Código: GD-F-01

P R O C E S O G E S T IO N D O C U M E N T A L Versión: 4.0
Pecha: Junio 04 de 2019
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página: 1 de 1
Fecha Actualización de TRD: Diciembre de 2019

ENTIDAD PRODUCTORA: MINISTERIO DEL TRABAJO HOJA No. DE

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE TESORERÍA Código: 4103000

RETENCION DISPOSICION FINAL

CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
CT E M D S
Gestión Centra!
002 ■ ACTAS
002-030 U Actas de reuniones de trabajo
é
Estos documentos son de carácter administrativo contienen la evidencia de las
Citación
reuniones que convoca y participa la oficina. Ai cumplir el tiempo de retención
• Acta {asig-f-05) en archivo central se seleccionan para su conservación, las de mayor
• Conclusiones y compromisos importancia para la entidad. (La estadística para la selección está dispuesta en
2 8 X
la introducción de las TRD). Una vez concluido el tiempo de retención, se
• Listado asistencia a reuniones (gth-f-05) tomará la muestra para ser conservada mediante medios físicos y electrónicos.
Con los demás expedientes, se aplicará lo establecido en el Acuerdo 004 de
• Soportes 2019, Art 22 “Eliminación Documental”.

010 ■ CERTIFICACIONES
010-007 □ Certificados de ingresos y retenciones
• Documentos de valor administrativo que respaldan las certificaciones que el
Solicitud
Ministerio de! Trabajo expide en cumplimiento de las funciones del área.
• Certificación
Cumplido su tiempo de retención en archivo central se elimina porque ya no
2 10 X tiene valor administrativo ni secundario. Cada servidor publico tiene su propio
certificado y debe ser actualizado anualmente. Una vez concluido el tiempo de
• Oficio respuesta retención, se aplicará el procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de
2019, Art 22 “Eliminación Documental”

010-008 □ Certificados de pago Documentos que respaldan las certificaciones que el Ministerio del Trabajo
• Solicitud expide en cumplimiento de la misión de la entidad. Cumplido su tiempo de
•
retención en archivo de gestión se elimina porque ya no tiene valor
Certificación 2 0 X
administrativo y legal. Una vez concluido el tiempo de retención, se aplicará el
• Oficio remisorio procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de 2019, Art 22 “Eliminación
• Soportes Documental”
020 ■ DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Según lo dispuesto en la norma del Artículo 632 del Estatuto Tributario, los
Declaraciones sobre Impuesto sobre las
020-003 □ documentos que respaldan las cifras llevadas a las declaraciones tributarías
ventas IVA (como la de renta, la de ingresos y patrimonio, las de IVA, las de Retenciones
• Solicitud en la fuente, etc.), se tienen que conservar, para efectos fiscales, durante un
• Declaración 1 4 X período de 5 años contados a partir del 1 de Enero del año siguiente al de su
elaboración. Debido a que no presenta valores secundarios, esto se elimina una
vez se cumplan los tiempos de retención. Una vez concluido el tiempo de
• Soportes retención, se aplicará el procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de

L - 2019, Art 22 “Eliminación Documental”

 *• Código: GD-F-01
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Fecha: Junio 04 de 2019
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Fecha Actualización de TRO: Diciembre de 2019

ENTIDAD PRODUCTORA: MINISTERIO DEL TRABAJO HOJA No. DE

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE TESORERÍA Código: 4103000

RETENCION DISPOSICION FINAL

CÓDIGO SERIES, Subseríes y Tipos Documentales Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
CT E M D S
Gestión Central
020-004 □ Declaraciones de renta y complementarios
Según lo dispuesto en la norma del Articulo 632 del Estatuto Tributario, los
• Solicitud documentos que respaldan las cifras llevadas a las declaraciones tributarías
• Declaración (como la de renta, la de ingresos y patrimonio, las de IVA, las de Retendones
en la fuente, etc.), se tienen que conservar, para efectos fiscales, durante un
periodo de 5 años contados a partir del 1 de Enero del año siguiente al de su
• 1 6 X elaboración. Teniendo en cuenta que el tiempo de prescripción es una vez la
declaración este en firme, lo cual puede tomar dos años, se amplia el tiempo de
• Soportes conservación. Debido a que no presenta valores secundarios, esto se elimina
una vez se cumplan los tiempos de retención. Una vez concluido el tiempo de
retención, se aplicará el procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de
2019, Art 22 “Eliminación Documental"

Declaraciones de Retenciones en la Fuente

020-005 □ Según lo dispuesto en la norma del Artículo 632 del Estatuto Tributario, los
documentos que respaldan las cifras llevadas a las declaraciones tributarias
• Solicitud (como la de renta, la de ingresos y patrimonio, las de IVA, las de Retenciones
• Declaración en la fuente, etc.), se tienen que conservar, para efectos fiscales, durante un
4 X periodo de 5 años contados a partir del 1 de Enero del año siguiente al de su
elaboración. Debido a que no presenta valores secundarios, esto se elimina una
vez se cumplan los tiempos de retención. Una vez concluido el tiempo de
Soportes
retención, se aplicará el procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de
2019, Art 22 “Eliminación Documental"

022 ■ DERECHOS DE PETICIÓN

Al cumplir el tiempo de retención en el archivo central se seleccionan los
• Solicitud derechos de petición que por la importancia de su contenido puedan servir
como testimonio del trámite. En cumplimiento con la Ley 1755 de 2015. (La
•
Antecedentes 1 5 X estadística para la selección está dispuesta en la introducción de las TRD). Una
• vez concluido el tiempo de retención, se tomará la muestra para ser conservada
Respuesta
mediante medios físicos y electrónicos. Con los demás expedientes, se aplicará
lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Art 22 ‘ Eliminación Documentar.

039 ■ INFORMES
039-002 □ Informes a entes de control
Estos documentos reflejan el seguimiento y la evaluación de la gestión de la
• Informe de austeridad
entidad por parte de los organismos de control. Documentos de conservación
• Solicitud de pago total, dando cumplimiento a la circular externa 003 de 2015, numeral 5; Se
Certificación 2 10 X conservan en su formato original para el aseguramiento de la información y
# Derechos de petición para posteriores consultas. Una vez concluido el tiempo de retención, se
aplicará el procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de 2019, Art 22
• Oficio remisorio “Eliminación Documental"
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OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE TESORERÍA Código: 4103000

RETENCION D ISPO SICION FIN A L

C Ó DIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
CT E M D S
Gestión Centra!
039-012 □ Informes de Gestión
• Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el cumplimiento
Solicitud
de las funciones asignadas al área. Documentos de conservación total, dando
» Informe cumplimiento a la circular extema 003 de 2015, numeral 5; Se conservan en su
4 X formato original para el aseguramiento de la información y para posteriores
consultas. Una vez concluido el tiempo de retención, al ser una serie de valores
• Oficio remisorio secundarios, se realizará su transferencia secundaría al Archivo General de la
Nación, en sus dos soportes (medios físicos y digitales)

046 ■ LIBROS CONTABLES AUXILIARES

Constituyen una anotación detallada del movimiento de fondos del Ministerio de

• Extractos de movimientos bancaríos Trabajo. Cumplidos diez (10) años en el archivo central se procede a
• Conciliaciones microfilmar y posteriormente se elimina el soporte papel. (Ley 962 de 2005 "Ley
2 8 X Antitrámites'' Art. 28). "Racionalización de la conservación de libros y papeles
de comercio*. Una vez concluido et tiempo de retención, se aplicará e
• Soportes procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de 2019, Art 22 “Eliminación
Documental"

049 ■ LIBROS DE CUENTAS POR PAGAR I

049-001 □ Libros de cuentas por pagar Estos documentos resumen las operaciones relacionadas con el pago o
• Orden de Pago desembolso de efectivo. Deberán conservarse por un período de veinte (20)
años contados a partir de la fecha de! último asiento, se eliminarán por haber
2 18 X
perdido su valor administrativo y legal. Una vez concluido el tiempo de
• Soportes retención, se aplicará el procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de
2019, Art 22 “Eliminación Documental”
_ i...............
053 ■ n u m iN M
Estos documentos hacen referencia al reporte periódico de las diferentes
• Orden de Pago modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que
tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina. Al
2 78 X cumplir el tiempo de retención en el archivo central se realiza una selección del
del informe anual. Una vez concluido el tiempo de retención, se aplicará el
• Soportes procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de 2019, Arí 22 ‘ Eliminación

i Documental"
 Código: GD-F-01
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Fecha: Junio 04 de 2019
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página: 1 de 1
Fecha Actualización de TRD: Diciembre de 2019

ENTIDAD PRODUCTORA: MINISTERIO DEL TRABAJO HOJA No. DE

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE TESORERÍA Código: 4103000

RETENCION DISPOSICION FINAL

CODIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
CT
Gestión Central
068 PROGRAMAS
068-001 □ Programa Anual de Caja - PAC
Programación anual Estos documentos tienen como finalidad programar los ingresos y egresos de la
entidad durante una vigencia, para garantizar el pago oportuno según la
Solicitud de cupos PAC mensual depedencias
disponibilidad de recursos. Deberán conservarse por un período de diez (10)
¡ministerio (GF-F-01) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento
Planes de pago 10 comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su
Informes conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico
Solicitudes de modificación al PAC que garantice su reproducción exacta (Ley 962 de 2005 "Ley Antitrámites" Alt.
28). Una vez concluido el tiempo de retención, se aplicará el procedimiento
Comunicaciones Oficiales establecido mediante Acuerdo 004 de 2019, Art 22 "Eliminación Documental’

CONVENCIONES:
■ Serie Documental CT Conservación Total D Digitaiización
□ Subserie Documental E Eliminación S Selección
• Tipo Documental M Microfilmadón

Aprobada según Resolución No. 2262 de 22 de Junio de 2015 Fecha aprobación última actualización:

FIRMAS RESPONSABLES

RMA SECRETARÍA GENERAL: FIRMA COORDINADOR GAD:

IUDAD Y FECHA: BOGOTÁ, DICIEMBRE DE 2019