Evidencia 3: Ensayo “Importancia de los Archivos”

Presentado por:
JENNYFER LOAIZA GRIMALDO

Presentado a:
GLORIA STELLA ESCARPETA MENA

Servicio Nacional de Aprendizaje

Administración Documental en el Entorno Laboral
2023
 INTRODUCCIÓN

Este ensayo se enfoca en la importancia de los archivos donde se debe plasmar la

terminología archivística teniendo en cuenta la base de su origen, su evolución, las
cualidades, categorización, aplicación en el medio actual y su clasificación.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes

medios. Por ende, es considerado como un generador o receptor de documentos,
bien sea de manera personal o en representación de una entidad. Es por eso, que
se ha creado la necesidad de conservarlos, a fin de dar testimonio de sus
actuaciones y que, en determinado momento, le puedan servir de prueba.
A medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y servicios
documentales, de tal manera que se hace necesario administrar los documentos
de forma permanente, para asegurar que la historia, políticas y procedimientos se
conserven adecuadamente. Esto con el fin de brindar un servicio de información
eficaz y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los avances
tecnológicos.
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la
información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la
empresa.
El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización
social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la
escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una
herramienta de control de la población y de la riqueza.
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se
encuentran: Los egipcios, ya que éstos reflejaban en los templos del clérigo
inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India.
Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros
documentos, en vestigios en madera y mármol. Los arcadios, sumerios y
babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos
metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en
forma de cuña.
La archivística es la ciencia que estudia técnicas de gestión documental, la
administración y el tratamiento técnico de los archivos. Los archivos,
principalmente, tienen tres funciones: recoger, conservar y servir. Aunque, la más
importante de todas ellas es la conservación, ya que sirve para preservar la
memoria histórica.

ORIGEN Y EVOLUCIÓN DE LA ARCHIVÍSTICA

Edad Antigua. Durante esta época, los templos y los palacios de las antiguas
civilizaciones se utilizaban para depositar los archivos. En la antigua ciudad de
Elba, en Mesopotamia, es donde se tiene constancia de la existencia de los
primeros archivos, allá por el 4000 a. C.
Mundo Greco-romano. La Antigua Grecia y el pueblo romano son clave en la
historia de la evolución de la archivística. En Grecia, los depósitos de Gea y Palas
Atenas han archivado importantes documentos como leyes, decretos o actas
judiciales. En Roma, era costumbre conservar los documentos en el Templo de
Saturno. En este momento, los archivos cobran una doble utilidad administrativa y
jurídica y las administraciones los conservan como fuente de información para su
gobierno. La autenticidad y el valor legal de los documentos estaban garantizados
por diferentes procedimientos administrativos. Como podemos observar, tenían un
sistema muy fiable y completo para la preservación de los archivos.
Edad Media. La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la
administración que se había desarrollado durante los siglos pasados, con lo cual,
durante este periodo la concepción del archivo público se perdió. El derecho para
crear archivos durante la Edad Media estaba reservado a los que tenían la
autoridad para legislar: emperadores, soberanos y pontífices. La Edad Media, sin
duda, supuso un brutal retroceso en la evolución de la archivística a nivel
administrativo.
Edad Moderna. En la Edad Moderna se da de nuevo un salto en la evolución de
la archivística. A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema
administrativo, el Estado Moderno. Se reunieron en los Archivos del Estado toda la
documentación generada por la Corona: los documentos que concernían al
gobierno y que se habían mantenido dispersos hasta entonces. Durante esta
época, el archivo se convirtió en un elemento fundamental de la administración y
adquirió una función jurídico-política.
Edad contemporánea. La Revolución Francesa repercutió decisivamente sobre la
consideración del archivo. El concepto de Soberanía Nacional con lleva los
principios de responsabilidad, garantía de eficacia y justicia de la actuación de la
Administración. Esto quiere decir que el archivo pasa a ser considerado garantía
de los derechos de los ciudadanos. Además, el fuerte sentimiento de nacionalismo
llevó a buscar en su pasado la identidad nacional y, por ello, se desarrolló la
historiografía científica. Como consecuencia, se concentraron todos los archivos
del Antiguo Régimen, tanto privados como públicos, en un único archivo, el
Archivo Nacional.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo:
1. Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en
las búsquedas de documentación.
2. Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos
de manera eficiente.
3. Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar equivocaciones.
4. Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de
archivo.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

1. Naturaleza.
Archivo Público: Documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
derivados de un servicio público por entidades privadas.
Archivo Privado con Interés Público: Es de interés público por su valor para la
historia, la cultura, la ciencia o la investigación.
Archivo Privado: Son documentos pertenecientes a personas jurídicas que se
derivan de la prestación de sus servicios.
2. Uso.
Los archivos se clasifican teniendo en cuenta su utilidad:
Archivos Activos: Son archivos de conservación y consulta permanente, está
constituido por documentos de periodo actual, documentos de periodos anteriores,
historias laborales, resoluciones y contratos.
Archivos Inactivos: Son los que comprenden el traslado definitivo de cualquier
documento para su conservación perpetua, estos archivos son: legales, fiscales,
comerciales e históricos.
Archivo Semiactivo: Estos archivos son para la conservación y consulta menos
frecuentes con intervalos de 1 a 2 veces al año.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se

administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo
7 de la Ley General de Archivos de Colombia.
 Los archivos según su jurisdicción y competencia se clasifican en:
Archivo General de la Nación. (entidad de Estado encargada de orientar y
coordinar la función archivística del estado).
Archivo General del Departamento.
Archivo General del Municipio.
Archivo General del Distrito.
 Los archivos territoriales se clasifican en (artículo 8 de la Ley General de
Archivos de Colombia):
Archivos de Entidades del Orden Nacional.
Archivos de Entidades del Orden Departamental.
Archivos de Entidades del Orden Distrital.
Archivos de Entidades del orden metropolitano.
Archivos de Entidades del Orden Municipal.
Archivos de Entidades del Orden Local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
 Los archivos según la organización del estado se clasifican en (Artículo 9
de la ley general de archivos de Colombia):
Archivos de la Rama Ejecutiva.
Archivos de la Rama Legislativa.
Archivos de la Rama Judicial.
Archivos de los Organismos de Orden de Control.
Archivos de los Organismos Autónomos.
Los archivos territoriales, según la organización del estado, organizamos de
control y organismos autónomos son de carácter obligatorio.

APLICACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN EL MEDIO ACTUAL

La adecuada gestión de la documentación archivística auténtica, íntegra y

confiable pasó a ser una preocupación tanto como para los archiveros como para
los gerentes y todos aquellos que de una manera u otra están implicados en el
proceso de gestión de documentos de archivo en las organizaciones, sobre todo, a
partir de la introducción de los sistemas electrónicos.
Las tecnologías son una herramienta y su utilidad depende de la aplicación que se
le dé. En este sentido, el uso eficaz de las TIC depende de una correcta
planificación, administración y políticas bien definidas, lo que garantiza una buena
gestión documental.