MANUALES ADMINISTRATIVOS

Son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin los cuales nos permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin. OBJETIVOS Presentar una visin de conjunto de la organizacin. Precisar las funciones de cada unidad, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Agilizar el estudio de la organizacin. Facilitar el reclutamiento, seleccin e integracin de personal. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidades de los distintos niveles jerrquicos que la componen. CLASIFICACIN BSICA Por su naturaleza o rea de aplicacin Micros administrativos: son aquellos documentos que contienen informacin de ms de una organizacin. Macro administrativos: son los manuales que corresponden a una sola organizacin. Meso administrativos: son instrumentos que involucra a todo un grupo o sector, a dos o ms de las organizaciones que lo componen. Por su contenido De organizacin: estos documentos contienen toda la informacin detallada de la empresa. De procedimientos: este incorpora la informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones. De polticas: son guas bsicas que sirven como marco de actuacin para la realizacin de acciones en una organizacin. De puestos: esta precisa la identificacin, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin. De ventas: son instructivos que integran informacin especfica para apoyar la funcin de ventas. De produccin: constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar lneas de trabajo en reas de produccin. De finanzas: respalda el manejo y distribucin de los recursos econmicos de una organizacin. De personal: identifica las relaciones individuales, reglas de empleados o de empleo. De operacin: manuales que sirven de apoyo en tareas altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy especfico. Por su mbito Generales: son documentos que contienen informacin global de una organizacin, atendiendo a su estructura, funcionamiento y personal. Especficos: son los manuales que se concentran en un tipo de informacin en particular.

MANUAL DE ORGANIZACIN
Identificacin Logotipo de la organizacin Nombre oficial de la organizacin titulo y extensin Lugar y fecha de la elaboracin Numero de revisin Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.

ndice o contenido: Realizacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. Prologo y/o introduccin: Este explica su estructura, propsito, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente. Antecedentes histricos: Descripcin de la creacin de la organizacin, en la que se indica su origen, evolucin y cambios significativos registrados. Legislacin o base legal: Contiene una lista de ttulos de los principales ordenamientos jurdicos que norman las actividades de la organizacin, de los cuales se derivan sus atribuciones o facultades. Atribuciones: Es la trascripcin textual y completa de las facultades conferidas a la organizacin.

Estructura orgnica: Descripcin ordenada de las unidades administrativas de una organizacin en funcin de sus relaciones de jerarqua. Organigrama: Es la representacin grafica de la estructura orgnica. Funciones: Especifica las tareas a cada uno de los cargos o unidades administrativas que forman parte de la estructura orgnica. Descripcin de los puestos: Resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa. Directorio: Son documentos en donde consultan los nombres y cargos de las personas comprendidas en el manual.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Identificacin Logotipo de la organizacin Nombre de la organizacin Denominacin y extensin Lugar y fecha de elaboracin Numero de revisin Unidades responsables de su elaboracin.

ndice o contenido: Relacin de los captulos que forman parte del documento. Prologo y/o introduccin: Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Objetivos de los procedimientos: Es la explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. reas de aplicacin o alcance de los procedimientos: Esfera de accin que cubren los procedimientos. Responsables: Son unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases. Polticas o normas de operacin: Son criterios o lineamientos generales de accin. Conceptos: Son palabras o conceptos que por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin. Procedimiento: Presentacin por escrito en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento. Formularios o impresos: Son formas impresas que se utilizan en un procedimiento. Diagramas de flujo: Representacin grafica de la sucesin en que se realizan las operaciones de una organizacin. Glosario de trminos: Listas de conceptos de carcter tcnico que sirven de apoyo para su uso o consulta.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. Diseo del proyecto Requiere de mucha precisin, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido. Responsables: debe designarse a un coordinador, auxiliar por un equipo tcnico, al que se deben encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin y actualizacin. Delimitacin del universo de estudio: los responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidades de actuar en el, para ello deben realizar: Estudio preliminar Preparacin del proyecto Fuentes de informacin 2. Presentacin del proyecto a las autoridades competentes A los participantes Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y determinar su viabilidad operativa.

Al responsable de su autorizacin As mismo se tiene que presentar al titular de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su ejecucin para su aprobacin. 3. Captacin de la informacin Se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo. Se debe de hacer de la siguiente manera: Capacitacin del personal: se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, as como los mtodos de trabajo, calendarizacin de actividades, etc. que se emplearan en el proyecto. Levantamiento de la informacin: debe de aplicarse un criterio de discriminacin basado en el objeto del estudio y proceder continuamente a su revisin y evaluacin par mantener una lnea de accin uniforme. Investigacin documental: permite la seleccin y el anlisis de los escritos que contienen datos de inters relacionados con los manuales. Consulta de sistemas de informacin: acceso a sistemas computacionales que contienen informacin y recursos de apoyo para estructurar el manual. Encuesta: son entrevistas personales con base a una gua de preguntas elaboradas con anticipacin, las ms usadas son: Cuestionarios. Entrevistas personales Observacin directa: es empleado por los tcnicos o analistas en el rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin. 4. Integracin de informacin Ya que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis. Como clasificar la informacin: consiste en que la informacin obtenida se vaya accesando a equipos de cmputo para salvaguardarla y facilitar su manejo. reas para agrupar la informacin: para facilitar su anlisis, la informacin puede ser clasificada en dos reas: Antecedentes Situacin actual 5. Anlisis de la informacin Es un estudio o anlisis critico de cada uno de los elementos de informacin que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza. Que trabajo se hace: tipo de labores que se realizan en las unidades administrativas y los resultados de estas se obtienen. Para que se hace: propsito que persigue alcanzar. Quien lo hace: personal que colabora individual o grupal, aptitudes para su realizacin, actitudes hacia el trabajo y relaciones laborales que prevalecen. Como se hace: mtodos y tcnicas aplicados para la realizacin del trabajo. Con que se hace: equipo e instrumentos que se usan en el trabajo. Cuando se hace: las nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo. Tcnicas de apoyo para el anlisis: se emplean para estudiar la informacin obtenida. 6. Preparacin del proyecto manual Es necesario que todos los elementos separados y desagregados se combinen en una labor de sntesis, formando un documento integrado. Validacin: la informacin verificada de cada rea o unidad administrativa debe presentarse a las personas entrevistadas para que firmen de conformidad de un espacio especfico para este propsito. Estructuracin: ya que se tiene toda la informacin, un grupo tcnico debe reunirse las veces que sea necesario para compaginar e integrar el proyecto final del manual. 7. Formulacin de recomendaciones Es convertir las conclusiones de propuestas especficas, en recomendaciones. Tipos de recomendaciones De eliminacin De adicin De combinacin De fusin De modificacin De simplificacin

Elaboracin del informe Introduccin Cuerpo o parte principal

Conclusiones y recomendaciones Apndices o anexos.

8. Presentacin del manual para su aprobacin Ya que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobacin. A los niveles directivos: es recomendable que esta presentacin parta en un documento sntesis derivado del informe, y este documento sntesis puede subdividirse en los siguientes capitulados: Introduccin Estrategias de implantacin Anlisis d la estructura organizacional Seguimiento, control y evaluacin. Propuestas de mejoramiento Al rgano del gobierno: ya que el manual propuesto ha sido revisado y analizado por los niveles superiores debe presentarse ante el consejo de administracin o sus equivalentes para su aprobacin definitiva. A otros niveles jerrquicos: servir par fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluacin de las actividades. 9. Reproduccin del manual Aun cuando existen varias opciones para hacerlo, pero las unidades de medida ms aceptadas para este tipo de documento son: Utilizar formato intercambiable Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de la hoja Formatos de 28 x 21 Utilizar graficas o cuadros Cartula: es la cubierta del documento que tiene como objetivo su identificacin. Nombre oficial de la organizacin Logotipo oficial Nombre genrico del manual en relacin con su contenido Nombre de la unidad administrativa responsable de su elaboracin. 10. Implantacin del manual Los manuales administrativos estn estrechamente relacionados con elementos de estructura como: Tipo de manual Clima organizacional Nivel tcnico de personal En funcin de estas variables las alternativas para implantarlos son: Mtodo instantneo Mtodo del proyecto piloto Combinacin de mtodos Difusin del manual Es conveniente definir un programa para su presentacin y que con base en las acciones que para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar plticas, seminarios, foros de decisin y cualquier otro tipo de eventos de esta naturaleza. 11. Revisin y actualizacin Es necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones peridicas. Para ello es conveniente: Evaluar de forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo Establecer un calendario para la actualizacin del manual Designar un responsable para la atencin de esta funcin.

Mecanismos de informacin: son aquellos que ponen en practica con la finalidad de establecer lo flujos adecuados para que la informacin administrativa, tanto de implantacin de mejoras como de respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las reas y niveles que las necesiten.