CENTRO UNIVERSITARIO DE QUICHE – CUSACQ

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

LICENCIATURA EN PEDAGOGIA Y ADMINISTRACION EDUCATIVA
CON ESPECIALIDAD EN MEDIO AMBIENTE
PRÁCTICA ADMINISTRATIVA

PRIMERA ETAPA: DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

1. Información General de la Institución

1.1 Nombre y dirección

Nombre de la Institución: Coordinación Técnica Administrativa 14-01-01
Dirección: 10a. Avenida entre la 2da. y 3a. calle de la zona 3, segundo nivel del Edificio
Multiservicios.
1.2 Municipio:
Santa Cruz del Quiche
1.3 Departamento
El Quiché
1.4 Plano de la Institución

CROQUIS DE LA OFICINA
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CROQUIS DEL EDIFICIO

1.5 Reseña Histórica

En 1997, en el Departamento de Quiché habían 23 Supervisiones Educativas
legalmente constituidas, pero posteriormente con la creación y aprobación del
Acuerdo Gubernativo No. 165-96, Creación de las Direcciones Departamentales de
Educación se brindó la oportunidad para la organización de las mismas, para
desempeñar sus funciones, motivo por el cual se crearon un total de 28
Coordinaciones Técnicas Administrativas en el Departamento de Quiché.
Organización que fue coordinada por el Licenciado Lizandro Porfirio Antillón.
Y así en 2008, empezaron a funcionar dichas coordinaciones en el
departamento de Quiché, contando el municipio de Santa Cruz del Quiché; con las
coordinaciones 14-01-01, 14-01-02 y 14-01-03, dentro de las cuales se ubicaron
establecimientos educativos de acuerdo al área (Urbana o rural) y distancia donde se
localizaban dentro del municipio.
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Posteriormente surge la necesidad de crear otra coordinación, cuyo distrito fue
conocido como 14-01-39; debido a la alta demanda de docentes y escuelas existentes
en 2009, dentro del distrito 14-01-02. Aunque de acuerdo a los relatos de varios
docentes en ese año se dio un cambio de autoridades y en el distrito 14-01-02 hubo
inconformidad con la autoridad nombrada para el cargo, lo que ocasionó la división
de los docentes, motivo por el cual se restableció en su puesto al coordinador anterior
y creando un nuevo distrito para el coordinador nombrado en dicho año, en dicho
proceso es cuando se ve la necesidad de más personal administrativo para facilitar el
trabajo y desempeño del distrito.
Las oficinas de las coordinaciones de Santa Cruz del Quiché no poseen
instalaciones propias desde su creación han estado situadas en diferentes recintos,
desde la ya inexistente Administración de Rentas Internas, donde hoy se encuentra
ubicada la Superintendencia de Administración Tributaria SAT, trasladándose a las
instalaciones del Instituto Básico Experimental Fray Francisco Jiménez, para luego
ubicarse en la Escuela Oficial Urbana Tipo Federación “Tecún Umán”,
posteriormente trasladándose a las instalaciones de la municipalidad ubicada en la
Terminal de Buses de la zona 5 de Santa Cruz del Quiché, donde actualmente están
instituidos los Bomberos Municipales, para finalmente luego de un convenio de siete
años con la Municipalidad de Santa Cruz del Quiché, se ubican en su actual dirección
en el segundo nivel del Edificio Multiservicios de la zona 3, anteriormente conocido
como Edificio Mario Rivera, en 10a. Avenida entre la 2da. y 3a. calle de la zona 3,
de Santa Cruz del Quiché.
La Coordinación Técnica Administrativa 14-01-01 ha sido dirigida por
diferentes profesionales nombrados por la Dirección Departamental de Educación de
Quiché, a través de una resolución y en los últimos años fue presidida por el
Licenciado Abel Arnoldo Meza Pérez, quien renunció al cargo al cumplir con el
tiempo necesario para optar a las clases pasivas (jubilación), quedando como
responsable de la Coordinación la Licenciada Ana María Villegas Raynoso, quien por
motivos de salud; cedió el puesto al Licenciado José Oscar Tipáz Velásquez quien
actualmente se encuentra al frente de dicha institución ocupando los puestos de
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Coordinador Técnico Administrativo 14-01-01 y 14-01-02, desde el año 2017 a la
fecha. (Váldez, 2018)

La Coordinación Técnica Administrativa 14-01-02 ha sido dirigida por

diferentes profesionales nombrados por la Dirección Departamental de Educación de
Quiché, a través de una resolución y en los últimos años fue presidida por el
Licenciado Hember Roberto Herrera Girón, quien por optar al cargo de Director
Departamental de Educación, del departamento de Quiché, dejo el cargo, quedando
como responsable de la Coordinación el Licenciado Saturnino Osorio, quien por
motivos de llegar a ser Delegado Departamental de Auxilio Póstumo del
departamento de Quiché, cedió el puesto al Licenciado José Oscar Tipáz Velásquez
quien actualmente se encuentra al frente de dicha institución ocupando los puestos de
Coordinador Técnico Administrativo 14-01-01 y 14-01-02, desde el año 2017 a la
fecha.

1.5.1 Visión
Formar ciudadanos con carácter, capaces de aprender por sí mismos,
orgullosos de ser guatemaltecos, empeñados en conseguir su desarrollo integral, con
principios, valores y convicciones que fundamentan su conducta. (Documentos sin
título MINEDUC, 2018)

1.5.2 Misión
Somos una institución evolutiva, organizada, eficiente y eficaz, generadora de
oportunidades de enseñanza-aprendizaje, orientada a resultados, que aprovecha
diligentemente las oportunidades que el siglo XXI le brinda y comprometida con una
Guatemala Mejor. (Documentos sin título MINEDUC, 2018)

1.5.3 Objetivos
Somos un equipo de trabajo, al servicio de la comunidad educativa,
comprometidos con la satisfacción de las necesidades de las personas a quienes
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servimos, prestando un servicio de calidad con mayor eficiencia y eficacia, dentro del
cual va la calidad humana.
Metas

1. Contar con instalaciones y material didáctico que se adecue a las necesidades de

los estudiantes y favorezcan el proceso de aprendizaje.

2. Supervisar la ejecución de acciones de evaluación institucional para fortalecer la

gestión técnica administrativa del sistema educativo, asimismo evaluar la calidad
de la educación y el rendimiento escolar en la jurisdicción.
1.6 Jornada de atención al público
8:00 a 12:00 horas y de 13:00 a 17:00 horas, de lunes a viernes.
1.7 Personal
SI NO
1.7.1.Personal Administrativo Presupuestado
x
1.7.2. Personal Administrativo por Contrato x
1.7.3. Técnicos x

1.7.4. Administrativos x

1.7.5. Operativos x

1.8 Organigrama
Directores y personal
docente de los centros
educativos
Dirección
Departamental de
Educación Coordinador Técnico
Administrativo
Lic. José Gilberto Lic. Candelario Ordoñez Secretarias, Asesores
Hernández Reinoso pedagógicos y asesor
Barrientos administrativo
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1.8.1 Organización administrativa
Las labores administrativas son atendidas por dos colaboradores de la
institución, el Coordinador Técnico Administrativo delega instrucciones adecuadas a
la secretaria.
2. INFRAESTRUCTURA
2.1 Tipo de Instalaciones
La Coordinación Técnica Administrativa Distrito Escolar 14-01-01 ocupa un local
del edificio Multiservicios, dicha instalación está construida con block, ocupando un
módulo del segundo piso, es amplia y aceptable para realizar las tareas que se le
demandan.
2.1.1 Características del edificio
La estructura del Centro Comercial Multiservicios es extensamente amplia,
es un moderno edificio que cuenta con una numerosa cantidad de oficinas,
construida de cuatro niveles y un estacionamiento en la planta baja. Es
ocupada por diferentes dependencias, entre ellas la Coordinación Técnica
Administrativa 14-01-01.
2.2 Local para reuniones de trabajo
Salón del instituto técnico
Área pedagógica
Salón del instituto Juan de León
Salón del instituto Jiménez
2.3 Área de atención al público
La instalación cuenta con una sala de espera de la que conforme llegan las
personas se les va atendiendo.
3. ADMINISTRACIÓN
3.1 Funciones del Puesto
3.1.1 Funciones generales
 Relación directa con administración y dirección.
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 Reunirse periódicamente con los maestros y profesores guías o catedráticos del nivel
respectivo, para la organización, ejecución y evaluación de todas las actividades
programadas por la Administración Educativa.
 Ejecutar y dar efectividad al Sistema Disciplinario con méritos y deméritos, desde el
Sistema Preventivo.
 Establecer los medios de prevención y seguimiento para los alumnos con problemas
de Rendimiento Académico y/o Conducta Disciplinaria.
 Asistir a los niños, jóvenes, maestros y catedráticos del nivel que coordina, así como
también a padres de familia.
 Otorgar permisos, recibir justificaciones de ausencias, controlar tandistas y asentistas
de las jornadas escolares.
 Organizar, ejecutar y evaluar las actividades específicas del nivel que coordina.
 Atender los casos académicos y disciplinarios más difíciles, así como decidir sobre
las sanciones o correctivos de los casos más problemáticos.
3.1.2 Funciones técnico-pedagógicas
 Verificar la correcta aplicación de los programas de estudio del área correspondiente.
 Verificar que el personal docente de su área elabore y mantenga actualizados sus
registros de avance programático.
 Verificar que los libros de textos que se usen sean los autorizados por la secretaria y
orientar a los maestros sobre el uso de los mismos.
 Orientar a los maestros de nuevo ingreso, antes de iniciarse en el servicio en los
distintos aspectos de su labor docente.
 Asesorar al personal docente en la selección y aplicación de los métodos y técnicas
adecuadas para el mejor desarrollo del programa de los cursos.
 Autorizar los planes de trabajo para mejorar el desarrollo de los programas de estudio
correspondiente.
 Vigilar el cumplimiento de las disposiciones vigentes acerca de la evaluación del
aprendizaje.
 Evaluar el desempeño de los docentes, así como el rendimiento académico grupal del
alumnado por unidad desarrollada del programa.
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 Proponer soluciones a los problemas de carácter técnico-pedagógico que le presente
el personal docente de su área.
3.1.3 Funciones didácticas
 Supervisar el proceso de enseñanza-aprendizaje.
 Orientar, estimular y apoyar al personal docente en el uso y creatividad de las distintas
técnicas didácticas.
 Indicar al personal de su área, las medidas correctivas necesarias para la solución de
los problemas detectados durante la supervisión, referentes a la planeación,
conducción y evaluación del proceso de enseñanza-aprendizaje.
 Mantener actualizado su conocimiento acerca de los métodos y técnicas de la
enseñanza, así como el uso de los materiales y auxiliares didácticos y técnicas e
instrumentos para la evaluación del aprendizaje.
 Visitar periódicamente o a solicitud de los maestros, los grupos para evaluar el
desarrollo académico de los alumnos.
 Supervisar la instalación y uso de las distintas áreas o locales destinados para las
actividades prácticas y experimentales, derivadas de la aplicación del programa de
estudios correspondientes.
 Supervisar los materiales y técnicas didácticas utilizadas por los docentes, dentro y
fuera del aula en el proceso de enseñanza-aprendizaje en su respectiva área.
 Otorgar permisos, recibir justificaciones de ausencias, controlar tandistas y asentistas
de las jornadas escolares.
 Organizar, ejecutar y evaluar las actividades específicas del nivel que coordina.
 Atender los casos académicos y disciplinarios más difíciles, así como decidir sobre
las sanciones o correctivos de los casos más problemática.
3.2 Lineamientos y Funciones establecidas
Funciones y atribuciones del Coordinador Técnico Administrativo
Funciones Generales
 Relación directa con administración y dirección.
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 Reunirse periódicamente con los maestros y profesores guías o catedráticos del nivel
respectivo, para la organización, ejecución y evaluación de todas las actividades
programadas por la Administración Educativa.
 Ejecutar y dar efectividad al Sistema Disciplinario con méritos y deméritos, desde el
Sistema Preventivo.
 Establecer los medios de prevención y seguimiento para los alumnos con problemas
de Rendimiento Académico y/o Conducta Disciplinaria.
 Asistir a los niños, jóvenes, maestros y catedráticos del nivel que coordina, así como
también a padres de familia.
 Otorgar permisos, recibir justificaciones de ausencias, controlar tandistas y asentistas
de las jornadas escolares.
 Organizar, ejecutar y evaluar las actividades específicas del nivel que coordina.
 Atender los casos académicos y disciplinarios más difíciles, así como decidir sobre
las sanciones o correctivos de los casos más problemáticos.

Funciones y atribuciones de secretaria:

 Colaborar con el Coordinador Técnico a fin de facilitar y agilizar su trabajo.
 Preparar y archivar la documentación y la correspondencia.
 Buscar y sintetizar información, dentro o fuera de la Coordinación, sobre los objetivos
a ella encomendados.
 Preparar, redactar y mecanografiar informes a partir de tan solo unas pautas marcadas
por un superior.
 Organizar la agenda del Coordinador Técnico, concretar gestiones, citas y eventos.
 Atender y organizar las visitas del Coordinador Técnico.
 Estar al tanto de las reuniones, decisiones tomadas en ellas y hacer un seguimiento de
su transcurso, con el fin de poder facilitar informaciones o redactar informes
necesarios, relativos a las mismas, cuando se le requiera.
 Realizar tareas propiamente ejecutivas por delegación de su superior.
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Funciones y atribuciones de Técnicos de Servicios de Apoyo:
 Brindar asesoría y capacitación al personal sobre las funciones que se desconcentran.
 Establecer lineamientos generales para la identificación, organización, legalización y
actualización de los Consejos Educativos u otras Organizaciones de Padres de
Familia en los Centros Educativos Públicos.
 Apoyar en el control, monitoreo y seguimiento de los recursos materiales o
financieros que se asignen y trasladen a los Centros Educativos Públicos a nivel
nacional, para garantizar que los mismos se están ejecutando con apego a la normativa
legal que los rige y con criterios de transparencia, racionalidad, probidad y calidad
del gasto, en beneficio de la comunidad educativa.
 Realizar las gestiones necesarias a donde corresponda para el registro, creación y/o
actualización de la cuenta bancaria y el código de ente receptor de transferencias
corrientes para los consejos educativos u otras organizaciones de padres de familia
legalmente constituidas de los Centros Educativos Públicos.

3.3 Procedimientos Administrativos

 Liberaciones de docentes
 Oficio
 Actas
 Balances
 Actas
 Confrontación de papelería
 Monitoreos

3.4 Orden Jerárquico

 Director departamental
 Coordinador técnico administrativo
 Secretaria
 Directores
 Docentes
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 Estudiantes
3.5 Planeación, Organización, Coordinación y Control
Al realizarse labores mayormente administrativas, la aplicación de las etapas

correspondientes a la administración, no se pueden excluir, pues son fundamentales

para el logro de resultados eficientes y eficaces.

3.6 Cambios en los procedimientos Administrativos

El Coordinador Técnico Administrativo en su función de líder es el

responsable de llevar acabo las orientaciones necesarias hacia los docentes en cuanto

al manejo de actividades administrativas y financieras por lo que es necesario que él

deba actualizar sus conocimientos acerca de los grandes cambios que exige el Sistema

Educativo Nacional de Guatemala. El CTA como enlace a la Dirección

Departamental de Educación tiene que manejar todos los documentos administrativos

y contables que el centro educativo utiliza para controlar los bienes y egresos

económicos de apoyo por parte del MINEDUC.

Por esa razón la función del CTA es muy valiosa para el desarrollo de una

calidad educativa que beneficie las direcciones de los centros educativos a su cargo y

a la vez facilitando el trabajo de un director.

3.7 Conocimiento y aplicación de la Legislación Educativa

El desempeño de trabajos administrativos y técnicos requieren el conocimiento

necesario de las distintas directrices que rigen el funcionamiento de los procesos de

enseñanza-aprendizaje. El CTA dentro de las funciones más importantes esta, la de velar

porque se cumplan las normativas y todo lo que se refiere a la organización educativa.

4. DEL PERSONAL
4.1. Integración del personal
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Las tareas se desarrollan en conjunto entre CTA, secretarias, directores, docentes,

lo cual permite resultados óptimos.

4.2. Relación entre el personal

Existen buenas relaciones entre el personal que labora en la coordinación, esto

permite que los procesos se conduzcan sin mayores inconvenientes.

4.3. Normas Reglamentarias

Se rige por distintas normas para poder realizar las distintas acciones necesarias.

4.4. Acreditamientos para el Personal

No cuentan con acreditamientos.

4.5. Comunicación de doble vía

Esta comunicación es muy importante y lo cual en la oficina se ha podido
observar que si existe esta comunicación de doble vía ya que tanto el coordinador
como el personal administrativo se comunican de una buena manera con el hecho de
que quieren que todo funcione de la mejor manera es importante recibir consejos que
ayuden a mejorar los procesos administrativos.

4.6. Administración Eficiente.

Si se lleva a cabo una administración eficiente pero también eficaz por lo
que se ha podido observar en la oficina, se lleva un control de absolutamente todos
los expedientes como: libros de balance, de actas, oficios, liberaciones de docentes,
todo documento que entra como el que sale.

5. MATERIAL Y EQUIPO
5.1. Equipo de Oficina
Dentro de la coordinación técnica se encuentra el equipo y materiales
suficientes para realizar eficiente y eficazmente su labor.
5.1.1 Cuenta con equipo de oficina adecuado
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Dentro de las instalaciones se encuentras computadores e impresoras
adecuadas para la labor.
5.1.2 Cuenta con los recursos necesarios
En su mayor parte la oficina si cuenta con los recursos para realizar las

tareas adecuadamente, sin embargo; la información se maneja vía electrónica,

por lo tanto, es necesario contar con servicio de internet para poder recibir y

compartir la información con el personal docente, la institución no cuenta con

tal servicio lo que provoca que la información no se transmita con rapidez.

5.1.3 Cuenta con mobiliario adecuado

La oficina cuenta con el mobiliario suficiente para realizar

cómodamente las tareas.

5.2. Recursos
Cuenta con libros de actas, útiles de oficina, calendarios, recursos humanos,
materiales entre otros.
5.3. Mobiliario
Catedra
Sillas
Computadoras
Impresoras
Muebles
Botes de basura
Escobas
Trapos
Desinfectantes
Bocinas
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6. SITUACIÓN EXTERNA
6.1. Demanda de Servicios
Existe gran demanda de servicio ya que la coordinación técnica administrativa es una
institución muy importante por lo cual la visita de docentes en dicha institución requiere los
servicios del coordinador, pero debido a sus funciones él debe salir de las oficinas y los
docentes deben esperar por lo que pierden tiempo.
6.2. Relación con otras Instituciones
La coordinación técnica administrativa tiene relación con la departamental como
también de institutos y escuelas.
6.3. Supervisión, control y evaluación
La supervisión es realizada por el director departamental del área pública para
verificar si dicha institución cumple con los requisitos establecidos.
7. APLICACIÓN DEL FODA
7.1 Análisis del FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES DEB ILIDADES AMENAZAS
La institución está Ayudan a la Falta de espacio en El espacio de las
ubicada en un lugar formación de cada cada oficina o mala instalaciones no son
accesible a toda la estudiante al distribución. propio.
población momento de
compartir los
conocimientos
Se lleva un control Organización de No se le brinda toda Inconformidad de
adecuado para proyectos para una la utilidad al docentes por mala
todos los mejora en la material. atención Bajo.
documentos
administrativos institución
Cuentan con Aprovechar a todo el Falta de poca Falta de material
personal capacitado personal capacitado sensibilización educativo de parte
para brindarle una para poder informar o ambiental. del ministerio de
mejor atención al
publico compartir acerca del Educación.
funcionamiento
Todas las oficinas Oportunidad de Falta de apoyo Agua escasa y
cuentan con desarrollarse aún más económico a la contaminada
mobiliario adecuado para el departamento coordinación.
para cada proceso
y tenga mejoras
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7.1.1 Cronograma de la Etapa de Diagnóstico Institucional

CRONOGRAMA DE ETAPA DIAGNOSTICA INSTITUCIONAL

Semana del 06 al 10 de febrero 2,020
Actividades Jueves Viernes Lunes

Suscripción de actas de toma de posición

personal Administrativa

Autorización de libros de actas de

alimentación escolar.

Autorización de libros de actas de almacén

escolar.

7.2. Comentario de los resultados obtenidos, como aporte a la Institución

La Coordinación Técnica Administrativa 14-01-01 Se encuentran en instalaciones

favorable para la prestación de servicios a la comunidad educativa, los procesos que se

realizan son para beneficio directores docentes y personas a fines, aunque

lamentablemente no cuentan con un establecimiento propio y tiene cierto déficit como

la falta de iluminación. Uno de los inconvenientes relevantes es que el equipo de

cómputo a disposición se encuentra en mal estado, esto provoca problemas en el manejo

de información conllevando a la lentitud de los procesos administrativos.