ARCHIVO

IMPLEMENTACIÓN DE HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS EN DOS

ENTIDADES PÚBLICAS DEL MUNICIPIO DE YACOPÍ – CUNDINAMARCA

KAREN YILARI BUITRAGO

ELKIN YOHINER ALVAREZ ULLOA
JOSE ALONSO PEREZ BARRERA
JILARY BOLAÑOS GONZALEZ
QUEILA CATERINE ANZOLA BASALLO

SENA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
SEPTIEMBRE- 01-2017

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

DESARROLLO GUIA N° 10

1. ¿SI USTED FUERA FUNCIONARIO PÚBLICO, CUÁL SERÍA SU

RESPONSABILIDAD RESPECTO AL MANEJO DE LOS ARCHIVOS?

Los servidores públicos son responsables de la organización conservación, uso y

manejo de los documentos, Nosotros como servidores públicos optaríamos por un
buen manejo archivístico, dándole prioridad a la organización.
2. EXPLIQUE LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS EN LAS
ORGANIZACIONES

Los archivos son importantes dentro de la organización ya que nos permite llevar
un control sobre nuestra empresa, tener soportes físicos y digitales del manejo, para
evitar errar en la toma de decisiones.
3. EXPLIQUE CUÁL ES LA FINALIDAD DE LOS ARCHIVOS.

Guardar y clasificar todos los documentos que la empresa necesita conservar para
poder funcionar normalmente, por una parte, en razón de lo que establece la
legalidad vigente, y por otra, según el criterio y la conveniencia de la propia
empresa.
4. EXPLIQUE CUÁL ES EL CICLO DE LOS DOCUMENTOS

 ARCHIVO DE GESTIÓN:
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten.
 ARCHIVO CENTRAL:
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y se objetó de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO
 ARCHIVO HISTÓRICO:

Es aquel al que se transfiere desde el archivo central los documentos de archivo de

conservación permanente.

5. QUE ES LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.

6. QUE ES LA CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

Los documentos de archivos se clasifican según la función que cumplen, y el

impacto que buscan generar en el destino o destinatarios; su principal objetivo
radica en la rápida y efectiva localización de la información que contienen, a partir
de los conceptos que los agrupa

7. QUE ES LA ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Es un proceso que busca mejorar la calidad dentro de las empresas. Por ende, se
encuentra inmersa tanto la comunicación interna como la externa, siendo éstas una
parte fundamental para llegar a generar información elemental en la competitividad
de la institución. Por consiguiente, la Ordenación Documental es el principal centro
de eficiencia y mejora continúa en los procesos y funciones de las organizaciones
que habitualmente realizan trámites con documentos, ya que permite replantear
acciones y estrategias en el uso de los sistemas de información, con el fin de obtener
resultados óptimos en los problemas organizacionales.

8. QUE ES LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

Es el medio utilizado por el archivista para obtener la información contenida en los

documentos y ofrecerla a los interesados en ella.
La descripción persigue dos objetivos:

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO
 DAR LA INFORMACIÓN A LOS DEMÁS
 FACILITAR EL CONTROL AL ARCHIVISTA

9. DEFINA EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.

El principio de procedencia se define como aquel según en el cual cada

documento debe estar situado en el fondo documental, del que procede,
teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada
fondo y en este la integridad, carácter y seriado de los documentos.

10. DEFINA EL PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL.

Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de

cada serie, de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden
en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y
diligencias encaminadas a la resolución administrativa de un asunto
determinado y resuelto en la oficina que tiene la competencia especifica.
En consecuencia debe respetarse el orden natural de los documentos ya que
no son producidos en una relación causa o efecto.

11. CUANDO SE CONSIDERA QUE SE ENCUENTRA ORGANIZADO EL

ARCHIVO

Después de proceder con los siguientes pasos se puede indicar que el archivo se
encuentra organizado, recepción,selección, ordenamiento, fichaje, custodia y
conservación del material bibliográfico, facilitando la consulta de los investigadores
y al público en general

12. DEFINA QUE ES UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,

a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer
cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos
de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO
13. CUÁL ES LA NORMATIVIDAD QUE RIGE EN LA TABLA DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL

ACUERDO 012 DEL 15 DE OCTUBRE DE 199: Por el cual se fija un plazo de seis
meses para la presentacion de las TRD de los organismos nacionales del orden
central.
ACUERDO 1392 DE 1995: Se reglamenta la ley 80 de 1989 y se ordena la
trasferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos
nacionales al archivo general de la nación a todos disposiciones.
LEY 599 DE 2000
Obligatoriedad de las TRD será obligatorio para las entidades del estado laborar y
adoptar las respectivas tablas de retención documental.

14. CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE LAS TRD

Es de gran importancia por son pasos o estándares que nos ayudan a conservan
un orden con los documentos para facilitar el acceso de ellos ya que los asocia de
manera coherente y precisos teniendo en cuenta la información de estos.

15. QUE FUNCIÓN CUMPLE EL AGN

Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear

y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el
patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

INFORME DE ARCHIVO EN DOS ENTIDADES PÚBLICAS DEL MUNICIPIO DE

YACOPÍ – CUNDINAMARCA

KAREN YILARI BUITRAGO

ELKIN YOHINER ALVAREZ ULLOA
JOSE ALONSO PEREZ BARRERA
JILARY BOLAÑOS GONZALEZ
QUEILA CATERINE ANZOLA BASALLO

SENA
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
SEPTIEMBRE- 01-2017

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

TABLA DE CONTENIDO

CONTENIDO PAGINA

INFORME ARCHIVO NOTARIA MUNICIPAL 1-2

REGISTRO FOTOGRAFICO NOTARIA 3-5

INFORME ARCHIVO NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN 6-7

REGISTRO FOTOGRAFICO NUESTRA SEÑORA DEL 8-9

CARMEN

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

INFORME ARCHIVO NOTARIA MUNICIPAL

Nos dirigimos el día 25 de Agosto del año en curso a la notaria municipal, allí
Nos recibió el señor notario, Doctor Ramiro Roa quien muy amablemente resolvió
nuestras preguntas e inquietudes:

1. ¿QUÉ DOCUMENTACIÓN FORMA PARTE DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL DE LA NOTARIA?

Rta: protocolo integrado, originado por las escrituras que se conservan

actas de sucesión, declaración de procesos, actas, testamentos.

2. ¿CÓMO SE ORGANIZA EL SISTEMA DEL ARCHIVO DE LA

NOTARIA?

Rta: Se enumera cada año consecutivamente, se empasta en orden

ascendente y se identifica por tomos, folios y el año actual, se manejan
dos tipos de libros uno con índice en orden alfabético y otro en orden
numérico, los dos se manejan simultáneamente.

3. ¿DESDE QUÉ AÑO EMPEZARON CON LA ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVO?

Rta: Desde que inicia la entidad a funcionar, es obligatorio por orden de

la Notaria General de la Nación.

4. ¿POR QUÉ EMPEZARON CON LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS?

Rta: Es una obligación.

5. ¿QUÉ TIPO DE DOCUMENTO MANEJAN EN EL ARCHIVO DIGITAL?

Rta: Básicamente todas las escrituras.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO
6. ¿CUÁL ES EL DOCUMENTO QUE EL CIUDADANO MÁS SOLICITA?

Rta: copias de escrituras.

7. ¿QUÉ DOCUMENTOS NO SE TRANSFIEREN AL ARCHIVO?

Rta: Los contratos, contenidos con documentos privados.

8. ¿CÓMO TIENE ORGANIZADO EL ARCHIVO DE GESTIÓN?

Rta: Atraves de los libros y atraves de los radicados.

9. ¿CÓMO PREPARAN LA DOCUMENTACIÓN PARA ENVIAR AL

ARCHIVO?

Rta: Desde el momento de la firma de los documentos se van

organizando ordenadamente por número y cuando ya existe un número
suficiente de folios ya se contrata un empastador para la foliación y
numerados automáticamente.

10. ¿CÓMO HACEMOS PARA ACCEDER A UN DOCUMENTO

CUESTIONADO POR EL ARCHIVO?

Rta: A solicitud verbal ya que son públicos.

ANEXOS:
El señor notario muy amablemente nos indica que el archivo digital es
práctico para mayor facilidad a los archivos, pero desde el punto de vista
personal él nos recomienda el archivo físico ya que si se le da un uso
adecuado perdurara por años.

RECOMENDACIÓN DEL GRUPO:

Nuestra recomendación para la notaria del municipio seria que
contrataran una persona solo para archivar para que no lo haga el notario.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

REGISTRO FOTOGRAFICO
NOTARIA MUNICÍPAL

FACHADA NOTARIA MUNICIPAL

AL FINAL DEL LIBRO SE COLOCA EL

EL NUMERO DE FOLIOS
EL NÚMERO DEL TOMO
Y EL AÑO AL QUE CORRESPONDE

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

ARCHIVO FÍSICO, NOTARIA MUNICIPAL

PRIMER TOMO

DE LA NOTARIA DEL MUNICIPIO

DE YACOPI CUNDINAMARCA
AÑO 1995

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

EL SEÑOR NOTARIO INDICANDONOS

COMO SE REALIZA LA BUSQUEDA
DE LOS DOCUMENTOS

ESTUDIANTES ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Y EL SEÑOR RAMIRO ROA
NOTARIO MUNICIPAL

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

INFORME ARCHIVO PARROQUIA NUESTRA SEÑORA DEL

CARMEN

Nos dirigimos el día 28 de Agosto del año en curso a la iglesia, allí

Nos recibió el padre William Arango Romero, quien muy amablemente resolvió
nuestras preguntas e inquietudes:

1. QUE DOCUMENTACIÓN FORMA PARTE DEL PATRIMONIO

DOCUMENTAL DE LA IGLESIA?
Rta:
 Expedientes matrimoniales
 Expedientes de partida de bautizo
 Expedientes de partidas de confirmación
 Expedientes de partidas de defunción.

2. ¿CÓMO SE ORGANIZA EL SISTEMA DEL ARCHIVO DE LA

IGLESIA?
Rta: se organiza por años, por tomos y folios desde los años 1935 hasta
2017.

3. ¿DESDE QUÉ AÑO EMPEZARON CON LA ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVO?
Rta: Desde el año 1935.

4. ¿POR QUÉ EMPEZARON CON LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS?

Rta: Para favorecer a las personas que lo requieren.

5. ¿QUÉ TIPO DE DOCUMENTO MANEJAN EN EL ARCHIVO DIGITAL?

Rta: No manejan archivo digital

6. ¿CUÁL ES EL DOCUMENTO QUE EL CIUDADANO MÁS SOLICITA?

Rta: Partidas de bautizo

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

7. ¿QUÉ DOCUMENTOS NO SE TRANSFIEREN AL ARCHIVO?

Rta: El de la primera de comunión

8. ¿CÓMO TIENE ORGANIZADO EL ARCHIVO DE GESTIÓN?

Rta: Hay índice en cada libro con tomos y folios.

9. ¿CÓMO PREPARAN LA DOCUMENTACIÓN PARA ENVIAR AL

ARCHIVO?
Rta: Se mandan a imprimir con los datos fijos y se piden algunos
documentos.

10. ¿CÓMO HACEMOS PARA ACCEDER A UN DOCUMENTO

CUESTIONADO POR EL ARCHIVO?
Rta: Verbalmente la solicitud y se despechan.

ANEXOS:

El padre William Arango nos solicita que le recomendemos un aprendiz

del Sena para hacer sus prácticas.

RECOMENDACIÓN DEL GRUPO:

Nuestra recomendación para la iglesia seria que implementara el archivo

digital,y que el archivo físico tenga una mejor organización.

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

REGISTRO FOTOGRAFICO
IGLESIA NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN

GRUPO DE TRABAJO, EN LA
IGLESIA NUESTRA SEÑORA DEL
CARMEN

ARCHIVO FÍSICO

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA

 ARCHIVO

ARCHIVO FÍSICO

PADRE WILLIAN ARANGO ROMERO

Y APRENDICES SENA

MIL GRACIAS POR SU ATENCIÓN Y COLABORACIÓN

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA-YACOPÍ CUNDINAMARCA