INTRODUCCION

La ley 594 de 2000 establece las reglas y principios que regulan la función
archivística del Estado. Estableciendo como las empresas tanto publicas y privadas
deben llevar una adecuada gestión archivística, quienes son los encargados de
administrar, coordinar y ejecutar dichas labores, como debe ser su categorización,
conservación y disposición y consulta de dichos archivos.

Es como los archivos de una empresa son de gran importancia administrativa y

cultural; pasando a hacer patrimonio cultural e identidad del país, pasada su
vigencia.

Sin embargo, no es raro que existan empresas públicas o privadas que no quieren
seguir las reglas y principios del gobierno estatal. Porque lo más probable es que
su patrimonio, su actividad como tal no sea legal. Debería existir una conciencia de
emprendimiento en aras del mejoramiento de vida de los habitantes del territorio
colombiano. En el mismo momento de empezar labores una empresa.
 DESARROLLO

Partiendo de la premisa que un archivo es la memoria colectiva de una empresa es

de suma importancia para que esta tenga una vida proactiva y un buen
funcionamiento es necesario que todos estén acoplados en un mismo orden en el
archivo ya que el desorden son tareas aplazadas, para evitarlo se debe seguir cada
uno de los procesos para su correcto almacenaje. Constituyendo los archivos una
herramienta importante para la gestión administrativa, deben permitir funciones
tales como: almacenar y recupera ración.

Para una organización los documentos deben ser el centro de la

información básica, prestar un mejor servicio a un menor costo, también como
instrumento que ayuda a saber el funcionamiento de los servicios adicionales.

La organización debe tener unos fundamentos claros para saber entregar la

documentación y cómo se debe tener esa información.

La globalización ha hecho que las empresas se acojan a la tecnología y hagan uso

de ella siendo esto un gran a aporte a la gestión documental, para tener una mayor
capacidad de almacenamiento, conservación, garantizando su valor informativo
legal y cultural todo esto siendo facilitador, agilidad en su búsqueda, acceso y uso.

Los fines de los archivos, cuyo objetivo es el de disponer de la documentación, en

su correcta conservación, organización, fomentar esa cultura, garantiza la
recuperación de la información presto al derecho que tiene la ciudadanía, dando
una facilidad y oportunamente la consulta para los ciudadano común.
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La ley 594 de 2000 propone una estructura para la organización de los archivos en
las empresas, la manera correcta de disponer de su información, la conservación
de los archivos que hacen parte de los aportes a la cultura, la ciencia, es dar el valor
de la información, utilizando cada una de las técnicas tales como la tabla de
retención documental, esta ley estipula cada uno de los parámetros técnicos que
se deben seguir, con soportes de comprobada durabilidad, donde reposa la
información de una empresa que van a servir a la misma empresa como referente
para la toma de decisiones, respaldan la gestión o actividades tanto en el campo
administrativo, económico, político y cultural y también en el ámbito de la justicia
constituyéndose estos en testimonio y pruebas de hechos y obras, siendo así
garantizadores de derechos y núcleos de información.

Los archivos son prueba o testimonio de hechos, garantía de transparencia y al

cabo del tiempo se convierten en depósito de la memoria e identidad de sus
generadores.
Las instituciones y empresas deben tomar conciencia de la importancia de la
conservación, clasificación y ordenación de los archivos, deben dar estricto
cumplimiento a la norma, que es de gran importancia la conservación de la
documentación que se genera día a día en sus actividades, como también tener un
acceso fácil al manejo y consulta de los documentos recibidos y generados,
preservando así su memoria institucional y brindando un adecuado servicio de
información a los usuarios internos y externos.

La conservación del archivo se planifica en una serie de principios fundamentales

 Principio de institucionalidad e instrumentalidad: Los documentos

generados son un respaldo en la gestión administrativa, económica, política
y cultural sino también en el campo de la justicia constituyéndose estos en
testimonio y pruebas de hechos y obras, contribuyendo así en garantizadores
de derechos y núcleos de información.

 Principio de responsabilidad: Los servidores públicos son los

responsables de la organización, conservación, el uso y manejo de los
documentos. Que debe ser cumplidas tanto como por las entidades públicas
y privadas con funciones públicas para su mayor eficiencia en la gestión.

 Principio de dirección y coordinación de la función archivística: El

gobierno ha designado al Archivo General de la Nación como el encargado
de orientar y coordinar la actividad archivística en las entidades del estado y
las vigiladas por este. Esta entidad ha sido designada para esta tarea
teniendo en cuenta que es una obligación del estado proteger la riqueza
cultural, propender por una gestión transparente tal y como lo indica la
Constitución Política del país.

 Principio de administración y acceso: Deben proporcionarse las

condiciones y aplicar y utilizar los sistemas correspondientes para la
organización y administración de los archivos, proporcionar igualmente el
acceso a los documentos que él público solicite con las excepciones de ley.

 Principio de racionalidad: una vez organizados los archivos de acuerdo a

los lineamientos establecidos por esta Ley, se refleja el beneficio de la
racionalidad en la producción y manejo de documentos, favoreciendo la
administración pública, permitiendo así, no solo descongestionamiento en las
oficinas sino la atención oportuna para quien requiera consulta e información.

 Principio de modernización: Es por ello que la modernización es parte de

la organización y aplicación del sistema de archivos, así podrán cumplir con
su función y se aprovechara mejor este recurso. Son los documentos donde
se ha registrado información, sea cual fuere su soporte, los que pueden
probar o testimoniar las actividades o gestiones de un país entero

 Principio de interpretación: Para la adecuada interpretación y aplicación

de esta ley, el gobierno ha delegado al Archivo General de la Nación para la
 capacitación y acompañamiento a las empresas públicas como a las privadas
con funciones públicas en la modernización y organización de sus archivos.

El sistema nacional de archivos está constituido por órganos asesores,

coordinadores y ejecutores. El gobierno lo conforma con el Archivo General de la
Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de
organización administrativa, territorial y por servicios.

Esto con el fin de que los programas de organización de archivos se desarrollen no

solo bajo los principios y políticas y normas ya establecidas, sino para que esta
operación sea debidamente coordinada y descentralizada.
 CONCLUSION

En conclusión la información es uno de los activos más importante de las empresas

y su inadecuada administración ocasiona pérdidas de tiempo, recursos, pérdidas
económicas y grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones.

El mundo globalizado enfoca a las empresas a que hagan uso de la tecnología para
ofrecer sus servicios, información sistematizada, la cual debe llevarse siguiendo
cada una de las técnicas que regulan la ley General de archivo, por lo tanto en cada
una de las empresas es importante llevar el programa de gestión documental que
respalda la gestión de la organización.