REPUBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN

OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE TESORERÍA - 2151

CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL RECUPERACIÓN

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo PROCEDIMIENTOS
D S SB Gestión Central
CT E M S FORMA DE IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN
Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Caja No. Del comprobante de pago, Beneficiario, Fecha
2151 68 g CAJA MENOR 2 20 X Menor se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el de pago Archivo físico de la Tesorería
* Constitución de la Caja menor proceso de picado.

* Comprobante de pago
* Registro Presupuestal
* Certificado de Disponibilidad Presupuestal
* Relación
* Recibos de Caja Menor
* Autorización
* Resolución
* Factura
* Certificado de Permanencia
* Cuenta de Cobro
* Recibos de Viaje
* Recibo a Satisfacción
* Legalización

2151 65 g CERTIFICACIONES Nombre, fecha Archivo físico de Gestion, Certificaciones de ingresos y Retenciones
04 c Certificaciones de Impuestos 5 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie
Certificaciones de Impuestos se eliminan por no poseer valores secundarios, y son
* Solicitud
eliminados mediante el proceso de picado.
* Certificado

05 c Certificaciones de Ingreso y Retenciones 2 10 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie Nombre, fecha Archivo físico de Gestion Certificaciones de ingresos y Retenciones
Certificaciones de Ingreso y Retenciones se eliminan por no poseer valores
* Certificado
secundarios, y son eliminados mediante el proceso de picado.

01 c Certificaciones de Tesorería 2 10 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie Nombre, fecha Archivo físico de Gestion Certificaciones de ingresos y Retenciones
Certificaciones de Tesorería se eliminan por no poseer valores secundarios, y son
* Solicitud
eliminados mediante el proceso de picado.
* Certificación

Archivo físico de Gestion, Comprobantes de

2151 149 g COMPROBANTES
No. Comprobante,
Egresos
01 c Comprobantes de Egreso 2 8 X X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie de
Comprobantes de Egreso, se reproducen utilizando microfilmación como medio técnico
* Comprobante
de reproducción según, Ley 594 de 2000, Artículo 19. posteriormente se eliminan por
* Consignación no poseer valores secundarios, los documentos son eliminados mediante el proceso de
* Autorización picado.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe realizar una

03 c Comprobantes de Pago de Cuentas Comerciales 2 20 X X selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas
Fecha, Nombre Archivo físico de Gestion, Comprobantes

* Comprobante durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por
muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso de
* Recibo a Satisfacción
Microfilmación (según lo establecido en Decreto 2527 de 1950 y Decreto 3354 de 1954)
* Pago de Salud y Pensión y serán transferidos al Archivo Histórico.
* Factura
* Carta de Parafiscales
* Resolución

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe realizar una Archivo físico de Gestion, Nominas primera,
04 c Comprobantes de Pago de Nómina 2 20 X X selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas
Nombre de quincena
Segunda Quincena
* Transferencia Bancaria durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por
muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso de
* Listado de Cheques del funcionario
Microfilmación (según lo establecido en Decreto 2527 de 1950 y Decreto 3354 de 1954)
* Listado de Cheques y serán transferidos al Archivo Histórico.
* Resumen de Nómina

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe realizar una
selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas
OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE TESORERÍA - 2151
durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por
muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso de
CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL Microfilmación (según lo establecido en Decreto 2527 de 1950 y Decreto 3354 de 1954) RECUPERACIÓN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo PROCEDIMIENTOS
y serán transferidos al Archivo Histórico.
D S SB Gestión Central
CT E M S FORMA DE IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN
* Resumen por concepto Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Caja
Menor se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el
* Listado de empleados en Cuenta Bancaria
proceso de picado.
* Reporte Bancos por Sucursales
* Soporte del Banco
* Reporte Transferencias
* Solicitud Anónima
* CDP SIIF
* Reporte de Pago por empleado
* Nota Debito del Banco
* Comprobante de Nómina

2151 10 g DERECHOS DE PETICIÓN 2 8 X X Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe realizar una Nombre, código, Fecha Expediente ORFEO
selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas
* Petición
durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por
* Respuesta muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso de
Microfilmación (según lo establecido en Decreto 2527 de 1950 y Decreto 3354 de 1954)
y serán transferidos al Archivo Histórico.

Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe realizar una Carpetas físicas "Devolución de Recursos
2151 164 g DEVOLUCIONES DE RECURSOS MONETARIOS 2 18 X X selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas
Fechas
Monetarios".
* Comunicación informativa durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por
muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso de
* Reporte de devolución
Microfilmación (según lo establecido en Decreto 2527 de 1950 y Decreto 3354 de 1954)
* Reporte de Imputación y serán transferidos al Archivo Histórico.
* Pantallazo de acreedores
* Respuesta

Carpeta Coordinador SIIF , archivo físico de

2151 141 g HISTORIALES Nombre
Tesorería
01 c Historiales de Delegados SIIF 1 20 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie
Historiales de Delegados SIIF de Tesorería se eliminan por no poseer valores
* Certificación de R.H
secundarios, y son eliminados mediante el proceso de picado.
* Formato designación delegado coordinador SIIF
* Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía

Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Carpeta Coordinador SIIF, archivo físico de
02 c Historiales de Registradores SIIF 1 20 X Certificaciones de Tesorería se eliminan por no poseer valores secundarios, y son
Nombre
Tesorería
* Oficio formato registrador SIIF eliminados mediante el proceso de picado.

* Formato Registrador
* Hoja de Ruta
* Creación usuario del Registrador SIIF
* Fotocopia de la Cedula de Ciudadanía

Archivo físico de Gestion, Hojas de vida, archivo

03 c Historiales de Usuarios SIIF 1 20 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Historiales Nombre
de Usuarios SIIF de Tesorería se eliminan por no poseer valores secundarios, y son físico de Tesorería
* Hoja de Ruta
eliminados mediante el proceso de picado.
* Fotocopia Cedula de Ciudadanía
* Formulario de Solicitud creación SIIF
* Acta de nombramiento
* Formulario de Solicitud Certificado digital

* Resolución del Nombramiento

* Aceptación del Cargo

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Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Historiales
de Usuarios SIIF de Tesorería se eliminan por no poseer valores secundarios, y son
eliminados mediante el proceso de picado.

ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN

OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE TESORERÍA - 2151

CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL RECUPERACIÓN

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo PROCEDIMIENTOS
D S SB Gestión Central
CT E M S FORMA DE IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN
* Fotocopia de otro documento de Identificación Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Caja
Menor se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el
* Certificación de Recursos Humanos proceso de picado.
* Copia del Contrato para cláusula de confidencialidad

04 c Historiales del Coordinador Delegado SIIF
* Oficio de Designación Coordinador
Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Historiales Carpeta Coordinador SIIF , archivo físico de
1 20 X del Coordinador Delegado SIIF se eliminan por no poseer valores secundarios, y son
Nombre
Tesorería
eliminados mediante el proceso de picado.

* Acta de Posesión
* Formulario designación Coordinador SIIF

* Certificación de Recursos Humanos para coordinador

Certificación de Recursos Humanos del ordenador del

*
gasto
* Fotocopia de Cedula de Ciudadanía
Fotocopia de la cedula de ciudadanía ordenador del
*
Gasto
* Resolución de nombramiento

2151 03 g INFORMES
13 c Informes a Otras Entidades 2 8 x Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Informes a
otras entidades Cuenta se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados
* Solicitud
mediante el proceso de picado.
* Respuesta

04 c Informes de Gestión 2 3 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Informes
de Gestión Cuenta se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados
* Solicitud
mediante el proceso de picado.
* Respuesta
* Informe

Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Informes
2151 38 c Informes de Rendición de Cuentas Mensuales 5 15 X de Rendición de Cuentas Mensuales se eliminan por no poseer valores secundarios, y
Mes, fecha. Archivo físico de Gestion, Cuentas Mensuales

* Informe son eliminados mediante el proceso de picado.

* Extracto Bancario
* Movimiento Bancario
* Conciliación Bancaria
* Situación de Fondos
* Situado Directo
* Consignación
* Remisorio

2151 156 g LIBROS Nombre, fecha Archivo físico de Gestion, Libros de Bancos

01 c Libros de Bancos 2 20 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Libros de
Bancos Cuenta se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados
* Libros de Gastos Generales
mediante el proceso de picado.
* Libros de Servicios Personales
* Libros de Transferencia
* Libros de Inversión

2151 107 g NOVEDADES DE NÓMINA 2 8 X X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Serie de Nombre, Fecha Archivo físico de Gestion, Novedades de Nómina
Novedades de Nomina, se reproducen utilizando microfilmación como medio técnico de
* Libranza
reproducción según, Ley 594 de 2000, Artículo 19. posteriormente se eliminan por no
* Autorización poseer valores secundarios, los documentos son eliminados mediante el proceso de
picado.
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ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN

OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE TESORERÍA - 2151
Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Serie de
CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL Novedades de Nomina, se reproducen utilizando microfilmación como medio técnico de RECUPERACIÓN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo reproducción según, Ley 594 dePROCEDIMIENTOS
2000, Artículo 19. posteriormente se eliminan por no
D S SB Gestión Central
CT E M S poseer valores secundarios, los documentos son eliminados mediante el proceso de
FORMA DE IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN
* Reporte de Novedad Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Caja
picado.
Menor se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el
* Certificado proceso de picado.
* Embargo
* Incapacidad
* Resumen de Nómina

* Relación de autoliquidaciones e incapacidades de R.H

Relación de envío incapacidades pago planilla

*
electrónica
* Certificado de incapacidades
* Resumen pago planilla electrónica
* Aclaración de pagos de retirados
* Relación de Retirados
* Consignación aportes parafiscales de retirados
* Formulario aporte ley 21 ESAP
* Resumen de Retirados
* Soporte del Banco
* Nota Debito del Banco
* Comprobante de pago
* Orden Judicial
* Respuesta
* Remisión
* Consignación
* Informe de prenomina concepto
* Factura
* Pago descuento
* Aporte Voluntario

2151 155 g PAGOS DE IMPUESTOS 5 5 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Pagos de Nombre Archivo físico de Gestion, Impuestos
Impuestos se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el
* Declaración Mensual de la Retención de la Fuente
proceso de picado.
* Recibo Oficial de Pago de Impuestos
* Cuadro de Retención del SIIF
* Acumulado de Impuesto
* Retención de Impuesto Industria y Comercio

2151 147 g RECIBOS DE CAJA 5 15 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Recibos No de recibo y fecha Archivo físico de Gestion, Recibos de Caja
de Caja se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el
* Consignación
proceso de picado.
* Recibos

Archivo físico de Gestion, Transacciones

2151 166 g TRANSACCIONES BANCARIAS 2 20 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Nombre, Fecha
Transacciones Bancarias se eliminan por no poseer valores secundarios, y son Bancarias
* Orden de Pago
eliminados mediante el proceso de picado.
* Solicitud de Chequeras
* Monetización
* Autorización

No. Del comprobante de pago, Beneficiario, Fecha

2151 100 g FONDO NACIONAL DE REGALÍAS Archivo físico de la Tesorería,
de pago
51 c Caja Menor 2 18 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la SUBSERIE Caja
Menor se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el
* Constitución de la Caja menor
proceso de picado.
* Comprobante de pago

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN

OFICINA PRODUCTORA : GRUPO DE TESORERÍA - 2151
Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la SUBSERIE Caja
CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL Menor se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el RECUPERACIÓN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo proceso de picado. PROCEDIMIENTOS
D S SB Gestión Central
CT E M S FORMA DE IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN
* Registro Presupuestal Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Caja
Menor se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el
* Certificado de Disponibilidad Presupuestal proceso de picado.
* Relación
* Recibos de Caja Menor
* Autorización
* Resolución
* Factura
* Certificado de Permanencia
* Cuenta de Cobro
* Recibos de Viaje
* Recibo a Satisfacción
* Legalización

56 c Certificaciones de Impuestos 5 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Nombre, fecha Archivo físico de Gestion, Certificaciones de ingresos y Retenciones
Certificaciones de Impuestos se eliminan por no poseer valores secundarios, y son
* Solicitud
eliminados mediante el proceso de picado.
* Certificación

52 c Certificaciones de Tesorería 2 10 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie Nombre, fecha Archivo físico de Gestion, Certificaciones de ingresos y Retenciones
Certificaciones de Tesorería se eliminan por no poseer valores secundarios, y son
* Solicitud
eliminados mediante el proceso de picado.
* Certificación

57 c Comprobantes de Egreso 2 18 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie No. Comprobante Archivo físico de Gestion
Comprobantes de Egreso se eliminan por no poseer valores secundarios, y son
* Comprobante
eliminados mediante el proceso de picado.

Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie No. De Comprobante de pago o Giro , Beneficiario, Carpeta Comunicaciones, Giros Fondo Nacional de
58 c Comprobantes de pagos a regalías 2 18 X Comprobantes de pagos a regalías se eliminan por no poseer valores secundarios, y Valor Regalías
* Relación de Giros son eliminados mediante el proceso de picado.

* Comprobante de Giro SIIF

* Comprobante de Giro orden de pago

Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie Archivo físico de Gestion, Comprobantes de Pago
59 c Comprobantes de Pago de Cuentas Comerciales 2 18 X Comprobantes de Pago de Cuentas Comerciales se eliminan por no poseer valores
No. Comprobante
de Cuentas Comerciales
* Factura secundarios, y son eliminados mediante el proceso de picado.

* Recibido a Satisfacción
* Remisión

53 c Derechos de Petición 2 8 X X Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central, se debe realizar una Nombre, código y fecha Expediente de ORFEO
selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias realizadas
* Petición
durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades documentales por
* Respuesta muestreo aleatorio simple. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso de
Microfilmación (según lo establecido en Decreto 2527 de 1950 y Decreto 3354 de 1954)
y serán transferidos al Archivo Histórico.

54 c Informes de Rendición de Cuentas Nombre, código y Fecha Expediente de ORFEO

* Informe 5 15 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie
Informes de Rendición de Cuentas se eliminan por no poseer valores secundarios, y son
* Extracto Bancario
eliminados mediante el proceso de picado.
* Movimiento Bancario
* Conciliación Bancaria

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CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL RECUPERACIÓN

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo de Archivo PROCEDIMIENTOS
D S SB Gestión Central
CT E M S FORMA DE IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN
* Situación de Fondos Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la serie Caja
Menor se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante el
* Situado Directo
proceso de picado.
* Consignación
* Remisorio

55 c Pagos de Impuestos Mes, nombre Archivo físico de Gestion, Impuestos

* Declaración Mensual de la Retención de la Fuente 5 x Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie Pagos
de Impuestos se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados mediante
* Recibo Oficial de Pago de Impuestos
el proceso de picado.
* Cuadro de Retención del SIIF
* Acumulado de Impuesto
* Retención de Impuesto Industria y Comercio

33 c Recibos de Caja 2 18 X Culminado los tiempos de retención, los documentos que conforman la Subserie Nombre, Fecha y No. De Recibo Archivo físico de Gestion, Recibos de Caja
Recibos de Caja se eliminan por no poseer valores secundarios, y son eliminados
* Consignación
mediante el proceso de picado.
* Recibos

CONVENCIONES :
g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL Firma responsable :
* = TIPOLOGÍA DOCUMENTAL Jefe de Archivo
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E = ELIMINACIÓN Fecha:
M = MICROFILMACIÓN
S = SELECCIÓN

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