SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Evidencia 3. “Ensayo: Importancia de los Archivos”

Aprendiz:
Milenis del Carmen Alvarez Vanegas

Instructora:
JUBITZA PATRICIA CORREA HENRIQUEZ

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Ficha: 2454619
Regional Guajira
Noviembre 2021
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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio
preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la
posibilidad a las personas de conocer el contenido de los documentos y así
detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas,
políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en
general.

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración

conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar
plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener
todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura, y es
aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en lugares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse
engrandes archivos, los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia,
y el personal encargado de su manejo.

En Colombia se creó la LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Establece las reglas y principios que regulan la función archivistas del estado.
Para ello se establecido en esta ley una serie de artículos que le permiten a una
entidad pública o privada regulados por la ley guiarse y llevar una adecuada
gestión de archivo de documentación.

La Ley General de Archivos reafirma la relevancia de la organización de los

documentos como principio para el acceso a la información y la fiscalización de los
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asuntos públicos, por lo que establece la coordinación del Sistema Nacional
de Archivos con el Sistema Nacional de Transparencia y el Sistema Nacional.

El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los

archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo
vital de los documentos y la normatividad archivística. Artículo 12 Ley 594 Del
2000.

Es importante resaltar en el archivo está implícita la tecnología, ya que las TICS

en están inmersas con el fin de organizar los procesos archivísticos, con el fin, que
los documentos primarios de valor temporal y permanente los describe, organiza,
conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usurario externo. Esto
trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el
profesional en archivística, exigiéndole una preparación continua en procesos y
procedimientos basados en herramienta e instrumentos informáticos en los cuales
se apoya la ciencia documental hoy día.

Además las empresas y las organizaciones en su archivo deben tener personal

especializado en el manejo del mismo, así como también contar con las
cualidades archivísticas y las características esenciales que deben acompañar la
acción eficaz del archivista.

Para mi opino respecto a la importancia de los archivo cabe resaltar que nos
tenemos que regir por la LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS y
que Los archivos son fundamentales para las actividades legales de una empresa
y que para ejercer este tipo de actividades tenemos que estar bien informados de
cómo desarrollar una acertada planeación archivística.
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 Código de ética del archivista - Autor: Created using PowToon
 ¿Necesito una gestión documental? -
 Gestión documental. De acuerdo a ley 594 de 2000 del AGN Colombia - Autor: PROING -
SA OFICIAL
 Ciclo Vital de los Documentos - Mary P. - Autor: Created using PowToon

Wiki: "Valoración documental y disposición final de los documentos" El aprendiz debe

explicar mediante seis ejemplos de tipos documentales la valoración de los mismos y
determinar su disposición final.