REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO SAN FRANCISCO
CATEDRA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

INFORME
PROCEDIMIENTOS

Br. Leinimar Andreina Jerez M.

30.474.449
Administración de empresas
Semestre IV
Profesora: Mónica Rodríguez

SAN FRANCISCO, OCTUBRE 2021

 INTRODUCCIÓN

En cualquier empresa pequeña, mediana o grande existen normas y

procedimientos documentados para sus diversos procesos se crea de forma más
sencilla, de esta manera la delegación de actividades garantiza la realización
óptima de las mismas. Con esto también se adquiere la posibilidad de un
crecimiento en los próximos años de forma más organizada y planificada.

Es necesario que las empresas se manejen a través de manuales de

normas y procedimientos en todos sus campos, esto le garantiza a la empresa el
crecimiento continuo y la calidad en los productos y servicios que presta, porque
todo lo que se hace, siempre va hacer bajo lo establecido en el manual de normas
y procedimientos.
 DESARROLLO

*VENTAJAS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

 Aplica universalmente en todo tipo de organizaciones o empresas.

 Funciones fundamentales (planear, organizar, control y dirección), y están
diseñadas para funcionar en cualquier tipo de empresas. 
 Facilita el estudio y aplicación administrativa de todos los empresarios y/o
gerentes de una empresa. 
 Facilita el control de para poder medir la eficiencia de la empresa. 
 Se crean bienes y prestan servicios que contribuyen el objetivo de un
organismo social o financiero.
 Señala cambios; la necesidad de cambios e innovación de la
planeación. Permite a la empresa disponer en todo momento de una
planificación futura.
 Las acciones a llevar a cabo en cada uno de los posibles escenarios se
encontrarán estipuladas.
 Establece de forma clara los objetivos que tiene una determinada empresa
en el corto, medio y/ó largo plazo.
 Se optimizan al máximo los recursos
 Evita gastos superfluos que no se encontrasen contemplados previamente.
 Puede suponer un incremento de la productividad ya que mejora la
coordinación entre miembros del equipo.

* CONCEPTO DE PROCESO
Este concepto se puede aplicar a muchos ámbitos, a la empresa, a la química,
a la informática, a la biología, a la química, entre otros , es decir es una secuencia
de acciones que se llevan a cabo para lograr un fin determinado.
 * CONCEPTO DE NORMAS
Una norma es la regla o un conjunto de estas, es una ley, pauta o un principio
que se impone, se adopta el cual se debe seguir estrictamente para realizar de
manera correcta unas acciones decir, para guiar, dirigir o ajustar la conducta o el
comportamiento de los individuos. Con la finalidad de hacer las cosas
adecuadamente.

* CONCEPTO DE MANUALES ADMINISTRATIVO

Podríamos indicar, que estos son documentos guía dinámicos, de fácil lectura
y manejo que transmiten de forma completa, sencilla, ordenada y sistemática la
información de una organización. En su contenido se destaca las indicaciones de
las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros
de la organización, es decir, es una herramienta de comunicación muy útil entre la
empresa y el personal, puesto que a través de él se mantiene informado al
personal de cómo hacer lo que se tiene que hacer.

Cabe destacar que estos manuales deben estar sujetos a revisiones

periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda
empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los
integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente
conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

* TIPOS DE MANUALES ADMINISTRATIVO

 Por su naturaleza o área de aplicación

o Micro administrativo: Son los manuales que corresponden a una
sola organización. Pueden referirse a ella en forma general o
circunscribirse a alguna de sus áreas en forma específica.
o Macro administrativos: Son los documentos que contienen
información de más de una organización.
 o Meso administrativos: Incluyen a una o más organizaciones
de un mismo sector de actividad o ramo específico.
 Por su contenido
o De organización: Contienen información detallada referente a los
antecedentes, legislación, atribuciones, estructura, organigrama
misión y funciones organizacionales.
o De procedimientos: representa un instrumento técnico que
incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial
de operaciones, encadenadas entre sí para realizar una función
actividad o tarea específica en una organización.
o Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información
histórica sobre la empresa.
o Manual de organización: Detalla la estructura organizacional
formal a través de la descripción de los objetivos, funciones,
autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las
relaciones.
o Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los
lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de
los objetivos.
o Manual de contenido múltiple: Se aplica cuando en un solo
manual se detallas las funciones de todo el personal de la
empresa.
 Por su función específica:
Para un procedimiento especifico. Por ejemplo, el manual de compras,
manual de ingreso de personal, entre otros.

* CONCEPTO DE MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

Un manual de Normas y Procedimientos es un documento técnico que

incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones
relacionadas entre sí que se constituyen en una unidad para la realización de una
función, actividad o tarea específica en una organización.

* OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

Los manuales de procedimientos tienen el objetivo de:

 Facilitan la capacitación y adiestramiento del personal, debido a que en su

contenido especifica lo que hay que hacer y cómo se va hacer.
 Especifican las capacidades y responsabilidades de cada puesto de trabajo,
departamento o de la organización toda.
 Proporcionan una visión integral de los procesos que componen las labores
de la empresa u organización.
 Componen el historial de procedimientos de la organización, ganando luego
valor documental.
 Permiten la evaluación del desempeño de los trabajadores en base al ideal
esperado por la empresa.

* PASOS PARA ELABORAR MANUALES DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

 Diseño del proyecto: Se debe poner mucha atención n todas y cada una
de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se
consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que
fundamentan la ejecución del trabajo.
 Estudio preliminar: consiste en la realización de un sondeo en cuanto a la
forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o
áreas donde se va a actuar.
 Fuentes de información: es la búsqueda de información a través de
documentos, personas o mecanismos de información donde se puedan
obtener datos para la investigación.
 Preparación del proyecto: se refiere al paso que una vez que se ha
recabado toda la información se debe prepare el documento de partida.
 Presentación del proyecto a las autoridades competente: con la finalidad
de depurar el contenido, afinar sus parámetros y determinar si vialidad
operativa.
 Captación de información: buscar todos los que van a estar involucrados
con el manual con la finalidad de buscar información que nos pueda ayudar
a mejorar el manual.
 Integración de información: una vez que se cuenta con la información de
las áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los
datos a efecto de poder preparar su análisis.
 Análisis de la información: En esta etapa se debe realizar un estudio o
examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos
de datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza,
características y comportamiento, sin perder de vista su relación,
interdependencia o interacción interna y con el ambiente, para
obtener un diagnóstico que refleje la realidad operativa
 Preparación del proyecto: Una vez que se cuenta con toda la
información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad se
requiere convocar a todos los partícipes de la presentación del
manual, para revisión del contenido y presentación de cada apartado.
 Formulación de recomendaciones: En este paso se toma en cuenta su
costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y
limitaciones.
 Presentación para aprobación: Una vez que el manual ha quedado
debidamente estructurado, debe someterse a las instancias
procedentes para su aprobación; convocará a su grupo de trabajo
para la última revisión de la documentación que se presentará.
 Reproducción del manual: Una vez que en el manual se haya
recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes
niveles de decisión, debe coordinar con la unidad o área que maneja
 los recursos económicos para que éste sea reproducido para su
distribución e implementación.
 Revisión y actualización: Es necesario mantenerlos permanentemente
actualizados por medio de revisiones periódicas.

* DEFINICIÓN DE DIAGRAMA DE FLUJO

Es la representación gráfica de hechos, situaciones o relaciones de todo

tipo que se diagraman haciendo uso de símbolos. Uno de los objetivos del
diagrama de flujo es presentar información sobre los procedimientos o el proceso
de una organización en forma clara y sencilla de comprender para cualquier
persona que labore en la empresa y que requiera acceder a la información que en
el flujograma se presenta.
* SÍMBOLOS BÁSICOS PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO
 * PASOS PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO.

 Se debe establecer los principales componentes del proceso,

determinando cuáles son las entradas del proceso y sus salidas, así
como las actividades que se desarrollan en el mismo.
 Se debe ordenar las actividades por lo que se recomienda realizar
una lista por orden cronológico
 Elegir los símbolos correctos para cada actividad
 Realizar la conexión entre las actividades
 Indicar el comienzo y el final del proceso
 Revisar la funcionabilidad del diagrama de flujo.

* VENTAJAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

  Mediante los diagramas de flujo se busca que la persona que va a usar el
manual comprenda más rápido cada paso que debe dar para la ejecución
de un proceso.
 Permiten también establecer límites entre los departamentos ya que se
detalla hasta dónde llega la actividad que le corresponde a cada
departamento.
 Constituye referencia para establecer controles y medición de los procesos,
así como objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a
cabo.
 Ayuda a que la organización a su mejoramiento continuo, ya que identificará
las necesidades de mejora más fácilmente

* DAR UN EJEMPLO DE DIAGRAMA DE FLUJO APLICADO A NIVEL

EMPRESARIAL
 El Diagrama de flujo del ejemplo nos muestra el proceso de reclutamiento y
selección de personal para una empresa X, se inicio con el surgimiento de la
necesidad de contratación por parte del área, donde el Jefe realiza una solicitud a
recursos humanos del faltante en el personal, luego si no hay candidato disponible
el departamento de reclutamiento busca el candidato, pero en caso contrario que
si exista el candidato se procede a la evaluación, si es aceptado se contrata, se
imprime el contrato, se firma y fin del proceso.
 CONCLUSIÓN

La descripción de los procedimientos permite comprender mejor el

desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que
propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad,
los manuales que documentan las actividades y procesos que desarrolla cada una
de las áreas de la organización. Es conveniente que cada área autorizada tenga
su propio Manual de Políticas y Procedimientos”. Con esta definición se agrega
algo importante de que cada área funcional o departamento de la empresa debe
tener un manual de políticas y procedimientos ya que con esto se pueden definir y
separar de forma más clara las actividades y procesos que realizara cada uno y
establecer las responsabilidades.

Un manual administrativo es una herramienta que describe políticas,

procedimientos, practicas, sistemas entre otros, con la finalidad de tener
establecido claramente las funciones y responsabilidades de los miembros de la
organización y también para ayudar a mejorar cualquier aspecto relacionado con
la organización desde todos los niveles y para todos los puestos que la integran.
 BIBLIOGRAFÍA

Álvarez M. (2006). Manual para elaborar Manuales de políticas y normas de procedimientos.

Arias, F. (2006). El proyecto de investigación. Editorial Episteme. (14ta edición). Caracas.

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Freijomil B. (2003) Elaboración de manuales y normas de procedimientos. Soluciones Gerenciales

C.A. Valencia.

Hernández, Fernández y Baptista. (2010). Metodología de la investigación. Editorial Mc Graw Hill.

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