METODOLOGÍA PARA LA

DISPOSICIÓN FINAL DE
SERIES DOCUMENTALES

Luis Fernando Sierra Escobar

lsierra@unisalle.edu.co
¿Qué
Q é es la
l Disposición
Di i ió Final?
Fi l?
Decisión resultante de la
valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo
vital de los documentos,
registrada en las tablas
de retención yy/o tablas de
valoración documental,
con miras a su
conservación total,
eliminación, selección y/o
reproducción. (AGN,
2006)
 Tablas de Retención Documental (TRD)
“listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos”
((Acuerdo 027,, 2006).
)

5003/ 1. ACTAS
5003/ 1.1 Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional 2 años 18 años X X Estos documentos por ser de carácter histórico se debe microfilmar
- Actas por seguridad y no destruir.
- Citación a reuniones
- Documentos para estudio
5003/ 2. ACTOS ADMINISTRATIVOS Estos documentos se deben microfilmar para posteriores consultas y
5003/ 2.1 Circulares 2 años 10 años X X luego eliminar el soporte papel.
5003/ 3. APORTES SEGURIDAD SOCIAL 3 años 17 años X X Estos documentos por ser de carácter histórico se debe microfilmar
- Planilla única de aportes (EPS, AFP, ARP) por seguridad y no destruir.
- Listados (cesantías, subsidio familiar)
- Certificados (escolaridad, supervivencia)
5003/ 4. CONTRATOS
5003/ 4.1 Control de Contratos 3 años X Se deben conservar 3 años en el Archivo de Gestión y eliminar ya
- Contrato de investigación que los originales se encuentran en el Archivo de la División
- Pago contrato de investigación Financiera
- Cuadro de pago
- Comunicaciones internas departamento de
investigaciones
5003/ 5. CONVOCATORIAS A JURADOS DE VOTACIÓN 1 año 5 años X Estos documentos después de cinco años en el Archivo Central se
- Solicitud de Listados de personal administrativo y pueden destruir.
docente
- Citación para ser jurado de votación
- Listados remitidos del personal inactivo
- Correo certificando su notificación
- Planillas de la Registraduría
- Justificaciones de no asistencia
- Memorados de capacitación
- Circulares de instrucciones
- Control de compensatorios
- Memorando informativo del personal que debe
acercarse a la Alcaldía Mayor de Bogotá
5003/ 6. DOTACION AL PERSONAL 2 años 5 años X Se elimina por que finalizan los valores primarios.
- Comunicación interna a cada dependencia
- Listado de dotación al personal
 Tablas de Valoración Documental ((TVD))
“listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de
permanencia en el archivo central, así como una disposición final” ” (Acuerdo 027,
2006).
2006)
TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
Estructura Organica Periodo: B 30 de Julio de 1996 A 9 de Septiem bre de 1997

ENTIDAD PRODUCTORA: LA PREVISORA VIDA S.A. Hoja No.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: PRESIDENCIA
CÓDIGO: B10

CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIONES

ASUNTO O SERIE PROCEDIMIENTOS
A.C. CT E M S
B10.1 ACTAS 10 X X Una vez cumplidos el tiempo de retención, conservar totalmente por
poseer valores sucundarios para la entidad y por sólo encontrarse
una muestra de la documentación, el restante reposa en La
Previsora S.A. Seguros Generales. Se podrán microf ilmar para su

B10.1.7 Actas Junta Directiva

B10.18 CORRESPONDENCIA 10 X X Estos documentos se deben microf ilmar transcurridos 10 años en el
Archivo Central para posteriores consultas. Una vez cumplidos el
tiempo de retención transf erir al archivo histórico ya que constituye
la memoria institucional, de allí se podrá buscar inf

B10.18.2 Correspondencia Externa Enviada y Recibida

B10.18.3 Correspondencia Interna Enviada y Recibida
B10.23 INFORMES 10 X Se realizará un muestreo aleatorio, tomando una selección del 2%
sobre el total de los expedientes producidos en el respectivo año,
año
se conservará la muestra permanentemente para evidenciar la
gestión administrativa de La Previsora Vida S.A. y se eliminar

B10.23.4 Informes de Gestión

B10.23.8 Informes Seguimiento Dependencias
B10.29 MANUALES Una vez prescribe el lapso administrativo se microf ilma cumplido el
periodo de retención en el Archivo Central y luego se elimina el
soporte papel, debido a que se actualiza o renueva el respectivo
manual.
5 X
B10.29.1 Manuales Técnicos
B10.37 PROGRAMAS 10 X En el Archivo Central se toma una muestra del 10% de los planes
más relevantes en el desarrollo organizacional y de talento humano
durante el respectivo año y se conservará la muestra
permanentemente, eliminando los restantes expedientes ya que
B10.37.1 Programa de Bienestar Social f inalizan
Metodología
Propuesta
 Identificación Documental
Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y
sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se
sustenta la estructura de un fondo.

Fuente: http://www.tknika.net/irudiak_dd/zentrua/organigrama Fuente: Archivo General de la Nación de México, 2005.

Clasificación Documental
Labor intelectual mediante la
cual se identifican y establecen
las series que componen cada
agrupación documental (fondo,
(fondo
sección, y subsección), de
acuerdo a la estructura
orgánico-funcional de la entidad.
La correcta asimilación y
aplicación de este concepto es
fundamental para integrar las
funciones y procedimientos con
producción documental de cada
unidad administrativa.
Series Documentales

ORGANIGRAMA FUNCIONES Conjunto de unidades documentales

de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un
mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de
CCD
sus funciones específicas: ejemplos:
Historias laborales,
laborales Contratos,
Contratos Actas,
Actas
informes, entre otros.
INVENTARIOS
Procedimientos
Denominación Series Documentales
Denominación Denominación Comentario
Incorrecta Propuesta

Región del Sumapaz Visitas de inspección y Utilizar la denominación de un sitio geográfico no orienta sobre las funciones
control que dan origen a los expedientes, ya que diferentes dependencias de acuerdo
con sus competencias una entidad mantener una relación con determinadas
zonas de influencia
Contraloría Distrital Informes entes de Denominar una serie con el nombre de una entidad no es correcto ya que de
control acuerdo con las funciones que cumpla cada unidad administrativa pueden
generarse diversos tipos de relación con la misma entidad (entregar informes,
informes
brindar asesoría, solicitud de conceptos)
Planillas Control recepción y La denominación genérica de un formato no es correcta ya que en el caso de
distribución de las planillas, pueden utilizarse para adelantar diferentes tipos de trámites
correspondencia relacionados con funciones diversas (contables, control de inventarios,
controles de ingreso y salida de elementos).
Comités Actas comité paritario De acuerdo con los requerimientos propios de cada Administración se crean
de salud diferentes comités, cuyas actas son elaboradas y conservadas en la unidad
que ejerza su secretaría debe distinguirse al asignar las series debe
identificarse con claridad que tipo de actas le corresponde generar a cada
dependencia
Computadores Inventario de software y la denominación de series utilizando nombres de elementos facilita que se
hardware presenten equivocaciones al conformar los expedientes ya que sobre un
elemento pueden surtirse diferentes trámites, su adquisición, su facturación, su
ingreso, asignación, mantenimiento,

Fuente: Archivo de Bogotá (2201)

 D fi i ió Disposición
Definición Di i ió Final
Fi l
La disposición final es una de las actividades más delicadas dentro del proceso de
elaboración de la TRD y/o TVD, pues implica la toma de decisiones sobre la
disposición de los documentos, lo cual resulta, para los casos de selección y
eliminación, procesos irreversibles.

Encuesta Documental

Normatividad
Grupo
Retrospectiva
p
Interdisciplinario
y Vigente
 C it i de
Criterios d la
l Disposición
Di i ió Final
Fi l
De acuerdo con los resultados arrojados durante el proceso de valoración,
valoración se debe
asignar la disposición final de las series y subseries documentales, la cual se
señala teniendo en cuenta cuatro alternativas:
Ejemplo:

SERIES Y SUBSERIES
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINAL CT = Conservación Total
AG AC CT E S M

INFORMES 2 Años 8 años X X E = Eli

Eliminación
i ió
Informes a Organismos de Control 1 año X
- Requerimientos (DAS, Fiscaliza,
Juzgados)
- Respuesta requerimiento M = Microfilmación
Informes Plantas de Personal
- Estadísticas de docentes

S = Selección
 D fi i ió del
Definición d l Procedimiento
P di i t
El procedimiento debe ser la explicación de lo establecido en la disposición final,
de manera que justifique la decisión tomada para selección, indicando para este la
técnica de muestreo establecida; la eliminación, indicando la razón por la cual se
estableció esta alternativa.
Ejemplo

SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO

INFORMES Después de los 5 años de conservación en el Archivo Central,

Informes a Organismos de Control
- Requerimientos (DAS, Fiscaliza, Juzgados)
- Respuesta requerimiento
Informes Plantas de Personal
- Estadísticas de docentes
estos documentos se microfilman y luego se elimina el soporte
papel.
Se elimina por que finalizan los valores primarios.
 EJEMPLO PRÁCTICO
CONFORMACIÓN DE
UNA SERIE DOCUMENTAL