ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ANA MARIA CARDOZO FONSECA

ÁREA:
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PROFESORA:
MARGARITA ROSA MEISEL FERNÁNDEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CURSO VIRTUAL
FICHA: 2149859
BOGOTÁ D.C, JULIO DE 2020
 ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ANA MARIA CARDOZO FONSECA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CURSO VIRTUAL
FICHA: 2149859
BOGOTÁ D.C, JULIO DE 2020
 INTRODUCCIÒN
El ensayo está dirigido a la importancia de los archivos ya que en todo ámbito de la
vida desde la época de los imperios en donde fue su aparición y en los últimos años
que ha crecido su nivel de importancia considerablemente puesto que la mayoría
de las empresas, organizaciones e instituciones las están utilizada para poder tener
una mejor administración y organización.
El SENA nos dice “que la importancia del archivo se puede comprender a partir del
valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico”1.
Desde el siglo XIX la tecnología es una herramienta de apoyo como medios de
agilidad en los procesos archivísticos donde se unen los archivos tradicionales con
los modernos para tener una mejor organización de los documentos en el soporte
que se encuentren, de igual manera todos estos procesos están fuertemente ligados
a los principios del archivista los cuales son procedencia y respeto al orden original.

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Material de apoyo que brinda del SENA
 ARGUMENTOS
Los estudios de los archivos y su documentación son tan antiguos como la
organización social de la humanidad, su origen se remontaría a la aparición de la
escritura. Las principales funciones de los archivos son reunir conservar y servir sin
embargo la mas importante es la conservación ya que sirve para preservar la
memoria histórica.
En la época de la Edad Antigua, se empleaban los templos y palacios para
almacenar los archivos. En año 4000 a.c. es donde se tiene constancia de la
existencia de los rimeros archivos en la antigua ciudad de Elba, en Mesopotamia,
en este año se conoció que existían sociedades muy organizadas.
En el Mundo Greco-Romano como en la Antigua Grecia y el pueblo Romano fueron
fundamentales en la historia de la evolución de la archivista. los depósitos de Grecia
como era Gea y Palas Atenas han archivado importantes documentos como leyes,
decretos o actas judiciales. En el Templo Saturno de Roma acostumbraban
igualmente utilizar para la conservación de documentos. Los archivos en dichos
depósitos y templo cobraron una doble utilidad administrativa y jurídica y sus
administraciones los conservan como fuente de información para sus gobiernos.
En la Edad Media con la caída del Imperio Romano sospecharon un brutal retroceso
en la evolución de la archivista a nivel administrativo, ya que supusieron la
desaparición de la administración que se había desarrollado durante los siglos
pasados, de tal manera durante ese periodo la concepción del archivo publico
se perdió. Para crear archivos durante de la Edad Media solo tenían derecho los
que tenían autoridad como emperadores, soberanos y pontífices.
En la Edad Moderna se dio un nuevo salto en la evolución de la archivista. A
comienzos del siglo XVII se estableció n nuevo sistema administrativo, toda la
documentación fue generada por la corona. Durante esa época el archivo se
convirtió en un elemento fundamental de la administración y adquirió una
función jurídico-política.
En la época de grandes cambios fue la Edad Contemporánea con la Revolución
francesa afecto decisivamente sobre la consideración del archivo. El concepto de
Soberanía Nacional con lleva los principios de responsabilidad, garantía de eficacia
y justicia de la actuación de la Administración. Esto quiere decir que el archivo pasa
a ser considerado garantía de los derechos de los ciudadanos. Además, el
fuerte sentimiento de nacionalismo llevó a buscar en su pasado la identidad nacional
y, por ello, se desarrolló la historiografía científica.
Los archivos nos sirven para tomar decisiones, imagen confiable, respaldo legal,
memoria institucional o empresarial, fuente cultural, refleja resultados.
procedimientos unidos e historia.
Las Cualidades de los Archivos son las ventajas que le prestan a la organización
de manera que su implementación adiciona elementos de competitividad al tener
estas herramientas sustentables parra la información del patrimonio que son
documentos invaluables de una empresa, institución u organización.
Las principales cualidades son:
Económicos son los que ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado
en la búsqueda de documentos.
Simples son los que identifican documentos con el contenido de la información de
manera sencilla.
Funcionales permite que la operación de archivar y consulta de los documentos de
manera eficiente.
Técnicos registra las situaciones en la toma de decisiones del responsable, para
no delegar equivocaciones al personal técnico de archivo.
Exactos la clasificación tiene que ser muy concreto en el momento de realizarse el
archivo para así evitar equivocaciones.
De igual manera como hay cualidades para el archivo también hay cualidades para
los archivistas por el trabajo mutuo de las partes. Las cuales son las primordiales
para ejercer un buen trabajo ya que se está manejando documentos indispensables
para la institución, empresa u organización
Orden: La organización de los elementos y documentos, permitiendo control y
ubicación de estos.
Responsabilidad: Dedicación y actualización.
Prontitud: Encontrar lo solicitado inmediatamente.
Cordialidad: Tener buena capacidad al proporcionar documentos o información:
Concentración: En la realización de la acción del archivista se debe realizar
detenidamente los procesos para evitar errores.
Sigilo profesional: ser personas reservadas por la confidencialidad que se maneja.
Los archivos se clasifican por la función y uso, por su organización y ciclo vital.
FUNCION Y USO
Archivos Activos: Son aquellos que continuamente son vistos por las personas
dada la relevancia de la información que contiene y guardan, son considerados
importantes.
Archivos semiactivos: Contienen información relevante paro sus consultas no son
tan frecuentes, es decir, son archivos con información importante pero que los
mismos no resultan de observación regular.
Archivos permanentes o históricos: Son aquellos que guardan información muy
importante para empresa, la cual es vital y conforma la historia, se les domina
archivos permanentes o históricos porque su uso de consulta o verificación es muy
bajo, de igual manera estos documentos contienen información que puede ser útil
para la historia, ciencia o cultura.
ORGANIZACIÓN
Otras que se definen clasificación de archivo, es la organización que la empresa
elija y el manejo de la información.
Centralizado: Son aquellos que son ubicados en una sola estructura, es decir, sin
contar con el departamento que haya emitido la documentación, en la mayoría de
los casos suele ser llamado Departamento de Archivo siendo el mismo de carácter
confidencial en el cual también va a reposar toda la documentación de la empresa
y es controlado por los ejecutivos.
Descentralizado: Este permite que cada departamento de la empresa maneje su
propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos
podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que creen y
modifiquen siendo responsable de ellos.
CICLO VITAL
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de sus
etapas, las cuales son:
Archivo de gestión: son documentos vigentes o en tramites y son de continua
utilización y consulta.
Archivo central: Son documentos transferidos de archivo de gestión después de
haber finalizado su trámite, pero siguen siendo consultados ocasionalmente.
Archivo histórico: Son los documentos que se conservan permanentemente dado
a su valor histórico cultural para la investigación, la ciencia o la cultura.
La Categorización de los Archivos según la ley 594 de 2020 (archivo general de
la nación).
ARTICULO 7 – ARCHIVOS DE JURIDICCIÓN Y COMPETENCIA
Archivo General de la Nación, Archivo General del Departamento, Archivo General
del Municipio y Archivo General del Distrito.
ARTICULO 8 – ARCHIVOS TERRITORIALES
De Orden Nacional, de Orden Departamental, del Orden Distrital, de Orden
Metropolitano, de Orden Municipal, de Orden Local, Archivos de las nuevas
entidades territoriales que se creen por ley y Archivos territoriales indígenas.
ARTICULO 9 – ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO
Archivos de la Rama Ejecutiva, Archivos de la Rama Legislativa, Archivos de la
Rama Jurídica, Archivos de Organismos de Control y Archivos de los Organismos
Autónomos.
 CONCLUSIONES
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la
humanidad.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la conservación
de los documentos.
El archivo parte consulta de la información.
El archivo genera información eficaz y contundente
El archivo es funcional de fácil manejo y consulta.
El archivo conserva información verídica
El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de
la humanidad además representa la conservación de los documentos y consulta de
la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de información.
 REFERENCIAS
http://www.concla.net/Historia%20Archivistica/diferentes%20epocas.html
https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289#:~:text=El%20
estudio%20de%20los%20archivos,poblaci%C3%B3n%20y%20de%20la%20
riqueza.
https://prezi.com/yercbgprfhq0/cualidades-del-archivo-y-del-archivista/
https://sites.google.com/site/archivoactualizado/la-clasificacion
https://prezi.com/vtpw4_3e5-j1/categorizacion-de-los-archivos/
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/511300
33/Contenido/OVA/d1_s2_MaterialF_1/utilidades/oa.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be
https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los%20arc
hivos?page=1