ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN I

FICHA:
2341264

APRENDIZ:
Yeilis Paola Cortabarria Terraza

INSTRUCTOR:
Carmen Rosa Díaz

Evidencia 1
Historia y evolución de los archivos.

SENA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

REGIONAL DISTRITO CAPITAL

2021
3 FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión Inicial
Construya un párrafo en el que exponga la importancia que tiene para una sociedad,
una comunidad, una persona conocer su propia historia.

La importancia que tiene la historia en una sociedad, comunidad y de una persona es

impresionante, ya que esta relata los momentos o acciones que fueron deslumbrantes
o desconcertantes pero que marcaron por el resto de los tiempos.
Esos sucesos abren paso a una “división” ya que se puede creer o no, de igual manera
otorgando un grado de curiosidad.
Por lo general las historias de este tipo son muy extensas y que involucran a todo el
mundo, que incluyen diferentes aspectos, como la religión, la política, la educación,
sucesos en el cambio climático y descubrimientos espaciales. En este punto todos
podemos llegar a la misma conclusión y es que el mundo evoluciona, que el principal
promotor es el hombre. De igual manera considero que la historia tiene un propósito y
es el de motivar a descubrir.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de los conocimientos

necesarios para el aprendizaje.
3.2.1 Para el desarrollo de esta actividad se requiere que realice lectura
autorregulada del material suministrado por su instructor y de las experiencias
previas de los aprendices.
Una vez realizada la lectura, haga y comparta su reflexión en torno a qué significa ser
archivista, porque quiere ser archivista y algunas cualidades que considere debe tener
un archivista.
○ ¿Qué significa ser archivista?
El archivista es el profesional responsable de la información, siguiendo la función
archivística y los procesos técnicos.
○ ¿Por qué quiere ser archivista?
Porque es una profesión muy fascinante e interesante, la cual permite obtener
un alto grado de responsabilidad, dedicación y compromiso.
○ Cualidades que considero debe tener un archivista:
1. Identificación con su profesión
2. Empatía
3. Honestidad
4. Sinceridad
5. Espontaneidad
6. Compromiso
7. Responsabilidad
8. Actitud positiva
9. Proactividad

3.2.2 De acuerdo con el programa de formación que usted va a desarrollar,

investigue que es Perfil del cargo y mencione el perfil de egreso del Tecnólogo en
Gestión Documental.
● Perfil del cargo: Es un método de recopilación de los requisitos y calificaciones
exigidas para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro
de una organización.
● Perfil del egreso del tecnólogo en Gestión Documental: El egresado del
programa Tecnologo en Gestion Documental, tendrá la capacidad de garantizar
el acceso a la información contenida en los documentos de diferentes soportes,
mediante la implementación de un programa de gestión documental y el
desarrollo de procesos técnicos archivísticos, de acuerdo con la normativa, con
criterios éticos y seguridad y salud en el trabajo. Se podrá desempeñar como
líder, jefe, coordinador, administrador de áreas de archivo, centros de
administración documental en las entidades del sector público y privado.
3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
3.3.1 Consulte en internet y otras fuentes que tenga a su disposición el desarrollo
de los documentos y archivos en el mundo y elabore un diagrama (línea de tiempo)
el el que plasme la evolución de los documentos y los archivos en diferentes a
través de las diferentes épocas, pueblos o culturas.

EGIPTO GRECIA ROMA EDAD MEDIA ANTIGUO RÉGIMEN SIGLO XIX SIGLO XX
3.3.2 En Colombia el ente rector de la política archivística es el Archivo
General de la Nación, el cual fue creado con la Ley 80 de 1989. Ingrese a su
página oficial e identifique:
● Naturaleza, ubicación, misión, funciones y servicios que presta.

● Lea la ley 80 de 1989 y realice un mapa conceptual o resumen gráfico de

su contenido.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Naturaleza: El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado creado por la

Ley 80 de 1989, es un Establecimiento Público del Orden Nacional, con personería
jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio independiente adscrito al
Ministerio de Cultura.

Ubicación: Carrera 6 No. 6 - 91 Centro Histórico, Bogotá D.C. Colombia.

Misión: El Archivo General de la Nación es un establecimiento público del orden

nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística,
coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y
garantizar la conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de
los ciudadanos y el acceso a la información, así como, el mejoramiento en la
eficiencia de la gestión pública, la eficiencia de Estado a través de una gestión
documental articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.

Funciones:
1. Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de
planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el
patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
2. Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta.
3. Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre
el Archivo de la Nación así como el que se le confíe en custodia.
4. Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos,
acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos,
sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte
del Sistema.
5. Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,
departamental, intendencial, comisarial, municipal y distrital para garantizar la
eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio
documental, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial
importancia cultural o histórica.
6. Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas
culturales, de investigación y con archivos extranjeros
 7. Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas áreas del
saber, así públicos como privados.
8. Regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos
de la administración pública.
9. Apoyar la investigación de la información contenida en los distintos archivos
de la nación a partir de fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos
para las decisiones de la gestión administrativa.
10. Organizar seminarios, congresos, cursos, talleres y pasantías conducentes al
mejor desarrollo de la actividad archivística.
11. Conceptuar ante los gobiernos nacional, departamental, intendencial,
comisarial, municipal o distrital en todo lo atinente a la organización,
conservación y servicio de los archivos.
12. Publicar y difundir obras de interés archivístico.
13. Ejercer las facultades de inspección, vigilancia y control a los archivos de las
entidades del Estado, así como sobre los documentos declarados de interés
cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales
o jurídicas de carácter privado; y los demás organismos regulados por la ley.

Servicios que presta:

1. Asistencia técnica
2. Conservación de documentos
3. Restauración
4. Diagnóstico integral de archivos
5. Aseguramiento de calidad
6. Organización documental
7. Inventario documental
8. Servicio de depósito
9. Microfilmación
10. Digitalización
11. Conservación documental
12. Biblioteca especializada
13. Cursos y capacitaciones
3.4. Actividades de transferencia del conocimiento.
A partir de las consultas y material bibliográfico abordado en las
actividades anteriores y a su propia reflexión, elabore un ensayo de 500
palabras en las que exponga su punto de vista sobre la importancia de la
gestión documental para las empresas y para la sociedad.
IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
Con respecto a la importancia que tiene la gestión documental en las entidades
y sociedad, se puede destacar que es significativa en las empresas para los
procesos y tramites de documentación, gracias a su uso, el buen desempeño en
actividades es eficiente y eficaz.
En la sociedad, aunque muchas veces no se tiene un conocimiento muy preciso,
la implicación de esta al momento de llegar al mundo laboral o procesos
formativos que la involucren de lleno, de este modo debería considerarse para
la enseñanza en las instituciones de educación secundaria, los jóvenes
colombianos tendrían un previo conocimiento que les permita identificar todo lo
que ofrece y abarca.
Ciertamente lo primordial en las entidades es el archivo, pero la implementación
de la gestión documental establece un control total y organización de la
documentación, permitiendo que esté centralizada. Proporcionando el
cumplimiento de procesos, ajustando la reducción de costos, mayor seguridad,
obteniendo un almacenamiento menos complicado con consultas rápidas,
recuperación de la información en menos tiempo y garantizando un óptimo
desempeño.
Siguiendo con lo anterior, la gestión documental tiene un proceso, el cual inicia
con la planeación, producción, gestión y tramite, organización, transferencia,
disposición, preservación y finaliza con la valoración.
Lo más interesante, es comprender y tener conocimiento de todo el proceso que
hay detrás para gestionar un adecuado sistema que lleva a cabo su
funcionamiento, la organización de la documentación, el diseño de las tablas de
retención documental por cada entidad, requiriendo que esta se encuentre con
total disponibilidad cuando se solicite. Para la producción de un documento,
cuales son utilizados en diferentes ocasiones, su diseño, identificación de los
responsables y contando con una excelente redacción. Optando con la ayuda de
la Guía técnica colombiana 185 o bien -GTC 185- que tiene como objetivo brindar
diferentes herramientas que sean de utilidad para la gestión documental en las
entidades, teniendo especificaciones que deben seguirse minuciosamente.
En conjunto con la gestión documental rigen diferentes leyes siendo su soporte
normativo, las cuales hacen posible su implementación por las entidades e
instituciones, una de ellas es la ley 594 de 2000 que es la que regula la función
archivística del estado colombiano.
Los profesionales dedicados a esta labor, tienen un alto grado de compromiso y
responsabilidad, haciéndose cargo de la documentación y sus procesos,
teniendo como objetivo que esta sea de total beneficio y utilidad para las
organizaciones, incluso para la sociedad y protección que mantenga el país
frente a los documentos que guardan su historia.
En conclusión, la aplicación e importancia que recibe la gestión documental
frente a su uso en las entidades y sociedad es extraordinario ya que sin su
implementación los procedimientos que se realizan a través de ella serían más
complicados.
 BIBLIOGRAFÍA
https://es.wikipedia.org/wiki/Perfil_de_puesto
https://www.senavirtualsofiaplus.com/tecnologia-en-gestion-documental-sena/
https://www.timetoast.com/timelines/historia-y-evolucion-de-los-documento
https://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=289
https://www.archivogeneral.gov.co/
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/Inicio/Portafolio
Servicios/PortafolioDeServicios.pdf
https://normativa.archivogeneral.gov.co/acuerdo-009-de-2012/
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=5998
https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/e/ef/Coat_of_arms_of_Colo
mbia.svg/250px-Coat_of_arms_of_Colombia.svg.png
https://es.wikipedia.org/wiki/Perfil_de_puesto
https://normativa.archivogeneral.gov.co/ley-594-de-2000/
https://es.slideshare.net/luzeleon7/sna-50451481
https://i.pinimg.com/236x/a3/c0/27/a3c02753b8705748968e1dddba5f813a.jpg
https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR9CeTctPK5gg16JkXFjsjC
U232VC8HA_K6Ew&usqp=CAU
https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSinck1PP9_ZK3HbjyS3uE
XNU6x6BK-YK-WMXgzObJKlcOx2bIW8_Nd8MzCCyEZM5gOG6A&usqp=CAU
https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSRmWLPLd1Hrc-7UoM1t
LFd-eN3YeWSRtK7KQ&usqp=CAU
https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcTHOkEfUEpHGqs78oniYj
BEcAGf3tmma-Oe3qm5fite9wivUo55IoqXFDTOOgNUimdFwVM&usqp=CAU
https://cdn-icons-png.flaticon.com/512/751/751863.png
https://encrypted-tbn0.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcR-gbpxqoT5tYGC2xifGvW
YTaF-tR4-bNXcog&usqp=CAU