoles lugar y fecha de la entrega as mismo
tambin se les entrega el respectivo formato las actividades que se realizan
con los mismos y si hay alumnos que se queden sin este material el docente
debe hacer una solicitud para poder analizarla haciendo un conteo de los
educandos con necesidades especiales.
b) Para esta actividad se emple el principio Orden y Disciplina ya que para la

entrega de los libros de textos pues se deban de ordenar todos los libros y
mantener la disciplina el monto de recibirlos.

administrativo, libros conocimientos, libro de actas, cada docente se le
entregan los libros y tienen que firmar cada libro.
59
Humanos
Directores
Practicante
Materiales
Libros
e) Se obtiene un resultado satisfactorio ya que los directores colaboran al

momento de entregarles los libros de textos manteniendo el orden en la
actividad realizada.
Listado de establecimientos educativos del ciclo escolar que pagaran operacin

escuela
a) Se hace un listado del Sector Oficial, distrito no. 21-01-03, conforme al
listado con los establecimientos se recibe el pago de cada director
explicndoles donde deben pagar las condiciones de pago se verifica un
listado con los cdigos de cada institucin, se hizo la modificacin de los
establecimientos que no pagaran el programa por lo tanto se hace un listado
para que no tengan ningn problema al momento del pago.
b) Para esta actividad se emple el principio Control se aplic para llevar un
sistema de ordenamiento en los establecimientos educativos, cono el orden en
cual se establecieron los cdigos de las escuelas.
c) Para la realizacin de esta actividad se utiliz el instrumento administrativo,
Listado de establecimientos educativos para llevar un control en los
establecimientos.
Humanos
60
Practicante
Director
Materiales
Computadora
Hojas papel bond
Impresora
a) Se realiz un resultado excelente ya que con los cambios y la verificacin de los

cdigos se pudo llevar un mejor control.
3.3.2
Actividades por Iniciativa Propia
Revisin de expedientes
a) Se lleva acabo ordenado los expedientes por cada ao ya que est en desorden en
la bsqueda de cuadros Prim de los alumnos se hace un ordenamiento de cada
uno identificndolos por el ao la escuela la cual se hace ms amena en la
bsqueda de los expedientes revisndolos y colocndolos en un leitz. Se ordenar
cada expediente en forma alfabtica para que se lleve un mejor control en los
expedientes.
b) Se utiliz el principio de orden para verificar que el expediente tuviera la

papelera respectiva.
c) Para esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo

Expedientes para poder identificar cada uno por las fechas y llevar un orden.
Humanos
61
Practicante
Materiales
Archivador
Leitz
e) El resultado fue excelente en el mejoramiento e identificacin de los expedientes

para tener un mejor orden en el archivo
Archivar las fichas de datos

a) Se saca un listado con todos los nombres de los docentes, cada docente tiene que
llevar una ficha de datos personales en digital y tres copias dejndolas en la
oficina de la licenciada encargada. Se hace un archivo con todas las fichas
colocndolas en un leitz con el listado respectivo se ordenan en forma de sector
cada sector se identifica al inicio del mismo con el nombre del establecimiento
cdigo y una letra del abecedario se le coloca afuera de la hoja.
b) Para esta actividad se emple el principio Orden toda informacin importante

debe de estar en un lugar adecuado en el momento que corresponda.
c) Para esta actividad fue necesario utilizar el instrumento administrativo, archivo

se hizo uso para poder tener informacin de todos los docentes.
Humanos
Docentes
Practicante
Computadoras
Impresora
Hoja papel bond

62
e) El resultado fue excelente porque las fichas de datos se archivaron en forma

alfabtica para tener un mejor ordenamiento en el archivo.
3.3.3
Aportes Administrativos Brindados a la Institucin

Los aportes brindados en el Distrito 21-01-03 y a la institucin fueron muy
significativos pues se pusieron en manifiesto todos los conocimientos adquiridos

durante la formacin acadmica.
Se dieron varios aportes en materia tcnica, por ejemplo la implementacin
de instrumentos tcnico administrativos que hoy garantizan mecanismos de
control al distrito, el ordenamiento alfabtico y clasificacin de los expedientes
puesto que esto facilitara su bsqueda y entrega cuando sea necesario para lo
cual se doto a la oficina separadores para los archivos, folders y ganchos.
3.3.4
Nuevos Conocimientos Obtenidos en el Campo de la Administracin

En el
aspecto de conocimiento es importante reconocer que todo lo
experimentado en este proceso se puede clasificar como nuevo aprendizaje contar

con la relacin directa en una institucin. La integracin teora y prctica es
importante puesto que solo as se garantiza la consecucin de objetivos,
considerando que este aspecto consolida el aprendizaje puesto que siempre se debe
tener una base para actuar, un respaldo que permita garantizar una respuesta al
requerimiento que se pueda hacer.
El conocimiento de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de
una institucin brindan aportes administrativos que ayudan a mejorar la calidad
siendo significativos en el campo profesional, la prctica directa se hace
emprendedora en todas las actividades desarrolladas.
3.3.5
Cronograma de Actividades de la Prctica Administrativa
63
Actividades
realizadas
Fechas
MARZO
1 4 5 6 7 8 11
12
13
ABRIL
14
1
5
18
19
20
21
22
Programas
de escuelas
saludables
Consolidado
de coreos
electrnicos
52
Verificacin
de cdigos
Realizacin
del
programa de
infraestructu
ra
Orden de
Archivo
Entrega de
libros a
docentes
64
25
26
27
28
29
1 2 3 4 5 8 9 10
11
12
15
16
17
18
Listado de
establecimie
ntos
educativos
del ciclo
escolar que
pagaran
operacin
escuela
Revisin de
expedientes
53
Archivar las
fichas de
datos
65
3.3.6
Evaluacin de los objetivos previstos en la etapa

Todos los objetivos previstos en la prctica directa son alcanzados de una
manera satisfactoria, porque se logr corresponder con el cumplimiento de las

actividades asignadas y por iniciativa propias logrando as alcanzar las metas, con
responsabilidad y colaboracin as mismo siguiendo los lineamientos establecidos
respetando las disipaciones de la Coordinadora Tcnica Administrativa en la redaccin
de todos los documentos, contribuyendo de esta manera en todas las actividades
administrativas que se llevan a cabo en la institucin.
3.3.7
Evaluacin crtica de la prctica administrativa

La realizacin de la prctica administrativa, se perfila como una disciplina de
gran inters investigativa y crtica, debido a los retos que enfrenta la educacin
en la actualidad, todo ello con la nica finalidad de establecer dentro de la
institucin educativa las condiciones en las que se
desarrolla el
proceso
administrativo ms que nada eficiente, exitoso, objetivo y responsable para cumplir

con las funciones y disposiciones.
CAPTULO IV
SISTEMATIZACIN DE LA EXPERIENCIA ADQUIRIDA
4.1. Etapa Diagnstico
En la primera etapa se conoce y realiza una evaluacin sistemtica y completa de las

realidades externas e internas que existen en una institucin. As mismo es una
aproximacin desde las causas, efectos, races y anlisis social, el cual es un proceso
permanente, participativo y de aprendizaje para entender y analizar el porqu de las cosas,
como son, y permite conocer con facilidad los espacios adecuados y necesarios para el
pleno desarrollo de las actividades.
La Prctica administrativa juega un papel importante debido a que en ella se obtienen

conocimientos concretos acerca de la Administracin Educativa en sta etapa en donde se
puede verificar el funcionamiento real de dicha Administracin dentro de la sociedad,
adems se encuentra en contacto con muchas personas como padres de familia, docentes,
supervisores educativos secretarias y alumnos los cuales motivan a realizar un buen trabajo.
En lo personal es satisfactorio brindar apoyo a las personas y formar parte del proceso, por
otro lado cabe destacar que la clave del xito est en el orden que se lleva debido a que
facilita en muchas ocasiones la solucin de un determinado problema.
La planificacin de la fase diagnstica fue importante porque estableci una gua

durante todo el proceso.
A travs de la fase institucional se estableci contacto directo con la Direccin

Departamental de Educacin y se conoci a fondo la situacin en la que se encuentra el
mismo.
Adquirir experiencias y habilidades fundamentales de la Administracin Educativa.
Ejecutar las actividades administrativas que sean necesarias para el correcto

funcionamiento de la institucin, con el propsito de cumplir con la visin, misin y
polticas de las Institucin y el Reglamento de Prctica Administrativa
4.2. Asistencia Tcnica

La etapa de asistencia tcnica permite brindar el apoyo necesario y el conocimiento
adquirido en las actividades administrativas. Por medio de las funciones asignadas por el
jefe inmediato se tiene la oportunidad de ejecutar las diferentes actividades que le servirn
para ser un buen administrador. En etapa de la prctica administrativa, la cual se inicio a
partir de la Planificacin,
permitiendo organizar el trabajo a realizar dentro de la
institucin, se disearon los objetivos generales los que guiaron toda la etapa de tcnica, se
emplearon mtodos con inductivo, analtico, y algunas tcnicas entre ellas Participativa, el
dilogo, Interrogativa, en esta etapa se brindo apoyo al Supervisor Educativo en todo
momento, a travs de la realizacin de actividades asignadas por el jefe inmediato y las de
iniciativa propia.
Desempeando eficaz y eficientemente todas las actividades que asignen en la etapa

de asistencia tcnica para poner en prctica todo lo aprendido en la universidad.
Esta etapa comprende la participacin del alumno estudiante en las actividades

administrativas que le sean asignado auxiliando al coordinador Tcnico Administrativo en
la unidad de trabajo, mediante la comunicacin, interaccin, relaciones humanas y el apoyo
que se pueda efectuar durante las 40 horas de duracin de dicha fase.
A travs de la realizacin de la etapa de Asistencia Tcnica se pudo colaborar en el
trabajo administrativo y coordinar actividades establecidas, aplicando conocimientos
adquiridos en el rea administrativa.
4.3. Prctica Directa Administrativa
La tercera y ltima etapa se desarrolla con la iniciativa colaboracin y el conocimiento

de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de una institucin brindan aportes
administrativos que ayuden a mejorar la calidad del proceso administrativo de la institucin
manifestando principios administrativos necesarios en la ejecucin de las actividades
asignadas por el jefe inmediato y por iniciativa propia las cuales sirven para tener un mejor
control.
La prctica directa administrativa se necesita mucho carcter, decisin y

responsabilidad para dirigir una dependencia educativa donde se desarrollan actividades
relacionadas con el proceso tcnico - administrativo enfocado al campo educativo, esto
permite que a travs de las capacidades, destrezas, actitudes y habilidades, se puedan
demostrar los conocimientos bsicos administrativos adquiridos para el buen desarrollo y
desempeo de las actividades asignadas por el jefe inmediato.
En esta etapa se puedo verificar el trabajo A travs de la realizacin de la etapa de

Prctica Directa, se pudo colaborar en el trabajo administrativo y coordinar actividades
establecidas, aplicando conocimientos adquiridos en el rea administrativa.
La realizacin de la etapa de Prctica Directa, se pudo colaborar en el trabajo

administrativo y coordinar actividades establecidas, aplicando conocimientos adquiridos en
el rea administrativa.
A travs de la prctica directa se conocieron cada uno de los procesos tcnicos

administrativos tiles para el administrador.
CONCLUSIONES
Se aprobaron exitosamente cada una de las diferentes etapas de la prctica

administrativa (Diagnstico Institucional, Asistencia Tcnica y Prctica directa)
permitiendo al estudiante practicante un acercamiento previo al campo tcnicoadministrativo.
Se observ la infraestructura, as como el desarrollo de la actividad administrativa

de la Direccin Departamental de Educacin, obteniendo informacin bsica de
dicha institucin.
Todas las actividades fueron realizadas con eficiencia, demostrando capacidad e
iniciativa en los procesos administrativos realizados en la institucin.
Se auxili al personal administrativo de la Direccin Departamental de Educacin.
Se adquirieron los conocimientos y experiencia necesarios; referentes a los

procedimientos administrativos, permitiendo realizar tareas propiamente de esa
ndole.
La Etapa de la Prctica Directa es muy importante, el alumnos practicante adquiere
conocimientos de todo el proceso administrativo que se maneja dentro de una
institucin.
iii
RECOMENDACIONES
Que las posibles dificultades que se puedan presentar durante el desarrollo de la
prctica administrativa, se resuelva con el apoyo y criterio del jefe inmediato
superior.
El diagnstico institucional debe enfocarse en la habilidad de desarrollo e
implementar programas que apoyen la misin de la organizacin pues estos estn
conectados no solo a la misin sino tambin a la competencia institucional y a la
visualizacin de las metas.
Hacer uso de las tcnicas adecuadas, en la ejecucin de la prctica para obtener
informacin real de las Direcciones Departamentales de Educacin, para facilitar la
toma de decisiones y resolver los distintos desafos que se presentan en los
departamentos del pas.
Planificar siempre las actividades o tareas administrativas, previo a su ejecucin,
para obtener resultados positivos.
Que la ejecucin de las acciones se realicen con profesionalismo y responsabilidad
durante el proceso administrativo.
Brindar aportes administrativos que ayuden a mejorar la calidad del proceso
administrativo de la institucin.
iv
LISTA DE REFERENCIAS
Chiavenato, Idalberto, (1999), Introduccin a la teora general de la

administracin. 5. Edicin Mc. Gaw-Hill, Colombia.
Departamento de Publicaciones Facultad de Ciencias Econmicas, (19994:175),
apuntes sobre derecho administrativo. USAC. Guatemala
F. Stoner James A. y Charlews Wankel. (1997), administration. Editorial Prentice
Hall Hispanoamericana, S.A. Mxico.
Guizar Montufar, Rafael. (2004:405), derecho organizacional. Editorial Prentice
Hall Hispanoamericana, S.A. Mxico.

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DELMY ARACELY HERNNDEZ MELGAR

Informe de Prctica Administrativa para Graduacin

Asesora: Licda. Olga Leticia Martnez Duarte

Revisor: Lic.: Mario Josu Lima

Universidad de San Carlos de Guatemala

Jalapa, octubre 2014

2.2. Administracin Pblica

2.3. Administracin Privada

2.4. Administracin Educativa

2.5. Etapas de la Administracin

2.6. Principio de la Administracin Segn Henry Fayol

2.7. Principios de Frederick Taylor

2.8. Registros y Controles

3.1.1. Informacin General de la Institucin

3.1.3. Situacin interna

3.1.4. Situacin Externa

3.2. Seccin II: Asistencia Tcnica Administrativa

3.2.1. Actividades Asignadas por el Jefe Inmediato

3.2.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia

3.2.3. Descripcin de actividades para mejora de la institucin

3.2.4. Control del logro de actividades durante las cuarenta horas

3.2.5. Descripcin de nuevos conocimientos profesionales adquiridos

3.2.6. Cronograma de Actividades del Desarrollo Asistencia Tcnica

3.3. Seccin III: Prctica Directa Administrativa

3.3.1. Actividades Asignadas Por el Jefe Inmediato

3.3.2. Actividades Realizadas por Iniciativa Propia

3.3.3. Aportes Administrativos Brindados a la Institucin

3.3.4. Nuevos Conocimientos Obtenidos en el Campo de la

3.3.5. Cronograma de Actividades de la Prctica Administrativa

3.3.6. Evaluacin de los Objetivos Previstos en la Etapa

3.3.7. Evaluacin Critica de la Prctica Administrativa

4.2. Etapa de Asistencia Tcnica

4.3. Prctica Directa Administrativa.

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Lic. Carlos Alvarado Cerezo

HONORABLE CONSEJO DIRECTIVO

Lic. Otto Ren Sols Mndez

Lic. Hctor Hugo Lima Conde

Dr. Carlos Enrique Saavedra Vlez

Lic. Diego Jos Montenegro Lpez

Erickson Javier Gonzales Lemus

Lic. Zoot. lvaro Romeo Orellana Barrera

Licda. Cecilia Isabel Aguirre Lucero

Este trabajo es presentado por el autor, quien es

Jalapa, octubre 2014

A LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA Y AL CENTRO

El informe est diseado en dos secciones, la primera es fundamentacin terica,

Diagnstico Institucional: consiste en observar completamente la infraestructura

Asistencia Tcnica: en esta etapa se inicia brindando apoyo en algunos de los

Prctica Directa: se llev a cabo en un perodo de ciento cuarenta horas, se logr

Es la fase final en la cual se realizan todas las tareas o procesos puramente

En el informe aparecen las conclusiones y recomendaciones sobre el proceso

Nombre de la estudiante: Delmy Aracely Hernndez Melgar

Sede de la Prctica: Direccin Departamental de Educacin, Jalapa

Duracin: 200 horas (01-02-2013) (19-04-2013)

proceso administrativo a travs de la observacin, para poder proseguir con la segunda

ms conocimientos de manera que me pueda involucrar

Objetivos Especficos Primera Etapa:

Realizar practicas de oficina basadas en la criticidad, analisis y creatividad

Elaborar propuestas didacticas, tareas y evaluaciones, incorporando diversos

Metodologa Primera Etapa

Su aplicacin permite determinar con profundidad la extensin

que abarca la institucin.