Zarzal valle del cauca 21 de mayo del 2021

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

actividad de aprendizaje – evidencia

Ensayo “importancia de los archivos”

Curso: gestión documental en el entorno laboral

Aprendiz: Luis Fernando Lopez Montoya

Tutor: Lorenzo Peña Ramos
 INTRODUCCION
La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir
desde los inicios de la humanidad misma, la palabra archivo se utiliza
generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación
y conservación de documentos que pueden ser, documentos, libros, recortes de
diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital en la
identidad y la reconstrucción histórica de una nación.  Esto nos demuestra lo
importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de
la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada en ellos ya que su importancia se podrá comprender a partir del valor
que tiene para la administración, y la investigación.

En este ensayo se va a enfocar en la importancia de los archivos, en la cual se

plasma la terminología archivística y se hablara sobre la Importancia de los
archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual.

COMO SURGEN LOS ARCHIVOS

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización
social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la
escritura.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia
de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de

control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad).
También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y
mucha documentación privada.
Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la
existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso
bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia
de la organización de los fondos.

El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y

conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero desconocemos
su clasificación original y por tanto los criterios empleados. En total se han
excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla.
Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas
rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían
con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía
sobre madera, marfil y pieles.
Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas. Eran una clase
dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era
además inspector de canales. Se crean depósitos especiales para los archivos.
Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban
en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de

madera, cestas de paja, jarras de arcilla. Los documentos normalmente eran de
acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus productores y los oficiales de la
administración con autorización previa.
Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se
apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa.
CONCEPTO DE ARCHIVO
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad globalizada que es
afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologías de la información y la
comunicación, se reconoce el factor económico que aporta la era de la información
y el conocimiento. Esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores
agregados para el profesional en archivística, exigiéndole una preparación
continua en procesos y procedimientos basados en herramienta e instrumentos
informáticos en los cuales se apoya la ciencia documental hoy día.

FUNCIONES DEL ARCHIVO.

 Conservar de manera óptima los documentos a través del tiempo.
 Mantener el orden y la clasificación de la información, de manera lógica.
 Proporcionar facilidad de búsqueda y consulta.
 Funcionar como centro activo, es decir, que permita la relación entre la
información nueva, con la mantenida en el tiempo.

CLASES DE ARCHIVO
SEGÚN LA ORGANIZACIÓN
• Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
• Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico. Archivo
descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo lleva
cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.
SEGÚN SU USO
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de
las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización:
• Archivo activo: compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que
se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones,
contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por
tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
• Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales
o históricas.

SEGÚN SU NATURALEZA:
Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo:
• Archivo público: es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
• Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas

SEGÚN SU CICLO VITAL

• Archivo de gestión: corresponde a la documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
• Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
• Archivo histórico: aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente.

TIPOS DE ARCHIVO
Existen tres tipos de archivo los cuales responden a las necesidades de
almacenamiento de las entidades, lo anterior depende en gran medida de utilidad,
tramitología y tiempo de ciclo de vida de los documentos.

ARCHIVO DE GESTION
También conocidos como archivos activos, los cuales, por su relevancia y relación
con los trámites propios de las empresas, se mantienen en constante movimiento.
Este tipo de archivo tiende a manejarse al interior de la empresa.

ARCHIVO CENTRAL
También categorizado como archivo semiactivo, se caracteriza por conservar
documentos de consulta no tan recurrente, pero que siguen manteniendo su
vigencia y utilidad.

ARCHIVO HISTORICO
enmarcado dentro del concepto de archivo inactivo. Los documentos que se
encuentran aquí, son provenientes de los archivos central y de gestión, ya que han
perdido utilidad para la realización de trámites. Pese a esto, se conservan por su
valor añadido a la investigación y a la solidificación de la cultura.
 CATEGORIZACION DE LOS
ARCHIVOS
SEGÚN LA LEY 594 DEL 2000
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
TÍTULO III

ARTÍCULO 7
ARCHIVOS DE JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA
 Archivo General de la Nación
 Archivo General del Departamento
 Archivo General del Municipio
 Archivo General del Distrito

ARTÍCULO 8
ARCHIVOS TERRITORIALES
 Del Orden Nacional
 Del Orden Departamental
 Del Orden Distrital
 Del Orden Metropolitano
 Del Orden Municipal
 De Orden Local
 Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley
 Archivos de los territorios indígenas.

ARTÍCULO 9
ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
 Archivos de la Rama Ejecutiva
 Archivos de la Rama Legislativa
 Archivos de la Rama Judicial
 Archivos de los Organismos de Control
 Archivos de los Organismos Autónomos
ARTÍCULO 10
OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE ARCHIVOS
La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente
Ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos
autónomos será de carácter obligatorio

APLICACIÓN EN EL MEDIO ACTUAL

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales
han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En
este campo se comenzó a utilizar la informática para gestionar los
grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó
a crecer el número de documentos creados directamente en los
ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrónico en
el que habían sido originados, dando lugar a documentos electrónicos de
archivo.
Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya
que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos.
El CIA (Consejo Internacional de Archivos) determina que las funciones
del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos y
asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que
se incluyen en la función del archivo comienzan en la primera etapa del
ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han
de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la
creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o
transacciones realizadas por los creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser
sometida a ciertas modificaciones en cuanto a la creación de los
documentos, su valoración y selección, su preservación, su acceso y su
uso.
 CONCLUSION
La gestión documental nos ha acompañado desde tiempos remotos en la historia y
seguirá creciendo como herramienta de apoyo para la organización de
documentación de las multiples entidades existentes como una herramienta
practica eficaz y sencilla, que si no existiera muy probablemente seria un caos la
papelería en las diferentes entidades, como aprendiz me siento contento y
afortunado de estar adquiriendo estos conocimientos.