ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

APRENDIZ:
NIDIA ESPERANZA ARIAS CELI

FICHA: 2661154
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INSTRUCTOR:
JORGE ENRIQUE OLIVEROS OSPINA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTA D.C
2021
 INTRODUCCION

En este ensayo nos podemos enfocar en la importancia vital que tienen los archivos
y la gestión documental y la gestión archivística en las compañías, empresas o en
sí, en el día a día para una persona.
Así mismo tomaremos con importancia la temática de lo que es su origen, evolución,
cualidades, clasificación, categorización y aplicación de estos mismos en el medio
actual, ya que esto hoy en día se considera innecesario y es muy poco valorado.
 DESARROLLO

Hoy en día podemos considerar importante la gestión de archivos y documentos en

una empresa ya que estos sirven para gestionar, clasificar y ordenar el conjunto de
archivos y documentos que se necesitan conservar en la base de datos de ellos.
Es importante considerar que el archivo actualmente se ha facilitado su manejo de
manera funcional ya que por medio de la tecnología es mas sencilla su consulta y
su uso y facilitan más la búsqueda de información.
La importancia que tienen estos se comprende de acuerdo con el valor que tiene
para su investigación, administración, su comunidad y el desarrollo tecnológico
social y económico. Los archivos recopilan, conservan y difunden información
registrada, generada o recibida por una entidad grupo o persona en función de las
actividades que ésta realiza.
La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, que significa lugar
donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde
se guardaban los documentos públicos. Los primeros archivos aparecen con los
primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.
Los archivos cuentan con tres funciones principales, las cuales son: recoger,
conservar y servir, estos mismos son creados por personas e instituciones en el
desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe
recurrir con frecuencia a los documentos que ha realizado o recibido, verificar
pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y
demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las demás
personas u otras organizaciones.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Son características de los documentos que componen un archivo:

 Económicos: Estos ahorran los costos derivados del tiempo y del personal
empleado en las búsquedas de la documentación, así mismo, estos deben
ser de utilidad de acuerdo con las necesidades de la empresa.

 Simples: La identificación del contenido debe ser lo más sencilla posible.

 Funcionales: Este permite la operación de efectuar con rapidez la manera de

archivar y consultar los documentos de manera eficiente.
  Exactos: Tiene como función reducir al máximo las equivocaciones al
momento de archivar los documentos.

 Técnicos: Deben dejar el menor numero de casos dudosos a decisión de la

persona encargada.

CUALIDADES DEL ARCHIVISTA

El Archivista debe tener total identificación con la profesión que ejerce. Por lo tanto,
requiere ser un profesional dinámico, visible, participativo y con presencia
institucional. Debe evitar la inercia, la pasividad, el conformismo y la invisibilidad.
Demostrando su entusiasmo al aplicar un conocimiento profundo en la realización
de sus funciones, aceptando cambios e instrucciones y mostrando un sentido de
responsabilidad, compañerismo y compromiso con el archivo a través del
desempeño eficiente de su trabajo.
Las características esenciales que deben acompañar la acción eficaz del archivista,
se resume en los siguientes aspectos:
 Orden
 Responsabilidad
 Prontitud
 Cordialidad
 Sigilo profesional
 Concentración

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos semejantes

con características comunes, teniendo como base la estructura orgánico-funcional
de las instituciones y los trámites administrativos que adelantan las dependencias
en el ejercicio de sus funciones.
Los archivos se clasifican según su uso y organización, estos son:
1. Según su uso:
Archivo Activo: Posee un conjunto de datos y tiene acceso a un almacenamiento
donde se pueden guardar y recuperar los datos. Puede crear y administrar una
o varias vistas en sus datos.
 Archivo Semiactivo: Son aquellos que conservan los documentos que han sido
retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa
o fiscal.
Archivo Inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que
tienen utilidad temporal de acuerdo con su valor.
2. Según su ciclo vital:
Archivo de gestión: Estos son los encargados de organizar y conservar la
documentación activa desde el inicio hasta su eliminación.
Archivo histórico: Permite conocer cuál fue la razón de las primeras decisiones
de la empresa e investigar sobre ella y sobre su evolución.
Archivo central: Es el órgano responsable de planificar, organizar, dirigir, normar,
coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel Institucional,
así como, de la administración, custodia y conservación de la documentación
proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de las Oficinas
3. Según su naturaleza:
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
Archivo privado de interés público: Hace referencia a los documentos o
colecciones que ostenten interés público, histórico o cultural en poder de
particulares; que no reciban o ejerzan recursos públicos, ni realicen actos de
autoridad en los diversos ámbitos de gobierno.
Archivo privado: Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales
o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus
servicios.

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo con el orden territorial que en ellos se

administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7
de la Ley General de Archivos de Colombia.
Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican
en:
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito
APLICACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN EL MEDIO ACTUAL

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como

medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los
documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe,
conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo.
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la
actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la
creación de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su
uso.
Sin dejar atrás el más importante de los documentos de archivo son los que
están plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza
para conservar su preservación.
 CONCLUSIONES

De acuerdo con este ensayo, podemos concluir que los archivos y la gestión
documental de estos son esenciales ya que generan la información de manera
eficaz y contundente, también son importantes ya que conservan la información que
es considerada necesaria para el fácil manejo y consulta de esta misma.
 BIBLIOGRAFIA

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