Capitulo l

1.1 Introducción

La Auditoría interna y la iniciativa de mejoramiento en el sector de

logística de la compañía KOBELCO LOGISTICS S.A. nace con el propósito de

ofrecer una atención de calidad a los usuarios, ya que hay una secuencia de

inconvenientes, que se detallan en el capítulo I que son los fallos continuos en

las operaciones, duplicidad de funcionalidades, recarga de trabajo, evasión de

responsabilidades, no existe capacitación continua, ni una inducción correcta al

personal nuevo y el control de adentro es poco eficaz y como se menciona

anteriormente la auditoria es de índole interna, esto quiere decir que la propia

empresa se encarga de evaluar las operaciones para verificar que todo tenga

un correcto funcionamiento ya que KOBELCO LOGISTICS S.A es una

compañía de índole tecnológica ubicada en las instalaciones de paso ancho en

San José Costa Rica y claramente sus sistemas tienen que estar en óptimas

condiciones.

Además, en esta breve introducción plantearemos los siguientes

conceptos, para tener en cuenta como la auditoria arrojara diversos factores a

tener en cuenta los cuales son

Riesgo: El riesgo en la auditoría, significa el peligro de que el auditor de

una opinión de inapropiada cuando la información financiera, administrativa,

operacional o de administración está desarrollada en forma errónea.

Oportunidad: Hace referencia al instante en el cual se llevan a cabo los

métodos de auditoría. El auditor puede hacer pruebas de control en una fecha

intermedia o en el final del ejercicio.

 Severidad: Es el nivel de afectación de un acontecimiento sobre los

elementos de la empresa. El primordial propósito al medir un compromiso es el

poder crear una escala de los probables resultados perjudiciales. Desde ello

resulta viable cuales mediad tomar.

1.2 Controles en los sistemas de información

La auditoría interna a los SI permite a la empresa, alternativas de

análisis e investigación, donde evalúa hechos y evidencias tangibles e

intangibles del entorno, expuestas en el lugar donde se llevaron a cabo las

acciones o fuera de ella, y que pudiesen ser catalogadas incluso como de

carácter delictivo; de aquí que, para llevar a término el trabajo de auditoría a

los SI, es imprescindible la experticia, pero igualmente es menester contar con

un conjunto de herramientas, estrategias y acciones que permitan descubrir en

los medios informáticos, la evidencia digital que sustente y verifique las

afirmaciones que sobre los hechos que al margen de la norma se hayan

materializado. A través de un proceso metódico y sistemático, la auditoria a los

SI analiza las evidencias disponibles, crea hipótesis sobre lo ocurrido, realiza

pruebas y define controles.

En el capítulo II se detallan conceptos básicos de control de adentro y

de la norma que asistió como guía para la evaluación del departamento, ósea,

la NORMA ISO 9001:2008 que tiene relación a la administración de calidad.

En el capítulo III se ejecuta la planeación de la auditoría a efectuarse en

la compañía KOBELCO LOGISTICS S.A., a planificar y repartir las distintas

ocupaciones que se van a hacer, la más importante es la de conseguir la

 información elemental por medio de técnicas de investigación como: visitas,

entrevistas, cuestionarios. ofrece estrategias operativas, una cadena de valor y

se desarrollaron flujos de procesos del sector, los mismo que van a ayudar a

mejorar el sistema de control interno, achicar tiempos, costos operativos y

pérdidas de usuarios logrando que la comunicación entre departamentos sea

eficaz y logrando cumplir las misiones en un 99%.

1.3 Metodología

La observación como técnica metodológica es un elemento fundamental

de todo proceso de investigación; en ella se apoya el investigador para obtener

el mayor número de datos. Gran parte del acervo de conocimientos que

constituye la auditoria ha sido lograda mediante la observación. La

Metodología utiliza la observación como un primer paso para el conocimiento

de la empresa sobre la base de lo que representa, lo que es y lo que

manifiesta.

1.4 Planteamiento del problema

¿Qué propuestas se pueden presentar mediante la evaluación

fundamentada de la Auditoría interna para el mejoramiento de las

funciones del área de logística de la empresa KOBELCO LOGISTICS S.A.?

En la actualidad la compañía KOBELCO LOGISTICS S.A., afronta una

secuencia de inconvenientes, por no desarrollar un manual de procesos que se

ajusten a la circunstancia real de las ocupaciones comerciales de la entidad. El

sector de logística muestra numerosas falencias, la más importante es la carencia

de comunicación y sincronización interna, ocasionando que el servicio brindado

sea ineficaz.

Por ejemplo, las anomalías que se detallan son las siguientes variables

1.4.1 Fallos en las cotizaciones al cliente por parte del vendedor.

Una vez realizada la cotización y aceptada por el cliente, es muy difícil

reversar la transferencia sin una justificación aceptable. En la cotización se otorga

a comprender las tarifas, plazos y vigencias de la carga, debe ir precisamente

descriptiva en la misma. Una cotización mal efectuada se transforma

instantáneamente en pérdida para la empresa.

1.4.2 Preparación errónea del conocimiento de embarque (Software).

Al hacer la consolidación en origen, se elabora el saber de embarque, el

mismo que es enviado a la desconsolidadora en vez de destino como la carga

movida puerto a puerto.

Cabe recalcar que la carga movida puerto a puerto del contenedor debe

enseñar la suma precisa de metros cúbicos y kilogramos de los documentos de

embarque que representa al contenedor, la preparación errónea del archivo de

embarque (HBL) crea revisiones en la documentación que se adicionan como

valores a pagar por parte de la empresa.

 1.4.3 Ingreso de información errónea en el Sistema de información de

Comercio Exterior (SICE).

Cuando la información es ingresada de manera precisa en el SICE, el

desarrollo de desconsolidación es eficaz, minimiza los inconvenientes en el

momento de la revisión en las tarjetas de desconsolidación, que detallan el

embalaje, piezas o proporción de productos que tiene dentro la carga, y si es

errónea la información la mercadería no puede ser desconsolidada, no es liberada

para su ingreso al país, el cargamento se retorna al lugar de nacimiento. Si el

cliente quiere asumir la multa generada por la aduana, la mercadería ingresa al

país.

1.4.4 Fallos no detectados a tiempo en la documentación.

Cuando los fallos no son detectados a tiempo, la organización incurre en

costos para lograr solucionar los problemas presentados, sean estos en la

consolidación o desconsolidación de la carga. Una revisión eficaz, facilita que el

desarrollo y trasmisión al Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (SENAE), se

haga sin contratiempos.

1.4.5 Alerta tardía al cliente del arribo de carga.

Cuando no se notifica al cliente del arribo de su carga, en los plazos los

procesos de distribución al cliente se alargan, ocasionando las debidas multas por

no sacar la mercadería de la aduana a tiempo, ocasionando un servicio ineficaz de

parte de la organización. La organización al no desarrollar métodos y por no tener

un control de calidad (ISO 9001:2008), la organización no ha efectuado un

examen técnico que permita desarrollar un eficaz departamento logístico.

El negocio de transportación de carga en todo el mundo ordena a las

compañías locales a hacer enormes cambios, ofreciendo superiores virtudes al

cliente. Con el afán de modernizar sus acciones y estar lista para nuevos desafíos,

KOBELCO LOGISTICS S.A., vio la necesidad de investigar las funcionalidades,

con el objetivo de entablar métodos más acertados con los que logre conseguir un

recurrente avance a la larga y que produzcan la herramienta esperada.

1.5 Justificación

Al tener en cuenta una secuencia de causantes de más grande

objetividad, el objetivo del escrito está direccionado con la materia de la

Auditoría de Control interna, la cual no únicamente se enfoca en los distintos

inconvenientes o pretensiones que se tienen la posibilidad de enseñar en la

organización, sino además en proveer información en forma veraz, que permita

adoptar acciones correctivas pertinentes a mediano y extenso período esto con

obtener mejores resultados en los SI para brindar un mejor servicio

beneficiando así a trabajadores como compradores, a fin de garantizar el

preciso desempeño del departamento logístico. La Auditoría de Control interna

está apuntada a descubrir de manera más precisa cuales son las

funcionalidades que no se ajustan al departamento logístico y rentabilidad de la

organización, la compañía KOBELCO LOGISTICS S.A., dirigidos en la

administración de calidad ISO 9001:2008 provocando que el servicio brindado

sea eficaz y de calidad. Por medio de la Auditoría de control, se quiere ofrecer

un mejoramiento para una eficiente administración de funcionalidades, tanto en

la sincronización de tareas como en los elementos tecnológicos ajustados a

cada departamento para realizar los objetivos de la organización.

Es sustancial enfatizar que el aporte del presente escrito, está orientado

en editar un eficaz departamento logístico, que permita ofrecer un servicio de

excelencia provocando inferiores costos y erradicando las falencias originadas

en las funcionalidades que desarrollan pérdidas para la empresa. En la

compañía KOBELCO LOGISTICS S.A., se encuentran falencias las cuales son

ocasionadas por el desconocimiento de funcionalidades por parte del personal.

Las tareas tienen que contribuir a realizar las expectativas del cliente, reducir

los fallos y el tiempo de distribución del servicio. El avance de indicadores

dentro de la organización dejará considerar el desarrollo del trabajador y la

efectividad del trabajo llevado a cabo. Con esta Auditoría se establece que

cada labor se encuentre alineada con los perfiles del cargo que se necesita

para conseguir el cumplimiento de objetivos. Es importante recalcar, que para

el buen desarrollo de las funcionalidades hay que tener elementos tecnológicos

eficaces, que posibiliten la sincronización de trabajos, garantizando una

comunicación correcta entre departamentos tanto del personal de adentro

como de afuera. Se quiere considerar y ofrecer un mejoramiento de control en

la administración de las funcionalidades que ejecuta el plantel del sector

logística, el cual quiere hacer mejor la calidad del servicio brindado, dar más
 grande asistencia al cliente, impedir anomalías a largo y corto plazo, y fallos en

la documentación.

1.6 Objetivo general

Crear una iniciativa de mejoramiento del sector de logística de la

compañía KOBELCO LOGISTICS S.A., fundamentada en una Auditoría de

Control interno para mejorar el tiempo de administración y logística, en

consecuente, mejorar la calidad del servicio brindado por la compañía.

1.7 Objetivos específicos

1. Detectar las funciones que desarrollan atrasos en el sector de logística.

2. Diseñar indicadores de evaluación y vigilar los escenarios de seguridad

en los SI para cada labor.

3. Plantear medidas de control en las funcionalidades del software mediante

la auditoria.

4. Implementar las medidas correctivas necesarias arrojadas mediante la

auditoría interna para conseguir una mejor calidad en el servicio.

Capitulo ll
2.1 Concepto de auditoria
Según [ CITATION Fue16 \l 2058 ] “Una auditoría es un desarrollo de verificación

y/o validación del cumplimiento de una actividad según lo premeditado y las

directivas estipuladas” De acuerdo con la ISO (Organización Internacional de

Normalización) es un desarrollo sistemático sin dependencia y documentado que

facilita conseguir pruebas auditoras y hacer una evaluación objetiva para saber en

qué medida son logrados los criterios de la compañía o sea (conjunto de reglas,

métodos o requisitos a revisar). La intención de una auditoría es diagnosticar;

detectar qué ocupaciones se desarrollan según lo que se espera, cuales no y

aquellas que son susceptibles a optimización. Hacer una auditoría aduanal es el

semejante a hacer un examen médico a un individuo, donde desde una prueba o

"examen" se tienen la posibilidad de ubicar fallas, fomentar novedades y reunir

información objetiva del estado de la empresa para tomar decisiones.

2.2 tipo de auditoria

La auditoría interna es una evaluación o un examen que realizan las

organizaciones para verificar si el funcionamiento de las diferentes áreas es el

correcto, esto les permite garantizar el buen funcionamiento de los controles

establecidos. Según el [ CITATION Ins19 \l 2058 ] , se define como "una actividad

independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la

revisión de operaciones del sistema utilizado y de otras naturalezas, con la

finalidad de prestar un servicio a la dirección". Una auditoría interna se realiza por

la necesidad que tienen las empresas de mantener el control para hacer más
eficaz su funcionamiento. A través de la auditoría se revisa el sistema de control

interno, las políticas y procedimientos definidos para proteger los activos del

negocio y, de esta forma, poder evitar fraudes, sabotajes e incrementar la

eficiencia y eficacia operativa. Cuando las empresas empiezan a tener un

crecimiento notable, es cuando se hace más necesaria la auditoría interna porque

se vuelve casi imposible tener control directo de todas las operaciones. En

síntesis, de acuerdo con [ CITATION Abr17 \l 2058 ], una auditoría interna es "una

actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para

agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a las

empresas a cumplir con sus metas aportando un enfoque sistemático y

disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de

riesgos, oportunidad y severidad.".

2.3 metodología a utilizar

Una metodología se denomina como “la serie de métodos y técnicas de

rigor científico que se aplican sistemáticamente durante un proceso de

investigación para alcanzar un resultado teóricamente válido.” [ CITATION Ara10 \l 2058

En este sentido, la metodología funciona como el soporte conceptual que

rige la manera en que aplicamos los procedimientos en una investigación.

Para la presente investigación se estará usando la técnica de llamada

“observación” La cual es un elemento primordial de todo desarrollo de

investigación; en ella se sostiene el investigador para conseguir el más grande

número de datos. Parte importante del acervo de entendimientos que constituye la

auditoria fue lograda por medio de la observación. Como mención de importancia

es relevante saber que esta empresa esta certificada con la norma ISO 9001.

2.4 Estructura auditora y desarrollo de variables

Planeación Se define mediante investigaciones
previas el desempeño de la empresa
Organización Diseña e instrumenta la
infraestructura(software) para el
funcionamiento de la organización
Dirección Se tomarán las decisiones
adecuadas para regular la logística
de la empresa KOBELCO LOGISTIC
S. A
Control Es la medición del mejoramiento del
software en función del desempeño
en el ingreso de información en el
SICE
Investigación preliminar Esta etapa involucra la necesidad de
examinar tanto el hardware como el
software y toda clase de
documentos relacionados con los
objetivos establecidos.
Preparación de la auditoria Con base en la información
preliminar se debe proceder a
elaborar la información necesaria
para organizar la Auditoría, la cual
incluye dos partes:
Propuesta técnica
Implementación del mejoramiento
Diagnostico preliminar En esta etapa, el diagnostico se
fundamenta en la percepción que el
auditor tiene de la organización
como resultado de su experiencia y
visión.
Recopilación de información Debe orientarse en el registro de
todo tipo de hallazgo y evidencia
que haga posible su objetividad.
Técnica de recolección de Observación
información
Medición Se utiliza los componentes del
 proceso logístico, elementos
específicos e indicadores.
Papeles de trabajo Proporcionan el soporte principal
que, en su momento, el auditor
anexará en su informe.
Evidencia Representa la comprobación
verdadera de hallazgos durante el
ejercicio de la Auditoría

2.5 Manejo de observaciones

En el manejo de observaciones encontramos que el área de logística de la

empresa KOBELCO LOGISTICS S.A. se encarga de la parte operativa y en la

actualidad afronta una serie de problemas descritos en el capítulo I los mismos

que se detallan una serie de errores de software tanto como errores humanos los

cuales son:

Errores en las cotizaciones al cliente por parte del vendedor.

Elaboración errónea del conocimiento de embarque (BL).

Ingreso de información errónea en el Sistema Interactivo de Comercio

Exterior (SICE).

Errores no detectados a tiempo en la documentación.

Notificación tardía al cliente del arribo de carga.

No Poseen flujo de procesos.

Carecen de inducción inicial.

Carecen de capacitación continua.

2.6 Puntos a mejorar

 La empresa debe adoptar un plan de mejoramiento que permita solucionar

las deficiencias comunicadas durante el proceso. El plan de mejoramiento

presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la

empresa, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas

y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los

responsables de su desarrollo.

Conclusiones y recomendaciones
A continuación, detallamos las conclusiones por objetivos planteados:

Identificar las funciones que generan atrasos en el área de logística: las

funciones fueron identificadas, mediante el cuestionario de conocimiento de cargo

realizado a cada empleado del área operativa, de esta manera se puede conocer

la efectividad de las funciones e identificar las falencias existentes en los

procesos. Dando como resultado el desconocimiento de funciones por parte de los

funcionarios en las áreas relacionadas, las cuales no cumplen con las

necesidades que requiere el departamento, reduciendo la operatividad y eficiencia

de la misma.

Establecer indicadores de evaluación y controlar los niveles de seguridad

para cada tarea: los indicadores nos dieron como resultado que existe un

porcentaje elevado de riesgo en las funciones y responsabilidades que tiene cada

trabajador a su cargo y el rendimiento operativo ineficaz, ocasionando que el nivel

de seguridad de cada tarea no se ajuste con la (misión, visión y objetivos

organizacionales). Generando que la alta administración no tome decisiones

correctas.

Plantear medidas de control en las funciones del software y proponer

objetivos departamentales: la organización no cuenta con un sistema de calidad, el

cual le permita determinar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí

evitando la duplicidad de funciones entre trabajadores y pérdidas en tiempo y

dinero. No cuentan con objetivos departamentales, es decir, los funcionarios no

tienen metas que cumplir. Orientándonos en la Norma ISO 9001:2008 nos indica

que la alta administración es la encargada de asegurarse de que los objetivos se

establezcan en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización.

Presentar las medidas correctivas para lograr calidad en el servicio: se

realizó diagramas de procesos más relevantes del área, enfocados en la

Normativa ISO 9001:2008, la cual busca el cumplimiento del sistema de gestión de

calidad orientado en el desempeño de requisitos del cliente, es decir, entregando

un servicio con calidad. Además de esto a manera de recomendación podemos

decir que

Se sugiere a la alta administración tomar en cuenta las recomendaciones

emitidas en el Informe de Auditoría, las cuales ayudarán a cumplir con los

objetivos organizacionales brindando un servicio de calidad y generando la

rentabilidad esperada por la entidad.

 Se recomienda apliquen a la certificación de la Norma ISO 9001:2008

Gestión de Calidad, con el fin de obtener mejora continua dentro de cada

departamento de la empresa.

Realizar una evaluación de eficiencia de las funciones por lo menos dos

veces al año evitando que se presenten funciones innecesarias que generen

pérdida de tiempo y dinero para la institución, de tal manera que se corrija

oportunamente las debilidades encontradas en las funciones de logística.

Se recomienda al departamento de operaciones utilizar los diagramas de

flujos proporcionados de los diferentes procesos, los cuales ayudan a la

optimización de tiempo, reducción de duplicidad de funciones, mejoramiento de la

comunicación entre departamentos y a la disminución de errores que generen

pérdidas para la organización.